Come ci si sente a essere un’azienda di medie dimensioni tra big e startup? Secondo una ricerca commissionata da Ricoh Europe a Coleman Parkes Research non benissimo, visto che nel vecchio continente queste soffrono della cosiddetta “sindrome del figlio di mezzo”, ovvero si sentono trascurate nel loro percorso di evoluzione, avvertendo maggiore attenzione per le compagnie consolidate e le nascenti, considerate più bisognose di supporto. Con molta probabilità è questa la causa secondo cui le medie aziende europee rischiano di perdere 5,7 milioni di euro di fatturato ogni anno, come conseguenza di una serie di barriere che ne ostacolano lo sviluppo. Su un totale di 75mila medie imprese in Europa, la perdita complessiva si attesta ogni anno sui 433 miliardi di euro, tanto da eguagliare quasi il PIL annuale del Belgio. Questo non vuol dire che i soggetti nostrani non abbiano ambizioni di crescita ma, secondo l’indagine, una serie di motivi ne impediscono il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Tra questi, il dover affrontare una serie di requisiti normativi complessi che richiedono ingenti investimenti (38% degli intervistati); le difficoltà nell’attirare nuovi talenti (per il 24% delle aziende); la complessità di ottenere finanziamenti per nuove tecnologie a supporto della crescita (31% del campione).

Dare priorità all’innovazione

Se si considera che il 38% delle medie aziende europee vorrebbe quotarsi in borsa o effettuare operazioni di fusione e acquisizione, si capisce che la questione è davvero complessa e da affrontare con una certa urgenza. Per Ricoh Europe, i governi europei dovrebbero focalizzarsi maggiormente sulle modalità con cui regolamentare l’accesso alle risorse da parte del business medio. Una possibilità sarebbe tagliare il costo della burocrazia, come succede già per le startup e, qualora ciò non fosse possibile per ragioni di cassa, ci sarebbero delle alternative sicuramente utili, come l’allungamento delle scadenze per la presentazione di richieste e un’assistenza legale su misura. In merito alla ricerca, Davide Oriani, CEO di Ricoh Italia, ha spiegato che la maggior parte del supporto pubblico è rivolto alle piccole imprese. E mentre quelle grandi sono già abbastanza solide da badare a loro stesse, quelle di medie dimensioni si sentono seriamente trascurate. Ma quali sono i fattori di sviluppo su cui puntare? «Le imprese che vogliono puntare alla crescita – risponde Oriani – dovrebbero concentrarsi sulle tecnologie per la digitalizzazione, implementando per esempio fatturazione elettronica e flussi di lavoro automatizzati. Per questi soggetti è arrivato il momento di dare priorità all’innovazione per affrontare le sfide poste dal mercato».

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La spinta allo sviluppo

Non a caso, tra i vantaggi ottenuti dalle medie aziende italiane che hanno già implementato tecnologie per la digitalizzazione vi è un miglioramento del servizio ai clienti (indicato dal 38% del campione), una riduzione dei costi (38% del campione) e un’ottimizzazione delle comunicazioni con i clienti (37% degli intervistati).

Da oltre 80 anni, Ricoh aiuta le medie imprese a implementare soluzioni all’avanguardia, accrescendo i loro strumenti e potenzialità. Per questo, la multinazionale è impegnata a comprendere ogni aspetto di come le aziende di medie dimensioni operano, così da soddisfarne nel modo migliore le esigenze. La trasformazione digitale intesa da Ricoh procede sui binari dell’innovazione, che trasformano la produttività in un viaggio affascinante verso il futuro. La digitalizzazione può dare quella spinta necessaria per ritagliarsi uno spazio importante nel contesto internazionale. La parola d’ordine, come spesso accade in questi casi, è “flessibilità”. Una compagnia può benissimo operare a livello globale attraverso un unico sito web, mentre i dipendenti applicano il concetto di smart working, lavorando da casa o da qualsiasi altro luogo, sfruttando i loro dispositivi mobili. Le medie imprese più avanzate tecnologicamente stanno già raccogliendo i frutti di strategie simili, basate sull’interoperabilità di processi ed esperienze.

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Sono interessanti le indicazioni contenute nel report “The Challenge of Speed”, basato su una ricerca effettuata a inizio anno dall’Economist Intelligence Unit per conto di Ricoh (www.ricoh.it) e focalizzata sulle sfide che le trasformazioni tecnologiche stanno imponendo a tutti i principali settori di attività. In particolare, l’indagine ha riguardato le aziende, il settore dell’istruzione, la PA e il comparto finanziario, coinvolgendo 461 manager di tutta Europa, operanti in realtà di diverse dimensioni, con un campione d’indagine composto per il 49% da dirigenti e per il 23% da presidenti, vicepresidenti o direttori.

La lentezza di alcune aziende

Ha destato qualche perplessità scoprire che le aziende europee sono più lente del previsto nella corsa verso l’innovazione tecnologica: sembra proprio che di fronte alla rapida trasformazione culturale e tecnologica, le imprese abbiano valutato forse con troppo ottimismo la loro capacità di adeguarsi al cambiamento. Non a caso, tre quarti dei manager intervistati ritengono che la propria azienda non riesca a innovare con la velocità necessaria: solo il 24%, come dire un’azienda su quattro, può già trarre vantaggio dalle nuove opportunità o rispondere con efficacia a cambiamenti inattesi. Dalla ricerca emerge che le aziende si trovano a gestire tre aspetti: personale in rapida evoluzione, trasformazioni tecnologiche e dinamiche aziendali che possono rendere sostenibile il cambiamento. Lo studio evidenzia poi che le aziende europee più reattive eccellono in tre aree principali: innovazione di prodotti e servizi, adozione di nuove tecnologie e trasformazione dei processi aziendali.

«Il ritmo incessante con cui la tecnologia sta rivoluzionando i mercati e riconfigurando i rapporti con i clienti mette in cima all’agenda l’agilità organizzativa delle aziende» – sottolinea Davide Oriani, CEO di Ricoh Italia. «Le realtà più reattive, oltre a introdurre con entusiasmo ed efficienza le nuove tecnologie, sono anche in grado di promuovere processi aziendali per sostenere l’innovazione e coinvolgere tutte le persone nelle nuove sfide. Solo intervenendo su tutti e tre i livelli, i top manager potranno valutare l’azienda nel suo insieme e potranno dire che la velocità è ormai parte della cultura dell’organizzazione, che dispone quindi del DNA irrinunciabile per vincere le sfide di domani».

Il ruolo dell’istruzione

Superare gli elementi che sono tuttora un freno al cambiamento, come la burocrazia e la scarsità di approcci trasversali, costituiscono invece la preoccupazione principale di chi opera nel settore dell’istruzione, che mostra in ogni caso ottimismo riguardo alle innovazioni tecnologiche nell’ambito dell’insegnamento. Più in dettaglio, un quarto degli intervistati ha indicato la realtà aumentata come una delle principali tecnologie in grado di migliorare le prestazioni del settore e l’esperienza degli studenti: il dato è molto interessante in quanto solo il 5% evidenzia le potenzialità della realtà aumentata per altri settori di attività.

Le attività di back-office suscitano invece maggiore preoccupazione riguardo all’innovazione e all’introduzione di cambiamenti che – per il 35% degli intervistati – frenano la maggiore agilità e capacità di innovare i processi decisionali tuttora improntati a uno spirito burocratico. Per il 44% del campione, la mancanza di un approccio comune e condiviso tra i diversi uffici, le business unit e le funzioni costituisce l’ostacolo principale. I manager del settore education sono consapevoli della necessità di trasformare le attività del back-office che spesso sono ancora basate su documenti cartacei. Non solo. Dovendo identificare le aree che richiedono cambiamenti immediati, le risposte più frequenti sono state: migliorare i processi legati al core business (44%), assumere nuovo personale (42%) e infine implementare nuove tecnologie (40%), a dimostrazione che i processi, le persone e le tecnologie sono fondamentali per aumentare la velocità di cambiamento.

La tecnologia al vaglio delle PA

Un percorso sostenibile verso la trasformazione digitale presuppone anche un ruolo centrale del settore pubblico, e la ricerca condotta per Ricoh Europe non manca di evidenziarlo. Ma quali sono le aree in cui chi opera nella PA ritiene opportuno innovare? Due terzi degli intervistati ha espresso la convinzione che la propria organizzazione dovrà evolvere rapidamente nei prossimi tre anni, se intende tenere il passo con i mutamenti in atto. Solo uno su quattro – però – ritiene che l’adozione di misure per adattare le proprie organizzazioni a tali cambiamenti sia un aspetto prioritario. Non solo: il 55% ritiene che le nuove tecnologie avranno un impatto minimo o nullo nei prossimi tre anni, mentre negli altri settori, la percentuale di chi pensa che l’impatto sarà minimo scende al 29%, praticamente la metà.

Negli ultimi tre anni, la maggioranza dei manager pubblici (71%) ha modificato il proprio lavoro e il proprio modo di operare come conseguenza dell’innovazione tecnologica. Tuttavia, molti intervistati si mostrano preoccupati del fatto che la rapidità dei cambiamenti possa comportare un rischio crescente nell’ambito delle comunicazioni tra PA e cittadini “non digitali”. Con la diffusione dei sistemi di e-government e delle comunicazioni on-line è necessario prendere in considerazione le esigenze delle persone che non hanno ancora acquisito una piena dimestichezza con le nuove tecnologie.

Rapidità: parola d’ordine nel finance

Lo studio commissionato da Ricoh ha posto l’accento anche sul fatto che le aziende finance devono trasformarsi rapidamente per riuscire a tenere il passo con i cambiamenti tecnologici, a trattenere i clienti e a migliorare i processi alla base del loro core business. La velocità dei cambiamenti introdotti dalle tecnologie e la riprogettazione dei processi complica la questione.

Le aree in cui i manager del mondo finance hanno individuato maggiore necessità di cambiamento nel corso dei prossimi tre anni sono quelle che hanno già causato al settore i maggiori problemi: l’adozione di nuove tecnologie (al primo posto), l’attrazione e il mantenimento dei clienti (al secondo) e il miglioramento dei processi alla base del core business (al terzo). Oltre la metà degli intervistati (il 54%) afferma di avere molte idee per affrontare la trasformazione futura, ma ammette di non avere la possibilità di concretizzarle in maniera adeguata: si tratta di una percentuale più alta rispetto agli altri settori, dove la media è del 43%.

«Quello dei servizi finanziari è il settore più vicino alla trasformazione digitale, e l’indagine condotta per Ricoh mostra che sta facendo un uso maggiore della tecnologia rispetto ad altri settori, proprio allo scopo di operare più rapidamente. Tuttavia, i sistemi obsoleti e tra loro non connessi continuano a rallentare i processi, e questo rende ancora più urgente l’esigenza di innovare gli asset tecnologici e di semplificare i processi per la gestione delle informazioni e dei documenti» – spiega Davide Oriani.

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di Luca de Piano

Notoriamente, quello della Sanità rimane uno dei settori più delicati e importanti a livello di intera pubblica amministrazione e rappresenta tuttora un ambito rilevante degli investimenti in ICT. A dispetto delle contrazioni degli ultimi anni, dovute al periodo di crisi e di conseguente riduzione della spesa pubblica, gli investimenti ICT dedicati alla Sanità hanno superato il miliardo di euro annuale, come riportato anche dall’Osservatorio ICT nella Sanità della School of Management del Politecnico di Milano, che rilevava come nel 2012 il totale degli investimenti fosse pari a 1,23 miliardi di euro.

Dopotutto, le leve tecnologiche per migliorare sempre più la digitalizzazione della Sanità sono molteplici, e anche i nuovi paradigmi del cloud computing e dei big data, con il corollario degli Analytics, si stanno affacciando alla ribalta dell’e-Health. Per esempio, per quanto riguarda il cloud, l’Osservatorio del Politecnico faceva notare nel 2013 che nel corso dell’anno precedente il 28% delle strutture sanitarie aveva avviato progetti di cloud computing, con una spesa totale di 10 milioni di euro, e prevedeva per il 2013 incrementi di budget nell’ordine dell’8,9%, contro un 3,4% associato alle più mature tecnologie di virtualizzazione. A sentire le aziende interpellate da Data Manager, sembrerebbe proprio che la Sanità stia proseguendo il proprio cammino verso una maggiore efficienza generale, puntando anche sui nuovi paradigmi informatici delle architetture distribuite on cloud e delle soluzioni per i big data. Le nuove architetture permettono di comporre un menu di servizi di qualità nel quale si parla di cartella clinica elettronica, fascicolo sanitario unico, assistenza a distanza, dematerializzazione dei documenti, soluzioni per la gestione informatizzata dei farmaci, servizi digitali al cittadino, mobile health, banche dati sanitarie, e molto altro ancora.

Tra cloud e analytics

Senza anticipare troppo le opinioni dei top manager interpellati da Data Manager, va osservato che si nota una fiducia sul fatto che i nuovi paradigmi rendano possibile conciliare contenimento della spesa e innovazione, soprattutto per quanto riguarda il cloud computing. In particolare, si fa notare da più parti, le soluzioni IT tradizionali non garantiscono gli stessi livelli di scalabilità e flessibilità del cloud, grazie al quale la spesa per l’hardware e per lo storage può essere significativamente ridotta. E vi sono numerosi esempi in cui a costi minori si accompagnano servizi rapidi ed efficienti, cioè, in sostanza, un maggiore valore per i cittadini. Ma anche i big data e gli analytics non stanno a guardare: per esempio, raccogliendo i dati giusti e utilizzando i sistemi avanzati di analytics, il sistema sanitario potrebbe prevedere quando un paziente con patologie croniche rischia di ammalarsi e di essere ricoverato in ospedale, potendo così intervenire prima che questo accada.

Il computing cognitivo

Secondo Fabrizio Saltalippi, Regional Government, Healthcare & Public Italia di IBM Italia (www.ibm.it), «se guardiamo alla Sanità nel suo complesso, sicuramente la risorsa più importante è la grande mole di dati che vengono accumulati in forma digitale ogni anno dalle diverse strutture ed enti di ricerca presenti sul territorio. Si tratta di un patrimonio straordinario che deve essere valorizzato, mettendo a disposizione dei cittadini le best practice presenti nei diversi centri di eccellenza e consentendo cure più efficaci senza il disagio degli spostamenti e dei costi connessi. E in questa ottica, il cloud e le risorse ad assetto variabile giocano un ruolo determinante». Ma non solo: sempre secondo IBM, «l’uso sempre più diffuso delle tecnologie cloud può dare un impulso decisivo alla razionalizzazione della spesa, consentendo l’aggregazione dei data center e la creazione di servizi condivisi che possono essere utilizzati da più enti in modo da liberare risorse da investire nelle aree più strategiche e innovative». Si tratta di un processo di trasformazione che può essere vissuto come un momento di discontinuità ma anche come una grande opportunità. Per IBM, prosegue Saltalippi, «la sfida e l’opportunità si chiama Cognitive Computing, mentre l’emblema che lo rappresenta è il progetto Watson: dalla sfida vincente ai campioni di Jeopardy siamo passati a creare una divisione di duemila persone con più di un miliardo di dollari di investimento, con l’obiettivo dichiarato di fare la differenza in molte aree, in primis quella della Sanità». Nelle intenzioni di Big Blue, Watson sarà fruibile anche in cloud attraverso app che potranno aiutare il medico in una diagnosi clinica complessa, verso una medicina basata sulle evidenze e sull’appropriatezza delle cure, bilanciando efficacia e costi. «In Italia, siamo orgogliosi di avere anticipato i tempi grazie al progetto con l’Istituto Nazionale dei Tumori, progetto da cui è stata sviluppata una piattaforma tecnologica per l’analisi dei dati e il supporto alle decisioni dei medici, che consente un’analisi retrospettiva dei percorsi terapeutici già effettuati confrontandoli con le linee guida e le decisioni prese in casi simili. Quasi banale a dirsi che, per un progetto innovativo come questo, la piattaforma è utilizzata in modalità cloud presso il nostro centro di ricerca di Haifa in Israele» – conclude Saltalippi.

L’accento sui Big data

L’approccio di Fujitsu (www.fujitsu.com/it) nello sviluppo delle proprie soluzioni e servizi è volto a favorire la realizzazione di una “human centric intelligent society” nella quale l’ICT sia sempre più integrata nella vita di tutti i giorni. «Nell’ambito dell’Healthcare, Fujitsu può contribuire sia con un approccio cloud oriented sia con le nuove frontiere dei big data» – spiega Federico Riboldi, business program manager marketing di Fujitsu Italia. Per quanto riguarda il cloud, pubblico, privato oppure ibrido grazie anche alla Fujitsu Cloud Integration Platform, Fujitsu permette di realizzare sistemi performanti abbattendo molte delle barriere economiche che finora costituivano un ostacolo. «Per esempio, si può pensare alla realizzazione di un data center creando un cloud tramite il quale affittare servizi alle diverse entità, come le Asl, con numerosi vantaggi in termini di costi e di efficienza generale del sistema» – prosegue Riboldi.

Nel caso dei big data, si può invece pensare allo sviluppo di tecnologie intelligenti che permettano di analizzare ed estrarre dati utili da un’ampia varietà di sorgenti, realizzando modelli di monitoraggio continuativo per la prevenzione e l’abbattimento dei costi delle cure. Un esempio di uso intelligente delle tecnologie di analisi dei big data è quello relativo alla realizzazione di un sistema di raccolta e analisi mediche per ottenere una procedura di previsione di rischio di diabete con alto grado di accuratezza: il programma prevede che un gruppo di volontari si sottoponga a un insieme di visite mediche per raccogliere dati che verranno integrati con quelli rilevati da altri dispositivi portatili, tra cui gli smartphone, per poter correlare parametri clinici rilevati in situazioni quotidiane (battito cardiaco, temperatura..) con parametri ambientali e i dati clinici rilevati durante le visite mediche di controllo.

L’importanza dei dati

Anche Lilia Bounab, Healthcare sales manager Europe di Datalogic ADC (www.datalogic.com), punta l’attenzione sui dati: «Con i nuovi paradigmi, il vantaggio principale sarà quello di avere un accesso immediato ai dati del paziente, che permetterà di avere subito a disposizione tutte le informazioni a lui correlate, ma anche di confrontarle con i dati di altre persone, per comprendere come si potrebbe – o dovrebbe – intervenire per migliorare la sua salute». Secondo Lilia Bounab, si tratta di una potenzialità quasi illimitata, in quanto «raccogliendo i dati giusti e utilizzando sofisticati sistemi di Analytics, il nostro sistema sanitario potrebbe essere in grado di prevedere quando un paziente con patologie croniche rischia di ammalarsi e di essere ricoverato in ospedale, potendo così intervenire prima ancora che questo accada. Il tutto farebbe risparmiare diversi milioni di euro e soprattutto permetterebbe di migliorare la cura del paziente: ci sono già diversi progetti pilota in Europa e negli Stati Uniti che stanno provando questo nuovo approccio. Sarà possibile gestire meglio un Pronto Soccorso sovraffollato e garantire un soggiorno più confortevole in ospedale al paziente, perché il tutto sarà ben pianificato».

Guardando invece alla possibilità di conciliare contenimento della spesa e innovazione grazie all’utilizzo dei nuovi paradigmi, secondo Lilia Bounab bisogna procedere a importanti investimenti all’inizio. È necessario essere in grado di garantire la sicurezza e riservatezza dei dati del paziente, nonché implementare potenti sistemi di analisi. Questo porterà alla raccolta di una quantità enorme di dati, che però, ancora una volta, risulteranno inutili se non vengono gestiti come preziose informazioni da analizzare. Con i dispositivi Datalogic è possibile raccogliere in automatico i dati relativi alla permanenza di un paziente in ospedale, trasmetterli al sistema centrale e aggiornare in tempo reale la cartella clinica elettronica. La registrazione di ogni evento avvenuto durante il ricovero permette infatti di migliorare i dati relativi al paziente e alla sua sicurezza».

Condividere le informazioni

«La Commissione europea e il settore sanitario riconoscono l’importanza del ruolo della tecnologia per incrementare i livelli di servizio grazie a una migliore condivisione delle informazioni» – afferma Davide Oriani, CEO di Ricoh Italia (www.ricoh.it). «Da una ricerca commissionata da Ricoh a Coleman Parkes Research emerge come l’81% delle aziende del settore sanitario sta investendo in nuove tecnologie, ma molte realtà (41%) non sono ancora riuscite a superare la sfida della condivisione dei crescenti volumi di dati da gestire, dati che provengono da un numero sempre maggiore di fonti». Però big data e cloud computing rappresentano due opportunità per migliorare questi aspetti, creando un ambiente integrato per la gestione delle informazioni mediche: «Le tecnologie per la gestione dei big data consentono di analizzare e incrociare enormi quantità di dati migliorando per esempio le attività di Ricerca e lo studio delle patologie. Anche l’introduzione del cloud computing comporta numerosi vantaggi in termini per esempio di riduzione dei costi per l’acquisto e la manutenzione delle tecnologie, maggiore agilità ed evoluzione verso la sanità digitale migliorando l’integrazione e la condivisione delle informazioni su tutto il territorio nazionale. Ci si aspetta che la Sanità utilizzi sempre più informazioni in formato elettronico e che il cloud svolga quindi un ruolo importante nella migrazione dal cartaceo al digitale. L’Istituto Italiano Privacy, in collaborazione con Federsanità ANCI, ha redatto il Manuale pratico su protezione dei dati e Cloud Computing nella Sanità che abbatte alcuni dei principali ostacoli, come per esempio la sicurezza dei dati, che ancora frenano il suo utilizzo. Questa iniziativa – conclude Oriani – favorirà la diffusione del cloud e la realizzazione della sanità digitale a cui tende la Comunità europea».

Anche il cuore è nel cloud

«Le tecnologie cloud possono senz’altro migliorare i servizi offerti dal settore sanitario: per esempio, le aziende sanitarie possono condividere informazioni, come risultati di analisi e cartelle cliniche, tra diverse sedi geografiche e ottimizzare quindi le spese. Inoltre, si possono ridurre gli spostamenti fisici del personale e aumentare notevolmente l’efficienza dei servizi offerti. Non dimentichiamo, infine, che un altro importante beneficio del cloud è la semplificazione» – spiega Michele Balbi, presidente di Teorema Group (www.teorema.net). Inoltre, contenere la spesa conciliando l’innovazione si può, in quanto l’adozione del cloud genera un buon ritorno di investimento e, in ogni caso, si tratta di una tecnologia decisamente meno onerosa rispetto al rinnovo totale dell’infrastruttura IT. «A questo proposito – racconta Balbi – un esempio di eccellenza può essere quello del reparto di Cardiologia dell’Ospedale di Trieste, dove è stato avviato un progetto denominato TeleMedSystem, grazie al quale i pazienti cardiologici sono tenuti sotto controllo medico attraverso un servizio di telemedicina e teleassistenza. La soluzione, realizzata con tecnologia Microsoft e presentata nell’iniziativa CityNext, permette la comunicazione fra paziente e operatori sanitari, favorendo la continuità assistenziale, l’intensificazione del follow-up e il coinvolgimento attivo del paziente e dei suoi familiari. Le informazioni raccolte sono disponibili su cloud, in modo da poter essere utilizzate dal contact center e dal personale medico».

Uno sguardo Oltralpe

Andrea Corbani, chief strategic marketing director di NoemaLife (www.noemalife.com), società fondata a Bologna nel 1996, che opera nel mercato dell’informatica per la Sanità, fa sapere che da quando la società francese Medasys è entrata a far parte del Gruppo, la Francia è diventata per NoemaLife il secondo mercato di riferimento, dopo quello italiano. «Abbiamo così constatato che la maggior parte degli ospedali francesi utilizza l’IT per il governo del processo di cura» – dichiara Corbani. «In Italia invece il territorio è fortemente differenziato sia in termini di maturità dei sistemi regionali sia in riferimento alle soluzioni applicative adottate. Elemento interessante del modello francese, che va in direzione di un approccio cloud, è l’inclinazione a fornire soluzioni informatiche in modalità Software as a Service (SaaS), con contratti pluriennali, che consentono alle amministrazioni di investire in modo bilanciato, dilazionando i pagamenti in un arco di tempo dai cinque ai dieci anni». Secondo Corbani, nell’attuale contesto economico, questo orientamento al pay per use consentirebbe alle direzioni sanitarie di non effettuare investimenti impegnativi nei momenti di crisi, ma – al tempo stesso – di non rinunciare a qualità ed efficienza, distribuendo le spese lungo un arco di tempo ampio. «In Francia – spiega Corbani – sono operativi diversi progetti del Gruppo NoemaLife in modalità SaaS: ricordiamo il progetto Picarsis, (che sta per Picardie Système d’Information de santé), che gestisce in modo integrato una rete di 12 ospedali e quattromila posti letto, e il progetto Centre Hospitalier Regional Universitaire di Montpellier, che fornisce supporto a sette ospedali con tremila posti letto».

La parola alla Regione Lombardia

«Oggi, la vera sfida per i sistemi sanitari è migliorare il servizio senza comprometterne la sostenibilità» –  dichiara Antonio Barone di Lombardia Informatica (www.lispa.it). Secondo il manager, la cui carica precisa viene recitata come “dirigente funzione di staff strategia e program management direzione SISS (Sistema Informativo Socio Sanità e Carta Regionale dei Servizi)”, la chiave del successo sta nel cambiamento di paradigma organizzativo che vede nella «territorializzazione dell’assistenza la strategia implementativa». Sempre secondo Barone, «spostare il baricentro sul territorio comporta la necessità di trasferire il mindset del sistema dalle singole prestazioni al continuum di tali prestazioni all’interno di un piano di assistenza individuale rispetto al quale un team di professionisti opera all’interno di una reale presa in carico della domanda di salute. In questo contesto, è evidente che la raccolta, l’integrazione e l’organizzazione di grandi moli di dati e il successivo utilizzo per le varie finalità all’interno del sistema è una delle precondizioni perché tali scenari organizzativi possano sussistere, e in tal senso le tecnologie in oggetto risultano realmente strategiche per l’e-Health».

Conciliare contenimento della spesa e innovazione grazie all’utilizzo dei nuovi paradigmi è possibile. Anche perché – avverte Barone – «se così non fosse, non sarebbe innovazione: il tema è innovare il funzionamento del sistema sanitario e in questa prospettiva è imprescindibile innovare armonicamente il suo sistema informativo». L’esempio del Siss lombardo è illuminate, in quanto realizza un unico sistema informativo federando i sistemi locali con quello regionale e interfacciando i sistemi esterni alla regione. «Il Siss è pensato per seguire il cittadino nei suoi contatti con la rete dell’offerta, raccogliere dati centralmente, organizzarli e renderli disponibili per le finalità di tutela della salute e governo del sistema sanitario. In tal senso, le principali basi dati sono il Fascicolo Sanitario Elettronico e il data warehouse Siss. Tali sistemi in questo momento supportano tutti gli operatori del territorio nel definire e seguire il percorso di salute dei singoli pazienti e la Regione nella definizione delle scelte di programmazione che già oggi sono fondate su informazioni raramente disponibili in altri contesti. In tal senso – conclude Barone – i lavori in corso sulle nuove modalità di gestione della cronicità e il progetto CReG in particolare costituiscono un esempio di innovazione straordinaria che non sarebbe altrimenti possibile senza un siffatto supporto informatico».

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Da tempo è in atto una progressiva trasformazione digitale delle aziende. Non è certo una novità. Ma chi prefigurava uno scenario completamente digitale in tempi brevi deve forse ricredersi, visto che le informazioni conservate sotto forma cartacea hanno ancora adesso un ruolo ben definito accanto alle informazioni digitali. Le ragioni sono molteplici, ma è interessante notare come non siano pochi i responsabili delle aziende europee che ammettono di non essere ancora pronti per entrare nell’era digitale, come è emerso da una ricerca condotta tra maggio e giugno 2013 da Coleman Parkes Research e commissionata da Ricoh (www.ricoh.it), il colosso della gestione documentale, con oltre 75 anni di storia e presenza a livello globale. In Italia, la società fattura circa 330 milioni di euro e gestisce 155mila dispositivi, con oltre 33mila clienti, dalle piccole e medie imprese fino ai grossi gruppi.

Digital transformation

Più in dettaglio, la ricerca ha rivelato che il 63% dei manager ritiene che la propria azienda sia ben lontana dall’essere pronta per la trasformazione digitale. Ma non solo: l’83% dei responsabili aziendali sono convinti che i CIO siano pronti per guidare questa trasformazione, ma non godono della piena legittimazione per farlo e per cambiare le attività da cui dipende la crescita del business. E, certamente non a caso, solo il 9% dei CIO interpellati ritiene di avere influenza ai fini del cambiamento in questa area. La ricerca ha anche messo in evidenza che i CIO possono avere l’opportunità di assumere un ruolo importante delineando la strategia digitale da seguire e favorendo la crescita dell’azienda, ma solo a patto che abbiano a disposizione gli strumenti necessari e siano coinvolti nei processi decisionali. I manager interpellati non hanno mancato di enucleare: in primo luogo, una significativa esperienza di marketing, poi conoscenze tecnologiche adeguate e infine competenze in merito ai processi di business. Però, solo una minoranza degli intervistati ha dichiarato che attualmente il CIO dispone di tutti gli strumenti necessari per implementare una strategia digitale di successo, che punti per esempio a un maggiore coinvolgimento dei clienti (13%) oppure a una gestione più efficace della supply chain (14%).

Superare le resistenze al cambiamento

Probabilmente, è anche per questo che i progetti di “digital transformation” vengono in prevalenza gestiti dal CTO e dal CIO (43%) e solo in seconda battuta dal CEO, cosa che avviene nel 30% dei casi. Tuttavia, se si considerano solo i responsabili dei sistemi informativi, questi hanno la leadership solo nel 21% dei casi. Tra l’altro, il CIO fa parte del consiglio di amministrazione in meno della metà delle aziende del campione (46%).

«I risultati della ricerca mettono in risalto che la maggior parte delle aziende sta attraversando un “periodo buio” nella trasformazione verso il digitale e non sempre è pronta per questo passaggio» – commenta Davide Oriani, CEO di Ricoh Italia. «In un periodo come questo, in cui ci si aspettano molti cambiamenti guidati dalla tecnologia, per le organizzazioni è importante essere flessibili allo scopo di adattarsi con rapidità alle nuove esigenze dei clienti e al contesto di mercato, in modo da mantenere o guadagnare vantaggi competitivi. Vincere le sfide connesse a questo cambiamento impone che il reparto IT non venga visto come una funzione di staff e di supporto. Invece, ai responsabili dei sistemi informativi andrebbe data la possibilità di innovare i modelli di business e le modalità di interazione con i clienti, introducendo cambiamenti nei workflow che incrementino la produttività. Grazie alle loro competenze tecnologiche e di business, i CIO hanno la possibilità di analizzare le modalità di lavoro tradizionali per innovarle, ottimizzando così i processi. I possibili benefici vanno oltre la riduzione dei costi, perché le aziende possono trarre vantaggio da modelli di business più produttivi e flessibili che facilitano la condivisione della conoscenza tra i dipendenti e aumentano la reattività di fronte alle esigenze espresse dai clienti. Partendo da questo approccio, il CIO sarà in grado di focalizzare l’attenzione sulla crescita del core business per guidare con successo l’organizzazione verso un futuro digitale».

L’ora degli iWorker

Ma il percorso verso la trasformazione digitale presuppone anche la presenza di risorse che abbiano accesso su base continuativa a tutte le informazioni utili a soddisfare le necessità dell’azienda e dei suoi clienti, configurandosi così in quelli che da più parti si chiamano “intelligent workers”, spesso abbreviati in iWorker. Continua Davide Oriani: «Per le organizzazioni di tutta Europa, è arrivato il momento di prepararsi al futuro, ottimizzando i processi documentali. In un contesto in cui aumentano le innovazioni e i cambiamenti guidati dalla tecnologia, gli iWorker sono fondamentali per la crescita aziendale e per aumentare l’efficienza, la produttività e la capacità di rispondere alle esigenze dei clienti». La fotografia di questa ulteriore tendenza in atto è stata effettuata in un’altra ricerca commissionata da Ricoh Europe e sempre condotta tra maggio e giugno 2013 da Coleman Parkes Research. Il dato principale emerso è che nei prossimi cinque anni il numero di iWorker delle aziende europee aumenterà in maniera esponenziale. Attualmente, solo il 4% dei manager europei definisce la maggioranza dei dipendenti della propria azienda con il termine iWorker, vale a dire knowledge worker che hanno accesso di tipo 24/7 a tutte le informazioni necessarie per gestire al meglio le esigenze dell’azienda e dei suoi clienti. Ma gli stessi interpellati prevedono comunque un cambiamento significativo entro i prossimi cinque anni: il 37% del campione è infatti convinto che entro il 2018, cioè di qui a cinque anni, la maggior parte della popolazione aziendale sarà costituita da iWorker. La crescita degli iWorker, rivela l’indagine, può essere vista come una risposta delle aziende alle conseguenze negative derivanti dall’inefficace condivisione delle informazioni. Dovendo stilare una graduatoria degli impatti più rilevanti causati da queste inefficienze, i manager interpellati hanno citato al primo posto la perdita dei ricavi (49%), seguita al secondo posto dalla perdita dei clienti (43%), mentre in terza posizione è stata indicata la conoscenza superficiale della realtà dei clienti (27%).

Investire in nuove tecnologie

Lo studio commissionato da Ricoh ha posto l’accento anche sul fatto che, prima di incrementare la presenza degli iWorker nelle aziende europee, si rivela necessario risolvere alcune importanti questioni. Infatti, se circa tre quarti delle imprese sta investendo in nuove tecnologie con l’obiettivo di migliorare la produttività dei dipendenti, sia quando sono in ufficio sia quando sono in mobilità, un numero altrettanto significativo mette in luce l’esigenza di rivedere i processi per consentire ai dipendenti di accedere con più facilità alle informazioni. Oltre il 70% dei manager è infatti persuaso che l’impossibilità di accedere ai documenti tramite dispositivi mobili costituisca un limite alla piena operatività dell’azienda, mentre due terzi evidenzia come le funzioni di ricerca inadatte impediscano di trovare le informazioni necessarie per contribuire alla crescita dell’azienda. Inoltre, il 62% dichiara che i tanto vituperati (a ragione) silos informativi non interconnessi stanno ostacolando la condivisione dei dati.

«Le conclusioni della ricerca sono piuttosto nette nell’indicare che il numero degli iWorker è destinato a crescere in modo significativo, ma la vera domanda che ci si deve porre è se le aziende sono pronte» – afferma Davide Oriani. «I top manager sono consapevoli più che mai della necessità di un’ulteriore ottimizzazione delle modalità con cui nelle aziende si utilizza la tecnologia e si gestiscono i silos informativi. Proprio per questo, diventa ancora più d’attualità l’esigenza di riesaminare e modificare le modalità di lavoro tradizionali, soprattutto per tenere il passo con i cambiamenti guidati dalla tecnologia, che inevitabilmente porteranno ancora nuove sfide».

I passi necessari

Ma quali sono le misure da intraprendere per consentire la crescita degli iWorker in azienda? La ricerca ha evidenziato alcune attività irrinunciabili. In prima posizione, per arricchire le competenze dei dipendenti è necessario mettere a disposizione strumenti per la collaborazione che favoriscono la condivisione della conoscenza e l’interscambio di informazioni tra persone che lavorano in differenti luoghi. Al secondo posto sono invece state menzionate l’ottimizzazione dei processi aziendali, per esempio tramite l’analisi delle modalità di lavoro dei dipendenti e l’utilizzo corretto delle tecnologie, e il passaggio al cloud. In quarta posizione, gli intervistati hanno citato la digitalizzazione dei documenti cartacei, con l’obiettivo di migliorare l’accesso alle informazioni, sia quelle attuali sia quelle presenti in azienda da tempo, che sono importanti e che agevolano i processi decisionali.

Meno carta più risparmi

Dalle ricerche citate fin qui emerge il peso che in azienda hanno tuttora le informazioni conservate sotto forma cartacea. È proprio a questo che ci si riferisce quando si parla di bigger data, che includono non solo le informazioni digitali ma anche i documenti cartacei alla base dei processi decisionali. A fotografare i contorni del fenomeno, ci ha pensato un’altra ricerca condotta a livello europeo nella primavera 2013 per conto di Ricoh. «Il crescente problema nella trattazione dei dati aziendali è dato anche dallo storico, che è in gran parte sotto forma cartacea, una modalità che è tuttora utilizzata in molte imprese» – mette in evidenza il CEO di Ricoh. Non a caso, una stima attendibile rivela che più del 50% delle aziende ha ancora dai cinque ai dieci anni di storico sotto forma cartacea: una mole di dati tuttora importanti per il business, che però talvolta non si rivela di agevole reperimento e consultazione. «La nostra ricerca ha – però – evidenziato che vi è molta consapevolezza sull’importanza dei documenti cartacei per le strategie di business e l’87% delle aziende intervistate concorda sul fatto che la digitalizzazione migliorerebbe i processi aziendali» – prosegue Davide Oriani. Inoltre, il 56% delle aziende italiane è convinta che digitalizzando le informazioni si otterrebbe una percentuale di risparmio quantificabile tra il 5 e il 20% del fatturato. Più in dettaglio, il 35% stima un risparmio tra il 5 e il 10%, mentre per il 21% la percentuale si colloca tra l’11 e il 20 per cento».

Capire i bigger data

Lo scenario attuale vede ancora un buon terzo delle aziende intervistate disporre di informazioni esclusivamente su carta. Segno che c’è ancora un lungo cammino da fare. La soluzione è a portata di mano: «La digitalizzazione delle informazioni può davvero rendere i processi decisionali più efficaci, perché solo la capacità di accedere facilmente alle informazioni, digitali o fisiche, può essere davvero utile per le organizzazioni che intendano effettuare il passaggio al digitale e favorire la crescita aziendale» – avverte Oriani. E infatti, la dematerializzazione sta diventando sempre più una priorità per molte organizzazioni: quattro intervistati su dieci (per l’esattezza il 39% del totale) sono convinti che i loro dati verranno completamente digitalizzati entro i prossimi tre anni. Dopotutto, conclude Davide Oriani, «le informazioni aziendali importanti esistevano già molto prima che si parlasse di big data: per questo è importante guardare al di là delle informazioni digitali: informazioni rilevanti, oltre ai dati storici, contenuti in documenti stampati, possono aiutare ad avere un quadro più completo e saranno sempre di fondamentale importanza nel futuro».

L'articolo Prepararsi al futuro digitale. Processi più efficienti proviene da Data Manager Online.

di Luca De Piano

Modernizzazione, innovazione e digitalizzazione. Tre ricette spesso combinate assieme. E ancora più spesso riferite alla pubblica amministrazione, centrale e locale. Perché non c’è dubbio, che nonostante i notevoli progressi fin qui compiuti, la macchina pubblica abbia ancora bisogno di iniezioni di informatizzazione per poter dare ai cittadini e alle imprese servizi di buon livello e a costi ragionevoli. Un nuovo alleato per questo ulteriore sforzo è senz’altro costituito dalle applicazioni di cloud computing. Gli ambiti di intervento sono svariati e vanno dal miglioramento dei processi interni, alla comunicazione e collaborazione in tempo reale, al minore impatto sull’ambiente, il tutto volto al raggiungimento della massima efficacia operativa. Oggi, è una realtà, il fatto che – adottando soluzioni di cloud computing, in maniera analoga a quanto avviene da tempo per il mondo delle imprese – gli enti della pubblica amministrazione possono avviare in tempi rapidi nuovi progetti, riducendo in maniera significativa gli investimenti iniziali, i successivi costi di gestione e manutenzione dell’infrastruttura e delle applicazioni IT, salvaguardando allo stesso tempo investimenti già effettuati in passato.

Anche se qualcuno punta il dito sugli ostacoli dettati dalla mancanza di un’effettiva governance di programma sull’innovazione, dalla scarsità di regolamenti chiari, nonché dagli aspetti legati alla sicurezza dei dati e alla privacy, da più parti si prospetta – però – un’adozione di nuove soluzioni cloud, sulla spinta di una crescente domanda di servizi migliori ed evoluti da parte dei cittadini e anche dalle azioni intraprese nell’ambito della cosiddetta “spending review”. Non a caso, lo scorso anno l’Unione europea ha sviluppato una strategia da realizzare entro il 2020 che si propone di stimolare la produttività delle imprese e della pubblica amministrazione europea proprio attraverso il cloud computing. La strategia mira ad accelerare e potenziare l’accesso alla “nuvola informatica”, per esempio mediante la standardizzazione e omogeneizzazione del contesto normativo, in modo che l’Europa riesca a sfruttarne appieno il potenziale. Grazie a un’infrastruttura unica e integrata, la pubblica amministrazione può davvero essere in grado di offrire servizi pubblici più efficienti per quanto riguarda funzioni rilevanti quali l’e-Government o l’e-Health. 

Dematerializzazione

Ma, per entrare più specificamente a esaminare i processi, sono interessanti le indicazioni emerse dalla ricerca condotta la scorsa primavera in Europa da Coleman Parkes Research per conto del colosso della gestione documentale Ricoh Europe. «Dallo studio – spiega Davide Oriani, CEO di Ricoh Italia (www.ricoh.it) – è emerso che la gestione dei processi nella pubblica amministrazione sta diventando sempre più complessa: gli enti pubblici si trovano di fronte a sfide quali la necessità di dematerializzare i documenti. In Europa, la PA è il settore che utilizza maggiormente la tecnologia cloud per la condivisione dei documenti (47% del campione) e per consentire ai dipendenti di accedere alle informazioni da dispositivi mobili (71%). Molti soggetti riconoscono quindi come il cloud possa aiutare a migliorare i servizi ai cittadini, ma il 57% degli intervistati afferma che la PA non sia ancora pronta a coglierne i benefici a causa, per esempio, della mancanza di processi interconnessi e della presenza di sistemi legacy». Il rimedio? Collaborare con esperti di document management per semplificare la migrazione e l’integrazione. «Il settore pubblico può – in questo modo – rendere le informazioni più facilmente accessibili sia da parte del personale sia dei cittadini, ed erogare servizi di elevata qualità» – afferma Oriani. 

Alcuni progetti in atto

Anche Gastone Nencini, country leader di Trend Micro Italia (www.trendmicro.it), ritiene che in termini di innovazione, il cloud possa sicuramente rappresentare un fattore abilitante per la pubblica amministrazione locale e centrale: «Esistono progetti di grande valore che implicano la condivisione delle risorse, come i tanti data center sparsi per il Paese, e che comporterebbero un impatto consistente dal punto di vista operativo» – spiega Nencini. «Molti di questi aspetti sono previsti dall’Agenda Digitale nella parte dedicata alla razionalizzazione delle infrastrutture CED, ma purtroppo al momento la sua attuazione è ferma». Eppure le applicazioni cloud utili sono molte e alcune sono già state adottate nella PA, come la posta certificata nello scambio di informazioni tra enti pubblici. «Il cloud facilita infatti l’interoperabilità e abbatte la necessità di investire in infrastrutture. Dal punto di vista del cittadino, la disponibilità di banche dati univoche consentirà di accedere più agevolmente ai servizi, anche per richiedere certificati più facilmente, e ridurrà la burocrazia per aziende e professionisti». A questo riguardo, Trend Micro ha già numerosi esempi di utilizzo del cloud per fornire alle amministrazioni locali un punto unico per la sicurezza: è il caso dell’Azienda USL di Reggio Emilia, per la quale Trend Micro ha creato specifiche appliance presso ciascuna struttura ospedaliera e il cui funzionamento è monitorato tramite una console di amministrazione centralizzata, garantendo così la massima sicurezza per i dispositivi medici collegati alla rete aziendale. La stessa tecnologia di sicurezza di Trend Micro è pensata “in-the-cloud” per garantire una protezione immediata con informazioni in tempo reale sulle minacce.

«La diffusione del cloud computing ha già promosso un cambio di mentalità all’interno della PA» – fa notare Fabio Alghisi, sales manager di Veeam Software Italy (www.veeam.com).

«Le recenti norme sul disaster recovery hanno fornito una spinta in questo senso, e sempre più spesso la PA si appoggia, almeno per le attività di disaster recovery, a spazi e anche a servizi fruibili via cloud». Potenzialmente, tutte le categorie di servizi potranno trarre vantaggio dall’adozione generalizzata dei paradigmi cloud, e ancora di più potranno trarne i cittadini, quando i servizi in cloud saranno accessibili da altre piattaforme come quelle mobili.

Ma vi sono alcune condizioni per un utilizzo efficace di questi strumenti: «Da una parte – sottolinea Alghisi – è necessario superare il modello “a silos”, cioè quello che talora ancora vede le singole amministrazioni sostanzialmente isolate dalle altre, a causa di procedure e applicazioni non in grado di comunicare tra loro – e dall’altra parte – l’istituzione di una reale ed efficace governance di programma sull’innovazione, senza la quale si rischierebbe di replicare l’errore insito nel modello citato su una infrastruttura innovativa, a discapito della fruibilità e della sostenibilità economica». E, come esempio di approccio al cloud efficace, Veeam cita il consolidamento del data center in via di realizzazione al ministero dell’Economia e delle Finanze, che utilizza tecnologie dell’azienda svizzera per la protezione dati e la gestione di ambienti virtuali, ottenendo notevoli vantaggi in termini di maggiori performance, ottimizzazione delle risorse e un sensibile contenimento dei costi, a fronte di una migliorata fruibilità dei servizi offerti. 

Flessibilità in primo piano

Anche un colosso come EMC (www.emc.it) sta dando il proprio contributo, in particolare nell’ambito dell’organizzazione e gestione delle informazioni, all’evoluzione della pubblica amministrazione, in linea con gli obiettivi dell’Agenda Digitale. Anche perché – spiega Danilo Cioffi, responsabile per il Public Sector di EMC – «è ferma convinzione dell’azienda che la flessibilità, l’efficienza e la semplificazione, insieme all’ottimizzazione dei costi, garantiti dal cloud computing, possono accelerare l’adozione dei nuovi servizi digitali rivolti ai cittadini». Il cloud può fornire strumenti essenziali per consentire di superare la tradizionale frammentazione dei sistemi informativi delle varie amministrazioni e contribuire a un sostanziale miglioramento dell’efficienza della pubblica amministrazione. Questo è dovuto sia ai vantaggi associati all’ottimizzazione delle risorse informatiche sia alla razionalizzazione delle infrastrutture hardware e delle piattaforme software, delle applicazioni e dei processi, in una logica di progressiva standardizzazione e condivisione dei servizi. L’approccio al cloud può abilitare – da un lato – la valorizzazione delle sinergie e il contenimento dei costi, e dall’altro, la creazione di un maggiore valore per i cittadini, con la possibilità, anche per gli enti pubblici locali, di accedere all’innovazione, creando servizi più efficienti e con livelli di prestazioni più elevati». 

Guardare ai processi

Antonio Baldassarra, Ceo di Seeweb (www.seeweb.it), introduce nel dibattito un altro elemento, sottolineando che le problematiche di innovazione e digitalizzazione in ambito PA attengono agli aspetti di processo, prima che alle questioni tecnologiche. «A mio modo di vedere – dice Baldassarra – occorrerebbe cogliere il reale contributo di innovazione offerto dal cloud in particolare per incidere in maniera importante sui processi delle PA rivedendoli integralmente – magari eliminandoli – oppure introducendone di nuovi al posto di quelli obsoleti». Pensare a innovazione e digitalizzazione come la possibilità di fare “in modo nuovo” processi vecchi è secondo Baldassarra un grave errore. «Ma purtroppo è quello che si è visto finora. La metafora del cloud computing che oltre al “pay per use” propone concetti di forte standardizzazione, deve spingere a una revisione dei processi e degli ambienti ICT della PA in un’ottica di normalizzazione e di progettazione orientata al riuso dei sistemi e dei programmi». Per quanto riguarda i servizi che possono essere collocati sul cloud, vi sono sicuramente tutti i servizi di posta elettronica, i portali web, i sistemi di servizi diretti al cittadino. «Inoltre, il cloud computing rende agevole la gestione di architetture e procedure sistematicamente simili tra loro, cosa che accade per il mondo della PA periferica» – prosegue Baldassarra. «Migliaia di Comuni fanno esattamente le stesse cose e le fanno in migliaia di modi diversi e con migliaia di procedure diverse: spostare sul cloud alcune di queste procedure, come per esempio quelle relative all’anagrafe, consentirebbe significative economie nei costi e permetterebbe di raggiungere uno standard di qualità di servizio uniforme e controllato».

Processi di acquisto

Rimanendo in tema di spesa, Antonio Cappiello, account director di BravoSolution (www.bravosolution.com), fa notare che dal punto di osservazione dei processi di acquisto e di governo della spesa, esiste un atteggiamento dualistico della PA nei confronti del cloud computing. «L’utilizzo di tecnologie “da remoto” e attraverso Internet è visto come grande opportunità per mettere in atto le recenti indicazioni normative che regolano gli acquisti pubblici e che promuovono con forza crescente le tecnologie digitali (da ultimo, si può citare il decreto 55/2013 sulla fatturazione elettronica) per rendere i processi più efficienti, snelli, trasparenti e dematerializzati». Ma non solo. «Il cloud – continua Cappiello – è talvolta associato all’idea di soluzioni “standard” non sufficientemente specifiche per procedure di affidamento regolate da numerosi adempimenti formali». Si tratta di un timore che – però – può essere superato orientandosi verso soluzioni evolute come le «tecnologie consolidate e specifiche per appalti pubblici, in grado di interfacciarsi automaticamente con sistemi terzi che, nel caso del procurement pubblico, sono tipicamente i sistemi dell’AVCP, quelli per la gestione dei protocolli di legalità e i sistemi ERP aziendali». Il tutto con i più elevati livelli di sicurezza nella gestione di dati e processi critici per la regolarità delle procedure pubbliche. «Lo dimostrano – fa notare Cappiello – le esperienze di governi nazionali quali quelli di Regno Unito e Olanda, e quelle di numerose stazioni appaltanti italiane che hanno già adottato queste tecnologie con successo».

È interessante anche il contributo di Paolo Perissinotto, product manager per le soluzioni PA, area Contratti Pubblici di 24 ORE Software (www.24oresoftware.com). «Il paradigma sotteso al cloud computing non può che essere considerato votato all’innovazione e alla razionalizzazione della spesa oltre che all’efficienza complessiva nella gestione dei flussi dei dati e delle informazioni interne ed esterne all’Ente» – dice Perissinotto. «Tuttavia, incontra resistenze culturali e operative che ne limitano la diffusione. Queste resistenze trovano spiragli applicativi concreti, favoriti anche dall’incalzare della produzione normativa che induce ogni ente pubblico a reagire in tempi sempre più serrati e a garantire standard di trasparenza e cooperazione con l’esterno sempre più elevati». Si hanno quindi esempi di rilevante ricorso alle procedure negoziate negli appalti, che prevedono l’effettuazione di indagini di mercato puntuali nel rispetto dei principi comunitari: «Una situazione che porta il più delle volte alla istituzione di elenchi aperti di operatori economici capaci di interagire con il mercato dei soggetti esterni interessati» – fa notare Perissinotto. Ma vi sono anche altri esempi, come le recenti disposizioni sulla trasparenza degli affidamenti di appalti di lavori, servizi e forniture che impongono alle varie amministrazioni di rendere pubblici tempestivamente e in formati aperti tutta una serie di dati che solitamente non erano mai trattati. «Lo sportello unico dell’edilizia privata dove tecnici e cittadini devono avere la possibilità di presentare e seguire via web l’intero iter amministrativo delle proprie pratiche senza doversi mai recare fisicamente allo sportello dell’Ente» rappresenta un altro esempio di questa sinergia virtuosa. «Quello che accomuna questi casi – prosegue Perissinotto – è che si tratta di situazioni che di solito comportano l’adozione di nuove componenti di infrastruttura tecnologica, di software applicativo, o di altro. Complessivamente, solo le soluzioni cloud di tipo pubblico o privato riescono a mettere a disposizione queste componenti in tempi rapidi, con collaudate certezze di processo, conformità normativa nel tempo, a prezzi assolutamente concorrenziali rispetto alle soluzioni canoniche. E in questi casi è facile per i soggetti pubblici toccare con mano immediatamente i vantaggi di una soluzione cloud». 

Piattaforme di riferimento

Nel settore pubblico, l’aspetto legato alla dicotomia risparmio-innovazione è ancora più significativo, poiché coinvolge gli interessi della comunità. Pierangelo Rossi, amministratore delegato di Italsel (www.italsel.com) non ha dubbi: «Il cloud computing nasce per trasformare gradualmente ogni hardware in un terminale della Rete. Se guarderemo a quest’ultima come un luogo popolato da software disponibili on-demand, allora l’hardware personale sarà sufficiente a svolgere gran parte del lavoro di un’azienda, pubblica o privata». Se l’ottimizzazione di un sistema informativo nasce dalla semplificazione, è in tal senso che il cloud può giocare un ruolo determinante. Ma non solo: «Nell’immediato o nel prossimo futuro, i servizi informativi che beneficeranno maggiormente di questa tecnologia sono quelli considerati “di base”, come la posta elettronica, la condivisione e il backup dei dati, la sicurezza granulare del dato sensibile (fondamentale per la PA) e la gestione di device mobili. La piattaforma Shareprise.it di Italsel nasce proprio per soddisfare queste prime esigenze – spiega Rossi – e si arricchisce di un importante accordo strategico come la distribuzione di Colt Ceano, il sistema applicativo di servizi cloud-based quali Hosted Exchange, Backup as a Service, Disaster Recovery as a Service, IaaS, Virtual Desktop, File Sharing e Collaboration, offerta da Colt sulla propria infrastruttura. La necessità più sentita, infatti, è la possibilità di avere un unico fornitore, un unico SLA e la massima affidabilità di calcolo e di banda: strumenti indispensabili per usufruire di tutti i vantaggi del cloud».

Sulla stessa linea è anche Antonio Leonforte, amministratore delegato di Fhoster (www.fhoster.com) che sottolinea come i vantaggi di una infrastruttura cloud pubblica o privata siano ormai chiari in termini di flessibilità e di riduzione dei costi, anche se non è a livello infrastrutturale che il cloud computing esprimerà il suo massimo potenziale. «Risparmi e guadagni di efficienza assai più consistenti possono essere ottenuti sfruttando il cloud non solo per il dispiegamento di soluzioni sviluppate in modo tradizionale, ma come piattaforma agile, di tipo PaaS, Platform as a Service, per creare direttamente nel cloud, in modo drasticamente più veloce ed economico, sistemi informativi aperti e robusti in risposta a nuove esigenze» – afferma Leonforte. La crescente domanda di trasparenza nella PA anche locale sta stimolando – quindi – numerosi progetti innovativi, i cui vincoli di tempo e costo (visto che spesso si hanno a disposizione pochi mesi e poche decine di migliaia di euro) non possono essere soddisfatti con le classiche tecniche di sviluppo. «In questi contesti, piattaforme come Livebase, l’application PaaS di Fhoster, hanno dato prova di unire efficacemente la rapidità e la robustezza dell’approccio model-driven con la flessibilità e l’immediatezza operativa del cloud computing» – spiega Leonforte. «Il ministero dei Beni Culturali, per esempio, utilizza da tempo Livebase sia per progetti di lungo periodo, come la implementazione del Protocollo di Legalità nel Grande Progetto Pompei (anagrafe fornitori e monitoraggio lavori cantieristici), sia per esigenze tattiche, come la ricezione e la valutazione delle proposte per il progetto europeo JHEP, e sia per la pubblicazione di open-data per la trasparenza amministrativa».

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La sfida dei dati diventa sempre più grande. Nonostante sia da tempo in atto una progressiva trasformazione digitale delle aziende, le informazioni conservate sotto forma cartacea hanno ancora un forte peso. È a questo che ci si riferisce quando si parla di bigger data, che includono non solo le informazioni digitali, ma anche i documenti cartacei alla base dei processi decisionali. A fotografare i contorni del fenomeno, ci ha pensato la ricerca condotta a livello europeo nel corso della primavera 2013 per conto di Ricoh (www.ricoh.it), il colosso della gestione documentale, con oltre 75 anni di storia e una presenza mondiale. In Italia, la società fattura circa 330 milioni di euro e gestisce 155mila dispositivi, con oltre 33mila clienti, dalle PMI fino ai grossi gruppi come Poste Italiane o Eni.

«Oggi, la vera sfida è quella di gestire i processi documentali, che oggi assumono forme sempre più varie, con numerosi dati elettronici che circolano all’interno delle aziende e soprattutto in Rete» – ha dichiarato Davide Oriani, CEO di Ricoh Italia. «Ma un crescente problema è dato dallo storico, che è in gran parte sotto forma cartacea, una modalità che è tuttora utilizzata in molte imprese». Non a caso, una stima attendibile rivela che più del 50% delle aziende abbia ancora dai cinque ai dieci anni di storico sotto forma cartacea: una mole di dati tuttora importanti per il business ma di difficile reperimento e di consultazione tutt’altro che rapida. «La nostra ricerca – però – ha ribadito che vi è molta consapevolezza sull’importanza dei documenti cartacei per le strategie di business, e l’87% delle aziende intervistate concorda sul fatto che la digitalizzazione migliorerebbe i processi aziendali» – ha spiegato Oriani. «Inoltre, il 56% delle aziende italiane è convinta che digitalizzando le informazioni si otterrebbe una percentuale di risparmio quantificabile tra il 5 e il 20% del fatturato. Più in dettaglio, il 35% stima un risparmio tra il 5 e il 10%, mentre per il 21% la percentuale si colloca tra l’11 e il 20%».

Lo scenario attuale vede ancora un buon terzo delle aziende intervistate (che sono state esattamente 735) disporre di informazioni esclusivamente su carta. Segno che c’è ancora un lungo cammino da fare. La soluzione si chiama sempre più dematerializzazione. «La digitalizzazione delle informazioni può davvero rendere i processi decisionali più efficaci: solo la capacità di accedere facilmente alle informazioni, digitali o fisiche, si può rivelare essenziale per le organizzazioni che vogliono effettuare il passaggio al digitale e promuovere la crescita aziendale» – ha detto Oriani. La dematerializzazione sta per fortuna diventando una priorità per molte organizzazioni: quattro intervistati su dieci (per l’esattezza il 39% del totale) sono convinti che i loro dati saranno completamente digitalizzati entro i prossimi tre anni.

Su questa linea anche David Mills, chief operating officer di Ricoh Europe: «Il primo passo per riuscire a gestire i bigger data è dipanare il mistero che li circonda. C’è, infatti, un solo risultato che conta davvero: migliorare le relazioni con i clienti. E si tratta di un obiettivo che si raggiunge raccogliendo, analizzando e gestendo le informazioni rilevanti per fornire un migliore servizio ai clienti, anche per fidelizzarli in un’ottica di lungo periodo. Le informazioni aziendali importanti esistevano già molto prima che si parlasse di big data. Per questo, è importante guardare oltre le informazioni digitali. Importanti informazioni e dati storici, contenuti in documenti stampati, possono aiutare ad avere un quadro più completo e saranno sempre fondamentali nel futuro».

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I leader aziendali italiani si rendono conto che la questione dei Big Data va ben oltre la grande quantità di informazioni digitali esistenti e comprende i documenti cartacei che contengono dati importanti per il business. Dematerializzando questi documenti le organizzazioni hanno la possibilità di migliorare la conoscenza del business e di aumentare il proprio vantaggio competitivo.

Il fenomeno dei Big Data è cambiato rispetto al passato e oggi siamo entrati nell’era dei Bigger Data che vede le aziende impegnate nella gestione dei documenti cartacei al fine di migliorare i processi decisionali. Se informazioni importanti rimangono “intrappolate” nei documenti cartacei per le aziende è infatti difficile mantenere una visione a 360° del business e prendere decisioni che siano davvero efficaci.

Nonostante i business leader siano consapevoli dell’importanza dei Big Data e degli impatti dei cambiamenti tecnologici, molte aziende sono ancora legate a modalità operative tradizionali. Di conseguenza, hanno un accesso limitato ai dati precludendosi così la possibilità di cogliere i benefici dell’era digitale. L’85% dei manager di una ricerca condotta da Coleman Parkes e commissionata da Ricoh dichiara che la propria azienda avrebbe potuto imparare dalla recessione precedente per ridurre l’impatto di quella attuale se fosse riuscita ad accedere più semplicemente e velocemente ai dati storici.

Molte informazioni sono quindi ancora conservate su carta e i manager affermano che la propria azienda impiega troppo tempo nella ricerca di informazioni contenute in documenti cartacei archiviati spesso in maniera non funzionale in schedari e magazzini. A volte i documenti di business sono presenti esclusivamente negli archivi personali per cui quando un dipendente lascia l’azienda il rischio è che informazioni importanti vadano perdute. L’azienda è quindi costretta a ricreare dati che in realtà già esistono con le eventuali duplicazioni che ne possono conseguire.

Digitalizzando i documenti e ottimizzando i processi, le aziende europee possono inoltre migliorare la conoscenza dei clienti approfondendo i loro interessi e i comportamenti d’acquisto. I dipendenti possono accedere più facilmente ai dati digitalizzati anche mediante dispositivi mobili e servizi cloud.

I benefici però vanno oltre la semplicità di accesso e includono maggiore velocità dei processi e riduzione dei costi. Prendiamo ad esempio la fatturazione elettronica: un recente report sponsorizzato da Ricoh Europe mette in evidenza che il trattamento di una fattura passiva cartacea costa all’azienda 17,60 euro contro i 6,70 euro di una fattura elettronica. Per quanto riguarda invece le fatture attive, il costo per la gestione del documento cartaceo è di 11,10 euro, un costo che scenderebbe a 4,70 euro se il processo venisse gestito digitalmente. A volte le normative impongono di conservare copia cartacea di alcune tipologie di documenti, ad esempio in ambito medico. Si possono comunque ottenere vantaggi significativi automatizzando i processi, anche se l’output finale rimane cartaceo: l’automazione delle attività amministrative consente una ottimizzazione della gestione delle informazioni sul paziente e un miglioramento delle prestazioni sanitarie.

Digitalizzando e gestendo in maniera integrata le informazioni, le aziende europee possono migliorare la conoscenza del proprio business e guadagnare vantaggio competitivo. Anche i risparmi sono significativi: il 56% dei leader delle aziende italiane ritiene che digitalizzando le informazioni si otterrebbe una percentuale di risparmio quantificabile tra il 5 e il 20% del fatturato. Di questi, il 35% stima tra il 5 e il 10% di risparmio, mentre per il 21% la percentuale si attesta tra l’11 e il 20%.

Le aziende che si preparano a cogliere le opportunità dei Bigger Data saranno quindi in grado di prendere velocemente decisioni e otterranno significativi vantaggi.

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Se è vero che l’informatica ha dato un duro colpo alla carta stampata, è fortemente improbabile che questa sparirà definitivamente. Alcuni analisti concordano nel sostenere che dovremmo essere arrivati a un punto di stabilizzazione, in altre parole quel punto in cui le variazioni di distribuzione tra i media diventeranno piuttosto contenute, perlomeno fin quando non entrerà in scena qualche nuovo attore. Non c’è dubbio comunque che i dispositivi mobili, in particolare i tablet, abbiano contribuito al crollo della carta stampata, soprattutto nel settore dell’informazione, proseguendo in un trend iniziato da tempo grazie all’ormai onnipresenza di Internet.

Le recenti modifiche apportate al Codice dell’Amministrazione Digitale, la disponibilità di nuove regole tecniche, gli obiettivi fissati nell’Agenda Digitale europea e la recente normativa in tema di ottimizzazione e trasparenza della produttività del lavoro pubblico mettono a disposizione delle amministrazioni, dei cittadini, delle imprese e dei professionisti, strumenti che consentono di governare e tracciare i flussi documentali digitali. Secondo NetConsulting, i costi della gestione del documento cartaceo arrivano a pesare tra il 3 e il 5% del PIL con un impatto complessivo sul sistema Italia stimabile tra 42 e 70 miliardi di euro. In particolare, la fatturazione elettronica, insieme all’archiviazione e alla conservazione sostitutiva, farebbe risparmiare 14 miliardi di euro, la posta elettronica certificata 720 milioni, il cedolino per i dipendenti della PA 882 milioni e la trasmissione telematica dei certificati 472,5 milioni per un totale di circa 16 miliardi di euro. A secondo del settore industriale di riferimento, la carta continuerà a mantenere le sue nicchie. La stampa sia su supporto magnetico sia su quello cartaceo risentirà inoltre di una continua e pressante richiesta di personalizzazione da parte degli utenti. Occorre quindi ripensare tutta la filiera della gestione documentale, dai dispositivi di acquisizione e stampa, ai software di gestione dei documenti.

È inoltre necessario cercare di capire dove e come la carta continuerà a giocare un ruolo importante, e come questa richiesta possa essere soddisfatta anche attraverso le moderne tecnologie, non solo hardware, ma anche software, laddove quest’ultimo tende a rivestire un ruolo sempre più importante.

Allo stesso tempo è opportuno cercare di capire come la burocrazia possa svincolarci dall’uso del supporto cartaceo, soprattutto quando risulta obsoleto.

Quantità vs qualità?

Secondo Pietro Santi, amministratore delegato di Docugest, Gruppo Cedacri (www.cedacri.it), attualmente nei contesti aziendali si assiste alla progressiva riduzione dei volumi di stampe, soprattutto in bianco e nero, ma contestualmente cresce la richiesta di qualità della stampa. «E questo perché – dice Santi – in diversi settori industriali, dalle banche alle utility, la prassi di una comunicazione cartacea nei confronti della clientela è destinata comunque a perdurare». Non solo. «Nei confronti di stakeholder esterni, la cura per gli aspetti qualitativi delle stampe deve essere sempre elevata. Oggi, l’elemento che spinge molte aziende a esternalizzare i servizi di stampa è la scelta – o il bisogno – di limitare gli investimenti che sarebbero necessari per mantenere la qualità ma che non sono considerati ammissibili per la gestione di processi non core come quelli di stampa».

Le aziende si stanno orientando verso modelli di business che permettano l’aumento della competitività, con una forte attenzione alla riduzione d’inefficienze e al governo dell’operatività lungo i molteplici canali di distribuzione di documenti digitali e stampati.

«Per la gestione di processi documentali critici – spiega Roberta Svanetti, responsabile Centro di Competenza Enterprise Content Management di Dedagroup ICT Network (www.dedagroup.it) – le aziende adottano strategie di document management orientate al servizio, per migliorare le performance e ridurre i costi. Le soluzioni enterprise sono state quindi ripensate, applicando un modello dove convivono best practice specifiche per i singoli processi di business, funzionalità di gestione documentale evoluta e modalità di interazione con i canali lungo tutta la filiera. Il risparmio così introdotto diventa maggiore se associato a processi di dematerializzazione dei documenti, come l’introduzione nel ciclo passivo della gestione delle fatture in formato digitale e della conservazione sostitutiva, eliminando i costi di gestione di archivi cartacei.

I processi documentali trasversali, quali quelli di dematerializzazione e stampa, sono stati ottimizzati e centralizzati, al fine di poter monitorare tutti i costi, gestire in modo efficiente l’accesso “controllato” ai contenuti, la personalizzazione in funzione del canale di distribuzione e avviare progressivamente l’esternalizzazione o, in molti casi, orientarsi verso il business process outsourcing, sollevando fin da subito l’azienda dagli oneri di gestione della complessità».

Risparmio economico

Le aziende cominciano a comprendere i benefici in termini di risparmio economico e di miglioramenti organizzativi assicurati dal processo di document management. Secondo Salvatore Riontino, channel sales manager di Dell Printing (www.dell.it), il mercato dei vendor si sta organizzando, spesso con accordi di partnership o joint venture, al fine di offrire una soluzione completa chiavi in mano.

«Oggi, gli operatori del settore di riproduzione stampa – dice Riontino – vedono questo processo come un’opportunità per offrire valore aggiunto al mercato, andando ad alleggerire il compito delle aziende che altrimenti dovrebbero formarsi sull’argomento e portarsi in casa tutto il know-how, software e hardware compreso. Sicuramente i service esterni, in collaborazione con i produttori, possono arrivare a coprire tutto il territorio e trovare un ulteriore vantaggio dalle sinergie e dalle economie di scala che si verrebbero a creare».

Il ruolo della stampa si è ridimensionato rispetto a tempo fa. Nell’ambito della gestione dei documenti business, anche la legislazione – fa notare Giovanni Gavioli, country manager di Esker Italia (www.esker.it) – favorisce e continuerà a favorire l’utilizzo di mezzi digitali e l’abbandono della carta, rendendo la stampa un mero accessorio. «La stabilizzazione del mercato verso la dematerializzazione è quindi dovuta più alla contrazione degli investimenti che alla vera volontà di mantenere viva la carta. Si vedrà un sempre maggior utilizzo di centri per la carta, che continuerà a essere stampata».

Dematerializzare non basta

Per Alberto Cappelli, offering manager di Gruppo Formula (www.formula.it), i temi della dematerializzazione stanno diventando sempre più diffusi. Ci sono elementi esterni, quali la fatturazione elettronica, che contribuiscono ad andare verso un obiettivo di dematerializzazione totale. Va considerato – però – che la stampa fisica del documento è solo l’ultimo passo di un processo molto più ampio. Dematerializzare singoli documenti non basta. Si deve andare verso un concetto di gestione documentale estesa al maggior numero possibile di processi aziendali.

«L’opportunità di avvalersi di service di stampa – spiega Cappelli – deve essere valutata soprattutto per raggiungere destinatari non digitalizzati, che sono privati nella maggioranza dei casi. A proposito di imprese anche di piccole dimensioni, il livello di digitalizzazione sta aumentando. C’è molta più consapevolezza: un’impresa che digitalizza i propri processi migliora la produttività in modo significativo. Un’azienda, infatti, ha un beneficio che sta tra gli 8 e i 12 euro a fattura, avvalendosi di una soluzione strutturata di fatturazione elettronica» (ndr – fonte Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione – School of Management – PoliMI, maggio 2013).

Ancora cloud e Big Data

I big data, la diffusione sempre maggiore dei dispositivi mobili e di nuove tecnologie, incluso il cloud computing – secondo Davide Oriani, CEO di Ricoh Italia (www.ricoh.it) – stanno cambiando il modo in cui le aziende gestiscono i documenti e le informazioni. Si delinea quindi un nuovo scenario sempre più integrato in cui funzionalità di stampa, software per la gestione dei documenti digitali e processi sono interconnessi e non più considerati come aspetti a sé stanti. «In questo scenario – afferma Oriani – occorre tener conto del fatto che la tecnologia evolve più rapidamente dei processi e delle modalità con cui essa viene utilizzata. È quindi importante innovare i flussi di lavoro, con verifiche costanti e continue nel tempo, e apportare modifiche alle modalità operative tradizionali. È necessario quindi sviluppare una strategia di gestione dei processi documentali che sia flessibile, così da rispondere alle esigenze degli utenti e che includa piani di change management». 

Anche per i centri servizi si prospettano nuovi scenari. «I service provider più innovativi – continua Oriani – trasformano e ampliano la propria attività per andare oltre la stampa e rispondere alle esigenze dei clienti, che chiedono per esempio produzioni on demand e possibilità di personalizzazione. I centri servizi si pongono sempre più come fornitori di servizi di marketing sviluppando per i loro clienti campagne cross-media e offrendo applicazioni quali ad esempio i servizi di book on demand, il web-to-print, la stampa di documenti TransPromo».

Per Corrado Massone, direttore marketing divisione IT di Samsung Electronics Italia (www.samsung.com/it), il cloud computing rappresenta un trend e un’opportunità importante per le aziende che guardano all’IT come a uno strumento capace di contribuire alla riduzione dei costi. «Il mercato printing si sta evolvendo in quest’ottica – spiega Massone – e offre nuove modalità di accesso al documento, rendendo disponibile agli utenti una mole più ampia d’informazioni e trasformando i flussi documentali all’interno delle organizzazioni. Un ulteriore trend che sta caratterizzando sempre più il mercato printing è quello che riguarda lo sviluppo di nuove applicazioni, che consentono di inviare stampe o effettuare scansioni da un qualsiasi dispositivo mobile, su cui rimangono memorizzate fino al rilascio di una password, perfettamente in linea con le nuove esigenze di controllo delle attività di stampa».

Innovazione legislativa

Per Luigi Lombardi, product marketing manager software fiscale di Wolters Kluwer Italia (www.wolterskluwer.com), la tecnologia consente di ridurre sensibilmente la necessità di stampare su carta dei documenti e diminuire il volume di carta in circolazione recuperando efficienza, anche del sistema Paese, e risparmi energetici.

«Nella filiera della gestione documentale possiamo individuare i punti di snodo. Oggi, sono già attive delle filiere clienti-fornitori che eliminano la carta attraverso lo scambio di file strutturati in base alle regole definite dagli attori».

Più complessa è la gestione dello scambio di documenti, tenuto conto della realtà economica italiana costituita per la maggior parte da PMI e professionisti.

«In questo scenario diventa fondamentale – dice Lombardi – il ruolo di quanti offrono i servizi a questi soggetti – come i commercialisti e le associazioni di categoria – che già oggi possono evitare di stampare su carta le scritture contabili e fiscali, grazie a soluzioni di conservazione sostitutiva – come Suite Doc di Wolters Kluwer Italia – che portano efficienza interna e risparmio energetico. La diffusione dei tablet, inoltre, consente loro di scambiare documenti in modalità digitale e strutturata grazie ai portali di condivisione quali webdesk. Un intervento legislativo – in grado di eliminare il numero di protocollo sulle fatture di acquisto – abbatterebbe una barriera alla smaterializzazione dei documenti di acquisto».

Per quanto riguarda i processi di stampa, secondo Giorgio Mini, vicepresidente di Zucchetti (www.zucchetti.it) le direttive sono due: razionalizzazione e dematerializzazione, ossia stampare meno e rendere digitali anche i documenti stampati.

«Il primo obiettivo – spiega Mini – si raggiunge con dispositivi di ultima generazione in grado di ridurre l’impatto ambientale in termini di consumi energetici, di carta e relative emissioni di anidride carbonica. Il secondo con software avanzati di gestione documentale, come Infinity DMS di Zucchetti, che consentono di acquisire i documenti con tecniche OCR, di protocollarli, di catalogarli, di condividerli e di distribuirli in base alle esigenze degli utenti».

La carta è stanca 

Per Alberto Carrai, direttore commerciale di Able Tech (www.arxivar.it), l’entrata in vigore di due importanti decreti relativi alla fatturazione e alla firma elettronica ha accelerato il processo di adozione e gestione dei documenti digitali. La carta sta progressivamente lasciando il posto a sistemi digitali di gestione e conservazione dei documenti. «Sono stati già individuati alcuni tipi di documenti per i quali permarrà l’obbligo di conservazione originale, (decreti del Presidente della Repubblica e le planimetrie catastali). La stragrande maggioranza dei documenti cartacei è – però – destinata a vita breve, grazie soprattutto a software come ARXivar e alla sua integrazione con i nuovi supporti mobile, che permettono di portare l’intero archivio aziendale sempre con sé».

Il costo della burocrazia

Paolo Soldera, presales manager di ADP (www.it-adp.com) mette in evidenza che il costo della burocrazia in Italia ha raggiunto i 31 miliardi di euro l’anno, buona parte dei quali spesi per gestire processi che la tecnologia permette di automatizzare. «Pensiamo alle aziende pubbliche – dice Soldera – dove il processo di informatizzazione è sicuramente più lento rispetto alle aziende private, tanto da richiedere l’introduzione di un articolo specifico nel Codice dell’amministrazione digitale». La dematerializzazione – invece – consente di semplificare i rapporti tra le aziende, cittadini e dipendenti.

«ADP risponde a questo problema con soluzioni in grado di digitalizzare tutti i documenti associati ai processi in ambito HR, quali lettere di assunzione o di trasferimento, aumenti retributivi, performance management, formazione obbligatoria, Travel Expenses. La possibilità di integrare nei documenti la firma grafometrica permette di gestire l’intero processo paperless e garantirne l’autenticità e la massima sicurezza. Lo stoccaggio dei documenti è un tema oneroso per le aziende sia in termini economici sia organizzativi. L’adozione di sistemi di classificazione univoci e dettagliati che includano procedure per la conservazione e la selezione dei documenti – quali protocollazione e gestione documentale, classificazione e fascicolazione, conservazione digitale – è la strategia vincente per le aziende che vogliono fare cost saving, guadagnando in trasparenza e in efficienza organizzativa».

Secondo Ettore Corsi, amministratore delegato di Credemtel (www.credemtel.it), parlare esclusivamente di documenti digitali rappresenta un approccio superato «in quanto le tecnologie a disposizione – come firma elettronica, tablet, software di recognition e di analisi semantica – e soprattutto le esperienze multi-industry che la società ha consolidato – come conservazione sostitutiva, workflow management, distribuzione documenti via Pec, sistemi di riconciliazione e di notifica – ci permettono di andare oltre l’eliminazione della carta e di arrivare a riprogettare completamente i processi dei clienti in ottica di semplificazione e velocità di risposta. La proposta di Credemtel è facile da adottare in quanto parte da soluzioni già pronte all’uso in chiave di service, ma anche da tante esperienze di progettazione fatte con i clienti al fine di arrivare concretamente e velocemente a portare valore. Il cliente di Credemtel può ottenere un’offerta unitaria, completa e certificata con l’occhio attento di un gruppo bancario alle spalle».

Efficienza e risparmio

Salvatore Riontino di Dell afferma che «l’impegno è quello di fornire una soluzione unica nell’approccio alla gestione documentale sia dal punto di vista dell’hardware sia del software. Non possiamo scindere le due cose, infatti, si parla sempre più di soluzioni in grado di garantire un unico fornitore di document management per tutte le problematiche; di assicurare un vantaggio economico con possibilità di stipulare contratti a consumo; di ottenere sinergie tra la componente hardware e software, con conseguente risparmio complessivo». Oggi, l’offerta prevede soluzioni sia in modalità classica (licenze software) sia cloud, continua Giovanni Gavioli di Esker. «Le prime sono più adatte a service-provider in grado di personalizzarle, mentre l’on-demand è indirizzato alle aziende che vogliono ridurre gli investimenti e ottenere il massimo ritorno. Una piattaforma come Esker DeliveryWare permette al cliente di scegliere la modalità di fruizione con la stessa soluzione. In questo modo, la scelta dell’azienda dipende dalle reali necessità, senza essere influenzata da eventuali market-trend».

Si è passati dalle sole funzioni di conservazione sostitutiva e ricerca documentale di singoli documenti a una situazione in cui sono i processi interni a guidare la dematerializzazione. «I software – afferma Alberto Cappelli di Formula – si affiancano ai processi per sostenerne e migliorarne il flusso, tendendo a una vera organizzazione digitale. Proprio per questo l’offerta che portiamo sul mercato è finalizzata alla gestione documentale estesa che prevede conservazione sostitutiva, acquisizione automatica dei documenti elettronici, distribuzione e workflow di approvazione».

Oggi, i vantaggi della dematerializzazione, secondo Pierpaolo Benintende, direttore marketing e sviluppo mercato di InfoCert (www.infocert.it), sono evidenti: «Eliminare del tutto ogni passaggio cartaceo, soprattutto da un punto di vista gestionale, permette non solo di contenere i costi, ma rende i flussi documentali più standardizzati e trasparenti. Sono comunque pienamente consapevole del fatto che – almeno nel breve periodo – paperless e cartaceo dovranno convivere. Per questo, InfoCert collabora con i player del mercato printing per integrare le modalità di gestione cartacee del documento su processi completamente dematerializzati. La mia opinione – continua Benintende – è che si debba rendere questa coesistenza la più efficiente possibile, implementando soluzioni per la conservazione, apposizione del glifo e marcatura temporale direttamente sui device di stampa, così che il documento stampato abbia una sua validità legale e possa convivere con il documento nativamente digitale».

Il ruolo dell’hardware

Per Massimiliano Grippaldi, partner e marketing manager di PFU Imaging Solutions (www.fujitsu.com/emea/products/it/scanners), l’azione costante di digitalizzazione nella pubblica amministrazione locale e centrale è un chiaro segnale di cambiamento. «Ci troviamo nel bel mezzo di questo cambiamento – afferma Grippaldi – e questo induce a pensare che ancora per diversi anni, l’hardware dedicato alla stampa e all’acquisizione dei documenti manterrà una diffusione molto ampia. Non bisogna dimenticare che gli archivi storici di grandi aziende ed enti pubblici restano ancora fondamentalmente cartacei. Per quanto riguarda la parte di software di gestione documentale – oltre ad alcuni prodotti proprietari che vengono forniti insieme alle periferiche – l’azienda si avvale di numerosi partner sul territorio, in grado di completare l’offerta hardware con software dedicato e personalizzabile». L’esigenza di gestione e fruizione del documento digitalizzato – infatti – varia a seconda del settore di operatività. «L’obiettivo finale naturalmente – dice Grippaldi – resta la massima fruibilità per gli utenti delle informazioni racchiuse nel documento digitale. A tal proposito, per facilitare il compito di acquisizione delle informazioni è fondamentale che lo scanner restituisca un’immagine di eccellente qualità, uno dei punti di forza delle nostre periferiche».

All’interno del mondo business, per Corrado Massone di Samsung Electronics Italia, il vantaggio competitivo si raggiunge attraverso la creazione di valore aggiunto attorno all’hardware, proponendo non solo soluzioni software, ma servizi di personalizzazione, installazione e assistenza post-vendita, che si integrano all’infrastruttura IT del cliente, portando maggiore efficienza, produttività, sostenibilità ambientale e ottimizzazione di costi e risorse. «Samsung – afferma Massone – propone un’offerta sempre più completa e integrata che comprende dispositivi hardware, in formato A3 e A4, soluzioni software volte a soddisfare le esigenze degli utenti singoli e quelle dei grandi gruppi di lavoro negli ambienti di rete più complessi. Abbiamo sviluppato nuove tecnologie assolutamente innovative basate sulle esclusive competenze digitali di Samsung, come la tecnologia rendering engine for clean pages (ReCP), che consente di migliorare le immagini conferendo maggiore nitidezza e brillantezza ai documenti stampati – oppure – la piattaforma extensible open architecture (XOA), una piattaforma aperta che permette agli utenti e agli sviluppatori di creare applicazioni integrate e web-based personalizzate, garantendo massima produttività ed efficienza per le aziende».

Secondo Sonia Cosma Anellino, business development manager per l’Italia di Wacom Business Solutions (www.signature.wacom.eu) siamo agli inizi di un’era che sta vivendo la fase di accettazione dell’utilizzo dei tablet di firma grafometrica da parte dei soggetti firmatari. «Tali soluzioni hardware e software – spiega Sonia Cosma Anellino – sono in fase di valutazione da parte delle principali aziende operanti in ambito finance, servizi e pubblica amministrazione al fine di consentire alle proprie organizzazioni di ottenere saving certificati sui costi diretti e indiretti dei processi as is, oltre a un ROI rapido e tangibile senza dover ricorrere a compromessi verso le attese della propria clientela che – grazie alla tecnologia di Wacom – è in grado di vivere l’esperienza di visualizzazione dei documenti e di firma autografa con naturalezza e semplicità».

Giorgio Mini di Zucchetti crede che l’entrata in vigore della fatturazione elettronica darà una notevole spinta alla digitalizzazione dei processi e le aziende premieranno i fornitori IT che daranno loro una soluzione completa, ossia un sistema di gestione documentale integrato sia con le fatture elettroniche generate dal software gestionale/erp, sia con la soluzione di conservazione sostitutiva. «In Zucchetti – dice Mini – lavoriamo in questa direzione con Infinity Project, la piattaforma tecnologica sulla quale si innestano tutte le nostre soluzioni applicative per garantire un’organizzazione ottimale di tutti i processi di elaborazione, distribuzione e conservazione delle informazioni».

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A cura di Davide Oriani, CEO di Ricoh Italia

Tutti sappiamo quanto sia frustrante avere a che fare con un servizio clienti scadente: forse avrete provato l’esperienza di un fornitore di luce o gas che non riesce ad accedere ai dati più recenti del vostro conto o di un’azienda che non dispone della registrazione della vostra ultima lamentela. Per le organizzazioni di tutto il mondo riuscire a soddisfare i propri clienti può fare la differenza ed evitare che essi passino alla concorrenza. C’è un elemento che sta alla base del rapporto tra un’azienda, i suoi clienti e le informazioni che li riguardano: si tratta dei processi documentali, le interazioni che avvengono con regolarità e in modo ripetuto nell’ambito di aree importanti delle aziende come ad esempio le risorse umane, il reparto finanziario, gli acquisti e la contabilità.

Lo scenario attuale

Una nostra recente ricerca ha analizzato in che modo le aziende europee stiano gestendo i processi documentali critici mettendo in evidenza le aree da ottimizzare per migliorare la gestione del business, il servizio ai clienti e la condivisione della conoscenza.

L’aspetto più preoccupante riguarda il fatto che l’82% dei dipendenti delle aziende europee pensa che il proprio modo di lavorare sia ormai superato e impedisca di raggiungere i livelli di efficacia e di efficienza che si potrebbero invece ottenere. Abbiamo inoltre scoperto che un quinto dei business leader ammette che nella propria azienda non sempre le informazioni vengono condivise in maniera efficace, mentre quasi un quarto di essi ritiene che la sicurezza dei dati sia addirittura peggiorata rispetto a tre anni fa. Metà delle aziende del campione è esposta al rischio di mancata conformità e di perdita di dati.

È chiaro che le aziende di tutta Europa non hanno le idee chiare su come innovare i processi documentali e su come affrontare aspetti quali i Big Data, i molteplici fornitori e i mercati emergenti. Il 91% del campione cita la crescita dei dati da trattare come il principale fattore che sta impattando sulla loro capacità di gestire i processi critici, distogliendo l’attenzione e le risorse da attività che potrebbero generare fatturato.

Le aziende si trovano a gestire dipendenti sempre più geograficamente distribuiti e di differenti generazioni. Gli intervistati affermano che i nuovi dispositivi, quali i tablet e gli smartphone, stanno aiutando nella gestione dei processi documentali, ma la maggior parte ammette che la propria azienda non riesce a massimizzare l’utilizzo delle nuove tecnologie a causa della presenza di sistemi legacy. Le tecnologie e i processi documentali non sono interconnessi, per cui non c’è da sorprendersi se secondo un quarto del campione l’efficienza dei flussi di lavoro è addirittura peggiorata rispetto al 2009.

Le prospettive future secondo i responsabili delle aziende europee

Quindi cosa si può fare per comporre il ‘puzzle’ della gestione documentale? Come prima cosa, i business leader dovrebbero essere maggiormente coinvolti nei processi documentali, comprendendo in che modo tali processi possano essere connessi con le differenti aree di business. Le aziende potrebbero prendere in considerazione l’idea di lavorare con un esperto che sia in grado di analizzare e ottimizzare i processi di business e di collegarli con la tecnologia usata in azienda e con i dipendenti. È poi importante che venga implementato un programma di change management in modo che i dipendenti siano coinvolti nel percorso.

Infine, oltre a svolgere una analisi dettagliata dei processi, delle tecnologie e del modo in cui i dipendenti le utilizzano, è essenziale sviluppare un processo di governance e di miglioramento continuo. Così facendo possono essere risolti eventuali colli di bottiglia e i processi possono essere migliorati prima che la sicurezza venga compromessa e prima che avvengano disservizi ai clienti. Inoltre, la governance consente di identificare modalità di lavoro efficienti da estendere ad altre aree dell’organizzazione.

Guardando al 2012 il messaggio per i business leader europei è chiaro: solo le aziende che saranno in grado di gestire i processi documentali critici potranno competere in un contesto futuro sempre più globale e in continua evoluzione.

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