Il cambiamento non riguarda soltanto la sostituzione della carta con un documento digitale. L’eFIR introduce, infatti, un nuovo modello operativo, basato sulla condivisione delle informazioni in tempo reale tra tutti gli attori coinvolti nella gestione del rifiuto e sulla disponibilità immediata di dati aggiornati, affidabili e tracciabili.

Se in passato il formulario poteva essere completato con tempistiche più ampie, il nuovo modello rende il processo molto più rapido, strutturato e guidato. Le informazioni vengono precompilate a partire dalle anagrafiche già censite, riducendo le attività manuali e limitando il rischio di errori nella compilazione. Allo stesso tempo, ogni soggetto coinvolto opera all’interno di un flusso definito, supportato dall’utilizzo della firma digitale, che attribuisce al documento pieno valore giuridico e ne garantisce l’integrità.

La corretta gestione delle anagrafiche rappresenta un ulteriore elemento di valore. Una volta censiti rifiuti, operatori autorizzati, trasportatori e impianti di destinazione, diventa possibile automatizzare gran parte della compilazione del formulario e semplificare il lavoro degli utenti, assicurando al tempo stesso maggiore qualità delle informazioni e una riduzione delle possibili anomalie.

L’evoluzione verso un processo completamente digitale porta con sé anche un altro beneficio: una maggiore trasparenza lungo l’intero ciclo di gestione del rifiuto. La tracciabilità delle operazioni, la condivisione in tempo reale delle informazioni e l’integrità garantita dalla firma digitale contribuiscono a rafforzare l’affidabilità del processo e a ridurre il rischio di errori e a limitare le frodi.

Accanto agli aspetti operativi, esiste però un tema che rischia di ricevere meno attenzione, pur rappresentando un preciso obbligo normativo: la conservazione digitale dei documenti. Il formulario elettronico, una volta firmato, diventa infatti un documento informatico che deve essere conservato secondo quanto previsto dalla normativa vigente. Non tutti i provider che oggi consentono di operare sul RENTRI includono anche questo passaggio: in molti casi la soluzione permette di generare e trasmettere il documento, ma non di conservarlo a norma, lasciando alle aziende il compito di completare separatamente questo adempimento.

È proprio su questo aspetto che si inserisce l’approccio di Archiva Group. Oltre a supportare la gestione digitale dell’eFIR e l’integrazione con il RENTRI, le soluzioni Archiva consentono di gestire anche la conservazione a norma dei documenti, offrendo alle organizzazioni un unico interlocutore per l’intero ciclo di vita documentale. Un approccio che semplifica la gestione operativa, riduce la complessità organizzativa e aiuta le aziende ad affrontare i nuovi adempimenti con un processo integrato che accompagna il documento lungo tutto il suo ciclo di vita, dalla generazione alla conservazione a norma.

Articolo a cura di Andrea Gallo, Senior Solutions Engineer di Archiva Group

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Top Consult, società leader da 30 anni nella gestione elettronica dei documenti e pioniere nella conservazione digitale degli stessi, annuncia il rilascio del WorkFlow Collaborativo, la nuova soluzione della piattaforma TopMedia Social NED progettata per consentire all’utente di gestire in forma collaborativa il flusso dei documenti all’interno dei processi strutturati.

Il WorkFlow Collaborativo di Top Consult automatizza un processo strutturato di business, ad esempio gli acquisti, che coinvolge più utenti e interagisce con altri processi. Completa il trittico di soluzioni a disposizione dell’Utente Collaborativo per lavorare in modo “smart” ed evoluto, affiancandosi al Groupware, che nei processi non strutturati realizza un Social Network Aziendale sicuro e protetto per creare, condividere e archiviare documenti, e al CaseFlow, che opera nei processi strutturati per la gestione delle pratiche.

“La possibilità di gestire i processi strutturati anche complessi in modo collaborativo – afferma Pier Luigi Zaffagnini, CEO di Top Consult – consente di coniugare l’utilizzo delle regole aziendali e degli automatismi prefissati con la flessibilità e l’intuitività delle funzioni collaborative del sistema: niente e-mail, ma gruppi di lavoro, bacheca e notifiche. Nei tradizionali processi strutturati il workflow “automatizza” l’utente e irrigidisce il lavoro: noi rimuoviamo la rigidità dei processi e facciamo diventare “collaborativo” il sistema, mantenendo gli automatismi ma mettendo al centro delle soluzioni l’Utente Collaborativo, sempre attivo, partecipe e informato sia quando è in ufficio sia mentre è in mobilità”.

Nel WorkFlow Collaborativo un apposito Designer Grafico consente in modo semplice all’amministratore di sistema di visualizzare e definire preventivamente la sequenza delle azioni, le condizioni da verificare e i partecipanti. Possono essere configurate anche le azioni automatiche svolte da sistemi esterni mediante l’uso della Piattaforma di Orchestrazione, che gestisce le operazioni massive e non presidiate sui documenti come ad esempio la spedizione o l’acquisizione dei documenti in arrivo. Le regole definite sono poi eseguite dal WorkFlow Engine, componente della Piattaforma Documentale.

L’utente segue e interviene nel workflow attraverso la Home Page dei client Windows o Web oltre che mediante una specifica App Mobile che gli permette di tenere sotto controllo gli ambienti collaborativi e i flussi in cui è coinvolto. Con la funzione Approvazione WorkFlow l’utente trova la lista dei documenti da approvare e viene guidato dal sistema in modo automatico attraverso i vari step, con pulsanti per inoltrare o rifiutare, navigare e firmare digitalmente. Il Controllo Workflow è invece il cruscotto di monitoraggio che consente all’utente di verificare in ogni momento, anche graficamente, lo stato di avanzamento dei processi strutturati in cui è coinvolto. Se l’utente è il manager responsabile del flusso, vede i propri step e inoltre tutti quelli delle persone che gli riferiscono; può controllare assenze e anomalie, redistribuire lavori o approvarli direttamente.

Il WorkFlow Collaborativo è un modo molto efficace di superare le rigidità dei workflow tradizionali, gestiti dai software gestionali, che però non dispongono di strumenti documentali (e quindi ad esempio un’annotazione importante di un fornitore sulla fattura non può essere letta e conservata dal sistema) e usano l’e-mail per avvisi ed allerte agli utenti, e-mail che deve essere gestita e archiviata a parte creando così silos informativi a sé stanti. Se poi un manager ha un dubbio nell’approvazione di un acquisto e chiama il buyer al telefono o via e-mail, questo passaggio decisivo non è tracciato nel sistema.

Nel WorkFlow Collaborativo Top Consult invece l’utente è sempre collegato, anche in mobilità, con i colleghi coinvolti negli stessi processi ed è quindi sempre aggiornato in tempo reale; interagisce in modo attivo, non subisce i processi ed ha sempre la visione d’insieme di quelli che lo riguardano. D’altra parte, il sistema collaborativo traccia e archivia tutto: notifiche, messaggi e annotazioni di ciascun utente, risposte e conversazioni, interventi e attività con i relativi tempi e documenti associati. Non occorre andare a cercare e portare dentro altri documenti o le e-mail, perché qui tutto nasce già all’interno del workflow; si eliminano quindi le barriere presenti negli ERP con i relativi silos informativi diversi.

Così anche il modo di lavorare è più sicuro: senza e-mail si abbattono infatti i rischi di intrusioni, attacchi e malware.

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Il 29 marzo la sezione Assoconservatori Accreditati di Assintel ha incontrato Consip con l’obiettivo di proporre una semplificazione del metaprodotto “Servizio di Conservazione” che aiutasse le Pubbliche Amministrazioni nella scelta del servizio e del fornitore. Nel percorso di digitalizzazione della PA, infatti, risulta fondamentale poter accedere ad informazioni semplici e comprensibili, in modo che le amministrazioni possano confrontare servizi e prezzi e scegliere a ragion veduta l’offerta migliore per le loro esigenze. Ad oggi invece questo processo è rallentato dalla presenza di troppe e disomogenee proposte di servizio all’interno  del catalogo elettronico, che rendono difficile la comparazione delle offerte.

Grazie alle competenze della delegazione Assintel Assoconservatori Accreditati, si è lavorato insieme a Consip per rimodulare le informazioni del nuovo catalogo, che richiederà alle aziende un numero minore di informazioni e in forma più aggregata e prevederà un rapporto più diretto ed intellegibile tra offerente e potenziale acquirente.

Durante l’incontro sono inoltre state strette le maglie del controllo sulla presenza di un’offerta qualificata. Infatti solo i Conservatori Accreditati Agid potranno offrire il servizio di conservazione tramite il catalogo, dichiarando in maniera esplicita l’appartenenza all’elenco dei Conservatori Accreditati Agid.

Questo risultato è un ulteriore passo importante compiuto da Assintel Assoconservatori Accreditati sulla strada della tutela delle aziende accreditate e del mercato in senso ampio, così commenta soddisfatto Giovanni Maria Martingano, coordinatore di Assintel Assoconservatori Accreditati.

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Nasce in Assintel Assoconservatori Accreditati, una sezione dedicata alle imprese private accreditate in AgID per i servizi di conservazione digitale dei documenti. Il motivo di questa verticalizzazione è semplice: tutelare il mercato da sistemi di gare pubbliche inquinati da logiche che non tutelano la qualità e la libera concorrenza.

I numeri di cui stiamo parlando sono decisamente interessanti: ci sono circa 60 operatori privati che dopo un laborioso processo di accreditamento sono oggi abilitati a concorrere nelle gare pubbliche per la conservazione digitale dei documenti. A seguito dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA, ad oggi 750.000 imprese hanno inviato quasi 39 milioni di fatture in formato elettronico a 23.000 Enti pubblici (fonte Politecnico di Milano). Questo ha innescato un ulteriore processo di re-ingegnerizzazione dei processi aziendali esteso al mercato B2B, anche se i numeri sono per ora ancora modesti e lontani dagli obiettivi iniziali del Governo.

La criticità sta nelle regole di ingaggio e gestione che culmina in gare pubbliche il cui unico criterio è il ribasso delle tariffe: tema assai noto da anni, in cui grossi player – spesso in-house e/o soggetti pseudo-pubblici – concorrono con offerte al massimo ribasso (anche fino al 60%) e poi subappaltano a PMI private, a loro volta costrette a lavorare senza marginalità, a discapito della qualità minima del servizio.

“Così si ammazza il mercato”, commenta Giorgio Rapari, Presidente di Assintel, “soffocando le eccellenze dell’ICT italiano che hanno tutte le carte in regola per dare il loro contributo alla digitalizzazione del Paese”.

“Il nostro obiettivo è quello di essere rappresentati come stakeholder in tutti i tavoli istituzionali di riferimento, per tutelare il mercato da azioni che penalizzano la concorrenza o che rilanciano al ribasso la qualità dei servizi minimi offerti”, così commenta Giovanni Maria Martingano, Consigliere Assintel coordinatore di Assoconservatori Accreditati.

Ci sono già alcune azioni concrete che fin da subito Assoconservatori sta progettando, dai contributi alla legge di stabilità a miglioramenti al Codice Appalti e al Codice dell’Amministrazione Digitale, attivando tavoli di confronto e dialogo con gli attori pubblici coinvolti, pronta – se ce ne fosse la necessità – anche a spingersi fino ad azioni legali, qualora i criteri di libero mercato non venissero garantiti.

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Siav spa prima azienda italiana nei software e servizi per la digitalizzazione, in particolare con soluzioni a supporto del Ciclo Ordine-Pagamento, per l’anno 2016/2017 supporterà la Ricerca dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano, partecipando al panel dei lavori su temi quali Fatturazione elettronica, Conservazione digitale, Integrazione e Dematerializzazione nell’intero Ciclo Ordine-Pagamento, Gestione elettronica documentale e Workflow approvativi digitali.

L’Osservatorio si pone l’obiettivo – condiviso da Siav – di aiutare le imprese e le PA a comprendere il fenomeno dell’eCommerce B2b e della Digitalizzazione dei processi; offrire  formazione e aggiornamento sugli aspetti tecnico-normativo-giuridici legati ai temi della Fatturazione Elettronica e della Digitalizzazione dei processi, con attenzione e approfondimento delle novità normative, in Italia e in Europa (attività che Siav porta avanti  anche attraverso il proprio Osservatorio normativo); creare cultura, comunicare e diffondere la conoscenza sui temi della Digitalizzazione presso le organizzazioni pubbliche e private e le aziende che appartengono al mondo della Digitalizzazione; creare occasioni di incontro e di confronto tra i principali player del mercato con l’obiettivo di promuovere lo sviluppo del settore e favorirne la diffusione attraverso il dialogo e la collaborazione con le Istituzioni.

I lavori dell’Osservatorio culmineranno con il Convegno Finale aperto al pubblico in cui verranno presentati i risultati della Ricerca.

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Un’altra storia di successo italiana, in un settore dove la tecnologia è la base di partenza anche solo per affrontare con cognizione di causa l’argomento: implantologia dentale. Stiamo parlando di Sweden & Martina, azienda Veneta con sede a Due Carrare, Comune in provincia di Padova. Sweden & Martina ha oggi poco più di quarant’anni, essendo nata nel 1972, ma è rapidamente cresciuta, aprendo filiali in Italia e all’estero, dove oggi conta una presenza diretta in Spagna, Germania e Stati Uniti, mentre attraverso distributori copre oltre trenta paesi di tutto il mondo. Sono oltre 500 i dipendenti e la sede ospita anche i laboratori di ricerca e sviluppo (attività su cui Sweden & Martina concentra molte risorse e investimenti) e lo stabilimento di produzione.

#DocumentManagement Con @archivagroup documenti elettronici ottimizzati per i #dentisti
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«Dove non è presente direttamente, Sweden & Martina opera attraverso una rete di distributori nazionali» – spiega Nicola Benetazzo, chief information officer dell’azienda. La scelta di controllare la Ricerca & Sviluppo e la produzione di prodotti per l’implantologia ha portato, negli ultimi dieci anni, a dotarsi di apparecchiature sofisticate, quali torni e fresatrici a controllo numerico, una camera bianca con plasma a gas inerte, che ne garantisce l’asetticità e un’attiva collaborazione con università e istituzioni scientifiche. «Siamo anche molto impegnati nell’attività di formazione dedicata agli specialisti del settore, sia attraverso il nostro centro interno, sia presso le filiali o direttamente dai clienti» – continua Benetazzo. «L’attenzione alla qualità dei prodotti ha fatto sì che Sweden & Martina sia oggi leader per l’implantologia in Italia e in rapida espansione in tutto il mondo».

Fatture elettroniche e Archiva

Il successo di Sweden & Martina, insieme al fatto che tra i clienti italiani ci siano anche strutture ed enti pubblici, ha indotto l’azienda ad approcciare la gestione elettronica dei documenti con Archiva (www.archivagroup.it), per ottemperare agli obblighi di fatturazione verso la PA. «Personalmente, avevo avuto già occasione di utilizzare e valutare positivamente i servizi di Archiva» – spiega Benetazzo. «Il fatto che avesse un’ampia gamma di servizi orientati alla gestione e alla conservazione dei documenti di business e, soprattutto, un portale B2B che permette un’interazione diretta e semplice con i clienti, ha convinto anche i miei colleghi». L’occasione per lanciare un progetto dedicato alla gestione elettronica dei documenti è stata appunto la necessità di implementare la fatturazione elettronica nei confronti della PA. «Il progetto con Archiva è partito a inizio anno, ha richiesto tempi molto ridotti e un investimento contenuto», continua Benetazzo. In realtà, Sweden & Martina disponeva già di una soluzione Ged in outsourcing, ma non ne era affatto soddisfatta.

#DocumentManagement La soluzione @archivagroup Unico ambiente web per le informazioni di business
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«Con Archiva saremo in grado in tempi brevi di mettere a disposizione dei nostri clienti tutti i documenti di loro pertinenza dalle fatture ai documenti di sollecito alla documentazione relativa passando per le spedizioni e gli estratti conto. Tutto attraverso il portale B2B dedicato». Occorre del resto pensare a qual è il destinatario finale dell’attività di Sweden & Martina: lo studio dentistico e l’odontoiatra. «Oggi i dentisti sono abituati a ricevere le fatture via email. Nel caso di smarrimento o danneggiamento, il documento sarà sempre a disposizione sul loro portale». Un plus è chiaramente legato al fatto che Archiva sia un’azienda locale: «Questo facilita il dialogo con le imprese del territorio, perché si conoscono le persone e si può parlare e contare su una flessibilità altrimenti difficile da ottenere». E il futuro? «Tra luglio e settembre di quest’anno – risponde Benetazzo – vorremmo trattare il tema della conservazione digitale in outsourcing. E questo sarà il prossimo step della nostra collaborazione con Archiva».

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La ricerca dell’efficienza passa anche dall’eliminazione della carta. Questo è almeno ciò che l’esperienza di Eismann Italia sembra dimostrare in modo chiaro e inconfutabile. Aiutata da un’azienda che ha fatto della dematerializzazione una delle proprie missioni: Archiva Group. Ne abbiamo parlato con Paolo Baltieri, chief financial officer di Eismann Italia: «Eismann Italia è entrata in contatto con Archiva nel 2001 e ha iniziato da lì quella che io chiamo la lotta alla carta». In che senso? «Nel senso che di solito dove c’è carta c’è spreco di risorse sia in termini di costi che di tempo».

#Dematerializzazione Paolo Baltieri @EismannItalia: Meno carta, più efficienza con @archivagroup
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Meno carta, più efficienza

Eismann Italia è la filiale nazionale del Gruppo tedesco Eismann, presente nel mercato europeo della vendita di alimenti surgelati da 30 anni. «Il giro d’affari di Eismann Italia è di circa 110 milioni di euro, operiamo con 850 funzionari di vendita e abbiamo un assortimento di 400 articoli, con un parco di 350mila clienti» – dichiara Baltieri. Oltre ai prodotti surgelati, che ne costituiscono il core business, Eismann ha di recente aggiunto al proprio catalogo anche altri alimenti, quali il caffè e l’olio. I venditori, alla guida degli 850 furgoni della flotta, vanno a trovare ogni due settimane i clienti, fornendo loro i prodotti ordinati a catalogo via Internet o direttamente dal funzionario che effettua le consegne (“il tuo Eismann”).

«La carta è la cartina al tornasole per scovare le inefficienze» – continua Baltieri. «Per questo, con Archiva, abbiamo cominciato già nel 2001 a dematerializzare il ciclo attivo, operando su quattro milioni di fatture nostre, che sono state portate in archiviazione digitale». In seguito, Eismann ha lavorato sul ciclo passivo, operando su circa 30mila fatture, oltre ai libri contabili e tutta la gestione delle note spese.

Una vera rivoluzione

«Attualmente, abbiamo in sede meno personale del 2001, quando abbiamo iniziato questa vera e propria rivoluzione. Questo tenendo conto che nel frattempo il nostro fatturato è raddoppiato, passando da 55 a 110 milioni di euro». Non solo. Avendo 850 furgoni continuamente in giro per l’Italia, i documenti sono moltissimi: «Un furgone refrigerato ha bisogno di vari documenti per viaggiare: oggi, li abbiamo digitalizzati, per cui non abbiamo più l’archivio in sede e la ricerca di documenti specifici è diventata molto più veloce».

Ma il vero salto di qualità, sottolinea Baltieri, è stato fatto verso il 2012, quando Eismann Italia è stato il primo cliente di Archiva ad andare su Early.Archiva, il servizio di Archiva Group che permette di dematerializzare tutti i documenti del ciclo passivo prima che entrino in azienda, integrando nei sistemi informativi aziendali le informazioni in essi contenute.

#GestioneDocumentale Paolo Baltieri @EismannItalia: «Inefficienze? La carta è la cartina al tornasole»
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ROI e vantaggio concreto

«Oggi, tutte le nostre fatture arrivano ad Archiva, che le apre, le scansiona in modo intelligente e, collegandosi al nostro sistema SAP, fa una pre-registrazione in prima nota, in modo che le mie colleghe, la mattina, devono semplicemente controllarle e validarle». Il risultato? «Sono spariti tutti i tempi morti relativi alla gestione dei documenti. Normalmente, per gestire una fattura in distinta base ci volevano 7,7 minuti: oggi sono diventati 2,3». I vantaggi? «Molteplici» – dichiara Baltieri. «A partire dalla possibilità, offerta dalla diminuzione dei tempi di lavorazione, di riorganizzare il reparto contabilità, ridistribuendo la forza lavoro in altre aree scoperte dell’azienda. In questo genere di progetti, si ottiene successo se si ragiona in termini di ROI, con vantaggi concreti e tempi brevi».

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La Digital Revolution dà vita non solo a regole tecniche e a nuovi obblighi, ma anche a nuove opportunità, con la nascita di figure professionali e ruoli prima inesistenti.

Il percorso normativo è più che esaustivo e la tecnologia è considerata ormai una commodity pronta all’uso, ma la ‘rivoluzione digitale’ richiede figure professionali in grado di tradurre gli aspetti normativi in processi operativi, tali da garantire la sicurezza dei dati conservati digitalmente.

Le nuove regole tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici (DPCM 3 dicembre 2013) comportano per tutte le PA e le Imprese coinvolte nei processi di digitalizzazione documentale la predisposizione di un nuovo assetto organizzativo, in grado di presidiare un sistema di conservazione che soddisfi quando previsto dall’art. 44, 1° comma del Codice dell’amministrazione digitale.

La sopravvivenza del proprio patrimonio informativo e documentale è garantita solo a fronte di una corretta e sicura gestione dei processi di conservazione, che può avvenire internamente, attraverso specifiche figure professionali o in outsourcing, affidando la conservazione digitale a persone giuridiche, dotate di un pool di competenze in grado di governare tali processi.

E’ qui che si colloca il ‘Conservatore digitale’. Soggetto giuridico obbligatorio a cui affidare la conservazione digitale dei documenti informatici della Pubblica Amministrazione e figura fondamentale per quelle imprese che passano dalla gestione tradizionale dei documenti alla digitalizzazione dei processi.

LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI FISCALMENTE RILEVANTI E IL CONSERVATORE DIGITALE

La conservazione dei documenti non è solo un obbligo civilistico, ovvero legato esclusivamente a quanto previsto dal Codice Civile all’art. 2220 ma anche un obbligo fiscale, art. 39 DPR 633/72. In presenza di documenti elettronici, fatture o altri documenti fiscalmente rilevanti, il DM del 17 giugno 2014 prevede l’obbligo di sottoporre gli stessi a conservazione digitale, attraverso un processo tecnologico, basato sull’impronta di hash, sulla firma digitale e sulla marca temporale. Si tratta della Conservazione Digitale, il processo che garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.

Tale processo deve essere gestito dal Conservatore, se si esternalizza l’attività al di fuori della propria realtà aziendale o dal Responsabile della Conservazione, se viene gestita in house. In entrambi i casi, tale soggetto assume il compito di coordinare e presidiare i sistemi informativi e documentali, garantendone una durata nel tempo.

Se coinvolto nei processi di conservazione degli archivi documentali della Pubblica Amministrazione, deve essere sempre accreditato presso l’AgID (l’Agenzia per l’Italia Digitale). L’accreditamento, invece, non è un vincolo per la conservazione dei documenti digitali dei privati, ma auspicabile, perché è un riconoscimento in termini di qualità e sicurezza.

I DEFICIT

Sebbene i numeri delle organizzazioni che passano dalla carta al digitale siano in costante incremento, si lamentano, tra queste, gap e deficit che ostacolano l’avvio di un completo percorso digitale.

Parole come Sanità digitale, Giustizia digitale e Identità digitale stanno entrando a pieno titolo nel linguaggio comune, ma ci confrontiamo poco con la Cultura digitale.

All’interno delle PA e delle imprese – soprattutto PMI – si registra una oggettiva difficoltà ad innovare i propri processi, a causa di una insufficiente cultura digitale e di una riluttanza delle risorse a relazionarsi con la tecnologia.

Il percorso verso la Digital Revolution è ormai pienamente sostenibile, bisogna scardinare le difficolta a relazionarsi con la trasformazione in atto.

IL CONSERVATORE COME FACILITATORE E ACCELERATORE DIGITALE

Secondo Gruppo CMT, il conservatore digitale può facilmente fungere da figura preposta a facilitare i processi digitali all’interno delle imprese.

Una figura che sia in grado di accompagnare l’IT manager nel cambiamento, aiutare le imprese a creare al proprio interno una vera e propria task force di innovazione, indicando a CEO, AFC e Risorse Umane le soluzioni più adatte, rassicurandone le scelte.

Il conservatore digitale, dovrebbe intervenire al fine di incoraggiare e supportare il cambiamento.

Che sia una posizione interna all’azienda o un provider esterno, il conservatore può intraprendere un programma di formazione interna, non solo rispetto alle nuove competenze richieste, ma anche orientato alla creazione di una nuova cultura.

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Con sede a Ora, alle porte di Bolzano, e presente con 23 sedi in Italia e in altri paesi europei, oltre che in Cina, Gruber Logistics celebra quest’anno un traguardo importante: quello dei primi 80 anni di attività. Fondata nel 1936 e tuttora guidata dalla terza generazione della famiglia Gruber, la società è cresciuta, fino a caratterizzarsi come un operatore di rilievo internazionale nell’ambito della logistica e dei trasporti, in particolare di quelli eccezionali. Con circa 650 persone in totale, l’azienda oggi è strutturata in sei divisioni in linea con l’evoluzione del settore. Per esempio, vi è la divisione dedicata ai parziali internazionali e groupage che lavora con una grande rete di partner internazionali per l’import/export di merce palettizzata. È un fatto che – come spiega a Data Manager Günther Erb, head of IT & project management office & purchasing di Gruber Logistics – «il servizio logistico non consiste più nel solo trasporto, ma ha subito una forte evoluzione che ha visto la creazione di servizi addizionali, volti a fornire valore aggiunto ai clienti e soprattutto a soddisfare le nuove esigenze poste dalle moderne supply chain».

#document_management Gruber Logistics sceglie il valore aggiunto di @archivagroup
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L’ora dell’EDI

Gli esempi di tali servizi aggiuntivi non mancano: «Si va dalla creazione di spedizioni direttamente presso il cliente alla fornitura di informazioni sull’avanzamento della spedizione, effettuata sempre presso i sistemi informativi del cliente, che percepisce questi servizi come un vero valore aggiunto in quanto semplifica notevolmente la gestione di un aspetto rilevante della supply chain» – prosegue Günther Erb. Si tratta in buona sostanza dell’EDI, cioè di quello scambio elettronico di informazioni che è componente fondamentale per la collaborazione automatizzata nella supply chain, sulla quale in effetti c’è ancora un po’ di strada da fare, soprattutto in Italia, dove vi sono ancora molte aziende che non hanno adottato appieno gli strumenti EDI. Tra gli scogli da superare, oltre a una caratteristica resistenza alla dematerializzazione, vi è anche quello di affidarsi a un partner in grado di fornire un servizio tempestivo. Avendo in mente queste condizioni irrinunciabili, Gruber Logistics si è rivolta ad Archiva, l’azienda italiana con sede alle porte di Verona e specializzata nell’outsourcing di processi aziendali focalizzati sui documenti di business, che offre una gamma di servizi in cloud dedicati all’emissione, archiviazione, controllo, consultazione e conservazione di tutti i flussi attivi e passivi, con l’obiettivo di liberare l’informazione dalla sua dimensione fisica, rendendone fruibile il puro contenuto sempre e ovunque in maniera veloce, certa e sicura.

#GruberLogistics #supplychain la collaborazione su misura e real-time con @archivagroup
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La tempestività su misura

I risultati positivi non hanno tardato a farsi attendere: il nuovo sistema “chiavi in mano”, realizzato in full outsourcing da Archiva ed entrato in produzione a inizio 2015, ha centrato tutti gli obiettivi. «Il nostro precedente partner non ci aveva soddisfatto, soprattutto in ordine alla tempestività delle risposte e alla personalizzazione dell’approccio, mentre con Archiva abbiamo subito potuto toccare con mano i vantaggi di avere un partner locale in grado di fornire soluzioni davvero su misura. Tra i principali vantaggi c’è sicuramente una diminuzione tangibile del 60% dei tempi di implementazione della piattaforma EDI.» – sottolinea Günther Erb. Anche perché, nello scenario della logistica di oggi, «poter fornire servizi aggiuntivi in tempo reale ai nostri clienti è fondamentale per fare la differenza sul mercato. E avere un partner flessibile e aperto al cambiamento, che ci consente di avere sempre un contatto diretto e snello con le persone che sviluppano e gestiscono le soluzioni, rappresenta un asset importante per il presente ma anche e soprattutto per il futuro» – conclude Günther Erb.

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Top Consult presenta a SMAU Milano 2015 (Stand B18, Padiglione 2 FieramilanoCity) “L’Utente Collaborativo”, una serie di nuove soluzioni per la gestione collaborativa e senza e-mail dei processi aziendali strutturati e non strutturati.

L’Utente Collaborativo si concretizza in tre soluzioni collaborative di TopMedia Social NED, la nuova piattaforma enterprise che ha “rivoluzionato” il modo di fare gestione documentale applicando, per la prima volta sul mercato, i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration, puntando al traguardo del Social Business. Tramite interfacce smart (facili da usare come uno smartphone, oggi utilizzato da tutti nel tempo libero) le soluzioni sono fruibili dall’utente ovunque si trovi: su PC, notebook, mobile o web.

Per i processi non strutturati in cui è coinvolto, l’utente usa il modulo Groupware con il quale realizza un Social Network Aziendale sicuro e protetto per creare, condividere e archiviare documenti nei gruppi di lavoro collaborativi. Per i processi strutturati, con i moduli CaseFlow (per la gestione delle pratiche e del workflow utente) e Workflow (per i workflow di processo) l’utente gestisce in forma collaborativa anche il flusso dei documenti all’interno dei processi di lavoro; si gestiscono così pratiche collaborative (ad esempio pratiche di vendita o di realizzazione commesse) e si usa il workflow collaborativo per automatizzare un processo di business che coinvolge più utenti e interagisce con altri processi.

“Nei processi aziendali – afferma Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top Consult – le nostre soluzioni collaborative consentono di dare flessibilità agli utenti, ma nello stesso tempo di tenere sotto controllo le attività. Oggi sul mercato al centro delle soluzioni per i processi strutturati viene messo il workflow, che codifica le regole aziendali e l’organizzazione, creando un sistema che “automatizza” l’utente attraverso una serie di passi obbligati: questo approccio irrigidisce il suo lavoro e di conseguenza la stessa azienda. La nostra intuizione è stata quella di non mettere al centro il sistema ma le persone: rimuoviamo la rigidità dei processi aziendali e facciamo diventare “collaborativo” il sistema, mettendo al centro delle soluzioni l’Utente Collaborativo, sempre attivo, partecipe e informato”.

Il principale strumento di lavoro dell’Utente Collaborativo è la Home Page, personalizzabile secondo le sue esigenze, che gli permette di tenere sotto controllo gli ambienti collaborativi in cui è coinvolto: gruppi di lavoro, pratiche e workflow. Ogni utente può organizzare la sua Home Page tenendo in evidenza i gruppi e le pratiche “preferite”, avere a disposizione le ricerche che effettua più frequentemente e la bacheca nella quale si aggiornano in continuazione i messaggi e le notifiche degli ambienti collaborativi dei quali è “follower”.

E’ un nuovo modo “smart” di lavorare, che consente di velocizzare i processi aziendali strutturati e non, annullare le barriere comunicative e potenziare l’ERP aziendale che di solito non dispone di strumenti collaborativi e usa la posta elettronica per avvisi ed allerte agli utenti, posta che deve essere gestita e conservata a parte con notevole aggravio di tempi e costi.

Workflow e Pratiche diventano collaborativi: come introdurli in azienda?

Workshop gratuito Top Consult: venerdì 23 ottobre, ore 11.00, Smau Arena Fatturazione Elettronica Pad. 2

Le aziende devono oggi investire nelle soluzioni collaborative. Ma, dato l’impatto di queste sull’organizzazione, come introdurre praticamente in azienda il nuovo modo di lavorare? Top Consult, partner dell’Osservatorio Collaborative Business Application della School of Management del Politecnico di Milano, propone un metodo di azione per farlo a prezzi e tempi definiti. Prima la consulenza professionale dei ricercatori del Centro Innovazione Digitale della Fondazione Politecnico di Milano che valutano i potenziali benefici in aree specifiche e progettano le modalità collaborative; poi la fornitura da parte Top Consult degli strumenti collaborativi di TopMedia Social NED in uso gratuito e in modalità cloud per la verifica del caso di studio.

Premio Innovazione Digitale Smau 2015: finalisti con Acque San Benedetto

Vinto a Smau Milano 2013 il Premio Innovazione ICT con un progetto documentale presso il Gruppo RINA, quest’anno Top Consult è in lizza come finalista del Premio con il caso di successo del cliente Acque San Benedetto.

Grazie al Sistema Documentale Top Consult, San Benedetto gestisce un ampio spettro di applicazioni chiave che rendono più veloci ed efficienti processi fondamentali dell’azienda, dai cicli attivo e passivo integrati con SAP alla conservazione sostitutiva di libri e registri, fino alla tenuta digitale del Libro Unico del Lavoro. Ora la nuova piattaforma enterprise TopMedia Social NED regge il peso di un enorme volume di oltre 26 milioni di documenti, tutti disponibili in linea, e apre la strada a nuovi progetti collaborativi per gruppi di lavoro.

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