Le misure attuate per contrastare l’epidemia di Covid-19  comportano diversi problemi per le infrastrutture ICT delle aziende, sia quando i lavoratori sono costretti a lavorare in casa, sia quando tornano in ufficio.

In particolare, per quanto riguarda le stampanti.

In ufficio, negli ultimi anni si sono sostituite le stampanti da scrivania ad uso di ogni singolo utente, con poche multifunzione supertecnologiche ad alta prestazione al servizio di interi uffici ma ora, in questi corner, si possono creare pericolosi assembramenti.

In smart working, si utilizza la propria stampantina a getto d’inchiostro o laser, che non è fatta per un uso professionale (per esempio in molti casi non fa copie digitali) e che comporta pure costi sproporzionati per l’azienda a cui il dipendente  li rimette.

La soluzione?

La soluzione la offre solo TADI, il distributore esclusivo per il territorio nazionale di  Triumph Adler: stampanti professionali da scrivania e mini multifunzione ad uso di singoli utenti, perfette per ripristinare la classica stampante da tavolo in ufficio e anche per l’uso domestico, entrambe in grado di dare alte performance, comprese le automatizzazioni, a costi e con contratti già previsti dagli uffici acquisti e con cartucce che durano anche 5 volte quelle delle stampanti consumer. Quindi sono anche più rispettose per l’ambiente.

Perché le MFP centralizzate ora non sono convenienti?

In ufficio, da oltre un decennio, le aziende hanno intrapreso progetti di ottimizzazione delle stampanti per utilizzare  sistemi ad alte prestazioni posizionati in comune tra più uffici per togliere le costose stampanti presenti sulle singole scrivanie. In questo modo, è stato possibile ridurre il costo copia, dare in outsourcing la gestione del parco macchine, migliorando complessivamente il livello di servizio. Questa nuova organizzazione era  molto conveniente quando tutti lavoravano in azienda. Oggi però i lavoratori in smart working producono stampe a casa.

Così  i sistemi centralizzati rimasti negli uffici deserti sono sottoutilizzati, ma nei contratti sono comunque inclusi i volumi di stampa pre-Covid.

In più, le aziende pagano anche i costi delle stampe fatte in smart working.

Perché le stampanti consumer non sono adatte allo smart working?

Attualmente, a casa le persone sono dotate prevalentemente di stampanti a getto di inchiostro perché da sempre  si pagano poco all’acquisto e sono semplici da usare. Vanno bene giusto per gli sporadici usi domestici, come stampare le fotografie, ma non certo per le attività del business, che hanno tutt’altra dimensione.

Infatti:

• le cartucce si consumano in fretta, costano moltissimo e gli importi che i lavoratori riaddebitano alla propria azienda cominciano ad essere ingenti (e spesso nell’importo sono comprese le stampe ‘private’).
• In più, i tecnici informatici delle aziende non sono in grado di dare assistenza ai marchi consumer.

Ampia scelta

Solo le stampanti da tavolo professionali e le mini multifunzione Triumph Adler, distribuite in esclusiva sul territorio nazionale da TADI, risolvono le esigenze del nuovo scenario del lavoro. La gamma di prodotti, consigliata per i nuovi scenari è composta da un totale di 28 modelli tra stampanti e sistemi multifunzione del formato A4, nello specifico:

• 7 modelli di stampanti A4 monocromatiche
• 4 modelli di stampanti A4 a colori
• 8 modelli di sistemi multifunzione A4 monocromatici
• 9 modelli di sistemi multifunzionali A4 a colori

Consigliate in ufficio

Per l’utilizzo in ufficio, dove volumi di lavoro importanti sono all’ordine del giorno, i modelli proposti offrono molte funzionalità. Inoltre dispongono anche di un ampio pannello touch per soddisfare le richieste del business più esigenti. Ecco i prodotti:

Printer A4 BW da € 500 a € 900

• P-5532 DN
• MFP A4 BW da € 750 a € 1.550
• P-5536i MFP
• MFP A4 Colore: da € 850 a € 1.800
• 357ci

Consigliate in smart working

Ecco quali macchine offrono moltissime funzionalità per volumi di stampa contenuti e bassi costi di gestione:

Printer A4 BW da € 250 a € 600

• P-4020 DN
• MFP A4 BW da € 400 a € 900
• P-4026iw
• MFP A4 Colore da € 400 a €1.000
• P-C2655w

I modelli con più funzionalità

• P-5536i MFP
• 357ci

Queste due multifunzione, oltre ad offrire una vasta possibilità di utilizzo di App create su misura in base alle esigenze del cliente, consentono di convertire i documenti originali in file PDF ricercabili, file Word, file Excel o file PowerPoint e completare quindi il processo di digitalizzazione, sempre più fondamentale nelle aziende evolute.

Curiosità pratiche

La stampante più piccola:

P-4020DN:  H. mm 272,  larg. mm 375,  profondità mm 393  

La multifunzione più grande:

357ci: H mm 620, larg. mm  480, profondità mm 577

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Il Gruppo TADI di Cordenons (PN), distributore italiano del marchio Triumph Adler, con oltre 16 milioni di euro di fatturato complessivo, dal 2018 è impegnato nel rilancio sul territorio nazionale dello storico marchio tedesco proponendo le multifunzioni  corredate di soluzioni ad hoc per mercati verticali. Una strategia innovativa che sta dando risultati di grande soddisfazione agli utenti delle soluzioni.

Le applicazioni sono realizzate dal Centro di sviluppo software interno al Gruppo, a marchio proprio, TA EASY FOLDER, registrato nel 2019.

Ad oggi sono disponibili soluzioni per i seguenti mercati: autotrasportatori, studi legali, mondo della scuola, autoscuole, agenzie assicurative, imprese di manutenzione.

Di recente è stata rilasciata l’applicazione TA Easy Folder Advanced per Agenzie Immobiliari che risolve in automatico i problemi di contabilizzazione  di qualsiasi operazione, dalla stampa alla scansione.

Ogni utente può utilizzare il sistema di stampa da qualsiasi device: da smartphone, tablet o pc e con qualsiasi sistema operativo. Si può inoltrare una stampa anche da remoto tramite email. I procedimenti sono semplici. Ogni operazione eseguita sulla macchina produce un file di log che è la traccia che serve anche ai fini del DGPR.

Tutte le operazioni guidate dai processi vengono opportunamente contabilizzate per utente secondo le regole pre-impostate utilizzando i listini prezzi immessi nella macchina. Per ciascun utente verrà prodotto in automatico un documento (fattura pro-forma) in un formato scelto dall’amministratore. E’ possibile pre-formattare qualsiasi formato di report o di documento in base alle esigenze gestionali e di comunicazione dell’Agenzia.

Ecco nel dettaglio i problemi oggi della gestione delle attività di stampa nella agenzia immobiliare, che con TA Easy Folder Advanced per Agenzie Immobiliari saranno solo un brutto ricordo.

L’agenzia immobiliare opera, come soggetto di una catena o in franchising, per rendere sicuri e a norma di legge l’affitto e la compra-vendita  di uffici, fabbricati e terreni.

Nell’organizzazione, è molto importante il ruolo dei sub-agenti che hanno il compito di reperire gli immobili e quindi di trovare i clienti.

In considerazione dell’importanza dei beni transati e del complesso di normative da rispettare,  tutto il rapporto di compra-vendita viene gestito attraverso corpose documentazioni.

A titolo di esempio: bisogna produrre  i dati catastali dell’unità immobiliare, una relazione legale per garantire la corretta provenienza, una relazione tecnica per assicurare la effettiva commerciabilità del bene oltre ad una planimetria graficamente esaustiva, un servizio fotografico per valorizzare gli interni, etc. Il tutto può comportare centinaia di stampe e scansioni.

E’ pratica amministrativa delle agenzie  addebitare  ai sub-agenti i servizi dell’agenzia e in particolare scansioni e stampe.

Diverse sono le criticità correlate all’addebito di stampe e scansioni:

1.  Contabilizzare stampe da sistemi diversi da MS Windows è talvolta impossibile

2.  Recuperare i dati per calcolare gli addebiti è dispendioso

3.  Le attività amministrative tolgono tempo alle attività di business

4.  Non di rado ci sono contestazioni che stressano i rapporti mettendo a rischio l’affare

5.  Gli errori di contabilizzazione possono produrre costi importanti

6.  Notevoli sprechi causati da stampe lanciate inopportunamente

7.  Procedure di stampa non aderenti alle direttive GDPR

Con TA Easy Folder Advanced per Agenzie Immobiliari:

• Ogni utente può immettere una serie completa di regole per personalizzare la propria contabilizzazione
• Si evitano errori dovuti ad attività manuali di conteggio.

Così, i documenti e i dati sono a prova di contestazione.

TA Easy Folder Advanced per le Agenzie Immobiliari è progettata perché si possa utilizzare senza bisogno di apprendere nozioni tecniche. Infatti, è solo una funzione avanzata di una multifunzione. Pertanto offre i seguenti vantaggi:

• non richiede software complicati
• non richiede di modificare la struttura informatica dell’Agenzia
• non richiede costi di avviamento di programmi
• lascia inalterate le consuetudini operative degli utenti.

Le modalità d’uso in 2 passi.

1. Creazione delle regole

All’atto della consegna della macchina si impostano le regole di gestione dei processi di utilizzo del sistema di stampa Triumph Adler per personalizzare gli addebiti.

Per esempio, alcuni utenti potrebbero non avere addebiti, altri solo per la stampa e non per le scansioni; si potrebbero forzare scansioni a bassa qualità per invio email; alcuni utenti potrebbero dover stampare la prima copia a colori e le successive in bianco e nero o disporre di prime 100 copie gratis; altri invece potrebbero avere un addebito per qualsiasi operazione sulla macchina.

Una volta inseriti nella macchina i listini prezzi delle operazioni, le possibilità sono in pratica infinite.

Successivamente le regole possono essere cambiate dall’utente che ha gli opportuni diritti di accesso.

2. Uso della macchina

Il sistema riconosce l’utente e applica le regole di addebito prestabilite.

Le stampe non saranno prodotte subito ma l’utente potrà ritirarle dopo aver fatto il login quando sarà fisicamente vicino alla stampante.

In questo modo, l’utente prima di stampare può eliminare eventuali documenti che non servono più, risparmiando costi inutili.

Anche tutte le operazioni di scansione sono gestite dal processo: per esempio, se si vuole inviare una scansione via mail l’applicazione produce in automatico un allegato in  bassa risoluzione.

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