Dal primo gennaio 2019, scatterà l’obbligo di emissione elettronica delle fatture. Per aiutare le aziende ad affrontare i problemi connessi a questo mutamento, Di.Tech, realtà bolognese specializzata nei sistemi informativi per il punto vendita e la catena distributiva, sta proponendo soluzioni specifiche e consulenza. «Negli ultimi sei mesi, siamo stati impegnati in analisi congiunte con clienti retail, per comprendere come e dove questa normativa avrà impatto, uscendo dai luoghi comuni, dai catastrofismi e dalle superficialità che sempre si affollano intorno alle novità inattese» – spiega Cosimo De Maria, direttore commerciale e marketing Di.Tech. «Abbiamo così ricostruito in termini di processo che cosa significhi il termine fatturazione in un’azienda. Le due difficoltà principali sono state censire tutti i punti di impatto e gli effetti del nuovo paradigma».

CARBURANTI E NON SOLO

Lo slittamento al 2019 della fatturazione elettronica per le vendite di benzina e gasolio per autotrazione, è valido solo per l’ultimo miglio (i distributori di benzina su strada) e in riferimento alla sola vendita a soggetti titolari di partita IVA. Per tutti gli altri soggetti della filiera di produzione e distribuzione l’obbligo della e-fattura è partito dal primo luglio. Il tema dei carburanti non riguarda solo chi possiede i distributori di benzina, ma tutte le aziende che usano automezzi, veicoli aziendali e che dovranno imparare a gestire in modo diverso gli acquisti di carburante. «Per gestire il problema – dice De Maria – siamo intervenuti a giugno adeguando i sistemi». Il documento prodotto in digitale, secondo la normativa, deve essere conservato in formato elettronico: questo aspetto ha creato un po’ di preoccupazione nelle imprese. Nella fase finale di promulgazione della legge, però, è stata inserita una variazione al testo, in cui si dice che l’Agenzia delle Entrate offrirà gratuitamente un servizio di conservazione delle fatture. Importante è capire cosa implica tutto questo e se è davvero utile affidarsi al servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate.

#SupplyChainCollaboration Con #DiTech la fatturazione diventa smart
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NUOVO IMPULSO PER IL B2B

«Quello che vogliamo comunicare ai clienti è che siamo in una fase in cui è valida l’espressione latina carpe diem» – dichiara De Maria. «È importante cogliere l’attimo. Certo, le nuove esigenze per le imprese sono un’opportunità anche per noi, ma il “carpe diem” vale soprattutto per il retailer, che può cogliere nuovi vantaggi». La fatturazione elettronica può innescare un concreto avanzamento del percorso di trasformazione digitale delle imprese, fino a questo momento non ancora preso abbastanza in considerazione. «Oggi, con la fatturazione elettronica, si parla finalmente di trasformazione digitale».

UN APPROCCIO INTEGRATO

Di.Tech affronta il problema della fatturazione elettronica con un approccio globale, che prevede l’integrazione di soluzioni specifiche con i sistemi ERP. Si inseriscono in questo approccio tutte le soluzioni che producono e ricevono fatture all’interno dell’azienda, a partire da More, suite applicativa per l’azienda distributiva, che presidia tutti i processi caratteristici, dalla gestione dei contratti con i fornitori fino alla barriera casse. Per facilitare l’operatività dell’impresa e snellire i flussi dati, Di.Tech offre servizi di intermediazione attraverso la piattaforma di supply chain collaboration Open Business con il nuovo modulo e-bill tracking, servizio cloud per la gestione dell’inoltro e della ricezione delle fatture elettroniche in formato XML. e-bill tracking offre, inoltre, un completo controllo e certificazione dei flussi in ingresso e in uscita dall’impresa. La fatturazione elettronica impatta anche la relazione tra punto di vendita e consumatore. In questo caso Open Business si è arricchito del nuovo modulo smart-bill, un applicativo in cloud che permette ai PDV di offrire ai propri consumatori un servizio self-service di richiesta e verifica della fattura elettronica da scontrino sia nella stazione carburanti che nel supermercato, generando automaticamente il formato XML. Per arrivare al primo gennaio 2019 pronti per la fatturazione elettronica, il percorso sembra essere lungo e tortuoso. Per questa ragione Di.Tech rende disponibile anche una newsletter e un blog dedicato, per aiutare i clienti a orientarsi meglio.

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Fattori come il consolidamento della nuvola, dei software SaaS e delle soluzioni avanzate per la raccolta e l’analisi dei dati, rappresentano i vettori principali che guidano oggi la crescita del documentale. In mezzo a tali macro-tendenze ve ne sono altre alle quali oramai non facciamo nemmeno più caso, perché inserite naturalmente nel flusso dell’operatività moderna. Pensiamo alla mobilità e all’assenza di limiti strutturali nell’accesso ubiquito ai file, da qualsiasi luogo e dispositivo. Certo è che un panorama del genere necessita di standard e metodologie di fruizione condivise o almeno interoperabili e con supporti multipli, per non trasformare un vantaggio in una condizione sfavorevole.

È evidente che le difficoltà di integrazione con le piattaforme interne e i problemi legati alla sicurezza siano ancora fattori che pongono forti dubbi sull’adozione della gestione documentale, soprattutto presso quei soggetti che non facilmente accettano il cambiamento. Eppure, analisi del settore (Persistent, 2018) considerano l’Europa il mercato principale per il successo della dematerializzazione su scala globale, tanto da spingersi con l’affermare che nel giro di sette anni (2025) il segmento avrà raggiunto il suo picco massimo, grazie al finance e all’healthcare.

IL DOCUMENTALE SI TRASFORMA

Nonostante la gestione elettronica sia un concetto relativamente nuovo, abbiamo già assistito a una serie di trasformazioni causate, anche in via indiretta, da tecnologie tangenti. Il cloud è tra queste, ma gli scenari che si aprono sono molteplici: blockchain, machine learning, analisi predittiva, business intelligence. La gestione documentale del 2018 non è più quella che muoveva, timorosamente, i primi passi nel mondo enterprise. Lo sa bene IDC, che ne ha seguito l’evoluzione nel corso degli anni. «Il mercato delle soluzioni documentali è complesso e oggi si articola su tre fronti: device management, print management, enterprise output management» – spiega Sergio Patano, senior research & consulting manager di IDC Italia. «Il primo fa riferimento a software preposti a installare, attivare, configurare, monitorare e controllare i device di stampa. Il print management si occupa del tracking, del monitoraggio, del reporting e della gestione delle abitudini e dei prodotti di stampa, mentre le soluzioni di enterprise output management puntano ad automatizzare la produzione, la distribuzione e la gestione degli stream dalle applicazioni desktop o enterprise verso qualunque canale di output, fisico o virtuale».

Europa, primo mercato per la #dematerializzazione grazie al finance e all’healthcare
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EVOLUZIONE DEL MERCATO

«Il mercato così composto – continua Patano – crescerà a livello europeo, passando da circa 475 milioni di euro a poco meno di 500 milioni, un aumento pari a 3,9%. La curva si manterrà abbastanza stabile anche in futuro, tanto che il tasso di crescita medio annuo (CAGR) per il periodo 2017- 2021 sarà del 3,7% portando il settore a raggiungere i 550 milioni di euro nel 2021. Per quanto riguarda la tipologia di segmenti interessati dal documentale, oltre il 90% è composto dall’enterprise output management e dal print management, che sarà quello che per le previsioni guadagnerà meglio con un +4,6% entro il triennio». Si tratta di trend che le stesse aziende riscontrano nella loro quotidianità. È il caso di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia il cui managing director Pierfrancesco Angeleri ci dice: «La gestione di un business passa oggi attraverso la digitalizzazione e penso che il rate di adozione sia, in larga parte, soddisfacente nel nostro Paese. Come soggetto attivo nel campo ci adoperiamo molto affinché la gestione documentale sia sempre più “liquida” per favorire lo sviluppo e l’ottimizzazione delle strutture produttive. Per esempio, la soluzione in SaaS ARKon agevola la collaborazione integrata e la gestione dell’informazione dei documenti. Il software concentra una moltitudine di funzionalità in un solo prodotto che permette la conservazione con un click, presenta flussi definiti e brevi, automatizza una serie di invii che prima erano manuali».

MODELLI DI ADOZIONE

Alcuni trend, come lo smart working e la mobilità, hanno accelerato l’adozione di soluzioni documentali. Il successo di tali modelli può rappresentare una molla concreta per portare al cliente un successivo grado di innovazione. Sempre Angeleri: «Sicuramente, le imprese si stanno rendendo maggiormente conto che, in quanto processo, la digitalizzazione favorisce l’approccio al cliente. Di fatto, abbiamo trasformato piattaforme interne, come appunto ARKon, in un ECMS completo, che semplifica la gestione di qualunque tipo, dall’amministrativa alla corrispondenza giornaliera, fino alle operazioni commerciali».

Per Pablo Pellegrini, business unit manager, document management, workflow & services di SB Italia, la gestione documentale evoluta è pesantemente influenzata dai nuovi trend che si stanno rapidamente diffondendo. «L’espansione della mobilità ha portato a un’accelerazione nell’adozione di soluzioni documentali sempre disponibili sia in termini di tempo che di spazio. Le app per la gestione documentale, come la nostra Docsweb Mobile, abilitano la trasformazione digitale in atto nelle aziende, mettendo a disposizione nuovi modi di gestire processi di business che nascono e si sviluppano in maniera del tutto digitale. A titolo di esempio, possiamo citare la gestione delle note spese, dei processi amministrativi come la fatturazione o, per le risorse umane, la rilevazione delle presenze, la selezione del personale e così via».

In realtà, sono molti gli spunti che offrono alla gestione documentale l’opportunità di porsi come paradigma cardine del business, e trasversale dalle PMI alla PA. Per Laura Biasin, client manager service line Oracle di Sinfo One, dopo l’accelerazione ricevuta dalla Terza Piattaforma, (mobile, cloud, social e big data/analytics), la gestione documentale riceverà un’ulteriore spinta dal GDPR e dalla fatturazione e conservazione elettronica. «Si tratta di obblighi normativi che l’IT e il business devono affrontare congiuntamente per cogliere i benefici di una trasformazione su vasta scala sia dei workflow che dei documenti. Non è un caso se in Sinfo One vediamo le soluzioni di attuazione delle norme anche in chiave di miglioramento organizzativo e produttivo».

VISIONE INTEGRATA

Ovviamente non è tutto oro quello che si vede in giro. L’esperienza di Zucchetti in materia è utile a distinguere chi mette in pratica le best practice e chi è ancora legato a schemi riduttivi, che finiscono col rinchiudere il documentale in percorsi adattivi limitati: «Negli ultimi mesi c’è stata un’accelerazione sul fronte della gestione elettronica dei documenti, ma spesso ci si ferma a uno scambio in formato digitale e non all’introduzione di sistemi che favoriscano la gestione di flussi di dati da un applicativo aziendale all’altro, nell’ottica di una reale integrazione» – afferma Giorgio Mini, vicepresidente di Zucchetti. «A volte, non si vedono immediatamente i vantaggi proprio perché manca una visione integrata dei processi. Con Infinity DMS Zucchetti abbiamo pensato proprio a una soluzione capace di “federare” tutte le applicazioni per una condivisione totale dei documenti, con la possibilità di un accesso simultaneo e un motore di ricerca interno studiato per trovare le informazioni ovunque esse siano all’interno del sistema informativo». Timori condivisi da Nicola Savino, CEO di Savino Solution quando sottolinea che è ancora forte la paura del cambiamento. «Non esiste infatti una difficoltà tecnologica o di processo, ma soltanto culturale. Per questo motivo con il Metodo Savino, abbiamo creato un framework che aiuta le aziende e le PA ad affrontare il passaggio dall’analogico al digitale, senza il dubbio di commettere errori».

#documentale Crescita stabile. Il print management in testa entro il 2021 – @IDCItaly
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COMPLESSITÀ E CAMBIAMENTO

Del resto, il retaggio e il blocco dell’evoluzione informatica hanno sempre dimostrato che chi non è pronto a cambiare marcia, difficilmente riesce a vincere le sfide poste dalle rivoluzioni portate dalla tecnica. La conferma arriva da Laura Biasin di Sinfo One: «Le complicazioni riguardano la capacità di sviluppare iniziative di successo di ridisegno dei processi documentali, vero freno allo sviluppo del business. Diventa fondamentale il supporto di partner tecnologici innovativi, competenti sulla terza piattaforma e capaci di progettare soluzioni per il business specifico dell’azienda. Sinfo One è un riferimento per la trasformazione digitale e la scelta degli investimenti tecnologici, guidati tramite assessment, proof of concept e case history nazionali e internazionali». Per Nicola Savino di Savino Solution, «non si può parlare di Industria 4.0 se prima non impariamo a gestire in digitale le informazioni e i documenti che governano i nostri sistemi». Un panorama che, secondo Giorgio Mini di Zucchetti, trarrà beneficio in modo concreto da alcune novità già in via di definizione: «La fatturazione elettronica è tra queste, ma deve essere supportata da un servizio completo in termini di gestione documentale, dalla generazione della fattura, tramite la soluzione ERP, alla trasmissione e fino alla conservazione in bit». A questo livello di dematerializzazione – «aziende, PA e professionisti avranno un forte riscontro in termini di riduzione di costi e aumento di efficienza».

RIDISEGNARE I PROCESSI

In tale ambito, non solo la normativa continentale ma anche quella italiana si è mostrata pronta ad accogliere il rinnovamento. Gran parte del merito va, come anticipato, all’obbligo di fatturazione elettronica. «Si tratta di una spinta notevole a rivedere i processi del ciclo attivo e passivo per ridisegnarli completamente in ottica digitale» – afferma Pablo Pellegrini di SB Italia. «Affrontiamo da tempo il tema, realizzando progetti dedicati che vertono su Fatturazione Semplice, un hub di interoperabilità tra le organizzazioni, un servizio accessibile anche da dispositivi mobili, che garantisce l’esecuzione e il controllo del ciclo con affidabilità e sicurezza, in pochi passi». Nel business che affronta ogni giorno, Siav ha evidenziato una maggiore sensibilizzazione alla digitalizzazione, più di quanto lo fosse nel recente passato, forse proprio per merito della più ampia conoscenza che si ha dell’Industry 4.0. «Sicuramente, è in corso una ripresa degli investimenti da parte delle organizzazioni, sia aziende private che enti pubblici, in risposta alle pressanti sfide che un’economia globalizzata pone, sotto la spinta dei grandi trend tecnologici: big data, cloud, mobile, social. C’è forte attenzione circa la trasformazione digitale e non solo. Si va oltre, considerando tutte quelle aree che permettono il recupero di competitività, come l’accesso multicanale, l’integrazione delle informazioni e la loro gestione tramite strumenti flessibili e orientati al futuro» – spiega Alfieri Voltan, presidente di Siav. E anche Sinfo One è convinta della “forza motrice” rappresentata dalla quarta rivoluzione come vantaggio per un processo di cambiamento più profondo. Per Laura Biasin di Sinfo One, la dematerializzazione si inserisce nell’era della fabbrica 4.0 proponendo soluzioni flessibili alle esigenze del business senza appesantire l’IT e abilitando offerte scalabili negli investimenti. «La fatturazione elettronica coniuga piattaforme cloud e paradigmi SaaS per terziarizzare la complessità nel core business ed è integrata ai sistemi ERP a garanzia della tracciabilità dei dati, per il presidio e la qualità dei processi».

INTEROPERABILITÀ E SICUREZZA

Il mix di competenze e bisogni messi in campo dalla Industry 4.0 focalizza l’interesse su un concetto fondamentale, quello di interoperabilità. ARXivar International ha risposto a una simile necessità con NEXT. «Gestire i flussi delle informazioni (anche quelle non tracciate) in un contesto altamente complesso e in continua evoluzione richiede uno strumento facile e flessibile» – spiega Alberto Carrai, chief sales officer. «Questo deve essere in grado di connettere persone, processi e strumenti già esistenti (portali, sistemi ERP, applicazioni CRM) con alti livelli di security a garanzia di conformità alle normative e continuità operativa. Con ARXivar NEXT, Able Tech ha voluto dar seguito a tali sfide, realizzando una piattaforma che si integra perfettamente ai più diffusi sistemi ERP e gestionali, e che mette assieme tutte le più moderne funzionalità di enterprise information management, tra cui anche gli strumenti per la collaborazione e la privacy dei dati archiviati». «Ogni volta che viene generata o acquisita un’informazione, come la richiesta di un preventivo, NEXT fa partire un processo in cui il dato comincia a circolare tra tutte le persone coinvolte. Sembra banale, ma molte aziende gestiscono flussi del genere ancora in maniera manuale, faticando a mettere insieme tutte le informazioni necessarie e perdendo tempo in ripetizioni inutili. Un caos che incide sulla capacità decisionale e sui tempi di reazione. Tramite strumenti grafici e una chat integrata, favoriamo la comunicazione tra persone e aree di business, convinti che sia il dialogo la scintilla che da vita a nuove idee e quindi all’innovazione».

#Cloud #Integrazione L’evoluzione della #GestioneDocumentale nelle #imprese e la #PA
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COMPETENZE TRASVERSALI E GDPR

Non può mancare, in una profonda panoramica circa la corretta gestione del dato, la tematica del GDPR, già toccata fugacemente in precedenza. Il regolamento europeo pone una sfida concreta alle modalità di registrazione, conservazione e cancellazione dei dati dei cittadini. In che misura questo ha comportato un ripensamento di ciò che è, davvero, la gestione documentale delle informazioni, sia presso il cliente che il fornitore di tecnologia? Per Nicola Savino di Savino Solution la gestione intelligente e digitale dei documenti dovrebbe sempre avvenire rispettando la riservatezza del dato. «Il GDPR non ha fatto altro che standardizzare la necessità. Per questo, la nostra soluzione documentale è già conforme alla normativa, visto che su di essa abbiamo puntato come fattore abilitante. Per farlo c’è stato bisogno di know-how specifici: un team di specialisti che oggi ci permette di affrontare la situazione con piena competenza». La stessa esigenza di arricchimento professionale individuata da Giorgio Mini di Zucchetti quando spiega che il GDPR presuppone competenze trasversali di tipo tecnico-informatico, organizzativo e giuridico. «In qualità di vendor di soluzioni tecnologiche offriamo le massime garanzie sul primo aspetto, mentre gli altri due sono appannaggio di consulenti specializzati in tali materie».

Scandagliato il presente, cosa c’è nel domani della gestione documentale? Quali le prove da vincere in prospettiva? Per Alfieri Voltan di Siav, i tradizionali prodotti di gestione documentale rischiano di non essere più adeguati allo scenario attuale. «Dal document management si deve decisamente passare a un concetto di enterprise information management (EIM): soluzioni IT che permettono la gestione dell’informazione con la stessa logica con la quale le organizzazioni adottano l’ERP per i propri processi». Caratteristiche peculiari di una soluzione ottimale di EIM orientata al futuro devono essere in particolare: «Il rilascio in diverse modalità, da on-premises a servizio in cloud. Una gestione efficace degli asset digitali. Una struttura flessibile, che permetta di integrarsi a qualsiasi soluzione sia gestionale che di CRM. E infine, un accesso all’informazione in logica “multicanale”, da postazione fissa a mobile, abbattendo le barriere spazio-temporali che ormai il business conosce sempre meno».

LA DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI CAMBIA LE ABITUDINI

Ma non solo, urge intraprendere una strategia di business che sia pronta a modellarsi sul cambiamento. «Le imprese devono massimizzare l’attenzione al cliente per ottenere sempre le migliori performance dall’intera azienda» – ci dice Pierfrancesco Angeleri di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia. «Sarà sempre più necessario adoperare soluzioni che non solo consentano di controllare ma anche modificare le abitudini. La digitalizzazione dei processi è proprio questo: sfruttare le opportunità per liberare risorse da dedicare al cliente, l’asset più prezioso per chiunque». Il perno della gestione documentale del futuro resta ovviamente la tecnologia, principalmente quella fondata sul cloud. «IDC prevede che proprio il cloud computing sarà uno dei principali driver per lo sviluppo di soluzioni di “print and document management” per realtà di piccole e medie dimensioni» – spiega Sergio Patano di IDC Italia. «Secondo quanto previsto dal report “FutureScape: Worldwide Imaging, Printing, and Document Solutions 2018 Predictions” rilasciato a fine 2017, oltre un terzo delle PMI sarà in grado di adottare nel corso dei prossimi anni policy strutturate per la gestione documentale, grazie all’implementazione di programmi ad hoc. E questo è la conseguenza diretta della volontà di creare standard condivisi nella gestione dei dati, attraverso reti organiche che trovano nel cloud un ottimo punto di partenza».

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Essere GDPR compliant con tecnologie all’avanguardia. Questo è oggi il mantra di Canon. La compagine B2B del marchio conosciuto per le innovative soluzioni di stampa è impegnata da tempo nello studio di nuove proposte nel campo della dematerializzazione e della stampa che adottino le più recenti novità in ambito software, rispettando le normative internazionali sulla protezione dei dati. Davide Balladore, product business developer manager di Canon Italia, ci ha chiarito meglio la strategia di business della multinazionale. «Il lato forse meno conosciuto di Canon, quello B2B, negli ultimi anni ha potenziato le sue possibilità di intervento, grazie a una serie di acquisizioni mirate. Oggi, abbiamo in portafoglio una serie di proposte che, lato cloud, sono davvero interessanti per clienti di qualsiasi dimensione. Pensiamo a Therefore Online, che consente di lavorare in completa mobilità e sicurezza, sfruttando proprio la nuvola e i vantaggi che da essa derivano».

SOLUZIONI INTEGRATE

Utile, avendo accennato alla vastità dei pubblici potenzialmente servibili dalla piattaforma, capire in che modo Canon divide la clientela, almeno in termini di grandezze e punti di contatto. Ancora Balladore: «Serviamo con il canale corporate i soggetti sopra i 250 milioni di euro di fatturato mentre per le PMI ci affidiamo a una rete di partner che promuovono i nostri prodotti. Ci tengo a dire che il network in questione è composto da operatori certificati attraverso il programma Business Process Optimization, che forma i partner al meglio, così da renderli autonomi nell’offerta della tecnologia». La variegata attività di Canon sul cloud si divide idealmente in due flussi: la gestione del documentale e quella dei processi di stampa. Quest’ultimo si traduce in uniFLOW online, un software di Output Management basato su Windows Azure, che permette di seguire gli asset di stampa senza necessità di un server on-site. Come spiega Davide Balladore: «Spesso c’è la convinzione che la nuvola sia un approccio produttivo ma poco sicuro. Il motivo è semplice visto che non essendo fisicamente posizionato in un luogo in azienda, i manager pensano che l’assenza di server si traduca in dati che vagano incontrollati nell’infosfera digitale. Non è così, e non lo è soprattutto per Canon che pensa sin dal principio le proprie soluzioni con un alto grado di protezione, mettendo nelle mani dei responsabili tutti gli strumenti per capire dove sono i file, chi ne ha accesso e a chi vengono trasferiti, in ogni momento».

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PROTEZIONE E SCALABILITÀ IN CLOUD

Vista in quest’ottica, la sicurezza che arriva dal cloud sembra non rappresentare quella barriera al lavoro flessibile a cui molti si rifanno, restando ancorati al passato. «Proprio così» – prosegue Balladore. «Non bisogna mai smettere di fare educazione sull’architettura che sottende il cloud, perché anche se alcuni clienti la percepiscono ancora come poco sicura, è consolidato come il cloud per le imprese sia sinonimo di protezione, economia e scalabilità». Detto ciò, viene da chiedere quanto le aziende nostrane siano effettivamente calate nel mondo del flexible working, inteso come paradigma che poggia i suoi pilastri sull’accesso ubiquo e mobile alle risorse di lavoro. L’esperienza di Canon in materia è utile: «C’è una chiara distinzione tra le grandi strutture e le piccole e medie imprese. Le prime spesso adottano soluzioni di cloud privato, inteso come migliore tecnologia al minimo rischio. Quindi direi che la cloudizzazione ha raggiunto qui un’adozione consapevole. Le PMI vivono di metriche decisionali differenti, più snelle e veloci. Dunque è più semplice far passare il messaggio del cosiddetto cloud pubblico, peraltro in un momento favorevole come quello che ci porta verso la fattività del GDPR, che vuol dire fatturazione elettronica, rispetto della privacy, prevenzione al cybercrime. Aspetti diversi di un’unica standardizzazione, che nel cloud trova il suo completamento naturale».

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Tra i tanti risvolti dell’ormai molto prossima scadenza del 25 maggio, data nella quale come noto diventa operativo il GDPR, cioè il nuovo regolamento europeo in materia di protezione dei dati, ve ne sono di rilevanti anche per la gestione documentale. «Nell’affrontare questo tema, bisogna tenere ben presenti le complessità della tecnologia e soprattutto le sue crescenti trasformazioni, in quanto la gestione dei documenti, ai fini del GDPR, coinvolge un po’ tutte le funzioni aziendali e permette di rivedere le diverse politiche: si va dalla classificazione delle informazioni alla durata della loro conservazione, per non parlare dell’istituzione della figura del data protection officer, il DPO, che è vista anche come l’interfaccia verso le autority designate» – esordisce Giuseppe D’Amelio, director information management solutions & services di Canon Italia.

IL BLOCKCHAIN COME ABILITATORE

Nell’era della trasformazione digitale, emergono però paradigmi che consentono di affrontare questo e altri temi con approcci nuovi. È il caso, per esempio, della tecnologia blockchain, che «permette di rendere più agili transazioni che sono state concepite tanti anni fa» – fa notare D’Amelio, sottolineando che la blockchain è un «abilitatore di molte nuove frontiere, a cominciare dagli smart contract, ovvero i “contratti intelligenti”, costituiti da algoritmi e programmi software in grado di “leggere” sia le clausole concordate in fase contrattuale sia le condizioni operative nelle quali queste devono verificarsi, potendo poi auto-eseguirsi in maniera automatica una volta che i dati delle situazioni reali vengano a corrispondere ai dati previsti nelle condizioni e nelle clausole concordate».

RISVOLTI DA APPROFONDIRE

Questo è solo un esempio di come gli sviluppi in atto possono prendere direzioni del tutto nuove, portando semplificazione ma ponendo anche questioni nuove. Rimanendo nell’esempio della blockchain, «alcuni impatti sul GDPR sono tutti da approfondire, visto che per loro natura i dati delle blockchain sono pubblici, distribuiti e soprattutto non cancellabili, in quanto prevedono un’archiviazione a tempo indeterminato a garanzia della consistenza della catena: queste caratteristiche vanno contro il principio della obsolescenza e della necessità di avere una figura centrale di DPO previsti dal GDPR» – evidenzia D’Amelio. Non solo. «Gli stessi smart contract, basati su processi decisionali automatizzati, mostrano profili da approfondire in merito alle impugnazioni e contestazioni» – prosegue D’Amelio.

La #GestioneDocumentale alle prese con le nuove tecnologie: emergono paradigmi come il #BPaaS e la #RPA che promettono benefici interessanti – Giuseppe D’Amelio @CanonBusinessIT
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L’ORA DEL BPAAS E DELLA RPA

La trasformazione tecnologica in atto si riflette anche nell’offerta di soluzioni e di servizi, sempre più improntata all’automazione e alla standardizzazione, con benefici crescenti per i clienti. Non a caso, rivela D’Amelio, «Canon sta investendo molto per abilitare la propria offerta a gestire questi nuovi scenari, innanzitutto partendo dalla migrazione dei servizi di business process outsourcing verso il BPaaS, ovvero verso il BPO in modalità as-a-Service, basato su uno stack cloud e multitenant in grado di garantire una offerta di servizio atomica e standardizzata. Allo stesso tempo, si guarda con un occhio di riguardo alla robotic process automation (RPA), per ottimizzare le nostre operazioni interne e predisporci a nuovi modelli di business emergenti, come la gestione degli smart contract di cui abbiamo parlato prima. Questo significa riduzione dei costi e degli errori associati ai processi ad alta intensità di lavoro».

UN PASSO IN AVANTI

Su queste nuove iniziative, Canon sta già riscontrando un ottimo livello di interesse, ma «non si tratta di interesse solamente tecnico o per pura curiosità, quanto di un interesse di tipo fattivo, analogamente a quanto è successo a suo tempo con il cloud: oggi, i paradigmi IaaS e SaaS sono perfettamente acquisiti, e il BPaaS è solo un passo ulteriore, dove l’assunto di base è quello della standardizzazione. Una volta individuate le aree più standardizzabili, si possono cogliere i benefici in termini di minori costi, maggiore integrazione e accesso a infrastrutture più performanti» – conclude Giuseppe D’Amelio.

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A cura di Luca de Piano

Entrata in vigore lo scorso anno dopo che era già stata attivata per i rapporti con la pubblica amministrazione, la fatturazione elettronica in ambito business-to-business sta riscuotendo un buon successo, anche se da più parti si osserva che l’adozione è ancora inferiore alle potenzialità. Va detto che l’utilizzo del formato elettronico non è stato reso obbligatorio per i privati, se non in casi circoscritti, come per esempio accade con l’obbligo previsto dal prossimo luglio nell’ambito degli acquisti di carburanti. Eppure, le opportunità offerte dalla digitalizzazione del processo di fatturazione non sono poche: oltre a essere più rapido e meno oneroso in termini di tempi e costi, fornisce anche la possibilità di essere esteso ad altri processi aziendali, rappresentando in questo senso un primo passo verso una trasformazione digitale su scala più ampia. Questo carattere di “primo step” verso la trasformazione digitale è stato giustamente evidenziato tra i vantaggi dai principali protagonisti del settore, che in molti casi propongono soluzioni complete e corredate da numerosi servizi a corollario, come risulta bene da questa ricognizione dello stato dell’arte del mercato, compiuta da Data Manager all’inizio di quest’anno.

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OPPORTUNITÀ DA COGLIERE

L’importanza della digitalizzazione nell’ambito della fatturazione e dei processi connessi sembra essere stata compresa dalla maggioranza delle imprese, come evidenziato in una ricerca resa nota a metà del 2017 dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano. Secondo tale indagine, oltre il 60 per cento delle grandi imprese intervistate dall’Osservatorio indica, tra le priorità di investimento per i prossimi tre anni, i progetti digitali a supporto delle transazioni B2B. Le grandi imprese, riconoscendone l’importanza, sono pronte ad adottare soluzioni di digitalizzazione del ciclo Ordine-Consegna-Fattura-Pagamento. Anche la digitalizzazione dei processi interni, soprattutto per i progetti di Gestione Elettronica Documentale e Conservazione Digitale, è tra le priorità per il 60 per cento delle grandi imprese. Inoltre, tre imprese su quattro, cioè circa il 75 per cento, indicano tra le proprie priorità almeno un progetto collaborativo, principalmente a supporto dei processi di marketing e di monitoraggio della supply chain. Sono invece prioritarie solo per un’impresa su cinque, sempre secondo l’indagine del Politecnico di Milano, le soluzioni di eProcurement.

PASSI DA INTRAPRENDERE

Angelo Cian, responsabile soluzioni gestionali di Zucchetti, fotografa una situazione in cui l’interesse è alto ma l’adozione ancora non altrettanto elevata: «Stando ai dati ufficiali, il numero delle aziende che hanno aderito alla normativa per l’emissione delle “e-fatture” è inferiore a 10mila. Purtroppo, senza l’obbligo, le aziende in Italia hanno finora di fatto ignorato i benefici sia economici sia organizzativi che l’adozione della e-fattura avrebbe comportato». Sulla stessa linea anche Luca Veneziano, cloud business development di TeamSystem: «Il livello di interesse è altissimo, anche se l’adozione a oggi è ancora bassa». Più ottimista la lettura di Nicola Savino, CEO di Savino Solution. «La fatturazione elettronica, come tutte le innovazioni di processo, rappresenta in primis un cambiamento culturale non di poco conto per qualunque dimensione aziendale. Il livello di adozione della fatturazione elettronica in Italia per il B2B non è di poco conto, anzi considerando la mancanza di un obbligo normativo, i numeri sono comunque soddisfacenti».

#FatturazioneElettronica #B2B Primo step verso la digitalizzazione dell’ecosistema aziendale – con @ZucchettiSpa – #TeamSystem – #SavinoSolution – @Ipsoa – @VMSistemi – @SiavItalia – @InfoCert_it @ARXivar – @eossolgroup
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LA SPINTA LEGISLATIVA

Un aiuto potrebbe arrivare dalla spinta legislativa, come evidenzia Pierfrancesco Angeleri, managing director di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia: «Il termine di adozione della fatturazione elettronica B2B è gennaio dell’anno prossimo. L’abitudine italiana è quella dell’ultimo minuto per fare le cose. Ma è anche vero che sotto stress gli italiani danno il meglio di sé». Il concetto è ulteriormente approfondito da Silvia Montanari, COO di VM Sistemi e president & CEO di Talea Consulting, che non manca di evidenziare come «già dallo scorso anno, le imprese italiane possono emettere e ricevere fatture elettroniche, da e verso le controparti commerciali sia private sia pubbliche. L’obbligo di fatturazione elettronica B2B, previsto in partenza per il primo gennaio 2019, può generare un fenomeno di almeno due ordini di grandezza superiore rispetto a quello della fatturazione elettronica verso la PA: da qualche decina di milioni a più di un miliardo di fatture. L’obbligo normativo, a tutti soggetti identificati ai fini IVA, implica sanzioni: il mancato passaggio dal Sistema di Interscambio (SdI) sarà equiparato a una fattura non emessa. Inserita in un contesto di alta complessità e diversità, con aziende con gradi di maturità digitale molto diversi, l’opportunità non è rappresentata dalla digitalizzazione della sola procedura di fatturazione attiva o passiva, bensì dal cost saving in tutte le funzioni che sono coinvolte nella digitalizzazione dell’intero ciclo attivo e passivo».

VANTAGGI INNEGABILI

Del resto, evidenzia ancora Nicola Savino di Savino Solution, «dobbiamo ricordarci che la fatturazione elettronica non è semplicemente un file XML da inviare al Sistema di Interscambio e non è solo uno strumento di controllo, ma soprattutto uno strumento di digitalizzazione di un processo documentale che viene usato in altri paesi europei». Anche Alfieri Voltan, Presidente di Siav, non manca di sottolineare che «la fatturazione elettronica B2B è un’occasione per eliminare la carta e portare nelle aziende i benefici della digitalizzazione, in termini di efficienza e di riduzione dei costi. Quando la fatturazione elettronica B2B entra nella gestione digitale dei processi documentali di “procure to pay”, cioè il ciclo passivo, e “order to cash”, ovvero il ciclo attivo, consente alle imprese di migliorare il controllo di gestione e l’interoperabilità tra i soggetti coinvolti, con immediati vantaggi in termini di semplificazione e riduzione dei costi». Vantaggi ben evidenziati anche da Pierpaolo Benintende, head of marketing di InfoCert: «La fatturazione elettronica è il primo fondamentale tassello dei processi di supply chain delle imprese. Se correttamente inserita nei processi dell’azienda, può diventare il volano per la completa digitalizzazione del ciclo ordine, consegna, fatturazione, pagamento».

VELOCIZZARE I PROCESSI

Gli fa eco Luca Veneziano di TeamSystem, secondo cui «per le aziende i maggiori benefici sono relativi alla digitalizzazione del ciclo dell’ordine: l’integrazione delle fatture elettroniche nell’ERP connette amministrazione e logistica, permettendo di verificare lungo la supply chain eventuali disallineamenti. Le funzionalità di archiviazione, ricerca, verifica e controllo automatico, rendono il processo più efficiente e sicuro, consentendo la collaborazione e condivisione dei dati tra differenti player della catena del valore. L’unica particolarità è che difficilmente si è autonomi, perché deve sempre esserci una collaborazione con il proprio cliente o fornitore al fine di massimizzare i vantaggi di entrambi. L’obbligo di fatturazione elettronica può infatti rappresentare un volano per velocizzare i processi di digitalizzazione nelle aziende e nelle realtà professionali». Anche Silvia Montanari di VM Sistemi e Talea Consulting ne è convinta: «Nel B2B, la fattura elettronica è solo una componente del processo di gestione – anagrafica articoli, ordini, conferme d’ordine, documenti di trasporto, registrazione contabile, autorizzazioni di pagamento, solleciti – e il vero vantaggio sarà il passaggio da una trasmissione multicanale e multiformato, a una trasmissione tramite unico canale certificato (SdI) in un unico formato standard e uguale per tutti (XMLPA). Le sfide per le aziende che, come Talea Consulting del Gruppo VM Sistemi, offrono sia strumenti sia approcci organizzativi, non si limitano al perimetro dell’adeguamento normativo trattando il solo documento “fattura”, ma insistono su una più integrata digitalizzazione aziendale dei processi, con estrema attenzione agli equilibri e all’operatività, che caratterizzano l’unicità di ogni impresa».

SCEGLIERE IL PARTNER

Entrando più nel dettaglio, è opportuno sottolineare che l’invio dei dati fattura e l’invio della fattura non sono la stessa cosa: l’invio dati fattura, procedura conosciuta anche come “spesometro”, è un adempimento obbligatorio nei rapporti con il fisco per tutti gli enti e le aziende italiane, e consiste nella trasmissione di informazioni riepilogative della fatturazione attiva e passiva all’Agenzia delle Entrate, sotto forma di file XML. Le fatture elettroniche, invece, sono i singoli documenti in formato digitale: l’invio delle fatture in formato digitale XML è un obbligo verso la pubblica amministrazione, mentre è ancora un’opzione per le aziende che fanno business con altre aziende private. La relazione tra spesometro e fatturazione elettronica è che quando si emette una fattura digitale che viene inviata tramite il Sistema di Interscambio, i metadati di questa fattura vengono automaticamente memorizzati dall’Agenzia delle Entrate e quindi non c’è più bisogno di inserirle nello spesometro. In futuro, la prevista adozione obbligatoria della fatturazione B2B renderà quindi più semplice rispettare l’adempimento burocratico. A questo proposito, Alfieri Voltan di Siav sottolinea che «per arrivare a una gestione digitale dei processi dell’intero ciclo ordine-pagamento, il primo atto è passare dalle fatture analogiche, ancora molto diffuse in Italia, alle fatture elettroniche. Occorre quindi scegliere da subito un partner tecnologico con le competenze e l’esperienza per accompagnare la trasformazione. Siav con Archiflow Invoice Manager propone una soluzione in grado di gestire automaticamente in un unico hub di fatturazione i vari canali di invio e ricezione (PEC, PEO, XML, cartaceo), semplificando la gestione e il monitoraggio dei processi amministrativi, e offre servizi in outsourcing dedicati per l’invio e la ricezione delle fatture B2B e la loro conservazione a norma».

#FatturazioneElettronica #B2B tra le priorità di investimento per oltre il 60% delle imprese – Dati @Osserv_Digital – Ma la mancanza dell’obbligo normativo ne rallenta adozione e vantaggi
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SEGNALI INCORAGGIANTI

Per Luca Veneziano di TeamSystem, «i primi numeri di febbraio delle attivazioni B2B sulla piattaforma Agyo sono estremamente positivi, e ci aspettiamo una crescita molto elevata con l’avvicinarsi delle prime scadenze obbligatorie. Il consiglio è di partire per tempo con la gestione della fatturazione elettronica, sia per le aziende con la loro filiera di fornitori sia per gli studi commerciali, per ridurre l’impatto del cambiamento sui processi interni e usufruire del massimo beneficio». Vantaggi che possono riguardare molti aspetti: «Drastica riduzione dei tempi di registrazione delle fatture, con informazioni più tempestive e più corrette. Eliminazione dei processi di stampa, fascicolazione e ricerca. Semplificazione del processo di fatturazione. Nell’ambito dei servizi professionali ciò si traduce in miglioramento dei servizi per la clientela e riduzione delle attività operative richieste al cliente finale».

REINGEGNERIZZARE I FLUSSI

Anche per Nicola Savino di Savino Solution «le vere opportunità e i veri vantaggi non sono legati alla possibilità di non stampare i documenti, ma a una maggiore efficienza dei processi amministrativi e contabili, e a un maggiore controllo da parte delle risorse legate alla fatturazione elettronica. Ma per farlo bisogna stare attenti. In primo luogo, per evitare sanzioni ed errori nel prendersi carico in maniera superficiale di una reingegnerizzazione di un processo così delicato. In secondo luogo, perché bisogna approfittare dell’obbligo per generare all’interno dell’azienda, automatismi e processi digitali che rendono l’azienda più competitiva. Come Savino Solution abbiamo brevettato la soluzione E-INVOICE7, che permette non soltanto di soddisfare tutti i requisiti e tutte le fasi della fatturazione elettronica, ma permette soprattutto di reingegnerizzare il processo amministrativo e contabile». Ma non va dimenticato – prosegue Nicola Savino – che «la fatturazione elettronica non può essere ridotta a un costo per documento o per una licenza o l’acquisto di un software. È fondamentale sfruttare la fatturazione elettronica per revisionare in maniera decisiva i processi in chiave digitale. E questo è sempre stato il nostro fattore differenziante. Siamo stati i primi a parlare di dematerializzazione dei processi e non semplicemente dei documenti. Anche quando siamo diventati conservatori accreditati AgID, lo abbiamo fatto in maniera diversa, puntando tutto sui processi, tant’è vero che il sistema certificato di conservazione Conserva.Cloud è stato brevettato perché è l’unico in grado di rendere opponibile a terzi addirittura record, le informazioni e quindi i processi delle aziende di qualunque settore e non soltanto documenti».

PUNTARE SULLA DEMATERIALIZZAZIONE

Proseguendo nell’evidenziare i vantaggi, Angelo Cian di Zucchetti spiega che «se per la fattura elettronica verso le PA le aziende si sono rivolte spesso all’esterno della propria organizzazione e del proprio sistema informativo, anche a causa di un numero ridotto di emissioni, con la fatturazione B2B avranno modo di verificare i vantaggi più immediati rappresentati dalla dematerializzazione, ovvero da un lato l’eliminazione dei costi “occulti” della fatturazione classica come carta, toner, buste, bolli, sistemi di spedizione o sistemi di invio a volte poco efficienti o poco affidabili, dall’altro la maggior efficienza che una gestione di un “flusso dati” comporta all’interno dei propri processi amministrativi». In ogni caso, «stando ai nuovi obblighi, è davvero probabile che molte aziende avranno, almeno in un primo tempo, più un problema di ricezione che di emissione. Per questo motivo Zucchetti mette a disposizione il proprio canale FTP, che consentirà di sostituire la PEC, poco efficiente e inadatta a una rapida gestione delle contestazioni con relativi rifiuti. L’offerta Zucchetti è pensata sul concetto di “One Click Solution”. Si basa sui propri ERP e gestionali per commercialisti, associazioni e aziende, un servizio online denominato “Digital Hub”, che integra la Firma Digitale Automatica della propria Certification Authority e la Conservazione Digitale a norma accreditata AGID: una soluzione completa in grado di gestire in modo semplice, efficace e immediato tanto l’emissione quanto la ricezione delle fatture elettroniche».

TASSELLI IMPORTANTI

Per Pierpaolo Benintende di InfoCert la fatturazione elettronica tra privati è di fatto uno standard di trasmissione di dati che riduce enormemente i costi di gestione delle fatture. «Lato attivo si azzereranno i costi e i tempi legati alla produzione e spedizione della fattura analogica, cioè cartacea, e si avranno, in tempi certi, la conferma o meno della ricezione e accettazione o rifiuto della stessa. Lato ricevente fattura, i vantaggi saranno ancora superiori: infatti sarà possibile importare in modo automatico o semiautomatico negli ERP i dati della fattura necessari per la contabilizzazione, minimizzando la digitazione manuale e gli errori di inserimento». In questo quadro, «InfoCert, società del Gruppo Tecnoinvestimenti, con la famiglia di servizi Legalinvoice, mette a disposizione una soluzione che si adatta ai diversi livelli di competenza tecnologica o digitale delle grandi aziende, PMI e partite IVA. L’offerta verso il mondo enterprise si basa su una piattaforma che si collega al gestionale e abilita il cliente alla fatturazione elettronica con un notevole abbattimento di tempi e costi di implementazione e change management, e basata sui servizi trusted InfoCert di Firma, PEC e Conservazione». In sintesi, per Pierpaolo Benintende, «la fatturazione elettronica è il primo fondamentale tassello dei processi di supply chain delle imprese. Se correttamente inserita nei processi dell’azienda, può diventare il volano per la completa digitalizzazione del ciclo ordine, consegna, fatturazione, pagamento. InfoCert ha l’esperienza e le competenze necessarie per identificare e analizzare le criticità delle organizzazioni nell’approccio alle problematiche dell’e-supply chain e proporre la migliore soluzione progettuale».

L’integrazione della #FatturazioneElettronica nell’ERP permette di allineare #amministrazione e #supplychain – Non solo strumento di controllo ma di #automazione dei processi documentali
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DIGITALIZZAZIONE IN PRIMO PIANO

La digitalizzazione è sempre in primo piano: «La fatturazione elettronica va considerata un potente mezzo a disposizione delle aziende per automatizzare il processo d’invio delle fatture, abbattendone i tempi di esecuzione e riducendone i costi» – spiega infatti Claudio Vigasio, presidente e CEO di Able Tech, sottolineando che «i benefici sono rilevanti, con margini di miglioramento che riguardano moltissimi aspetti: per esempio, il formato XML della fattura è diventato standard per tutti i fornitori. Una conquista importante, data la miriade di formati differenti che tuttora circolano in ambito analogico. Altro aspetto rilevante è la revisione in chiave completamente digitale delle procedure interne di approvazione e di validazione delle fatture, che oggi sono ancora legate ai documenti cartacei». In sintesi, «con la fatturazione elettronica B2B siamo di fronte all’opportunità per le imprese italiane, grazie alla digitalizzazione, di rendere più efficienti tutta una serie di processi aziendali ancor oggi gestiti in forma analogica. Per cogliere appieno tutte queste opportunità, è però necessario affidarsi a partner affidabili, dotati di tecnologie e competenze specializzate. Per noi parlano alcuni numeri: 2.500 clienti, 230 business partner certificati e oltre 12mila aziende che si sono affidate a noi per i servizi in outsourcing di conservazione a norma e fatturazione elettronica, visto che siamo conservatori accreditati AgID e SdI» – fa notare Vigasio.

PRIVILEGIARE LA SEMPLIFICAZIONE

Infine, Pierfrancesco Angeleri di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia, evidenzia che «già oggi si vedono tante realtà professionali dotarsi di soluzioni digitali. Un nostro cliente, lo Studio Rizzato Dainese di Padova, ha trasformato la nostra soluzione Fattura SMART in un marketing tool, offrendola in uso ai propri clienti con l’ottimo risultato di un maggior controllo, una forte fidelizzazione e un rigore e ordine lavorativo enormemente aumentato». Merito sicuramente dei vantaggi quali, innanzitutto, la semplificazione, e in secondo luogo «la dematerializzazione documentale che regolamenta lo scambio di fatture in elettronico già ora nella PA e successivamente anche nel B2B, rappresentando un’ottima spinta verso la trasformazione digitale. Una spinta che porta anche a considerevoli risparmi e miglioramenti delle condizioni di pagamento tra enti economici. I nostri servizi di fatturazione digitale mettono il professionista al centro dell’attività della fatturazione da dove manterrà il fondamentale controllo dell’intero processo. Al contempo, alleggeriranno lo Studio grazie all’automazione che la digitalizzazione consente e grazie al diretto coinvolgimento della clientela nel processo di dematerializzazione delle fatture». Per sintetizzare, «la fatturazione elettronica porterà ottimi risparmi, di tempo, controllo, spazio, per cui denaro. La revisione dei processi in chiave digitale è in atto, la digitalizzazione delle professioni coinvolge tutti trasversalmente. Più sarà veloce l’adozione delle soluzioni digitali, maggiore sarà il beneficio per la nostra economia privata e pubblica» – conclude Pierfrancesco Angeleri.

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Fatturazione B2B integrata nell’ERP Microsoft Dynamics NAV

Le aziende possono ottenere enormi vantaggi con la fatturazione elettronica in termini di efficienza e controllo dei documenti ricevuti. «Si tratta di un’opportunità per ridurre tempi e costi dei processi per la gestione dei documenti» – spiega Andrea Di Ceglie, team leader del laboratorio di sviluppo EOS Solutions. «Il tutto si traduce in una maggior competitività e in un più efficiente flusso di cassa con riduzione degli errori e delle attività manuali. La revisione dei processi è fondamentale per sfruttare a pieno i potenziali benefici derivanti dal nuovo formato, in caso contrario infatti si incorre nel rischio di raddoppiare i costi per la gestione dei documenti elettronici e cartacei. EOS Solutions, in collaborazione con Able Tech (ARXivar), propone una soluzione completa e integrata al sistema ERP Dynamics NAV, che consente di gestire la creazione dall’ERP della fattura elettronica in formato XML, l’invio automatico al Sistema di Interscambio (SdI), la ricezione delle conferme, fino alla conservazione in modalità cloud outsourcing. È possibile gestire le fatture fornitori elettroniche ricevute mediante un portale web che interagisce con il Sistema di Interscambio e consente il controllo delle fatture passive in modalità strutturata, con possibilità di integrarle all’interno del processo di contabilizzazione del sistema ERP».

L'articolo Fatturazione elettronica B2B, digitalizzare l’ecosistema proviene da Data Manager Online.

di Luca de Piano

Certamente non sono pochi i vantaggi che la trasformazione digitale sta dando alle aziende. Ma senza dubbio l’evoluzione apportata da cloud, mobile, Internet of Things e social sta determinando anche un aumento delle possibili vulnerabilità in azienda, che spinge per una rinnovata attenzione alla sicurezza. E impone anche un approccio più ampio, che vada oltre la classica tendenza a gestire il workflow di dati e informazioni concentrandosi su computer e processi online. Perché spesso ci si dimentica che l’intero ufficio è interessato dalla presenza capillare di informazioni di valore, e che proprio i luoghi in cui le persone interagiscono con documenti e sistemi è quello più vulnerabile a livello di sicurezza aziendale. Se da una parte si riconosce l’esigenza di proteggere laptop, smartphone e altri endpoint, dall’altra si trascura spesso il fatto che dispositivi come le stampanti o i multifunzione, gli MFP, possono rappresentare potenziali punti di accesso per le minacce alla sicurezza, se non adeguatamente gestiti.

STRATEGIA DI SICUREZZA

«Esattamente come i PC e i server, stampanti e MFP operano in rete, possono collegarsi a Internet e conservano i dati nei loro hard disk. Per questo, l’utilizzo di questi dispositivi in azienda richiede la valutazione di una serie di parametri inseriti nel più ampio contesto della strategia per la sicurezza, studiata per proteggere la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei sistemi collegati in rete» – fa notare Maurizio Basile, document solutions director di Canon Italia. Ma non solo: la ricerca Office Insights, commissionata nel 2017 da Canon e condotta da Breaking Blue su un campione di oltre 2.500 interviste in 24 paesi di tutto il mondo, ha rivelato che oltre il 50 per cento degli interpellati ha espresso seria preoccupazione riguardo al fatto che le persone spesso lascino i documenti riservati incustoditi su stampanti o copiatrici. L’indagine ha anche rivelato che quasi un manager su due (il 47 per cento) dell’area EMEA è consapevole del fatto che molti documenti vanno persi all’interno dell’azienda, mentre un ulteriore 46 per cento sa che i dipendenti smarriscono i documenti all’esterno dell’azienda: visto che il 42 per cento dei documenti include informazioni sensibili, queste perdite possono essere significative.

#Digitalworkplace, la sicurezza in 4 fasi secondo #Canon Controllo e valutazione. Protezione. Scelta intelligente di dispositivi e sistemi di stampa. Adozione di una policy di #sicurezza
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APPROCCIO IN QUATTRO FASI

Che fare quindi? «Può essere utile adottare un approccio articolato in quattro fasi: controllo e valutazione, protezione, scelta intelligente di dispositivi e sistemi di stampa e infine adozione di una policy di sicurezza» – spiega Maurizio Basile. Più in dettaglio, dalla fase di controllo e valutazione si evince che i documenti non sempre contengono informazioni sensibili: cambiamenti e modifiche nella gestione dei processi documentali dovrebbero però focalizzarsi proprio su questa categoria di dati. Un’analisi attenta permette di individuare le eventuali lacune nella sicurezza documentale, così da dare priorità a quelle che causano i maggiori rischi. Passando alla protezione, bisogna accertarsi che i dispositivi siano connessi tramite una rete con un buon livello di sicurezza: un check-up può identificare i gap da colmare. Successivamente, la scelta intelligente di dispositivi e sistemi di stampa permette di decidere quali tecnologie si armonizzano meglio con le politiche di sicurezza e i metodi di autenticazione implementati. A questo proposito, si rivela molto utile la presenza delle funzioni “scan lock” e “follow-me” nei dispositivi multifunzione, nelle stampanti stand-alone e negli scanner, in modo da ridurre il rischio che le informazioni sensibili vengano lasciate incustodite. Infine, l’adozione di una policy di sicurezza può – per esempio – prevedere che gli hard disk dei dispositivi vengano cancellati prima del ricollocamento o della rimozione, oppure riguardare anche aspetti meno sofisticati ma altrettanto utili, come la policy del “clean desk”, che prescrive tra l’altro la distruzione dei documenti, che dovrebbe far parte delle pratiche quotidiane.

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Per almeno tre generazioni di consumatori e professionisti, Canon appartiene a quella ristretta cerchia di brand commerciali globali che sembrano esserci sempre stati. Ovviamente, non è proprio così, ma la casa giapponese vanta una storia che risale abbondantemente a un’epoca lontana dalla rivoluzione digitale. Nell’anno appena concluso, Canon ha celebrato un duplice anniversario: i suoi primi ottant’anni di vita come azienda globale (includendo i primi dieci anni trascorsi sotto l’originaria insegna della Precision Optical Industry di Tokyo) e i sessanta di attività continuativa in Europa: area geografica che a tutt’oggi genera un terzo del fatturato complessivo che nel 2016 ammontava a 29,3 miliardi di dollari. Nel mondo, la galassia Canon conta circa 190mila dipendenti. Anche grazie al suo eccezionale impegno sul fronte della Ricerca & Sviluppo – area in cui viene reinvestito mediamente più dell’8% del fatturato – il colosso mondiale dell’imaging riesce a sostenere un invidiabile output in termini di proprietà intellettuale. Da anni, Canon è saldamente ai primissimi posti nella classifica dei grandi titolari di brevetti negli Stati Uniti. Un primato che oltretutto la vede impegnata a innovare sull’intera filiera di una catena che va dall’acquisizione dell’immagine e dell’informazione grafica fino alla visualizzazione, seguendo i vari snodi di un percorso che – sempre più spesso – non si traduce più in una stampa su carta ma diventa per tutti noi ogni giorno più complesso, intrecciato e condiviso. All’interno di uno spazio di produzione, scambio, collaborazione in cui i momenti impegnati per il lavoro si confondono con quelli dedicati alla famiglia e allo svago. L’immagine, la grafica e le informazioni in esse contenute sono il fondamento della comunicazione e Canon riesce a governarlo in ogni fase.

IL NUOVO RUOLO DI UN BRAND GLOBALE

Sul mercato nazionale, dove Canon ha celebrato 45 anni di presenza, spetta a Massimo Macarti, AD di Canon Italia e ai suoi più stretti collaboratori, il compito di evangelizzare e tradurre in strategia commerciale il nuovo ruolo svolto nei diversi ambiti dell’informazione visiva digitale da un brand universalmente conosciuto per le fotocamere, le stampanti e le fotocopiatrici. Un team manageriale molto affiatato, al timone di un’azienda che sotto la responsabilità di Canon Italia impiega circa 1400 persone. La mission affidata alla squadra dirigenziale di Canon Italia non è affatto banale, perché non banale è la trasformazione che Canon ha subito negli ultimi tempi, caratterizzati anche da una politica di acquisizioni che nel decennio successivo all’operazione sull’olandese Océ, acquisita nel 2009, ha esteso la capacità di fuoco del leader dell’imaging ad ambiti come la diagnostica medica (merger con Toshiba Medical), la nanolitografia per componenti semiconduttori (acquisizione della texana Molecular Imprints) e i sistemi di videosorveglianza e sicurezza (con le operazioni, tutte europee, che hanno incorporato la danese Milestone Systems e la svedese Axis Communications). Anche Macarti festeggia una piccola pietra miliare: esattamente un anno fa, il manager assumeva l’incarico di amministratore delegato in Italia dopo aver ricoperto una serie di incarichi manageriali nell’head quarter europeo di Canon a Londra, attraverso una carriera iniziata proprio in Canon Italia un quarto di secolo fa. «Dal nostro osservatorio, vediamo il mondo dell’immagine cambiare profondamente» – esordisce l’AD. «Si trasforma l’uso che facciamo delle immagini sia come fonte di emozione per le persone sia come sorgente informativa. In ambito B2B, il nostro mondo sta cambiando in modo sensibile, ma possiamo avvalerci di oltre ottant’anni di esperienza». A questo patrimonio – prosegue Macarti – Canon recentemente aggiunge l’innovazione che arriva dalle ultime realtà aziendali acquisite, costruendo un nuovo modo di pensare all’immagine, che rimane il core business del gruppo. «Se confronto il mercato di oggi con quello di dieci anni fa, vedo un’esplosione di innovazione, dove Canon non è uno dei player, ma il player principale». Il primo obiettivo della “nuova” Canon, sostiene Macarti, è liberarsi dalla percezione legata alla sua reputazione di bravo costruttore di fotocamere e sistemi di stampa. «Canon lavora con le immagini, permette di catturarle, condividerle, gestirle. Tutta la nostra azione, anche in termini di R&D è concentrata sull’immagine. La grande sfida sta nel veicolare i prodotti e le soluzioni che escono dai laboratori verso i mercati locali, focalizzandoci sui clienti e i loro bisogni, visti in modo sempre più verticalizzato, unendo prodotti e competenze in una offerta che corrisponda al meglio alle necessità del mercato italiano». Una sfida che si può vincere solo studiando a fondo il cliente e il suo modo di relazionarsi con le tecnologie che Canon mette a disposizione.

#ProPrinting #immaging Massimo Macarti AD @CanonItaliaSpA Un nuovo modo di crescere attraverso le immagini, accelerando il ciclo di produzione e lo scambio dell’informazione @CanonBusinessIT
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DAL PRODOTTO AI VERTICAL B2B

Negli ultimi diciotto mesi, ribadisce Macarti, nell’area B2B Canon si è impegnata a spostare la propria attenzione dalla semplice expertise di prodotto verso una competenza sul cliente. «Uno sforzo – mette in evidenza Macarti – che molte aziende di prodotto nel settore informatico hanno dovuto affrontare e che nel caso di Canon impone una grande crescita culturale, anche nel modo di lavorare tra le diverse divisioni, che devono guardare all’offerta in modo più aperto e collaborativo. Tutti in Canon Italia hanno aderito con entusiasmo a questo approccio. E oggi, la nostra capacità di lavorare in squadra nell’interesse del cliente è nettamente superiore rispetto al passato» – dichiara il country manager, che oltre a dettare il passo della trasformazione di Canon Italia nel suo complesso, segue personalmente le attività locali dei Business Information Services (BIS), una delle tre business unit dell’area B2B della filiale Canon (insieme alla divisione Industrial Printing Solutions affidata a Walter Bano e alla Document Solutions diretta da Maurizio Basile). «La divisione BIS – spiega Macarti – non tratta specifici dispositivi ma è impegnata nel configurare ed erogare soluzioni e servizi nella classica modalità “chiavi in mano” dell’outsourcing di processi aziendali, centrati ovviamente sull’immagine». I servizi offerti non si basano solo sull’hardware ma integrano vere e proprie soluzioni software, rivolte a specifici settori industriali, dal banking/assicurativo al manifatturiero.

«L’esempio migliore – riprende Macarti – è rappresentato dai servizi basati sull’offerta di Integra Document Management (IDM), azienda che Canon Italia ha acquisito nel 2015. Tra i suoi clienti BPO, troviamo per esempio un importante gruppo assicurativo che ha conferito a IDM i suoi processi di “onboarding” della clientela. Processi che hanno ovviamente una forte componente documentale, anche se non si tratta dell’unica forma di acquisizione dell’informazione. C’è anche un elemento di dematerializzazione, di gestione di aspetti complessi come i reclami presentati dagli assicurati, fino ad arrivare all’archiviazione di lungo termine». Se banche e assicurazioni sono tra i referenti più naturali di IDM, i servizi erogati riguardano anche settori come il retail, il manufacturing e la grande distribuzione. Un altro esempio proposto da Macarti riguarda, in ambito documentale, i servizi di redazione e gestione degli aggiornamenti della manualistica tecnica che le divisioni business di Canon sono in grado di offrire grazie, in questo caso, alla collaborazione con una consociata tedesca Cognitas. «Per attuare nuove proposizioni non basta la competenza in materia di stampa, bisogna anche acquisire la capacità di redigere, distribuire, gestire l’intero ciclo di vita di un manuale tecnico, che può essere estremamente complesso».

QUESTIONE DI VISIBILITÀ

Non si tratta di curare solo gli aspetti della produzione su carta: i consulenti Canon devono essere in grado di entrare nello specifico di un contenuto, della sua creazione e fruizione. «Il tema riguarda la natura di un documento che oggi può nascere tanto in forma cartacea che digitale. E per questo – sottolinea Macarti – è necessario detenere competenze e tecnologie capaci di riconoscere i contenuti e le informazioni di documenti o immagini, per comporre un’offerta che mette insieme prodotti e capacità di divisioni diverse in seno al gruppo». Un lavoro che è anche di coordinamento e integrazione di risorse interne e collaborazioni con l’esterno – conclude Macarti – riferendosi agli algoritmi di intelligenza artificiale messi a punto insieme ai ricercatori dell’Università degli Studi di Milano-Bicocca, che oggi ampliano le funzioni di organizzazione e condivisione di Canon Irista, innovativo servizio di repository in cloud offerto a fotografi professionisti, amatori e al grande pubblico.

«Canon esiste per ispirare e guidare il cliente in un mondo che assiste a una autentica esplosione di informazioni visive, proprio sulla base della grande esperienza in materia di imaging e di informazione» – interviene Teresa Esposito, Marketing & Sales Excellence director. La riorganizzazione che ha portato alla nascita di divisioni nuove, come quella orientata ai servizi in outsourcing, nasce dalla volontà di spostare sul cliente e sulle sue esigenze tecnologiche l’intera azione di marketing e, soprattutto, l’intera proposta a valore. «Canon – afferma la Esposito – è una grande azienda proprio perché vanta un patrimonio tecnologico e di competenze estremamente diversificato, ma non è facile rendere visibile questa diversità. La strada da percorrere consiste proprio nello strutturare il portafoglio di prodotti e soluzioni in funzione del bisogno specifico del cliente. Un percorso – continua Teresa Esposito – che si articola in cinque punti, cinque aree in cui il know-how Canon può fare la differenza per aziende e imprese. Prima di tutto, semplificare molto in ambito PMI e SOHO, dove automatizzare i task significa ottimizzare il tempo delle risorse interne, consentendo loro di focalizzare l’attenzione sulle attività core del proprio business. Accelerare i flussi di informazione all’interno delle aziende, perché il digitale e lo smart working hanno bisogno di integrazione. Fare leva sui prodotti per trasformare i processi. Far evolvere linee di business tradizionali, specie in un mondo come quello della stampa di produzione. E infine, far capire il valore della personalizzazione legata a tecnologie che permettono di distinguersi in mercati altamente competitivi».

Fare belle fotografie, riuscire a stampare un documento di grande impatto visivo, qualunque sia la sua tiratura, rimangono ancora alla base della comunicazione e dell’emozione visiva. Ma nell’era del business e delle relazioni digitali questi mattoni costitutivi possono non bastare se non sono inseriti all’interno di un ciclo di produzione, scambio e fruizione dell’informazione, accelerato e complesso. Il vero vantaggio competitivo di Canon nasce dalla capacità di presidiare, con le sue tecnologie, tutti gli anelli di questa catena, fornendo una visione autenticamente integrata a un nuovo modo di comunicare – e crescere – attraverso le immagini.

#ProPrinting #immaging Con 45 anni di presenza sul mercato italiano, la strategia di Canon sul #B2B mette a fattore comune partner e canale per scaricare a terra know-how e soluzioni innovative @CanonBusinessIT
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OLTRE LA STAMPA, IL CONTENUTO

Uno dei pilastri dell’offerta B2B di Canon è sicuramente il gruppo guidato da Walter Bano, direttore  Industrial and Production Solutions. «La divisione comprende tutte le tecnologie che Canon mette a disposizione delle aziende di produzione: realtà per le quali le attività di stampa rappresentano il core business o sono di supporto diretto al core business». Insomma, precisa meglio Bano, «le due aree del cosiddetto Print-for-pay che identifica i veri e propri stampatori professionali, e il Print-for-use, dove vengono classificati gli utenti che producono grossi volumi di stampe collegate per esempio al CAD o al PLM». Si tratta di un universo estremamente variegato, che il team diretto da Bano suddivide in tre ulteriori segmenti dal punto di vista delle tecnologie impegnate. Il primo riguarda la stampa documentale o transazionale, mercato particolarmente maturo, in cui qualità ed efficienza rimangono i vettori principali di offerta. Il secondo segmento è riferito alle attività «decoration, promotional e bookprinting» con la forte tendenza verso la stampa digitale “short run”, aree in crescita, in cui nascono nuove opportunità di business. «Guardando al mercato dei libri – esemplifica Bano – oggi rispetto al passato si stampano più titoli con tirature molto più limitate per venire incontro ai nuovi modelli di distribuzione e di stampa on demand». Infine, l’area dei nuovi mercati, il mondo del packaging e del tessile, anch’essi dominati da una forte tendenza al digitale. «Canon, grazie alla sua capacità innovativa e i suoi brevetti presidia le tre aree. In molti casi – mette in evidenza Bano – con tecnologie esclusive come i nuovi apparati UVgel, che rivoluzionano la “digital decoration”, con velocità di produzione di tre, quattro volte superiori e una migliore nitidezza dei colori su molteplici tipologie di supporto. Non parliamo più di stampa su carta, ma di vera e propria comunicazione visiva, anche su supporti retroilluminati».

PERSONALIZZARE IL PRINTING

Nel documentale e nel book printing, il mercato oggi vede una linea di demarcazione tra stampa di tipo tradizionale, riservata ai grandi volumi di produzione, e avvento del digitale, man mano che cresce la richiesta di flessibilità, velocità e personalizzazione. La missione di Canon – con le sue tecnologie certamente, ma anche con una capacità sempre più consulenziale delle proprie strutture di vendita diretta e indiretta – è affiancare i clienti nell’adattarsi a condizioni di mercato che possono essere radicalmente diverse rispetto al tradizionale modo di concepire il Print-for-pay. «Il tema dei servizi è molto ampio e ci impone di assumere un ruolo anche nel rivedere e trasformare i processi e il workflow di clienti che oggi hanno come primario punto di attenzione lo sviluppo del business» – precisa Bano in accordo con le parole di Teresa Esposito.

La battaglia verso la stampa su supporti fisici ma con i tempi e la modalità del digitale si combatte su due fronti, quello tecnologico – che come si è visto Canon presidia in veste di leader assoluto – e quello commerciale. Nella divisione capitanata da Bano, il fatturato è suddiviso equamente tra le vendite generate dalle forze dirette che tendono a seguire i clienti di maggiori dimensioni e un canale indiretto costituito da una trentina di partner, capaci di affrontare un mercato che – secondo il direttore della divisione Industrial Printing Solutions – «vanta un numero di player che equivale a quello di Francia e Germania messe insieme». Per il cliente è praticamente impossibile distinguere tra i livelli di affiancamento offerti: Canon Italia “coccola” la propria rete di partner “industrial” con programmi di certificazione e incentivi. Lo stesso presidente e CEO di Canon Inc. Fujio Mitarai ha recentemente definito il mondo commercial printing come uno degli aspetti fondamentali per le strategie di Canon, accanto a settori più “giovani” come la videosorveglianza, il medicale e l’insieme di apparati e dispositivi rivolti all’industria dei semiconduttori e dei videodisplay. «Gli spazi di crescita sono enormi» – conclude Bano. «Pensiamo soltanto che nel mondo industrial, il digitale copre appena il 14% dei volumi. Un eventuale sorpasso potrebbe richiedere tra i cinque e i sette anni secondo le stime, ma settori come il book printing subiscono già forti accelerazioni e richiedono tipologie di approccio molto diverse».

#ProPrinting #immaging Con un fatturato globale di 29,3 miliardi di dollari nel 2016 (un terzo generato in EMEA) e l’8% investito in R&D, #Canon è fra le prime tre aziende per numero di brevetti @CanonBusinessIT
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L’IMMAGINE GIUSTA PER LO SMART WORKER

Se le strategie di Canon spingono molto per una immagine più “industriale” del gruppo a livello globale, la divisione delle soluzioni documentali, diretta da Maurizio Basile, mantiene – dal punto di vista dei fatturati – il suo primato storico nell’ambito delle attività B2B di Canon Italia. «L’obiettivo è espandere e proteggere un core rappresentato dalla stampa, e non solo, nel mondo office, rivolgendosi quindi ai clienti che al proprio interno utilizzano tecnologie di printing e imaging» – afferma Basile. «Aiutiamo le aziende a ottimizzare i propri processi di stampa e di gestione del documento, non solo razionalizzando l’attività del loro parco macchine, attraverso i cosiddetti Managed Printing Services (MPS), ma anche favorendo il flusso d’informazione all’interno dell’azienda per supportare al meglio l’operatività dei dipendenti. Tutto ciò garantendo elevati livelli di controllo e sicurezza – in funzione dei compiti e degli standard di autorizzazione di ogni singolo dipendente». A seconda della tipologia del cliente, Basile modula un insieme di leve commerciali, che concentra l’intera organizzazione storica dei canali diretti e indiretti di Canon Italia. «Il mondo SMB e SOHO viene seguito dai rivenditori tipicamente office del canale “second tier”, quello che acquista attraverso i nostri distributori e hanno meno vincoli di installazione e manutenzione presso i loro clienti. Vengono poi i partner certificati, mono e multibrand: circa 130 organizzazioni “first tier” che acquistano direttamente da Canon e operano a livello locale». La vendita diretta è suddivisa tra clienti top e internazionali che Canon Italia serve attraverso account che hanno visibilità sull’intero portafoglio di prodotti e soluzioni, inclusi quelli delle altre divisioni business del gruppo; e clienti “medium market” che in Italia sono affidati alla gestione diretta delle due società Canon affiliate, controllate al cento per cento, ma libere di agire in modo più autonomo e flessibile. «Per tutti, la parola d’ordine è semplificare il processo di acquisto del cliente, metterlo al centro e servirlo nel modo più semplice possibile attraverso una figura, l’account o il partner, che dev’essere visto come un referente unico, il vero orchestratore delle soluzioni Canon più adatte alle specifiche esigenze, eventualmente con l’aiuto degli specialisti che l’orchestratore sceglierà di reclutare».

Il punto sostanziale, conclude Basile, è che queste esigenze oggi divergono sempre di più dal vecchio concetto di informazione “da stampare”. «Tutti i nostri device oggi sono considerati hub da cui l’informazione grafica deve fluire nel modo più efficace, magari rispettando le specificità dell’organizzazione aziendale». Ecco che Canon mette a punto veri e propri business case per il printing all’interno degli uffici risorse umane, o indirizza i clienti verso l’outsourcing di processo con i colleghi della divisione Business Information Services. «È il cruciale passaggio dal “managed printed” al “managed content service”: non solo stampa quindi, ma gestione end-to-end del flusso informativo». Insomma, è sempre più vitale per specialisti come Canon, intervenire dove le motivazioni all’investimento non risiedono solo nella razionalizzazione o nel risparmio, nel contenimento della produzione cartacea, ma sconfinano negli ambiti di trasformazione digitale come i processi documentali, lo smart working e la collaboration. Anche se il punto di partenza, la scusa per agganciare il cliente, può coincidere, osserva Basile, con tematiche più familiari, note a tutti.

ANCHE LA STAMPANTE FINISCE IN RETE

Nella stessa ottica di integrazione dell’offerta, il compito del Consumer Imaging Group (CIG) che in Canon Italia è guidato da Marco di Lernia è anche quello di sfruttare il potenziale “professionale” di tantissimi prodotti veicolati attraverso i normali canali retail. «La linea consumer dei prodotti Canon per la fotografia, le riprese video, l’acquisizione e la stampa è caratterizzata da una gamma vastissima – spiega di Lernia – e molti di questi prodotti sono di specifico interesse per i professionisti. Proprio per questo, dentro la divisione CIG, abbiamo un team di persone specializzate che, in collaborazione con i colleghi delle divisioni business, sviluppa anche soluzioni B2B». E anche qui la nuova filosofia Canon è orientata a studiare le possibili verticalizzazioni del suo ampio catalogo, partendo non dallo specifico prodotto, bensì dalle esigenze (manifeste e nascoste che siano) del cliente e studiando le giuste intersezioni. Di Lernia cita alcuni dei settori, dal fashion ai portali di e-commerce, che usano la comunicazione visiva continuamente aggiornata come arma competitiva. Un altro ambito promettente è quello della cosiddetta proiezione immersiva e del digital signage, dove Canon è già alle prese con una miriade di applicazioni, persino nel campo della simulazione grafica per l’addestramento dei piloti.

#ProPrinting #immaging Proiezione immersiva, digital signage e simulazione grafica. Applicazioni verticali e cross-industry. Non solo printing, ma gestione end-to-end del flusso informativo @CanonBusinessIT
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«Tornando al mercato consumer vero e proprio – prosegue di Lernia – gli ultimi quattro anni hanno profondamente cambiato questo segmento grazie al fenomeno pervasivo degli smartphone, della cosiddetta smart photography, e di evoluzioni social come la condivisione di immagini ed esperienze. Per uno specialista con la storia di Canon, un’evoluzione di mercato che vede qualcosa come mille miliardi di immagini condivise via Internet è molto sfidante e ha portato ad acquisizioni strategiche e cambiamenti organizzativi, finalizzati a presidiare anche istituzionalmente i social network, i canali di e-commerce e tutti i possibili touch-point con il cliente». Di Lernia cita le principali innovazioni nel mondo dei servizi digitali, prima fra tutte in ordine cronologico irista, piattaforma in cloud capace di conservare e condividere in dimensione originale immagini e video. A ciò sono seguite una serie di acquisizioni come Lifecake, servizio cloud per archiviare in modo sicuro le immagini dei propri bambini e al tempo stesso poterle condividere con i propri cari senza rischi; o il printing on demand di Kite.ly, entrato nella scuderia Canon nel 2017 con un ricco catalogo di servizi come book fotografici, calendari e merchandising personalizzato, per accedere ai quali sono appena state rilasciate nuove applicazioni come Canon Photo Print Shop. «Solo nella regione europea, la stampa online è un mercato che vale tre miliardi di dollari che si aggiungono ai quattro del printing nel segmento consumer» – precisa di Lernia, osservando come Canon sia pronta ad affrontare queste nuove realtà commerciali, anche acquisendo nuove professionalità e coinvolgendo in questo cambiamento i propri partner.

Foto di Gabriele Sandrini

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Quello della governance e della sicurezza dei dati è senza dubbio un tema molto attuale, e non solo alla luce dell’ormai imminente entrata in vigore del GDPR, il regolamento europeo in materia di protezione dei dati che diventerà operativo tra poco più di sei mesi, a fine maggio 2018. «Ma va detto che in Italia le aziende si stanno muovendo soltanto adesso, a questo riguardo» – esordisce Enzo Capilli, sales director di Integra Document Management – A Canon Company (IDM) conversando con Data Manager. «È pur vero che nel 2016 la spesa in sicurezza dei dati si è attestata intorno a un miliardo di euro, con una crescita del sei per cento rispetto all’anno precedente, ma forse non basta» – prosegue Enzo, evidenziando anche che «per quanto riguarda il regolamento GDPR, non sono poche le aziende che devono ancora allinearsi a una normativa che investe molti aspetti aziendali, visto che non coinvolge solamente le classiche competenze di tipo IT ma anche quelle organizzative e legali, per esempio, con la figura del data protection officer (DPO)».

Attenzione, strumenti e cultura

Si tratta dunque di uno scenario complesso, in cui il tema della sicurezza dei dati e della conformità delle norme in materia «va visto in maniera più ampia, soprattutto alla luce della digital transformation. Nascono dunque nuove necessità che si impongono per le imprese che devono proteggere il proprio business e la propria reputazione. Sono tre gli elementi essenziali per raggiungere tale scopo: attenzione costante, strumenti adeguati e cultura specifica» – spiega Giuseppe D’Amelio, director information management solutions & services di Canon Italia. Ma è lo stesso regolamento che può fornire soluzioni a problemi nuovi: per esempio, il GDPR prescrive la “privacy by design”, cioè stabilisce che la salvaguardia dei dati sia prevista già nella fase di studio del software o del prodotto. Questo costituisce «un’ottima opportunità, oggi che le aziende hanno la possibilità di cambiare i processi ripensandoli direttamente in digitale, sia per una maggiore efficienza che per una maggiore sicurezza» – fa notare D’Amelio.

Competenze in campo

Nella gestione documentale oggi non si gestiscono più solo informazioni strutturate, come i documenti classici, ma sempre più anche quelle non strutturate, come video o immagini. Giuseppe D’Amelio mette in evidenza le vaste competenze di Canon in questo ambito – «sia per la gestione dei dati che delle immagini, dove Canon è da tempo leader». Canon può mettere a disposizione delle aziende due componenti fondamentali: «Da una parte prodotti e soluzioni anche personalizzabili, dall’altra numerosi servizi di consulenza, tra cui un advisory per la information governance, con lo scopo di gestire al meglio il ciclo di vita delle informazioni e il loro workflow, ovvero il controllo sull’accesso e il trattamento a documenti riservati e non». Inoltre, l’aumento notevole del volume di dati digitali ha favorito la crescita nell’uso di servizi cloud, per questa ragione Canon ha investito anche in questa direzione, coprendo tutti i tipi di esigenze con la massima flessibilità e includendo modelli “pay per use”.

Comprendere i processi di business

Il portfolio delle soluzioni di document management si completa inoltre con i servizi di BIS – Business Information Services, la business unit di Canon che ha integrato IDM, Integra Document Management, azienda acquisita un paio d’anni fa da Canon, che «offre servizi di business process outsourcing & digital transformation operando in-house presso i clienti e out-house nel nuovissimo Operation Center di Cernusco S/N, avvalendosi di un datacenter Tier4 per garantire elevati standard di sicurezza e disaster recovery. Una value proposition riorganizzata per industry come insurance, finance & banking, telco & media, energy & utilities, business services, manufacturing in modo da essere in grado di comprendere a pieno i processi di business verticali, organizzati per personas e indirizzare al meglio servizi e soluzioni software» – conclude Enzo Capilli.

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Come accade per molti fenomeni, quando si è esposti a troppe informazioni su un tema, si rischia di perdere la sensibilità per quelle che davvero contano. È dal 2012[1] che molti “venditori” millantano un’ormai prossima applicazione del Regolamento europeo sulla privacy[2] (“Regolamento”), in Italia.

Questo fenomeno ha portato alla diffusione di molte imprecisioni, oltre che di alcune valide indicazioni che, tuttavia, nel mare di parole e allarmismi, sono passate in sordina.

Ora il tempo si fa più prossimo e si può iniziare il percorso per raggiungere il necessario grado di compliance, senza farsi prendere dall’ansia. Non c’è un adempimento unico da soddisfare e alcuni adempimenti non possono essere anticipati. Per questo motivo, la programmazione è la strada migliore per arrivare preparati al momento in cui il Regolamento sarà applicabile (ossia, il giorno 25 maggio 2018).

#GDPR sei domande per capire come adeguarsi @riccardoabeti @omatforum
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A tal fine, potrebbe essere utile rispondere a quesiti “mirati”, come negli esempi che seguono.

Bisogna cambiare subito l’informativa? – No, a meno che non sia di per sé insoddisfacente (in questo caso andrebbe cambiata comunque). Una versione più rispondente alle previsioni del Regolamento potrà essere predisposta, con calma, entro maggio.

Occorre procedere alla nomina del Responsabile della protezione dei dati (RDP) (in inglese DPO, Data Protection Officer)? – Non prima di aver capito se siamo obbligati o meno, o se, per qualche motivo, sia preferibile nominarlo anche in assenza di obbligo.

Dobbiamo progettare i trattamenti dei dati seguendo i principi della privacy by default e privacy by design? – Sì, questo può essere fatto anche prima dell’effettiva applicabilità del Regolamento ed è, anzi, opportuno.

Bisogna avviare una data protection impact analysis (c.d. DPIA o PIA)? – Prima di partire con zelo con una DPIA, cerchiamo di capire se la stessa è necessaria, nulla impedirà di condurla ugualmente qualora la sua obbligatorietà dovesse essere ritenuta on the edge. Se, viceversa, ci sono elementi che rivelano, a priori, la necessità di una consultazione preventiva (e che anticipano, per qualche motivo, ciò che in altri casi emerge solo a esito di una DPIA), si consiglia di considerare questo passaggio prioritario.

Si può disapplicare o ignorare il Codice privacy (d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196)? – No! Le parti incompatibili verranno abrogate ma il Governo ha la delega per “novellarlo”, colmando, tra l’altro, i molti vuoti dovuti alla “genericità” del Regolamento europeo.

E se uno degli adempimenti previsti dal Regolamento non riguarda la nostra realtà, come ci comportiamo? – Il gruppo dei Garanti europei (il c.d. article 29 working party), nelle linee guida adottate (al momento due: un documento sul DPO e uno sulla data protection impact analysis), ha espresso la raccomandazione di “documentare” i motivi del mancato assolvimento di un obbligo. Questa raccomandazione è espressa, in particolare, in merito alla nomina del Data Protection Officer.

Il primo consiglio che si ritiene di formulare è, dunque, quello di non affrontare con superficialità l’argomento. Il secondo è quello di non limitarsi a leggere gli articoli del Regolamento ma di soffermarsi anche sui “considerando” (che, sovente, non hanno un ruolo marginale ma, al contrario, chiariscono concetti utilizzati nel Regolamento medesimo), nonché di esaminare i numerosi documenti “di contorno” (ad esempio le citate Linee guida). Infine, sarà bene “schedulare” con attenzione ogni passaggio, partendo da quelli più strutturali per terminare con quelli più “burocratici”, in modo tale da porre in essere un’attività che conduca, in maniera organica ed efficace, all’attuazione delle previsioni del Regolamento.

Per saperne di più, l’appuntamento è a Omat Forum, il workshop dedicato alle nuove frontiere della gestione delle informazioni digitali. Info sulle prossime tappe su www.omatforum.it.

Riccardo Abeti, avvocato, partner di EXP Legal – Associazione Professionale. Svolge la propria attività prevalentemente nelle materie del diritto dell’Information & Communication Technology, Data Protection e Responsabilità amministrativa degli Enti (d.lgs. 231/ 2001) fornendo attività di docenza sugli stessi temi.

[1]Anno in cui la Commissione europea presentò la proposta di nuova normativa UE sulla protezione dei dati personali.

[2] Regolamento (Ue) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati).

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Con il termine Internet of Things (IoT) si fa riferimento a infrastrutture nelle quali innumerevoli sensori sono progettati per registrare, processare, immagazzinare dati localmente o interagendo tra loro sia nel medio raggio, mediante l’utilizzo di tecnologie a radio frequenza (per es. RFID, bluetooth etc.), sia tramite una rete di comunicazione elettronica. I dispositivi “intelligenti” non sono solo i computer o gli smartphone, ma oggetti di utilizzo quotidiano, nati senza una vocazione digitale, che diventano tali in quanto accedono alla rete e sono tra loro interconnessi. Innumerevoli le applicazioni: gli oggetti indossabili (wearable), gli oggetti in casa controllati da uno smartphone (gestione automatica degli impianti di illuminazione, climatizzazione, gestione degli elettrodomestici o dei sistemi di videosorveglianza e sicurezza), contatori intelligenti (per la gestione dei consumi o l’ottimizzazione della distribuzione).

Ma chi si preoccupa di verificare come vengono gestiti i nostri dati, sia dal punto di vista di privato cittadino che di lavoratore? Se la tecnologia ci abbaglia con applicazioni impensabili fino a pochi anni fa che hanno una diffusione immediata sul largo pubblico, dall’altro lato dobbiamo stare attenti alle zone d’ombra. Su oltre trecento dispositivi elettronici connessi a Internet, più del 60 per cento non ha superato l’esame dei Garanti della privacy di 26 Paesi. È quanto emerge dall’indagine a tappeto (“sweep”) a carattere internazionale, avviata lo scorso maggio dalle Autorità per la protezione dei dati personali appartenenti al Global Privacy Enforcement Network (GPEN), di cui fa parte anche il Garante italiano, per verificare il rispetto della privacy nell’Internet delle cose. I riscontri raccolti dagli esperti delle Autorità, su più di trecento apparecchi delle principali società del settore, hanno fatto emergere, a livello globale, gravi carenze nella tutela della privacy degli utenti. Il punto di attenzione è il fatto che il device o l’oggetto diventa una porta di potenziali attacchi alla privacy e alla sicurezza della persona e dell’azienda: ne sono un esempio i recenti attacchi che nascono da una vulnerabilità di un sistema IoT (elettrodomestici o sistemi di videosorveglianza).

#IoT #Pricacy #Sicurezza Regole ma anche più cultura dei dati @omatforum
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Serve un cambio di paradigma: la privacy non deve più essere considerata un semplice adempimento burocratico, una ricerca verso la pura compliance normativa, ma diventa un presupposto della progettazione dei servizi, programmi, software e dei processi aziendali. Da qui, l’attenzione dei produttori che devono riprogettare i propri processi di lavoro integrando privacy e sicurezza: pensiamo ai concetti di “privacy by design” e “privacy by default” introdotti dal nuovo Regolamento Europeo sulla Privacy. Deve essere ripensato anche l’approccio alla security, adottando modelli di prevenzione delle minacce tramite analisi e monitoraggio dei dati, più che intervenire dopo che si è verificato il cyber attacco, magari scoperto dopo molto tempo. Come adottare le misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate per garantire l’integrità, la confidenzialità (e quindi la privacy) e la disponibilità dei dati? Come informare in maniera completa, chiara e trasparente il consumatore? Come gestire la raccolta del consenso nella vendita online? A quale normativa sottostare se si vende su più mercati? La tecnologia sembra correre alla velocità della luce e non sempre la norma riesce a stare al passo e coprire tutte le complessità e i casi reali di un mercato in continua espansione e interconnessione. Le sfide sono molte, spetta a ognuno di noi formarsi e informarsi per non essere impreparato a cogliere le opportunità del mercato.

Per saperne di più, l’appuntamento è a Illuminotronica – Fiera di Padova 12-14 ottobre 2017.

Maggiori info su www.iter.it

Stefano Gorla DPO certificato 001 FAC Certifica, consulente Privacy e Sicurezza dei Dati, formatore

L'articolo IoT, privacy e sicurezza. Luci e ombre proviene da Data Manager Online.