PDM/PLM e DMS – due gruppi di utenti che devono rimanere in contatto

Alcuni hanno bisogno dei dossier contenenti dati contrattuali, altri dei dossier della macchina: anche se le esigenze dei vari reparti sembrano diverse, spesso necessitano degli stessi dati e degli stessi documenti. Per questo motivo PRO.FILE offre entrambe le cose: il sistema PDM/PLM e DMS. Esso diviene così una base centrale di dati (Product Data Backbone) valida per tutti i settori di applicazione e le divisioni dell’azienda. Il rapporto tra i vostri dati di prodotto, i documenti di accompagnamento e le e-mail diviene visibile e ciò garantisce trasparenza, soddisfazione del cliente e conformità.

Dati completi, dallo sviluppo all’assistenza

PRO.FILE può essere integrato contemporaneamente in diversi sistemi ERP e CAD nonché nei programmi di Office. Dalle normali aree di lavoro, esso collega direttamente il settore sviluppo con gli acquisti, le vendite, la produzione e gli altri reparti. Questo significa, ad esempio, che gli acquisti accedono direttamente a distinte base aggiornate e che, in caso di reclami, l’assistenza avvia i processi di modifica.

Partire rispondendo alle vostre esigenze con la possibilità di ampliamento in una fase successiva

Anche se inizialmente utilizzerete PRO.FILE come PDM, DMS, PLM o in modo trasversale, è sempre possibile configurarlo adattandolo alle vostre esigenze e facendolo crescere insieme alla vostra azienda (metodo Easy.CON)

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In ambienti altamente complessi dell’ingegneria meccanica e impiantistica, del settore chimico o dei fornitori d’energia, i sistemi tradizionali di gestione dei documenti (DMS) mettono sistematicamente in evidenza i propri limiti. Tali settori richiedono l’archiviazione in strutture e, su tale base, il supporto nella gestione dei processi e dei progetti. Per categorizzare tale segmento di DMS viene utilizzato anche il termine “DMS^tec”.

Il DMS^tec delinea la versione specifica di un DMS che consente la rappresentazione di queste strutture e può essere utilizzato sia come PDM che come sistema DMS. Ciò permette di mettere a disposizione un Product Data Backbone comune che, a sua volta, costituisce la base per la rappresentazione di processi PLM.

All’interno di tutte le applicazioni essenziali di un’azienda dell’industria produttiva si originano documenti gestiti sinora separatamente: nell’ambiente CAD in sistemi PDM, nell’ambiente
ERP/SCM/CRM con l’impiego di un DMS. Ciò intralcia la realizzazione di un normale lavoro
interdipartimentale con dati e documenti di prodotto rilevanti. Pertanto, di gran lunga più utile è l’allestimento di una struttura portante comune di dati (Product Data Backbone), che mette insieme tutti i documenti. Al tradizionale sistema DMS manca tuttavia la funzionalità per soddisfare l’elevato livello di complessità nell’ingegneria meccanica e nell’impiantistica, dei fornitori dell’industria chimica e di energia elettrica o di altri settori di carattere tecnico. D’altra parte a molti sistemi PDM manca la funzionalità del DMS.

Il sistema PLM / PDM / DMS^tec PRO.FILE di PROCAD soddisfa i requisiti di questo Product Data Backbone e consente in modo ideale l’approccio tramite DMS^tec e la trasformazione in PDM e PLM o viceversa: in questo modo le informazioni di prodotto possono essere organizzate in base alla struttura del prodotto e si riesce a riprodurre una corretta gestione dei documenti e degli specifici processi operativi. Il DMS^tec gestisce una struttura di prodotto, un impianto o un’infrastruttura
indipendentemente dal documento. In questo modo viene compiuto un passo in una direzione diversa dalla struttura a cartelle basata sul file system, muovendosi verso visioni dinamiche su un database comune. Nel sistema ciascun documento viene memorizzato solo una volta con determinate informazioni e collegato in strutture seguendo un nesso logico. Adesso la struttura a cartelle viene costruita su questa base con un approccio dinamico.

WEBINAR – DMS^tec Gestione documentale strutturata ( info e registrazione )

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È una battaglia in corso su più fronti quella per una diversa modalità di gestire in ufficio e nell’impresa pubblica e privata l’informazione documentale e per una crescente dematerializzazione dei dati che ancora oggi restano “attaccati” ai supporti fisici, tipicamente la carta e la modulistica. Se un tempo la sfida principale consisteva nell’assicurare la conservazione a lungo termine unita all’accessibilità, una maggiore efficienza e un minor costo nella gestione dei flussi documentali, oggi il tema della smaterializzazione entra nel contesto, ancora più complesso, della trasformazione digitale: attraverso la tecnologia – ma non solo – si cercano in altre parole risposte adeguate a due richieste fondamentali. Da un lato lo snellimento e cambiamento dei processi che regolano le transazioni e le dinamiche commerciali tra le organizzazioni, i consumatori, i cittadini. Dall’altro l’inserimento, possibilmente fluido e automatico, del contenuto dei documenti, specie se fisici, nell’universo Big Data, per evitare che potenziali giacimenti di dati preziosi diventino una sorta di massa oscura priva di valore. Accanto a queste due tematiche ci sono tanti argomenti collaterali ma non per questo trascurabili come la sicurezza, la lotta alle frodi e all’illegalità, la compliance normativa, la digitalizzazione del denaro, il “documento cartaceo” più antico e persistente. Un insieme di questioni che la tecnologia non può risolvere da sola per un motivo molto banale: dematerializzare non significa semplicemente sostituire il supporto fisico con il bit, ma costruire intorno ai dati elettronici un nuovo modo di concepire e trattare le relazioni d’affari e i rapporti sociali, rivedendo – anche radicalmente – i processi per i quali è stata inventata una burocrazia fondata sulla carta.

#DMdematerializzazione Gli investimenti “paper to digital” crescono a ritmi sostenuti
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Archiviare non basta

I partecipanti alla tavola rotonda organizzata da Data Manager e UniCredit sulla dematerializzazione hanno dato vita a una discussione animata, che ha messo subito in evidenza il netto spostamento di attenzione dalle ragioni semplicemente “archivistiche” – combattere i costi e le complessità della conservazione e del trattamento di documenti cartacei – al primato della informazione (che nasce digitale e deve essere gestita digitalmente) e del workflow. A fronte della necessità di smaterializzare l’informazione per essere davvero in grado di sfruttare appieno la spinta dei fenomeni che insieme compongono quella che IDC definisce Terza Piattaforma (Big Data, dunque, ma anche un business sempre più mobile e social), le aziende e i solution provider riuniti nella Torre A del quartier generale di UniCredit hanno anche discusso di ostacoli e limiti culturali e normativi. Ma dove sta andando il tema della gestione documentale nel suo complesso? A questa domanda risponde Sergio Patano, research & consulting manager di IDC Italia.

«La vision di IDC parte dal supporto fisico per arrivare a tutti gli aspetti di una dematerializzazione legati alla creazione di informazione digitale». La vera differenza, afferma Patano, è determinata dall’evoluzione delle tecnologie. «Rispetto a 20 o 25 anni fa, quando c’era solo la carta, oggi “documento” vuol dire filmato YouTube, pagina in PDF, fogli di Excel e di Word, mail, messaggi di Twitter, fino ad arrivare ai log dei sistemi di sicurezza. Tutto è diventato complesso, nel formato e nel modo in cui viene gestito». L’informazione contenuta su questa infinita varietà di documenti, prosegue Patano, oggi è il fluido vitale della cosiddetta Terza Piattaforma costituita dalla combinazione di cloud computing, social, Big Data e mobility. Una sfera di business digitale dover risiedono milioni di applicazioni e che interessa potenzialmente miliardi di persone in grado di accedere al data center aziendale. «Essendo una vera piattaforma, questa sfera rende possibile lo sviluppo di diverse classi di servizi e applicazioni innovative, dalla sicurezza alla realtà virtuale, dal cognitive computing alla stampa a tre dimensioni, che a loro volta ci portano a quella che Idc definisce la trasformazione digitale e le profonde trasformazioni che essa induce sul modo di fare business».

Percezione sbagliata dei costi-benefici ostacola le PMI nell’adozione di soluzioni di #DMS
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Un’azienda su tre sarà paperless

Che cosa ha a che fare con il document management? «L’evoluzione dalla prima piattaforma, quella dei sistemi centralizzati, alla terza ha investito lo stesso processo di stampa» – sottolinea Patano. «Siamo passati dalle line printer del passato a una diversificazione delle tecniche di stampa, dove contavano soprattutto le specifiche tecniche, come i materiali, la velocità di stampa, il collegamento al singolo pc o alla rete. Oggi, anche la stampa è entrata nel cloud, nella mobilità e non decidiamo più in base alle specifiche tecniche, ma in base alla soluzione più conveniente». Con un obiettivo che, avverte Patano, deve essere perseguito con tenacia. Non tanto quello di combattere e azzerare l’uso della carta, perché, come precisa l’esperto di Idc, «le organizzazioni, soprattutto in Italia, vivono ancora in un mondo molto ibrido sotto questo punto di vista: se mettiamo insieme quel 75% di aziende che dichiarano di avere ancora a che fare con documenti cartacei e un 15% che addirittura conserva la totalità delle sue informazioni sui supporti fisici, per 9 aziende su 10 la carta è ancora importante». Questa situazione andrà gradualmente migliorando secondo le valutazioni dell’analista di mercato. Nel giro di due anni dovrebbe triplicare la percentuale di aziende capaci di assicurare flussi documentali interamente digitali. IDC ritiene che una azienda su tre sarà paperless, ma resterà pur sempre una forte percentuale di situazioni ibride, in cui la maggior parte dei problemi, degli errori e dei costi, è dovuta alla necessità di passare più volte da dati digitali alla stampa e viceversa.

#Dematerializzare non significa soltanto sostituire il supporto fisico con il bit
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Informazioni libere dai silos

Da questo “pain-point”, come lo definisce Patano, derivano – oltre ai problemi di costo e complicazione – una scarsa visibilità dei dati e una incapacità di integrare i flussi informativi e di processo in una modalità che porti un reale vantaggio all’azienda nel suo insieme. «Da questo continuo passaggio dal digitale al cartaceo, dalle necessità di riportare o estrarre dalla carta le informazioni da digitalizzare, nasce una scarsa integrazione con i normali workflow dell’impresa e una difficoltà di dialogo tra i vari dipartimenti». A questo proposito, osserva subito Alberto Carrai, direttore marketing di Able Tech, che con la sua piattaforma ARXivar indirizza proprio la necessità di automazione dei flussi di lavoro, le opportunità per una diversa modalità di gestione dei processi stanno diventando alla portata di tutti. «Vediamo tra l’altro, con le nostre soluzioni, che tipicamente l’ottimizzazione dei flussi avviene proprio a livello dipartimentale: ogni singolo dipartimento tratta le informazioni di cui ha bisogno». Ma l’esperto di Idc ritorna sul discorso di una gestione più integrata. «Non voglio dire che tutti, in azienda, devono poter vedere tutto, ma la visibilità sulle informazioni aiuta sempre nel problem solving e se si continua a ragionare troppo per silos dipartimentali non si possono cogliere i vantaggi che un fenomeno come Big Data, per esempio, mette a disposizione».

Videointervista ad Alberto Carrai, Able Tech
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Il commitment dei capi

Maurizio Maccalli, responsabile ICT di DigiCamere, interviene individuando in una cultura di processo troppo compartimentalizzata – in cui ciascuno in azienda diventa in un certo senso “geloso” delle proprie informazioni – un serio punto di resistenza alla trasformazione digitale. «La mia personale esperienza è che un forte commitment da parte del top management è l’unico modo per superare certe resistenze. Non dimentichiamo che le aziende vengono da vent’anni di informatica distribuita e quando abbiamo ricominciato a centralizzare, certe resistenze sono crollate solo davanti all’oggettiva potenza del modello web». La discussione al tavolo proseguirà all’insegna di questa prima tensione tra la piena integrazione e le prerogative dei singoli dipartimenti e delle business line – con l’invito da parte di Patano – ad affrontare i progetti di dematerializzazione in azienda in un’ottica di trasformazione di processo, valutando, all’insegna del “right-sizing” e dell’ottimizzazione, quali sono i flussi informativi da gestire, quali soluzioni di stampa adottare per la parte di informazioni che si prevede debbano continuare a vivere sulla carta e quali misure di sicurezza e privacy adottare.

Il primo caso di studio sottoposto all’attenzione dei partecipanti alla tavola è quello presentato da Emilio Manca, head of multichannel operations and management systems department di UniCredit. «La dematerializzazione per le banche in generale e per UniCredit in particolare – esordisce Manca – è un modo per risolvere una difficile equazione: ridurre i costi legati alla carta e tutti i costi operativi, cercando al tempo stesso di seguire le future fonti di redditività». La clientela di una banca è sempre meno affezionata all’esclusiva relazione con lo sportello in filiale, al suo posto preferisce usufruire di una molteplicità di canali fisici e digitali, spesso iniziando su un canale una relazione d’uso che termina su un canale diverso. «Per questo – afferma Manca – per UniCredit la dematerializzazione rappresenta una formidabile opportunità». Il problema sta nel come interpretarla. «Nel settore bancario, non è facile perché per essere validi, i contratti stipulati con il cliente devono avere una forma scritta “ab sustantiam”. Dematerializzare in un contesto in cui l’assenza di carta può determinare la nullità di un contratto è un’incognita».

#DMS La gestione dei documenti cartacei occupa 3,6 ore settimanali a lavoratore @IDCItaly
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Formidabile opportunità

La soluzione multicanale adottata da UniCredit consiste, secondo Manca, nel disaccoppiare completamente il momento in cui viene generato il contratto da autorizzare da quello in cui il cliente apporrà la firma elettronica forte, utilizzando la tecnologia più opportuna al canale che si sta utilizzando. «In filiale, ricorriamo per esempio alla firma grafometrica su tavoletta: via web possiamo utilizzare l’abbinamento tra le credenziali di cui l’utente dispone e una “one time password” che può essere generata da un dispositivo fisico o un virtual o mobile token. Una volta apposta la firma, prosegue Manca, un’autorità certificatrice emette un certificato digitale remoto che viene associato al contratto o all’operazione autorizzata. Essenziale, perché questo disaccoppiamento funzioni, è una soluzione di workflow che permetta alla banca di tracciare l’operazione in ogni suo istante e di seguirne l’iter indipendentemente dal canale utilizzato, proprio per rispettare i criteri di multicanalità nel rapporto con il cliente. Oggi, conclude Manca, il 34% dei clienti UniCredit è in possesso di un certificato digitale remoto, tanto che la firma digitale forte è diventata anche un servizio, FirmaMia, regolarmente a catalogo. «Dematerializzare vuol dire soprattutto esplicitare subito una serie di controlli che garantiscono anche in futuro l’integrità formale di un contratto». Il vero problema dell’introduzione di una trasformazione come questa sta proprio nel change management, riconosce Manca: il workflow digitale, con i suoi automatismi, riduce i costi e dà molte garanzie, ma richiede, da parte di chi lavora in banca, di rinunciare alla apparente flessibilità della carta. «Nel mondo cartaceo, nessuno si accorgeva di una firma apposta in un momento successivo». Il mondo elettronico – in questo – è inesorabile.

#DM #BPM Alberto Carrai Con @ARXivar più benzina nel motore del business
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La rivoluzione della Fepa

In rappresentanza di un settore spesso criticato per la vischiosità delle sue procedure, Maurizio Maccalli parla dell’ambizioso progetto di dematerializzazione su piattaforma Ibm che DigiCamere ha implementato con grande successo per la Camera di Commercio di Milano e i suoi 800 dipendenti. «Il progetto, realizzato nel giro di pochi mesi, è stato agevolato da un segretario generale che ha subito compreso i vantaggi in termini di efficienza, possibilità di controllo dello stato delle pratiche e risparmio di tempo» – racconta Maccalli. Ma siamo stati aiutati anche da una serie di novità che si stanno affacciando solo recentemente nel contesto della PA, a incominciare dall’obbligatorietà della fatturazione elettronica». Grazie al sistema di gestione del ciclo passivo che le Camere milanesi hanno implementato – aggiunge il responsabile informatico di DigiCamere – l’organizzazione è oggi al quarto posto in Italia per tempi di pagamento dei suoi fornitori. Un altro aspetto decisivo evidenziato da Maccalli, insieme al commitment da parte dei responsabili, è la creazione di un apposito ufficio per la gestione digitale dei flussi, che ha contribuito molto in fase di testing della piattaforma. Nessun documento interno a Camere di Commercio, secondo Maccalli, viene più trasposto su carta, inclusi gli ordini ai fornitori esterni che vengono firmati in modo digitale e inoltrati via Pec.

#DMdematerializzazione #Mobility Stefano Romelli @SamsungItalia Andare oltre la stampa
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Dematerializzare all’esterno

A questo proposito, interviene Davide Blanchetti, responsabile ICT di Edenred, leader italiano nel settore dei buoni pasto. «Il concetto di dematerializzazione riguarda in realtà due ambiti. Uno interno, dove sono molto d’accordo con il richiamo di Patano alla soppressione dei silos e alla spinta verso una piena integrazione dei workflow. Altra cosa però è la dematerializzazione di documenti diretti verso entità esterne». Un’azienda di servizio come Edenred, spiega Blanchetti, ha rapporti diretti con un gran numero di piccoli esercenti che accettano i buoni pasto e si rivolgono a Edenred per ottenerne il rimborso. «Noi ci stiamo muovendo per ridurre i costi interni e le tempistiche di convenzionamento. I nostri affiliatori, quando vanno da un merchant – oggi o nel prossimo futuro – avranno in dotazione un tablet per le operazioni che riguardano la stesura dei contratti. Ma un punto su cui discutiamo molto con il nostro ufficio legale è se la firma apposta dai nuovi affiliati possa essere considerata contrattualmente valida». I dubbi di Edenred si agganciano, in effetti, alla problematica della fatturazione elettronica tra privati, un possibile obiettivo normativo che secondo Blanchetti favorirebbe la dematerializzazione anche nelle realtà più piccole e meno infrastrutturate, insieme – aggiunge Sergio Patano di IDC – «alla varietà di soluzioni tecnologiche grafometriche e biometriche che oggi si possono mettere in campo per garantire anche in assenza del supporto cartaceo il cosiddetto “processo di riconoscimento certo».

Cominciò tutto con la qualità

Nel suo intervento, Alberto Carrai ricorda le motivazioni che hanno spinto Able Tech a sviluppare la sua piattaforma di gestione documentale e worflow, ARXivar. «In origine, c’era l’esigenza, in base alle normative sul controllo della qualità, di classificare con precisione tutta la documentazione aziendale». In un certo senso, lo scopo del document management nell’era della Terza Piattaforma è rimasto lo stesso: non perdere mai di vista i dati. «Esistono troppi contenitori per le varie tipologie di informazioni e quando c’è bisogno di uno specifico dato, un contratto, una fattura, devono partire le squadre di ricerca. L’idea di processo interdipartimentale si basa sulla capacità di amalgamare dati provenienti da fonti diverse». Tutto questo è possibile con ARXivar e con un approccio che privilegia il corretto flusso delle informazioni prima del singolo documento, offrendo alle aziende di medie dimensioni (il target di riferimento di Able Tech) significative opportunità di risparmio di risorse economiche e di spazio, oltre a uno strumento in grado di tenere a bada quello che ancora oggi è un grosso generatore di costi e complessità: la posta elettronica che inevitabilmente accompagna ogni processo lavorativo. Rivolgendosi a Carrai e ai suoi colleghi, Maurizio Maccalli di DigiCamere si sofferma a questo punto sul tema del passaggio all’uso massiccio di dispositivi mobili. Il responsabile marketing conferma che ovviamente la copertura della mobilità è una parte essenziale del percorso evolutivo di una piattaforma di document management. «Le aziende si stanno abituando pian piano all’idea di portare in esterno il lavoro. Certo, bisogna pensare alle problematiche di sicurezza, ma è il compito del suo responsabile, non di chi gestisce i flussi documentali».

Mobile e sicuro

Emilio Manca di UniCredit ribadisce che pur in un contesto di policy di sicurezza molto severe – che in banca proibiscono completamente l’uso di dispositivi mobili personali – anche una realtà bancaria complessa come UniCredit utilizza piattaforme social come WhatsApp per le comunicazioni di lavoro e le relazioni con il cliente. Mentre Stefano Romelli, B2B customer intelligence manager di Samsung Electronics Italia ribadisce che a fronte delle minacce di smarrimento, furto e attacco ai documenti digitali, le risposte ci sono: «Come per le porte usb del pc, Samsung mette a disposizione la sua nuova Knox Suite, che protegge il sistema operativo, le applicazioni e persino il bios del telefonino, implementando una totale differenziazione tra uso personale e uso aziendale. Lo stesso vale per le nostre stampanti, che consentono di accedere ai documenti prodotti solo se autorizzati».

Videointervista a Stefano Romelli, Samsung Electronics Italia
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Per Giancarlo Veltroni, CFO di Randstad, i profondi cambiamenti che emergono da dibattiti come questo non possono non comportare una serie di ostacoli e difficoltà da risolvere. «Abbiamo parlato di un tema che fa sicuramente parte di questo cambiamento. Se una spinta può essere la riduzione dei costi e la ricerca di una modalità di lavoro più efficiente e integrata – vista dalla mia prospettiva – la dematerializzazione è anche fonte di investimenti perché oltre all’idea di efficienza ci sono forti esigenze di mercato e clientela». Veltroni fa l’esempio dei progetti che spingono Randstad, uno dei leader del settore del lavoro interinale, a “virtualizzare” le sue filiali e la contrattualistica, per rendere ancora più dinamiche e “always on” le assunzioni temporanee. «Sento parlare di processi. Ma non dimentichiamo le procedure che devono sostenerli» – conclude Veltroni, esprimendo una certa preoccupazione per i ritardi che le organizzazioni più piccole stanno scontando rispetto alle grandi.

Verso lo sharing documentale in una logica di #integrazione non di #sostituzione
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Documentare la creatività

Mentre la tavola rotonda si avvia alla sua conclusione, c’è il tempo per un ultimo spunto: focalizzarsi sul documento forse non basta. Ordini e fatture rappresentano solo l’endpoint di un lavoro che è fatto di tante situazioni creative, di appunti e note sparse che nessuno documenta, ma per le quali esistono ormai diversi strumenti software specifici. «È il nocciolo di tutto il nostro discorso» – afferma Paolo Fila, Cio del gruppo Citterio, presente ormai su scala globale con i suoi salumifici. Alla fine, tutte le aziende riusciranno ad avere il loro sistema di workflow. Ma io penso anche a ciò che si è appena detto, alle fasi di preparazione di un progetto, di ideazioni di un prodotto nuovo, il lavoro che parte dalla materia prima, tocca le fasi di produzione e confezionamento, lo studio del gradimento da parte del mercato e così via. Dobbiamo riuscire a organizzare ciò che è destrutturato per definizione». Non solo. «Il disordine – interviene subito Romelli di Samsung – è parte inevitabile di qualsiasi progetto dalle sue bozze alla fase creativa». Ma le risposte, prosegue il responsabile B2B di Samsung, ci sono e il gruppo coreano, che oltre a fornire dispositivi e software di dematerializzazione e gestione è anche un grande fruitore di queste soluzioni, è in grado di affiancare il cliente in questa ricerca. «Penso in particolare ai nostri sistemi multifunzione, direttamente connessi alle piattaforme di content management, di condivisione, con interfacce ormai basate su Android e un ricco corredo di applicazioni disponibili nello store online».

#DMdematerializzazione @PatanoSergio @IDCItaly Il 55% dei documenti nasce e vive su carta
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Senza biglietto, ma non di straforo

C’è un ultimo contributo da ascoltare, quello di Davide Pifferi della direzione pianificazione strategica, piani di innovazione e integrazione commerciale di Trenitalia. Ma è un contributo di valore per una dematerializzazione che non può restare confinata a un ambito solo aziendale. Il discorso parte da due esempi concreti degli sforzi che il gruppo pubblico dei trasporti – che come sottolinea Pifferi oggi integra in misura crescente mezzi su ferro e, con Busitalia, su gomma – sta facendo per digitalizzare i suoi processi. «Il primo caso è legato al ticketless, che non vuol dire semplicemente e-ticket, cioè un biglietto che risiede comunque da qualche parte e puoi decidere di stampare, e offre la possibilità di salire sui nostri mezzi con la certezza di poter essere riconosciuti come viaggiatori. Oggi, questa modalità viene estesa anche ai treni regionali e gli stessi punti vendita convenzionati, come la rete dei terminali Sisal».

L’obiettivo di Trenitalia, in questo senso, è tutt’altro che banale perché, come osserva Pifferi, il biglietto del treno è in realtà un documento molto complesso, che assolve alla triplice funzione di titolo di viaggio, scontrino fiscale e contratto di servizio. «Potete immaginare le difficoltà cui andiamo incontro nel dematerializzare un oggetto come questo, anche in termini di relazioni con enti esterni, Agenzia delle Entrate compresa». Il secondo caso rappresenta un altro grosso sforzo in direzione del treno digitale. Si tratta della dematerializzazione della cosiddetta “borsa di bordo” in altre parole di tutta la documentazione, un tempo cartacea, che accompagna il viaggio del capotreno. «Trenitalia può smaterializzare molto» – spiega Pifferi. Ma se vogliamo rendere l’esperienza di viaggio tra due punti davvero facile e fruibile, occorre un enorme sforzo per rendere interoperabili i diversi sistemi di trasporto utilizzati, dal volo al trasporto locale». Dopo workflow, normativa, procedura, ordine destrutturato, interoperabilità, la parola chiave “experience” in tutte le sue declinazioni si aggiunge così a tutte le altre di un universo informativo libero dai vincoli della carta.

Gestione documentale e dematerializzazione, le aziende italiane sono pronte?

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Oltre sessanta anni di storia caratterizzano Bompani, uno dei nomi più gloriosi nel made in Italy degli elettrodomestici. La società trae le sue origini dalla “Smalteria Metallurgica Ghirlandina” fondata nel 1954 a Modena da Renzo Bompani. Nei primi anni, l’attività si limitava alla smaltatura per conto terzi, andando via via evolvendosi fino alla produzione di cucine. Nel 1970, la società diede origine a un secondo stabilimento a ciclo completo di produzione, sito a Ostellato di Ferrara, e la nascita della seconda unità permise di razionalizzare le tecnologie e ampliare i volumi di produzione. Più recentemente, nel 2013 Bompani è stata rilanciata da Enrico Vento, ex manager della società, che l’ha acquisita per valorizzare marchio e know-how. Oggi, la società fattura circa 30 milioni di euro all’anno, con una produzione destinata per più dell’85% ai paesi in cui gli elettrodomestici da libera installazione, core business dell’azienda, sono maggiormente apprezzati dal mercato, come per esempio in Francia, Medio Oriente e Australia. Il posizionamento del brand è oggi nella fascia medio-alta del mercato e vuole essere espressione dell’autentico design italiano e della cucina italiana, valori apprezzati in tutto il mondo.

#DocumentManagement Maurizio Marchesini @BompaniItalia «Più risparmio, meno errori»
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Scegliere l’EDI giusto

La scelta di dotarsi di un sistema EDI, cioè di scambio elettronico di informazioni, ovvero un componente fondamentale per la collaborazione automatizzata tra le diverse aziende, è relativamente recente. «Quello dell’EDI è un mondo in continua evoluzione, e noi abbiamo iniziato a sentire l’esigenza a metà 2014, quando alcuni tra i nostri principali clienti italiani nell’ambito della GDO, la grande distribuzione organizzata, ci hanno fatto presente che lo scambio elettronico di bolle, ordini e fatture era auspicabile» – spiega Maurizio Marchesini, CIO & facility manager della società. Il 30-40% del fatturato realizzato in Italia da Bompani passa attraverso tre grandi clienti della GDO. E quindi si rendeva necessario il passaggio a una gestione automatizzata dei rapporti con questi attori, che ha portato all’implementazione dell’EDI. Ci siamo rivolti ad Archiva, che già collaborava da più di dieci anni con noi nell’ambito dell’archiviazione digitale» – prosegue Marchesini. Archiva ha sede alle porte di Verona ed è specializzata nell’outsourcing di processi aziendali focalizzati sui documenti di business, con una gamma di servizi in cloud rivolti ad aspetti quali emissione, archiviazione, controllo, consultazione e conservazione di tutti i flussi attivi e passivi, con l’obiettivo di liberare l’informazione dalla sua dimensione fisica, rendendone fruibile il puro contenuto sempre e ovunque in maniera rapida, certa e sicura.

#DocumentManagement Gli elettrodomestici di @BompaniItalia scelgono #EDI di @archivagroup
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Flusso automatizzato

Il nuovo sistema EDI realizzato in full outsourcing da Archiva non ha comportato per Bompani l’acquisto di hardware e di software specifici. Entrato in produzione a settembre 2015, dopo una fase di test condotta tra giugno e luglio, ha mostrato subito i suoi vantaggi. «Tutto il flusso si svolge in maniera completamente automatizzata senza la necessità di dedicare un agente all’inserimento dei dati, con vantaggi rilevanti in termini di risparmi di tempo e di minimizzazione di possibili errori. E anche se il numero delle fatture non è enorme, visto che si tratterà di qualche centinaio di fatture all’anno, molto più importanti sono le quantità di bolle di consegna e di ordini, che si riferiscono a numerose varianti di prodotto» – spiega Marchesini, sottolineando che «grazie ad Archiva ormai praticamente non abbiamo più cartaceo in azienda, in quanto oggi i documenti sono già nel formato da noi scelto, ovvero quello standard del nostro gestionale e già pronti per l’archiviazione digitale».

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Gestione documentale e dematerializzazione? Si può fare! E’ il messaggio finale dell’incontro organizzato da Data Manager e UniCredit che ha messo a fuoco il tema della gestione documentale, della dematerializzazione e della conservazione sostitutiva nella prospettiva del business process management più strutturato, in cui l’automazione del flusso di lavoro è solo un pezzo del puzzle. Più dematerializzazione si traduce con più trasparenza e tracciabilità in una logica cross-dipartimentale e cross-culturale. L’argomento è uno dei più dibattuti e anche uno dei più “classici” dell’IT. Ma il “nuovo classico” della gestione dei documenti si chiama BPM, con tutto il suo corredo di mobility, cloud, big data e printing innovation. L’evoluzione è guidata da alcune tendenze chiave: 1) La pervasività del cloud avrà un impatto sulle soluzioni e le procedure di gestione dei documenti sempre più crescente. 2) La mobilità e l’accessibilità always-on in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo intreccia il tema della gestione documentale con quello della sicurezza e dello smart working. 3) Integrazione e interoperabilità tra le soluzioni di gestione dei documenti e strumenti di workflow si traducono in un miglioramento della produttività; 4) Le soluzioni e i sistemi di gestione documentale devono concentrasi sull’utente finale e non sul processo fine a stesso, mantenendo l’attenzione sulla facilità d’uso, la convenienza in termini di cost saving e di controllo. Su tutto, la sicurezza resta un problema pressante.

#dematerializzazione @PatanoSergio @IDCItaly Il 55% dei documenti nasce e vive su carta
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Aziende e pubbliche amministrazioni stanno assistendo alla decentralizzazione dei processi documentali, che comprendono la perdita della materializzazione del documento con il beneficio del “passaggio” al digitale. Non solo ciclo attivo e ciclo passivo. Ma titoli di viaggio, immagini, documenti di archivio, pagamenti, titoli, ticket, contratti e gestione delle informazioni a tutti i livelli delle organizzazioni pubbliche e private. Fino alla gestione delle identità digitali, la firma elettronica forte e la biometria, sempre più richieste nel settore finance. Oggi, i documenti sono anche video, log, like. L’ufficio in tasca significa più efficienza e un risparmio sui costi di gestione. Ma la percezione sbagliata dei costi-benefici ostacola le PMI nell’adozione di soluzioni di document management avanzato. Quello che bisogna tenere d’occhio sono le funzionalità di scansione o di acquisizione, l’efficacia del motore di classificazione automatica e di ricerca, il livello di accessibilità, di integrazione, di usabilità dello strumento e di sicurezza del sistema. Un sistema difficile da usare, con processi frammentati e funzione di ricerca poco efficaci, determina il fallimento di qualsiasi progetto di dematerializzazione e gestione documentale nel giro di sei messi. UniCredit, IDC Italia, Able Tech, Citterio Salumificio, Digicamere, Edenred, Randstad, Samsung Electronics e Trenitalia hanno messo al centro del dibattito le esperienze maturate per capire in quali termini si può veramente parlare di dematerializzazione e se le imprese italiane sono veramente pronte al cambiamento, soprattutto perché oggi la gestione documentale va oltre la semplice trasformazione del dato cartaceo in digitale e presuppone una migliore gestione delle informazioni in termini di accessibilità ai dati.

#Gestione documentale e #dematerializzazione: i protagonisti della tavola rotonda
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L’ufficio senza carta?

Dopo vari decenni che se ne parla, l’ufficio senza carta è più un mito che una realtà concreta. Per la maggior parte delle aziende (enterprise, PMI e SoHo) la carte e le stampanti restano strumenti utili e fondamentali per lavorare con più produttività. La questione – dunque – è rendere i processi di gestione documentali più efficienti. In pratica, non si tratta tanto di produrre meno carta, ma di produrre meno processi cartacei inutili. Per tutto il resto, c’è la gestione documentale sostitutiva e la dematerializzazione che fanno parte di quel cambiamento più ampio che sta coinvolgendo le aziende e che si chiama Digital Transformation e che intercetta i nuovi modelli di smartworking e business process management, come ha messo in evidenza Emilio Manca, head of multichannel operations and management systems department di UniCredit.

Sicurezza e identità digitale

Firma Mia è la risposta di UniCredit alla digitalizzazione con 1,6 milioni di contratti digitalizzati e 200 tonnellate di carta non stampate nel 2015. Firma Mia consente di visualizzare e firmare i documenti relativi a contratti ed operazioni o disposizioni in modalità elettronica utilizzando il sistema SignPad uno speciale tablet che raccoglie le caratteristiche del segno grafico come la pressione della penna, la velocità con cui si esegue la firma, il movimento lineare e l’accelerazione. Si crea così il cosiddetto “template” con il quale ogni firma successiva sarà confrontata e conservata secondo gli standard più rigorosi di sicurezza.

Informazioni, processi, sistemi e persone

Processi inefficienti diminuiscono il valore della dematerializzazione. Le parole chiavi sono: Workflow, Efficienza, Semplicita, Velocità, Governabilita, Qualità e soprattutto Interoperabilità e Integrazione. Integrare processi e applicazioni significa tradurre i driver normativi e le nuove opportunità in efficienza operativa. Conservazione sostitutiva, workflow e stampa tra le priorità di intervento in ambito documentale. Gli investimenti in soluzioni di “paper to digital document management” crescono a ritmi sostenuti anche se la maggior parte dei documenti in uso nelle aziende nasce e vive su supporto cartaceo, come ha messo in evidenza Sergio Patano, research & consulting manager IDC Italia.

Ma soprattutto integrazione

Informazioni, processi, sistemi e persone. Nella dematerializzazione, la parola chiave è integrazione. Il 55 per cento dei documenti in uso nelle aziende nasce e vive su supporto cartaceo (dati IDC). Gli investimenti in soluzioni di “paper to digital document management” crescono a ritmi sostenuti. Il mercato nel 2015 ha superato i 1.100 milioni di euro con ritmi di crescita superiori all’8% fino al 2017.

Ma come integrare processi e applicazioni per tradurre i driver normativi e le nuove opportunità in efficienza? Nella tavola rotonda si è parlato di workflow documentali, della transizione dalla centralità della carta con attività completamente manuali all’automazione cross dipartimentale con governance e sicurezza avanzati. I processi paper centric sono caratterizzati da costi elevati legati a workflow cartacei, data entry manuale, problemi di archiviazione, ricerca, condivisione e sicurezza. E parlando di sicurezza, non possiamo dimenticare che la stampante è collegata alla rete e un attacco su dieci arriva proprio da qui.

Ma qual è è l’elenco delle cose da fare? Innanzitutto, bisogna definire una governance per la gestione dei workflow digitali. Rimuovere tutti i silos dipartimentali ed espandere l’automazione in ottica company-wide. Fare partnership con system integrator per sviluppi futuri. Implementare una cultura di innovazione continua. Fornire formazione regolare a tutto lo staff per le innovazioni. Incoraggiare il dialogo tra IT e LOB.

Previsioni di investimento

Nelle aziende italiane, ambiti quali ciclo passivo, contrattualistica, rapporti con i clienti, risorse umane, ordini, logistica sono a forte intensità documentale, sebbene le aziende percepiscano l’esigenza di migliorarne efficienza e gestione. Lo confermano anche le previsioni di investimento per i prossimi mesi in Italia, dove conservazione sostitutiva, workflow documentali e ricerca di sempre maggiori efficienze negli ambiti di stampa, appaiono al top tra le priorità di intervento in ambito documentale. Spinti anche dall’evoluzione normativa, come per esempio l’entrata in vigore in Italia nel marzo 2015 dell’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le aziende che si relazionano con la pubblica amministrazione, in Italia e in Europa gli investimenti in soluzioni di “paper to digital document management” crescono a ritmi sostenuti.

Revisione dei processi

Il tallone di Achille rimane la revisione dei processi. Le difficoltà maggiori che IDC ha rilevato nel corso di indagini quantitative e qualitative hanno a che fare con la complessità delle organizzazioni, pubbliche e private, di tradurre i driver normativi e le nuove opportunità offerte dai nuovi paradigmi tecnologici in sinergia con la revisione dei processi, operando poi in modo diverso rispetto al passato con un change management. Questo si traduce, soprattutto nella complessa macchina che è il settore pubblico, nella necessità di sviluppare nuove strategie, programmi e coordinamento, oltre che iniziative infrastrutturali che creino le condizioni per architetture di data center più condivise, facendo leva su cloud e open standard come principi irrinunciabili.

La digitalizzazione avanza

Spinti anche dall’evoluzione normativa, come l’entrata in vigore in Italia nel marzo 2015 dell’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le aziende che si relazionano con la pubblica amministrazione, in Italia e in Europa gli investimenti in soluzioni di “paper to digital document management” crescono a ritmi sostenuti. Tra firme elettroniche, regolamenti UE e semplificazioni normative, pagamenti elettronici, tra cui anche qualche accelerazione da parte dell’AgID, la digitalizzazione avanza, nel segno di una dematerializzazione che vede già una realtà nella fatturazione elettronica per la PA e procede spedita verso una gestione documentale sempre più allargata. Ma bisogna fare attenzione ed evitare di trasporre nel digitale gli stessi errori dei processi cartacei.

La Camera di Commercio di Milano è al terzo posto in Italia per qualità dei processi. «Il tempo medio di pagamento di una fattura è diciotto giorni» –  ricorda Maurizio Maccalli, responsabile ICT di Digicamere che sottolinea il ruolo del top management nei processi di adozione di dematerializzaione . Per Davide Blanchetti, ICT manager di Edenred.

occorre spingere di più sulla qualità dei processi, la formazione delle persone e l’usabilità delle soluzioni anche perché è più complesso dematerializzare i processi che hanno impatto con l’esterno come i fornitori. La fatturazione elettronica verso la PA ha dato forte impulso verso la digitalizzazione ed è auspicabile uno sviluppo ulteriore che coinvolga anche il settore privato. Con la mobilità pervasiva siamo non solo mobili e ubiqui, ma ci portiamo l’ufficio in tasca e questo determina una maggiore produttività e risparmio sui costi di gestione a fronte di un aumento della complessità.

#FirmaMia Nel 2015: 1,6 M di contratti digitalizzati, 200 tons di carta non stampata
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Le aziende italiane sono pronte?

La percezione sbagliata dei costi-benefici ostacola le PMI nell’adozione di soluzioni di DMS. In cima alle preoccupazioni, ci sono l’estrazione manuale di dati dai documenti digitali, la mancanza di workflow documentale integrato, la tracciabilità, la perdita di dati e di produttività, come mette in evidenza Paolo Fila, CIO di Giuseppe Citterio Salumificio. Processi inefficienti diminuiscono il valore della dematerializzazione, fa notare dal canto suo Davide Pifferi della Direzione Pianificazione Strategica – Piani di Innovazione e Integrazione Commerciale – Integrazione Commerciale e Intermodalità di Trenitalia. Dematerializzare le informazioni non basta per migliorare l’experience. Il punto critico è l’interoperabilità. Per questo bisogna lavorare molto sulla Semplicità, come la capacità di rendere fruibili e trasparenti all’end user funzioni e sistemi complessi, sulla Velocità (time-to-market), sulla Governabilità (Big Data e cognitive system) e sulla Qualità (processi, ingegnerizzazione output). Secondo Giancarlo Veltroni CFO di Randstad e presidente di ANDAF la dematerializzazione è parte di un forte cambiamento di trasformazione che sta coinvolgendo tutte le aziende e si traduce in efficienza, logistica semplificata, compliance, identità digitale, modello organizzativo. «Come Randstad stiamo lavorando alla filiale virtuale in una logica di integrazione e non di sostituzione, ma la carta ha ancora un peso negli uffici pubblici e privati».

#DM #BPM Videointervista ad Alberto Carrai Con @ARXivar più benzina nel motore del business
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Able Tech, come integrare processi e applicazioni

La gestione documentale ha mutato il suo significato, spostandosi verso soluzioni integrate a processi e applicazioni aziendali, sempre più in mobilità, grazie alla diffusione di smartphone o tablet e all’incremento di banda della connessione Internet. Nella dematerializzazione, per Alberto Carrai, direttore commerciale e marketing di Able Tech il punto centrale è proprio l’integrazione, che significa anche gestire dalla stessa interfaccia web informazioni, processi, sistemi e persone. Un processo gestito in maniera digitalizzata raccoglie le informazioni e le mette a disposizione delle persone e degli altri sistemi presenti in azienda, esattamente nel punto in cui occorrono, senza perdite di tempo e di energie, visto che la gestione dei documenti cartacei impegna 3,6 ore alla settimana per lavoratore (dati IDC). Per questo le imprese devono cambiare marcia e smettere di creare nuova carta inutile, offrendo una migliore user experience e semplicità di utilizzo dei dispositivi. Il workflow evita di generare documenti. Quanti documenti cartacei che risiedono/circolano nelle organizzazioni sono «parte attiva» in un processo? Non si tratta di fare la guerra ai documenti cartacei, ma di utilizzare solo la carta che serve veramente, anche perché l’ufficio senza carta è destinato a restare un mito. Ciò che conta, oltre a lavorare ovunque con la certezza di poter accedere a tutte le informazioni, è l’organizzazione da dare a queste informazioni. Averle e non saperle gestire in modo adeguato è solo uno spreco. Le imprese possono ridurre la produzione di documenti cartacei impegnandosi nell’adozione di soluzione per la gestione documentale. Oggi, tutti i documenti possono nascere informatici o sono digitalizzabili per legge. Con l’accelerazione di soluzioni IoT, cognitive system e robotics, liberare i dati dal loro supporto materiale significa mettere più benzina nel motore del business delle aziende. Occorre però evitare di trasporre nel digitale gli errori stessi dei processi cartacei.

Nell’era dei big data non si parlerà più di documenti ma di dati, raccolti e fruibili da una moltitudine di canali. Il patrimonio di un’azienda non risiederà nei singoli documenti ma nelle informazioni derivanti dalla loro interconnessione e integrazione all’interno di processi di discussione e collaborazione. «Negli ultimi anni – ha spiegato Carrai – Able Tech ha investito moltissimo nello sviluppo di soluzioni usufruibili anche da dispositivi mobili, quali smartphone e tablet, rispondendo alle richieste di maggiore mobilità degli utenti e permettendo di accedere al patrimonio d’informazioni aziendali, in totale sicurezza, da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Per gestire un documento quindi non è più necessario essere presente nella propria postazione in ufficio ma è sufficiente avere un device. In generale, ogni nostra innovazione è rivolta all’utilizzo della nostra soluzione di gestione documentale e dei processi in un’ottica di smart working: per questa ragione abbiamo sviluppato un’app che permette di apporre le firme su documenti anche in assenza di connettività. Arxivar è il sistema completo di gestione documentale, conservazione sostitutiva e business process manager che permette di convogliare il volume crescente di dati, gestire le informazioni e quindi i processi. Solo così, il dato può circolare in tutto il sistema aziendale e diventare uno strumento strategico di conoscenza».

#Dematerializzazione #Mobility Oltre la stampa Video intervista a Stefano Romelli @SamsungItalia
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Samsung, oltre la stampa. Più sostenibilità, efficienza e collaborazione

La gestione documentale intelligente è il primo passo concreto verso l’ottimizzazione e i risparmi per enti pubblici e imprese. Samsung offre dispositivi, soluzioni e consulenza per una condivisione efficiente delle informazioni. Con o senza carta. Dal cartaceo al digitale e viceversa. Nel mercato printing e in generale in quello della gestione documentale sono in atto profonde trasformazioni, principalmente dovute a un’ampia diffusione della tecnologia mobile che ha completamente cambiato il paradigma “dalla stampa al documento”. Stefano Romelli, B2B Customer Intelligence Manager di Samsung Electronics Italia ha parlato di autentificazione degli utenti per superare criticità di sicurezza e di Cloud Printing soluzioni per semplificare l’esperienza d’uso degli utenti. Mobility è la parola chiave per interpretare la strategia di Samsung. Il futuro del printing per gestire i documenti in ottica IoT e Big Data passa da stampati e sistemi multifunzione, connessi e sempre più smart, in grado di affrontare in maniera proattiva le attuali tematiche, dalla mobility ai big data e cloud, senza trascurare la sicurezza digitale. Per Romelli, la questione però non è solo tecnologica ma anche culturale. «Stiamo assistendo a una profonda trasformazione nel mercato printing, la mobility, la digitalizzazione, il cloud, la sicurezza e la convergenza sono i trend che hanno maggiore impatto sulle infrastrutture printing delle aziende e sulla gestione documentale in senso ampio, trend che hanno determinato il cambiamento del paradigma. In tema di dematerializzazione, assistiamo a una forte crescita, guidata dalla nuova normativa sulla fatturazione elettronica verso la PA. E la fatturazione elettronica verso la PA è soltanto una delle possibilità all’interno di un processo di gestione documentale delle aziende. Nel settore dei servizi finanziari, gli operatori possono portare sempre con sé i propri documenti sui propri dispositivi mobili e stamparli in qualunque filiale collegandosi tramite cloud alla stampante. L’esigenza di stampa e scansione da dispositivi mobili, via cloud, accompagna in misura crescente i processi di smart working. Qui interviene una soluzione come Samsung Cloud Print, che attraverso un’applicazione dedicata consente di creare, condividere e stampare documenti ovunque ci si trovi, tra l’altro in piena compatibilità con il nostro sistema di sicurezza mobile KNOX».

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di Luca de Piano

«Optimo Next nasce da una precisa scelta strategica, fondata sull’esperienza trentennale nel mercato del digital document management in Italia. Abbiamo scelto un’identità nuova e unica, che rappresentasse in pieno i nostri obiettivi e valori aziendali» – esordisce Fabrizio Tudisco, chief executive officer di Optimo Next. L’idea di fondo è quella di voler «essere riconosciuti come punto di riferimento per progettare, sviluppare e gestire sistemi innovativi e integrati di digital document management, migliorando processi già esistenti e rendendoli più utili per le persone e più efficienti per le organizzazioni». Questo si riflette sul payoff di Optimo Next, che è “a step forward” e rappresenta un messaggio chiaro: «Crediamo fermamente che innovazione e ricerca vadano di pari passo per differenziare i nostri servizi ed essere sempre più riconosciuti per offrire un servizio “seamless”, cioè senza interruzioni. Il nostro obiettivo è aiutare ogni azienda a innovare e semplificare i propri processi documentali, grazie alle nostre competenze tecnologiche e normative, e soprattutto alle esperienze di successo sviluppate in questi anni» – prosegue Tudisco. Ed è per questo che alcuni clienti continuano a scegliere Optimo Next anche dopo dieci anni di rapporto e di evoluzioni: «Questo per noi non è solo sinonimo di competenza, ma soprattutto di profonda fiducia verso le nostre persone e la nostra azienda» – sottolinea Tudisco.

#OptimoNext Squadra in primo piano e offerta articolata per distinguersi sul mercato
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Squadra in primo piano

La visione strategica di Optimo Next è condivisa con tutto il team: «Insieme abbiamo creato un team vincente per portare al mercato un set di competenze ed esperienze uniche nel loro genere» – evidenzia Tudisco, presentando la squadra di vertice. «Il sales & marketing director, Enzo Capilli, ha maturato esperienze in aziende multinazionali, con un forte background in ambito outsourcing e value-added-services, e con lui stiamo creando una strategia commerciale orientata a segmentare la nostra proposta di servizio non solo per settore (telco, financial services, utility…), ma anche su processi di business interni del cliente. Il chief operation officer, Aldo Arosio, conosce l’azienda e le nostre competenze meglio di chiunque altro, e ha il ruolo fondamentale di coordinare il team tecnico e di project management, affinché il carico di lavoro e le competenze siano massimizzate e portate a un livello sempre più elevato.

Offerta articolata

Per quanto riguarda l’offerta, nel corso degli anni l’obiettivo principale di Optimo Next è sempre stato quello di offrire una proposta a valore aggiunto, tenendo presente le richieste del mercato e cercando sempre di guardare avanti. Attualmente, la proposta si articola in un’integrazione di servizi: da un lato il business process outsourcing (BPO) con soluzioni “add-on” (FEA, fatturazione elettronica…) dall’altro la system integration, offrendo “in cloud” o “on premise” piattaforme di document management system (DMS) integrabili con le piattaforme dei clienti.

«Siamo cresciuti con i nostri clienti, condividendo con loro l’evoluzione della nostra offerta e svolgendo tante volte il ruolo di consulente e partner più che di mero fornitore» – commenta Tudisco. Un esempio tra tutti può essere quello della società di telefonia mobile H3G. «Il loro processo di sottoscrizione e raccolta delle proposte di acquisto si è modificato negli anni, integrando documenti cartacei, digitali e oggi anche vocal order, ormai uno standard nei settori telco e utilities. Sono cambiati anche gli strumenti di condivisione e monitoraggio dei nostri servizi lato cliente, sempre più web e sempre più mobile. Ed ecco il perché ci siamo dilettati anche nella produzione di business app» – spiega Tudisco. Ma non solo: «Anche se a molti può apparire strano, il tema della sicurezza informatica dei dati non è ancora gestito correttamente da tantissime aziende. Parlo dei “furti” che avvengono internamente all’azienda da chi condivide documenti con colleghi, più che da attacchi degli hacker che arrivano dall’esterno. È su questo tema che vogliamo portare ai nostri clienti soluzioni che consentono la protezione del documento, qualsiasi esso sia, con sistemi “sync & share” professionali che permettono alle aziende di trovare un compromesso tra accessibilità e sicurezza» – fa sapere Tudisco.

Distinguersi sul mercato

Ecco quindi che si delineano i punti di forza di Optimo Next: «Riprendendo quanto detto prima, uno dei fattori distintivi per noi è giocare di anticipo su tematiche e soluzioni che possano semplificare e far evolvere i processi documentali integrati nei processi di business dei nostri clienti. Le occasioni per giocare d’anticipo possono essere i cambi normativi, come nel caso della fatturazione elettronica che ha portato le aziende a ripensare i propri processi amministrativi, oppure le innovazioni tecnologiche, come i vocal order che sono di fatto veri e propri contratti nativi in formato digitale, costituiti in questo caso specifico da un tracciato audio, e che devono essere archiviati e conservati in modo digitale e resi disponibili al consumatore per una loro consultazione. È anche per questo che Optimo Next co-progetta con il cliente soluzioni di document management personalizzate e in continua evoluzione (dimensione beta), garantendo i massimi standard di servizio e assistenza. Puntando sulla presenza costante per risolvere tutti i problemi tecnici e gestionali, fa del “caring” la sua unicità».

#document_management Fabrizio Tudisco CEO di #OptimoNext «Il futuro delle identità digitali»
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Uno sguardo al futuro

«Tra i nostri obiettivi c’è anche quello del continuous improvement, che significa fare sempre meglio quello che già facciamo, guardando ciò che accade fuori» – sottolinea Tudisco. Ma il mercato del digital document management è in fermento, con normative sempre più frequenti che spingono fortemente verso il digitale. Un esempio? «Grazie al regolamento europeo eIDAS, l’adozione di un sistema unico di firma digitale favorirà non solo le transazioni tra diversi stati (dentro e fuori dall’Unione europea), ma faciliterà la diffusione di questi strumenti anche in ambiti e aree aziendali dove la firma digitale ha stentato a decollare. Gestiamo per i nostri clienti diversi sistemi di firma elettronica e pertanto siamo molto attenti a comprendere gli effetti che un cambio normativo comunitario di questa portata comporterà nelle soluzioni da adottare» – spiega Tudisco. Ci sono anche altre trasformazioni in ambiti apparentemente distanti dal document management, e che prima o poi faranno sentire i propri effetti. «Si pensi a come cambierà il concetto di identità digitale: al momento non esiste un unico scenario bensì diversi sistemi di identità elettronica per ciascuno stato europeo. Allo stato attuale, il vuoto normativo sulle identità digitali sta lasciando campo libero ai grandi operatori globali che hanno individuato nella gestione delle identità digitali un business molto importante, visto che nell’economia digitale i dati personali sono diventati una nuova forma di valuta a tutti gli effetti» – avverte Tudisco. E a chi fa notare che potrebbe trattarsi di scenari futuristici, il ceo di Optimo Next risponde che le cose sono più vicine di quanto si creda. «All’interno dello Spid (Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitale) vi sarà un processo graduale di consegna delle identità, ma confidiamo e crediamo che questo sia un primo passo per un Paese sempre piu’ digitale e dinamico» – conclude Fabrizio Tudisco.

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Aziende e pubbliche amministrazioni stanno assistendo alla decentralizzazione dei processi documentali, che comprendono la perdita della materializzazione del documento con il beneficio del “passaggio” al digitale. Vista la crescita di soluzioni hardware e software, le organizzazioni sono pronte per il salto definitivo? Considerando che il settore privato è quello più ricettivo nello svecchiare procedure e sistemi in favore di soluzioni più innovative, si può auspicare un adeguato rinnovamento “culturale” anche da parte della PA? La sfida è nel sapere accogliere le richieste di personalizzazione, scelte quanto mai dettate dalle diverse necessità dei processi produttivi specifici.

Secondo Davide Astolfi, market manager PMI di 24 ORE Software (www.24oresoftware.com), «le aziende private medio-grandi da tempo riconoscono i benefici della conversione dei documenti in formato digitale. Hanno fatto da apripista la normativa sulla Conservazione Sostitutiva dei documenti, anche di quelli con valore fiscale, e i percorsi di Certificazione di Qualità che molte aziende hanno intrapreso negli anni scorsi; questi ultimi hanno contribuito a incrementare la sensibilità sul tema della ridefinizione dei processi e dei flussi documentali correlati».

Una sensibilità che, a oggi, è molto eterogenea. Non abbiamo dinanzi un unico settore predominante nel panorama dell’adozione di soluzioni di gestione documentale. Piuttosto vi sono diverse categorie che prestano più interesse di altre nell’adottare soluzioni e metodi già percepiti a livello europeo.

«Rileviamo una forte richiesta proveniente da realtà anche molto diverse tra loro, dall’industria, alla sanità, all’edilizia, a quelle di ambito non tipicamente aziendale» – dice Astolfi. «Il vantaggio è chiaro per tutti: le soluzioni di gestione documentale nascono con l’obiettivo di migliorare l’organizzazione e i processi piuttosto che generare costi aggiuntivi. La possibilità di trasformazione digitale dei documenti evita l’obbligo dell’archiviazione fisica della carta e consente una drastica riduzione dei costi, degli spazi di archivio, dei tempi di ricerca, oltre a generare una maggior efficienza grazie a tempestività nelle risposte, a minori perdite di informazioni o inutili duplicazioni. Una serie di vantaggi cui rispondiamo con la nostra soluzione DMS24 di 24 ORE Software. La soluzione permettere lo scambio, la notifica e la condivisione delle informazioni seguendo un workflow che consenta a queste di arrivare ai diretti interessati, essere prese in carico e divulgate alle persone e a tutti i soggetti coinvolti secondo le diverse necessità dell’organizzazione».

La strada sarà in discesa?

Attenzione però a credere che di qui in avanti la strada sarà in discesa. C’è chi della gestione documentale conosce ben poco, considerando la digitalizzazione dei documenti come un miraggio nel deserto della carta. Secondo una ricerca commissionata da Ricoh a Coleman Parkes Research, le aziende italiane non sono ancora arrivate al quel grado di maturazione necessario per portare il paese al livello successivo. «Il 63% dei manager del campione studiato afferma che la propria azienda è ben lungi dall’essere pronta per la “trasformazione digitale”; molte realtà hanno ancora informazioni conservate esclusivamente su carta. Nonostante questo, le imprese sono consapevoli dell’importanza di introdurre innovazioni per migliorare le strategie di business. Per quanto riguarda il campione italiano, per esempio, l’87% concorda sul fatto che un archivio digitale migliorerebbe i processi aziendali e il 56% ritiene che digitalizzando le informazioni si otterrebbe una percentuale di risparmio quantificabile tra il 5% e il 20% sui costi di gestione corrente. Oltre un terzo degli intervistati afferma che la propria azienda impiega troppo tempo nella ricerca di informazioni contenute in documenti cartacei e in documenti digitali gestiti in maniera non corretta. Inoltre, i costi per la gestione dei dati sparpagliati negli schedari, nei magazzini e negli archivi personali dei dipendenti sono elevati. I leader aziendali si stanno sempre più rendendo conto che un importante valore giace inespresso nelle informazioni cartacee ed è convinto che i volumi delle informazioni continueranno a crescere. Si spiega quindi perché la dematerializzazione stia diventando una priorità per molte organizzazioni: «Quattro intervistati su dieci (39%) del campione italiano sono infatti convinti che i documenti verranno resi digitali entro i prossimi tre anni» – afferma Luca Tomelleri, communication manager di Ricoh Italia (www.ricoh.it). Una spinta al passaggio al digitale potrebbe arrivare proprio dalla pubblica amministrazione, un soggetto che, non solo nell’immaginario collettivo nazionale, rappresentava l’immobilità del Paese nei confronti dell’adozione di nuovi processi produttivi. Il cambio di rotta è dietro l’angolo: «Per la prima volta dopo anni, sarà proprio la pubblica amministrazione italiana a “obbligare” le aziende a dotarsi di nuove soluzioni per la gestione digitale dei documenti e dei processi» – spiega Alberto Carrai, direttore commerciale di Able Tech (www.arxivar.it). «Dal prossimo 6 giugno, la PA centrale sarà obbligata a liquidare fatture pervenute solo in formato elettronico tramite spedizione telematica al sistema d’interscambio SOGEI. I fornitori di beni e servizi degli oltre 10mila enti pubblici interessati si dovranno quindi attrezzare per poter continuare a lavorare con il loro principale committente. Proprio per venire incontro alle loro esigenze, ARXivar ha realizzato un nuovo servizio IX (Invoice Xchange) che permette di gestire in maniera digitale l’intero ciclo d’invio, ricezione e conservazione delle Fatture Elettroniche PA. Scegliendo una soluzione come IX di ARXivar sarà possibile ridurre gli errori comunemente legati alla gestione del ciclo attivo delle fatture, come quelli di spedizione che comportano un mancato incasso. Ma i benefici maggiori di una soluzione che dematerializza i documenti e i processi a essi collegati sono da riscontrarsi soprattutto nella loro disponibilità in qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Grazie alle interfacce web e mobile, i documenti, le informazioni e le fatture non sono più legate a un luogo fisico come l’ufficio o l’archivio, ma ricercabili e consultabili in qualsiasi momento dal proprio tablet o smartphone».

Trasformazione digitale

Ma nell’odierna situazione di crisi economica, dove le piccole aziende hanno pagato più di altre il prezzo del basso profitto, quanto viene presa in considerazione la possibilità di ridurre costi di gestione e di processo attraverso la gestione documentale? Viene inteso come un reale investimento o un costo da non potersi ancora permettere?

È indicativa, in questo senso, l’esperienza sul campo di Canon Italia: «La reticenza delle piccole e medie aziende nell’adozione di soluzioni di gestione documentale è più che altro legata a un’erronea percezione dei relativi costi-benefici» – sottolinea Davide Balladore, solution marketing manager di Canon Italia (www.canon.it). «Per ovviare a questa obiezione, Canon ha studiato un’offerta per le PMI basata su cloud, modulare e usufruibile in modalità pay-per-use, che può essere adattata alle reali esigenze, anche economiche, dell’azienda. Negli ultimi tre anni, le PMI sono molto maturate e l’obiettivo è informare sempre più i clienti sui vantaggi di una riduzione del volume di documenti e di una gestione nella “nuvola”. Proponendoci attraverso i nostri partner certificati, possiamo raggiungere le piccole e medie imprese con soluzioni che, senza la necessità di un server o un consulente interno, permettono di abbattere immediatamente i costi legati alla gestione cartacea dei documenti e offrono la possibilità di stampare da remoto o archiviare in cloud, rendendo più snelli i processi, con un vantaggio reale in termini di produttività e agilità aziendale. Inoltre, per incontrare le esigenze delle PMI in tema di gestione documentale avanzata, Canon ha rilasciato di recente Therefore Online, una piattaforma che consente di trasferire tutti i processi di stampa nel cloud, gestendoli online da remoto e in mobilità. Queste funzionalità permettono ai venditori di gestire, stampare e inviare tutti i documenti nel momento in cui sono dal cliente, accelerando in questo modo le procedure contrattuali e rendendo immediatamente concreti i vantaggi della gestione documentale in cloud».

Una serie di vantaggi riscontrati anche da Corrado Massone, direttore marketing enterprise business division di Samsung Electronics Italia (www.samsung.com/it): «I risparmi potenziali sono nell’ordine del 10-30%. I benefici sono talmente evidenti che trovano consensi a vari livelli, anche nel caso delle PMI. Senza dimenticare che la gestione documentale consente il recupero della produttività a vari livelli e una riduzione dell’impatto ambientale, particolare cui le imprese, anche di piccole e medie dimensioni, stanno prestando sempre più attenzione. Ormai la gestione documentale rappresenta un aspetto d’importanza cruciale tanto per le aziende quanto per la PA: in entrambi i casi non è più possibile sottrarsi a una valutazione attenta e precisa dei costi legati. I progetti realizzati secondo un approccio di servizi gestiti consentono, infatti, di passare da una gestione documentale non controllata a una gestione documentale controllata, che permette di ottenere notevoli risparmi in diverse voci di spesa».

I passi da compiere

Nel momento in cui un’azienda (così come un ente pubblico) sceglie di passare a una gestione informatica dei principali processi documentali, quali sono i passi da compiere?

Fabrizio Leoni, solution marketing manager di InfoCert (www.infocert.it) spiega gli step di base del processo di migrazione: «Il passaggio alla dematerializzazione documentale richiede un approccio graduale che comporta un fisiologico adattamento interno. Il primo step è partire da un’analisi dell’esistente, per sfruttare al meglio i servizi di dematerializzazione come la firma digitale, la Pec e l’archiviazione sostitutiva, spesso diffusi in modo poco organico all’interno di aziende e organizzazioni. È spesso possibile, in tempi più rapidi di quanto si possa immaginare, sviluppare le loro potenzialità in processi documentali strutturati. Per sfruttare al massimo tale opportunità, occorre che questi servizi vengano accuratamente integrati nell’insieme dei processi aziendali e, se necessario, affiancati da funzionalità quali document composing o cattura documentale, per garantire il governo dell’intero ciclo di vita del documento. Questa è la ragione per cui InfoCert ha investito nello sviluppo di LegalCloud, un’offerta di servizi di dematerializzazione in cloud per grandi aziende e piccole e medie imprese, basata su un’architettura facilmente integrabile con i sistemi e le applicazioni già esistenti. Proprio per rispettare la gradualità dell’approccio e il mutare delle necessità, LegalCloud garantisce la possibilità di ampliare l’adozione dei servizi nel tempo, solo se e quando occorrono. Il tutto, con la garanzia costante di massima sicurezza e riservatezza dei dati e di compliance normativa».

La scelta di digitalizzare i propri processi aziendali parte, spesso, dalla semplice archiviazione di documenti cartacei che vengono acquisiti e archiviati in cartelle e sottocartelle. Tale soluzione può andare bene in una fase iniziale ma con il tempo le esigenze potrebbero cambiare. Molto dipende dalle aree di intervento che ricadono nel processo di adozione della gestione documentale.

«Il passaggio dalla carta al digitale avviene con gradualità» – spiega Massimiliano Grippaldi, partner & marketing manager Italia di PFU Imaging Solutions (www.fujitsu.com/emea/products/it). A volte si parte dalla semplice archiviazione di documenti cartacei che vengono digitalizzati e archiviati in cartelle e sottocartelle. «Spesso all’interno di un’azienda o di un’organizzazione, la digitalizzazione coinvolge dapprima il settore dove c’è una maggiore necessità. Pensiamo – per esempio – al ciclo passivo delle fatture che vengono ricevute in cartaceo e poi dematerializzate. Questo processo potrebbe coinvolgere solo quel determinato settore aziendale ma quando un’azienda è pronta per cambiare modo di lavorare nel suo complesso, i sistemi di archiviazione diventano uno strumento per tutti gli operatori. La ricerca di un documento archiviato in digitale non è solo a vantaggio di uno specifico reparto aziendale. La digitalizzazione si completa quando c’è un sistema complessivo e organico di gestione elettronica dei documenti. Tipicamente, l’azienda che inizia da un singolo settore presto scopre i vantaggi e i benefici del digitale e così estende a tutte le aree un sistema magari nato solo per una specifica gestione».

Vista la trasversalità di intervento, i benefici che la gestione documentale è in grado di apportare alle PMI ed enti pubblici possono essere declinati anche in nuovi ambiti. «Uno dei mondi che timidamente si sta affacciando alla gestione documentale è quello delle scuole – continua Grippaldi – in parte come risposta alla cronica mancanza di fondi. Oggi, però, le soluzioni hardware di archiviazione innovative e versatili, insieme a quello che è il concetto di scuola 2.0 e ancor più 3.0, ci inducono a pensare che anche in questo settore le cose presto cambieranno. Il registro di classe elettronico sta diventando una realtà e il digitale sta entrando anche qui prepotentemente».

Un interesse verso l’integrazione della gestione documentale si ha oltremodo nel settore bancario, ospedaliero e retail che non hanno ancora tratto appieno i benefici di una migrazione avanzata, in grado di razionalizzare e ottimizzare i processi di business interni e di migliorare il servizio ai clienti. Sotto questo aspetto è indicativa l’esperienza di Kyocera Document Solutions Italia (www.kyoceradocumentsolutions.it) attraverso le parole di Adriano Zuradelli, marketing manager dell’azienda: «Grazie all’approccio consulenziale e personalizzato dei Managed Document Services Kyocera e al supporto dei nostri service partner presenti su tutto il territorio nazionale, siamo in grado di guidare la necessità di strutturazione dei processi documentali delle aziende di ogni settore e dimensione. Questa evoluzione da fornitore a partner consulenziale ha come obiettivo primario lo sviluppo del business e della competitività dei nostri clienti tramite un piano di crescita documentale condiviso che porti alla creazione di una partnership tecnologica duratura».

La gestione elettronica dei documenti è una necessità ben intesa in diversi contesti aziendali. Non a caso in Italia, negli ultimi dodici mesi, si è assistito a un florido proliferare di soluzioni di gestione documentale ad hoc, adatte per diverse tasche ed esigenze. Secondo una ricerca di IDC, un utente medio impiega circa

nove ore settimanali, cioè un’intera giornata di lavoro, a cercare informazioni all’interno del suo ufficio. Del totale, più di un terzo viene speso per una ricerca che alla fine non avrà portato a nulla, con una dispendiosa e infruttuosa, perdita di tempo.

In questo senso, la gestione documentale si pone come risposta pratica al nuovo corso produttivo, capace di migliorare la “catena di montaggio” di un ufficio tecnico, una piccola azienda, una scuola, una grande multinazionale. Il tutto viene facilitato dalla possibilità di gestire un processo anche fuori dal luogo di lavoro attraverso i nuovi device elettronici.

Si tratta di un trend in continua crescita, come evidenziato da Silvia Montanari, chief operating officer di VM Sistemi (www.vmsistemi.it), president e Ceo di Talea Consulting (www.taleaconsulting.it): «Assistiamo a un’inversione di tendenza nei confronti della carta a favore del “paperless office”, un concetto ormai familiare a chi desidera investire in gestione documentale e digitalizzazione dei processi aziendali. Crediamo a tal punto nell’efficacia di queste soluzioni che abbiamo fondato Talea Consulting, una vera e propria società nel gruppo VM Sistemi interamente dedicata alla gestione documentale e all’ottimizzazione dei processi aziendali».

È evidente che il vantaggio di avere un ufficio in tasca vada oltre la riduzione dei costi di gestione e produzione della carta: accessibilità, collaborazione e integrazione sono solo alcuni dei termini che meglio di altri spiegano le potenzialità, presenti e future, della gestione documentale in mobilità. Non è più un sogno il poter avviare e completare task dei workflow in movimento, dovunque ci si trovi. Viene meno la necessità di essere legati al luogo di lavoro per configurare e approvare documenti che una volta “passavano” di scrivania in scrivania e che oggi invece esistono solo in digitale. Un esempio, arriva da Zucchetti (www.zucchetti.it) attraverso quello che il vicepresidente Giorgio Mini definisce come un ambiente di lavoro virtuale accessibile ovunque. «Zucchetti ha sviluppato uno spazio professionale in cui l’utente può accedere alle informazioni aziendali di cui ha bisogno da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, grazie ai dispositivi mobili come smartphone e tablet. Per questo, tutte le soluzioni Zucchetti di nuova generazione, interamente sviluppate su tecnologia web, sono corredate da specifiche app a supporto del lavoro in mobilità. La digitalizzazione dei documenti è diventata una priorità negli ultimi mesi per esigenze sia organizzative – dettate da una ricerca di maggiore efficienza produttiva – sia normative – con l’introduzione della fatturazione elettronica che ha accelerato l’adozione di soluzioni documentali digitali. Per questo è sempre più frequente che le imprese richiedano l’integrazione dei loro sistemi con soluzioni più avanzate, come la nostra piattaforma web Infinity DMS che permette di gestire tutti i processi documentali aziendali».

Strategia digitale e strategia di business

Per Alberto Fidanza, sales director Southern Europe di Alfresco (www.alfresco.com), nell’attuale contesto di economia industriale digitalizzata, il paradigma giusto è avere una strategia digitale integrata con la strategia di business. «Il privato ha avviato da parecchi anni un percorso di digitalizzazione ed è sicuramente più avanti del pubblico» – afferma Fidanza. «Osserviamo comunque alcune importanti realtà nella PA con progetti altamente innovativi in ambito ECM e grandi aziende private che stanno rivedendo la loro piattaforma per adottarne di nuove e più innovative che permettano di collaborare anche oltre il perimetro del firewall».

Ma pensando al successo di smartphone e tablet, anche all’interno del panorama aziendale, a che punto è l’integrazione tra soluzioni desktop e mobile? «Principalmente nel privato – risponde Alberto Fidanza – vi sono molte realtà in cui sono state realizzate soluzioni integrate tra desktop e mobile. Le app su smartphone e tablet consentono di lavorare in mobilità anche quando non si è alla propria postazione di lavoro. Si può pensare che nel medio/lungo termine le app possano sostituire la gestione documentale classica tramite desktop soprattutto per coloro i quali hanno la necessità di lavorare ovunque e soprattutto attraverso dispositivi mobile, meno ingombranti e più smart. È prematuro pensare che la gestione documentale possa essere sostituita interamente da applicazioni mobili all’interno dell’azienda».

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Il seminario “Gestione Documentale Therefore, dal DMS al Cloud”, organizzato dal Gruppo Venco in collaborazione con Canon presso il centro Congressi Unione Industriale Torino lo scorso 28 marzo, ha riscosso un grande interesse evidenziando un’alta affluenza di pubblico. Circa una trentina di aziende, tra pubbliche e private, hanno infatti partecipato attivamente all’incontro, che ha avuto come tema portante i benefici legati all’aumento della produttività, al saving di tempo e al miglioramento dei processi di business, dati dall’implementazione dei processi documentali aziendali.

“Siamo molto soddisfatti del successo che l’evento ha riscosso, ulteriore riprova dell’importanza strategica di queste tematiche” ha spiegato Davide Balladore, Solution Marketing Manager di Canon Italia. “Abbiamo registrato adesioni, sia da parte di società private di diversi settori merceologici, sia da pubbliche amministrazioni a conferma che l’implementazione di sistemi di gestione documentale efficienti è una priorità per qualsiasi tipologia di azienda”.

Carlo Alberto Carnevale Maffé, Docente di Strategia d’Impresa ed Economia Aziendale SDA Bocconi, ha condotto il dibattito portando i partecipanti a confrontarsi sui diversi aspetti che coinvolgono la gestione documentale, dalla progettazione alla realizzazione sino ai risultati, resi ancora più concreti dalla testimonianza diretta di case study relative alle implementazioni della piattaforma documentale Canon Therefore messe a punto dal Gruppo Venco e Molteco,

“Dare voce ad aziende come Penta Trasporti e il Comune di Chieri, è servito a raccontare esperienze concrete capaci di creare un coinvolgimento più immediato ed efficace dei partecipanti” ha spiegato Adriano Vertua, Solution Consultant di Canon Italia. “Questi ultimi hanno potuto verificare i vantaggi reali dati dall’implementazione di Therefore all’interno dei flussi di lavoro di aziende diverse tra loro, ma accomunate dall’esigenza di automatizzazione dei sistemi di archiviazione, rintracciabilità e fruizione dei dati relativi alle differenti tipologie di documenti”.

L’evento ha tracciato inoltre proiezioni sui futuri trend del document management e sulle evoluzioni che vedono come protagonisti il cloud e il mobile, funzionalità già perfettamente integrate all’interno delle soluzioni Canon.

“Siamo estremamente soddisfatti degli esiti di questo incontro, che ha visto la proficua collaborazione tra Canon e il Gruppo Venco. Il seminario ha raggiunto l’obiettivo prefissato che consisteva nel contribuire a diffondere presso le imprese, una cultura precisa sulle modalità di approccio al digital document management, e al contempo trasferire ai nostri interlocutori in modo concreto le potenzialità di Therefore, piattaforma progettata per le aziende che chiedono una gestione documentale potente e flessibile in grado di soddisfare tutte le esigenze connesse alla gestione, archiviazione, condivisione e pubblicazione dei documenti” – ha concluso Giuseppe De Martin, Direttore Operativo di Molteco società del Gruppo Venco.

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