Molto spesso le idee più innovative vengono da chi ha l’esperienza più lunga. È il 1979, quando Pamela Lopker e il marito Karl fondano QAD per fornire una soluzione gestionale tagliata su misura delle aziende manifatturiere che, nella regione di Santa Barbara in California, stavano costruendo da zero l’industria del microchip. «Oggi – racconta Luca Costanzo, account sales manager di QAD in Italia – siamo una multinazionale quotata al Nasdaq, che fattura circa 280 milioni di dollari e con un mercato geograficamente molto omogeneo. La nostra piattaforma di riferimento, QAD Cloud ERP, vanta un tasso di fidelizzazione enormemente superiore rispetto alle medie di settore».

Il business flusso per flusso

Sbarcati alla fine degli anni’80 sul mercato italiano con il nome di MFG/Pro, QAD e i suoi prodotti sono un riferimento importante per i suoi clienti, soprattutto in ambito Automotive e Life Science, ma anche nel Food and Beverage, nell’Industriale generico, nella produzione di beni di largo consumo, nell’Elettronica e Hi-Tech. «Importante – aggiunge Costanzo – ma atipico perché QAD non ha mai fatto del branding una strategia fondamentale. Non vogliamo crescere in modo indifferenziato, ma affiancare il cliente nel perseguire obiettivi di trasformazione ed efficientamento. Un principio di fondo che permea le nostre applicazioni, capaci di monitorare e simulare ogni singolo flusso di business, elaborando scenari e forecast che consentono di ottimizzare i processi prima della loro messa in produzione, effettuando poi le necessarie revisioni e correzioni». Prima di altri vendor, QAD ha saputo intuire il potenziale del modello del software on demand, liberandosi dai vincoli delle soluzioni pacchettizzate, on premises. «Abbiamo fatto nostro il focus delle aziende di produzione, che devono fornire ai loro clienti prodotti competitivi, rispettosi di normative stringenti. Per questa tipologia di imprese, il fornitore del software deve conoscere a fondo il settore in cui operi – spiega Costanzo – per offrirti una soluzione che ti sollevi da tutta una serie di incombenze e una di queste sono le preoccupazioni, i rischi relativi all’infrastruttura IT. A tutto questo provvede l’ambiente cloud di QAD Cloud ERP, che di fatto è diventato il nostro prodotto principale, anche se siamo in grado di fornire installazioni di tipo ibrido a clienti con strutture produttive multi sito, che non possono contare su connessioni di qualità omogenea».

#industry40 @QAD_Community Produrre meglio e più in fretta
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Produrre meglio e più in fretta

Ogni implementazione di MFG/Pro è preceduta da una accurata fase di analisi e risk assessment, sulla base della quale viene configurata una piattaforma ERP completamente in cloud (single-tenant) con tutti i moduli necessari e una serie di tool che estendono la piattaforma gestionale, con servizi come l’application management o la messaggistica EDI, lo standard ancora dominante nel settore, per il quale QAD dispone addirittura di un centro di competenza mondiale in grado di fornire il servizio end-to-end, con sede a Barcellona. «Il messaggio rivolto ai nostri utenti è chiaro» – sottolinea Costanzo. «Se un’azienda manifatturiera vuole essere in grado di offrire prodotti di alta qualità in tempi molto accelerati, rimanendo allineata alle continue evoluzioni tecnologiche e normative, la risposta è nel gestionale QAD Cloud ERP e nei suoi moduli per il demand planning, logistica, comunicazione». Secondo Costanzo il segreto alla base di questo approccio unificato ma flessibile sta nella tecnologia di base adottata storicamente: i linguaggi, i database, il framework applicativo e i tool di sviluppo di Progress Software, partner tecnologico di QAD e leader riconosciuto nel mercato delle soluzioni di Enterprise Application Integration. «Questa partnership e il nostro coinvolgimento nella piattaforma di microservizio di Dell, Boomi, consentono livelli di integrazione, flessibilità e scalabilità senza precedenti» – conclude Costanzo, anticipando una tra quelle che saranno le prossime novità di QAD Cloud ERP, la nuova piattaforma cloud, agnostica rispetto ad apparati e macchine utensili, per la raccolta dei dati digitali direttamente in fabbrica.

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Opera è un consorzio di agricoltori specializzati nella coltivazione e commercializzazione delle pere, costituito da 18 soci che rappresentano oltre 1.000 esperti frutticoltori che coltivano più di 7.500 ettari di pereti situati in Emilia Romagna, Basso Veneto e Mantovano. Il consorzio, che è l’unico in Italia a essere specializzato unicamente sulla pera, ha come obiettivo principale la Sostenibilità Vera (ambientale, sociale ed economica, ndr) delle aziende agricole dei frutticoltori consorziati. «Opera, che attraverso i propri soci gestisce ogni fase del ciclo di produzione della pera, dal campo allo scaffale, di fatto è una start up perché formalmente siamo nati solo maggio del 2015. Però siamo una start up con grandi potenzialità! Per esempio, già oggi, a poco più di un anno dalla fondazione, Opera fattura circa 150 milioni di euro» – spiega a Data Manager, l’IT manager, Emanuela Negri.

La collaborazione con Archiva

Una delle sfide maggiori che il nuovo gruppo si è trovato di fronte è stata la realizzazione di un sistema IT efficace ed efficiente. «La nostra collaborazione con Archiva è iniziata con l’attivazione di un sistema EDI per l’invio delle fatture ai clienti più strutturati, rispettando il tracciato che questi richiedono a norma di legge. L’attivazione di questo primo servizio, tra i tanti in ambito di conservazione che offre Archiva, ci ha permesso di aggiungere via via, “tasselli” al progetto, in un momento in cui non potevamo permetterci di sprecare risorse umane e finanziarie per attivare nuovi flussi nel “mondo” della gestione documentale.

Con @archivagroup il Consorzio #Opera implementa il sistema EDI in 2 settimane
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Archiva si è dimostrato da subito il partner tecnologico ideale. In primo luogo perché è un’azienda specializzata nella conservazione e archiviazione digitale, è un conservatore accreditato, con quasi 40 anni di esperienza a questo riguardo, inoltre, per la grande serietà professionale che ha dimostrato nel rapporto con il cliente, accompagnando Opera in ogni fase del progetto. «Sono stata in visita alla loro sede – continua Emanuela Negri – e ho visto di persona il modo in cui lavorano. Ci siamo subito trovati bene con loro, e anche il rapporto qualità/prezzo dei servizi che offrono è davvero molto competitivo». Archiva è un’azienda certificata per l’invio e l’archiviazione di fatture e documenti elettronici in formato EDI, ma per Opera l’Electronic Data Interchange è solo l’inizio di un percorso più vasto che conduce verso un futuro dove l’automazione sarà sempre maggiore.

I vantaggi dell’automazione

«I vantaggi di una gestione automatizzata porteranno sicuramente a una maggiore velocità nel coordinare il lavoro con i nostri soci, aziende dislocate in diverse regioni; l’avere un solo punto di raccolta dei documenti sicuro e controllato; e i notevoli risparmi in termini di tempo degli operatori e riduzione nell’utilizzo della carta, senza contare che anche gli archivi fisici per conservare queste moli di documenti hanno un peso rilevante.   Il progetto con Archiva è da considerarsi “work in progress” ma gli operatori stanno già apprezzando il valore del reperimento e consultazione dei documenti digitalizzati.

«Il prossimo traguardo sarà l’automazione del ciclo passivo integrato nel nostro sistema informativo, al fine di annullare l’errore umano in fase di registrazione dei documenti e liberare risorse preziose da dedicare al business» – sottolinea Emanuela Negri. Anche nel campo dell’ortofrutta, l’informatica ha un ruolo sempre più importante, che impatta anche la fase di ricerca e sviluppo di nuove soluzioni. «Offriamo al mercato più di 10 diverse varietà di pera. La competenza, esperienza e professionalità dei nostri soci, unita al supporto degli strumenti informatici, è stata la base di partenza di questa avventura imprenditoriale che ci vede tutti impegnati per dare il massimo riconoscimento ai nostri produttori e soddisfare al meglio i nostri clienti» – conclude Emanuela Negri.

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La sua storia è un elenco di successi sia dal punto di vista industriale sia da quello sportivo. Il nome è di quelli che portano subito alla mente degli appassionati di sport invernali immagini di prodotti ad alta tecnologia, pronti ad affiancare atleti o semplici appassionati nelle gare o nel tempo libero, sulle piste innevate più impegnative. Stiamo parlando di Tecnica Group, il gruppo che, con sede a Giavera del Montello (TV), controlla alcuni dei marchi più prestigiosi nel mondo dello sport a cominciare dalla stessa Tecnica e Nordica (scarponi e sci), per continuare con l’austriaca Blizzard (sci), Rollerblade (pattini a rotelle in linea e per ghiaccio), Lowa (scarpe da trekking e running) e Moon Boot (doposci). Gestire una tale varietà di referenze e marchi diversi non è banale e richiede un supporto sicuro, flessibile e completo da parte dei sistemi informativi. Ne è ben conscio Cristiano Simonetto, Group IT director Tecnica Cio, che spiega: «Il Gruppo Tecnica ha un fatturato di circa 350 milioni di euro e filiali in tutto il mondo. I nostri sistemi informativi sono dislocati qui in Italia, a Giavera del Montello, il quartier generale, poi negli Stati Uniti, in Canada e in Austria, sede di una grande fabbrica della nostra controllata Blizzard».

#Archivagroup ottimizza i flussi dati tra le varie aziende di #TecnicaGroup e i clienti
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Circa un anno fa, si è conclusa l’integrazione di Blizzard e si è reso necessario integrare il sistema amministrativo e logistico austriaco e tedesco con quelli preesistenti. «Volevamo evitare di avere un differente sistema Erp per ogni paese, centralizzando tutto a Treviso» – continua Simonetto. «Le possibilità erano due: o riprendere il sistema di interscambio dati costruito nel corso degli anni o creare qualcosa di nuovo, possibilmente basato su standard riconosciuti e che potessimo delegare». La scelta è caduta sull’outsourcing, affidandosi ad Archiva, azienda con una lunga esperienza nel settore dell’archiviazione e della conservazione digitale e che negli ultimi anni si è specializzata nel settore dell’electronic data interchange (EDI).

Uniformare e gestire le informazioni

Il problema non era solo quello di uniformare e gestire la distribuzione delle informazioni tra le varie aziende del Gruppo, ma si trattava di armonizzare sistemi personalizzati e processi di business consolidati. «Archiva ha preso in carico i contatti e il lavoro con i singoli clienti, ottimizzando e sincronizzando i flussi in ottica Edi» – spiega Simonetto. «All’inizio, Tecnica non ha nascosto il proprio scetticismo sulla possibilità di concludere il progetto in tempi contenuti, ma poi abbiamo raggiunto l’obiettivo con soddisfazione. Noi ci siamo limitati a fornire contatti e recapiti, oltre a spiegare in quale formato potevamo esportare i dati: al resto ha pensato Archiva. Si trattava di gestire problematiche quali il fatto che di solito gli acquisti sono gestiti a livello di headquarter, per poi spostare i prodotti nei vari negozi, chiedendo la protezione e lo smaltimento degli stock. Archiva lo ha fatto, e ha consentito a Tecnica Group di operare senza problemi consolidando ordini, fatturati, gestione stock e vendite presso la propria sede di Treviso. Non era per niente scontato che in 6-7 mesi fosse possibile realizzare un progetto di questa portata».

#EDI #outsourcing #TecnicaGroup sceglie @archivagroup
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Workflow per migliorare la customer experience

E il futuro? «Quello che abbiamo implementato è uno strumento ideale per gestire transazioni con tutti i portali di eCommerce del mondo. Con clienti grandi, che hanno già le infrastrutture necessarie, o con quelli più piccoli, che possono lavorare in outsourcing. Grazie all’Edi possiamo fornire tutte le informazioni necessarie, dai listini ai codici articolo, alle informazioni tecniche, alle presentazioni multimediali per far sognare gli utenti finali» – conclude Simonetto. «In questo modo, potremo offrire la stessa customer experience a clienti russi, turchi, americani o canadesi, in modo semplice e ottimizzato, senza la necessità di impiegare moltissimi addetti per effettuare un banale data entry».

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Oltre sessanta anni di storia caratterizzano Bompani, uno dei nomi più gloriosi nel made in Italy degli elettrodomestici. La società trae le sue origini dalla “Smalteria Metallurgica Ghirlandina” fondata nel 1954 a Modena da Renzo Bompani. Nei primi anni, l’attività si limitava alla smaltatura per conto terzi, andando via via evolvendosi fino alla produzione di cucine. Nel 1970, la società diede origine a un secondo stabilimento a ciclo completo di produzione, sito a Ostellato di Ferrara, e la nascita della seconda unità permise di razionalizzare le tecnologie e ampliare i volumi di produzione. Più recentemente, nel 2013 Bompani è stata rilanciata da Enrico Vento, ex manager della società, che l’ha acquisita per valorizzare marchio e know-how. Oggi, la società fattura circa 30 milioni di euro all’anno, con una produzione destinata per più dell’85% ai paesi in cui gli elettrodomestici da libera installazione, core business dell’azienda, sono maggiormente apprezzati dal mercato, come per esempio in Francia, Medio Oriente e Australia. Il posizionamento del brand è oggi nella fascia medio-alta del mercato e vuole essere espressione dell’autentico design italiano e della cucina italiana, valori apprezzati in tutto il mondo.

#DocumentManagement Maurizio Marchesini @BompaniItalia «Più risparmio, meno errori»
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Scegliere l’EDI giusto

La scelta di dotarsi di un sistema EDI, cioè di scambio elettronico di informazioni, ovvero un componente fondamentale per la collaborazione automatizzata tra le diverse aziende, è relativamente recente. «Quello dell’EDI è un mondo in continua evoluzione, e noi abbiamo iniziato a sentire l’esigenza a metà 2014, quando alcuni tra i nostri principali clienti italiani nell’ambito della GDO, la grande distribuzione organizzata, ci hanno fatto presente che lo scambio elettronico di bolle, ordini e fatture era auspicabile» – spiega Maurizio Marchesini, CIO & facility manager della società. Il 30-40% del fatturato realizzato in Italia da Bompani passa attraverso tre grandi clienti della GDO. E quindi si rendeva necessario il passaggio a una gestione automatizzata dei rapporti con questi attori, che ha portato all’implementazione dell’EDI. Ci siamo rivolti ad Archiva, che già collaborava da più di dieci anni con noi nell’ambito dell’archiviazione digitale» – prosegue Marchesini. Archiva ha sede alle porte di Verona ed è specializzata nell’outsourcing di processi aziendali focalizzati sui documenti di business, con una gamma di servizi in cloud rivolti ad aspetti quali emissione, archiviazione, controllo, consultazione e conservazione di tutti i flussi attivi e passivi, con l’obiettivo di liberare l’informazione dalla sua dimensione fisica, rendendone fruibile il puro contenuto sempre e ovunque in maniera rapida, certa e sicura.

#DocumentManagement Gli elettrodomestici di @BompaniItalia scelgono #EDI di @archivagroup
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Flusso automatizzato

Il nuovo sistema EDI realizzato in full outsourcing da Archiva non ha comportato per Bompani l’acquisto di hardware e di software specifici. Entrato in produzione a settembre 2015, dopo una fase di test condotta tra giugno e luglio, ha mostrato subito i suoi vantaggi. «Tutto il flusso si svolge in maniera completamente automatizzata senza la necessità di dedicare un agente all’inserimento dei dati, con vantaggi rilevanti in termini di risparmi di tempo e di minimizzazione di possibili errori. E anche se il numero delle fatture non è enorme, visto che si tratterà di qualche centinaio di fatture all’anno, molto più importanti sono le quantità di bolle di consegna e di ordini, che si riferiscono a numerose varianti di prodotto» – spiega Marchesini, sottolineando che «grazie ad Archiva ormai praticamente non abbiamo più cartaceo in azienda, in quanto oggi i documenti sono già nel formato da noi scelto, ovvero quello standard del nostro gestionale e già pronti per l’archiviazione digitale».

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Con sede a Ora, alle porte di Bolzano, e presente con 23 sedi in Italia e in altri paesi europei, oltre che in Cina, Gruber Logistics celebra quest’anno un traguardo importante: quello dei primi 80 anni di attività. Fondata nel 1936 e tuttora guidata dalla terza generazione della famiglia Gruber, la società è cresciuta, fino a caratterizzarsi come un operatore di rilievo internazionale nell’ambito della logistica e dei trasporti, in particolare di quelli eccezionali. Con circa 650 persone in totale, l’azienda oggi è strutturata in sei divisioni in linea con l’evoluzione del settore. Per esempio, vi è la divisione dedicata ai parziali internazionali e groupage che lavora con una grande rete di partner internazionali per l’import/export di merce palettizzata. È un fatto che – come spiega a Data Manager Günther Erb, head of IT & project management office & purchasing di Gruber Logistics – «il servizio logistico non consiste più nel solo trasporto, ma ha subito una forte evoluzione che ha visto la creazione di servizi addizionali, volti a fornire valore aggiunto ai clienti e soprattutto a soddisfare le nuove esigenze poste dalle moderne supply chain».

#document_management Gruber Logistics sceglie il valore aggiunto di @archivagroup
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L’ora dell’EDI

Gli esempi di tali servizi aggiuntivi non mancano: «Si va dalla creazione di spedizioni direttamente presso il cliente alla fornitura di informazioni sull’avanzamento della spedizione, effettuata sempre presso i sistemi informativi del cliente, che percepisce questi servizi come un vero valore aggiunto in quanto semplifica notevolmente la gestione di un aspetto rilevante della supply chain» – prosegue Günther Erb. Si tratta in buona sostanza dell’EDI, cioè di quello scambio elettronico di informazioni che è componente fondamentale per la collaborazione automatizzata nella supply chain, sulla quale in effetti c’è ancora un po’ di strada da fare, soprattutto in Italia, dove vi sono ancora molte aziende che non hanno adottato appieno gli strumenti EDI. Tra gli scogli da superare, oltre a una caratteristica resistenza alla dematerializzazione, vi è anche quello di affidarsi a un partner in grado di fornire un servizio tempestivo. Avendo in mente queste condizioni irrinunciabili, Gruber Logistics si è rivolta ad Archiva, l’azienda italiana con sede alle porte di Verona e specializzata nell’outsourcing di processi aziendali focalizzati sui documenti di business, che offre una gamma di servizi in cloud dedicati all’emissione, archiviazione, controllo, consultazione e conservazione di tutti i flussi attivi e passivi, con l’obiettivo di liberare l’informazione dalla sua dimensione fisica, rendendone fruibile il puro contenuto sempre e ovunque in maniera veloce, certa e sicura.

#GruberLogistics #supplychain la collaborazione su misura e real-time con @archivagroup
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La tempestività su misura

I risultati positivi non hanno tardato a farsi attendere: il nuovo sistema “chiavi in mano”, realizzato in full outsourcing da Archiva ed entrato in produzione a inizio 2015, ha centrato tutti gli obiettivi. «Il nostro precedente partner non ci aveva soddisfatto, soprattutto in ordine alla tempestività delle risposte e alla personalizzazione dell’approccio, mentre con Archiva abbiamo subito potuto toccare con mano i vantaggi di avere un partner locale in grado di fornire soluzioni davvero su misura. Tra i principali vantaggi c’è sicuramente una diminuzione tangibile del 60% dei tempi di implementazione della piattaforma EDI.» – sottolinea Günther Erb. Anche perché, nello scenario della logistica di oggi, «poter fornire servizi aggiuntivi in tempo reale ai nostri clienti è fondamentale per fare la differenza sul mercato. E avere un partner flessibile e aperto al cambiamento, che ci consente di avere sempre un contatto diretto e snello con le persone che sviluppano e gestiscono le soluzioni, rappresenta un asset importante per il presente ma anche e soprattutto per il futuro» – conclude Günther Erb.

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A cura di Luca de Piano

Anche se le ricorrenti discussioni attorno a fenomeni quali Big Data o Internet of Things, giusto per fare due esempi, farebbero pensare al contrario, rimane il fatto che l’ICT di oggi è fatta soprattutto di strumenti concreti e reali. Come quelli volti alla gestione documentale e alla dematerializzazione, un settore nel quale le novità si susseguono, dando nuovo impulso a un comparto che negli ultimi anni ha visto imporsi nuovi paradigmi per liberare le informazioni dal supporto cartaceo. Del resto, i vendor, sempre alla ricerca di nuove opportunità di business, non stanno certo a guardare: ecco quindi che, accanto ai pionieri del settore, si sta sempre più affacciando sul mercato una nuova classe di operatori agguerriti ma dalle intenzioni serie, che promettono alle aziende di aiutarle a superare molti dei loro grattacapi, con l’interessante corollario di ridurre le spese non produttive.

#document_managent Rizzotto @IDCItalia Conservazione sostitutiva, workflow e stampa tra le priorità
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I contorni di un fenomeno

Il fenomeno comincia ad assumere contorni precisi: secondo recenti indagini internazionali condotte da IDC, il 55% dei documenti in uso nelle aziende nasce e vive su supporto cartaceo, mentre trattamento e gestione dei documenti cartacei assorbono mediamente circa 3,6 ore a settimana per ogni lavoratore. «Sono dati apparentemente in controtendenza rispetto ai ritmi di crescita del digital e dell’automation» – commenta Fabio Rizzotto, senior research and consulting director di IDC Italia. «Eppure ancora oggi, anche nelle aziende italiane, ambiti quali ciclo passivo, contrattualistica, rapporti con i clienti, risorse umane, ordini, logistica sono a forte intensità documentale, sebbene le aziende percepiscano l’esigenza di migliorarne efficienza e gestione. Lo confermano anche le previsioni di investimento per i prossimi mesi in Italia, dove conservazione sostitutiva, workflow documentali e ricerca di sempre maggiori efficienze negli ambiti di stampa, appaiono al top tra le priorità di intervento in ambito documentale».

#document_managent Fabrizio Tudisco di #OptimoNext La gestione documentale ha mutato significato
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Evoluzione normativa

La trasformazione in atto trova origine da più parti: «Spinti anche dall’evoluzione normativa, come per esempio l’entrata in vigore in Italia nel marzo 2015 dell’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le aziende che si relazionano con la pubblica amministrazione, in Italia e in Europa gli investimenti in soluzioni di “paper to digital document management” crescono a ritmi sostenuti. Questo mercato nel 2015 supera i 1.100 milioni di euro e presenta ritmi di crescita superiori all’8% almeno fino al 2017» – spiega Rizzotto. Tuttavia, il tallone di Achille rimane la revisione dei processi. «Le difficoltà maggiori che IDC ha rilevato nel corso di indagini quantitative e qualitative hanno a che fare con la complessità delle organizzazioni, pubbliche e private, di tradurre i driver normativi e le nuove opportunità offerte dai nuovi paradigmi tecnologici in sinergia con la revisione dei processi, operando poi in modo diverso rispetto al passato con un change management. Questo si traduce, soprattutto nella complessa macchina che è il settore pubblico, nella necessità di sviluppare nuove strategie, programmi e coordinamento, oltre che iniziative infrastrutturali che creino le condizioni per architetture di data center più condivise, facendo leva su cloud e open standard come principi irrinunciabili» – conclude Rizzotto.

Insomma, tra firme elettroniche, regolamenti UE e semplificazioni normative, tra cui anche qualche accelerazione da parte dell’AgID, la digitalizzazione avanza, nel segno di una dematerializzazione che vede già una realtà nella fatturazione elettronica per la PA e procede spedita verso una gestione documentale sempre più allargata, come hanno fatto puntualmente rilevare le aziende che abbiamo interpellato. A loro la parola.

#document_managent Luca Di Roma @HitachiS_CBT La parola chiave è integrazione
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Integrare processi e applicazioni

«La gestione documentale ha mutato il suo significato, spostandosi verso soluzioni integrate a processi e applicazioni aziendali, sempre più in mobilità, grazie alla diffusione di smartphone o tablet e all’incremento di banda della connessione Internet» – esordisce Fabrizio Tudisco, chief executive officer di Optimo Next. Per questo, «un documento diventa “nativo digitale”: un esempio sono i contratti sottoscritti telefonicamente (vocal order), ormai diffusi ampliamente nei settori telco e utility. La fatturazione elettronica è parte di questo scenario e siamo convinti che si applicherà presto anche nei rapporti tra aziende private. Da un lato con i nostri clienti assistiamo all’estensione di strumenti “privati” nella sfera aziendale. Pensiamo alle versioni business per fare file sharing ovunque, con qualsiasi device e in sicurezza. Dall’altro lato il cloud rimane un modello sempre più diffuso, in tutte le dimensioni aziendali. Da qui disegniamo servizi innovativi per aiutare le aziende nel semplificare tutti i processi: il fascicolo del dipendente e la cartella clinica del paziente diventano completamente digitali grazie alla firma elettronica avanzata». Ma non solo: «Stiamo già pensando agli sviluppi legati al tema dello SPID, cioè il sistema pubblico per la gestione dell’identità digitale, e alle potenzialità di una nostra identità digitale, sia essa di persona fisica o di azienda» – conclude Tudisco.

#document_managent Giuseppe D’Amelio @CanonBusinessIT Verso un nuovo ecosistema digitale
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Sulla stessa linea anche Luca Di Roma, WebRainbow solution manager di Hitachi Systems CBT: «Nella dematerializzazione, secondo il nostro punto di vista, la parola chiave è “integrazione”, che significa anche gestire dalla stessa interfaccia web informazioni, processi, sistemi e persone. Un processo gestito in maniera digitalizzata raccoglie le informazioni e le mette a disposizione delle persone e degli altri sistemi presenti in azienda, esattamente nel punto in cui occorrono. Per questo motivo, i processi di dematerializzazione integrati all’interno del sistema informativo aziendale rappresentano il vero salto di qualità verso utilizzi sempre più ampi e capillari di questa tecnologia». Non mancano gli esempi, come quello della compagnia assicurativa HDI Assicurazioni, che dopo aver dematerializzato con successo le aree di gestione dei sinistri e delle polizze, ha avviato un progetto di digitalizzazione del settore dei documenti decadali. «Questo cliente è per noi un esempio concreto di come l’uso corretto di tecnologie di integrazione applicativa, di workflow autorizzativi, di firma digitale e di conservazione sostitutiva, permetta di eliminare completamente il passaggio di carta tra uffici centrali e periferici, con risparmi così importanti da garantire un payback inferiore ai dodici mesi» – sottolinea Di Roma.

#document_managent Alfieri Voltan di #Siav L’ICT strumento al servizio del lean office
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Digitalizzazione senza sosta

Giuseppe D’Amelio, director information management solutions & services di Canon Italia, non manca di sottolineare come «il processo di digitalizzazione che ha coinvolto negli ultimi anni la PA attraverso la fatturazione elettronica ha attivato un percorso di innovazione ed evoluzione organizzativa delle imprese mediante l’efficientamento e la gestione controllata dei processi interni e B2B». Ma vi è anche la spinta verso una gestione digitale del ciclo di vita dei documenti, che sta portando a un nuovo ecosistema digitale. «Ciò ha condotto le aziende italiane a rivedere i propri processi interni ed esterni, introducendo per esempio una e-supply chain (eSPM), che vede come obiettivo primario l’integrazione completamente digitale dei processi di collaborazione con i partner, con diversi livelli di profondità, dal semplice scambio dei documenti di fatturazione fino alle informazioni più strategiche legate alla pianificazione dei cicli di produzione e dei livelli dei magazzini. Un’altra spinta all’innovazione digitale è stata introdotta attraverso la recente riforma fiscale che prevede importanti incentivi tra le imprese che adotteranno sistemi di interscambio Edi» – prosegue D’Amelio, spiegando che in questo contesto la società è «da tempo impegnata nell’area dell’information management, con soluzioni e servizi che digitalizzano e ottimizzano i processi aziendali, ponendo particolare attenzione alla gestione della fase di trasformazione».

#document_managent Alberto Carrai #Able TECH @ARXivar Mobility in primo piano
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A tutta mobility

Alfieri Voltan, presidente di Siav, punta l’attenzione su uno dei fenomeni più sotto i riflettori da qualche tempo, quello della mobilità e della condivisione delle informazioni: «Su questo Siav offre soluzioni come BlueDrive che consente di attuare logiche di business relationship management. Valorizzazione della conoscenza, ottimizzazione della fase decisionale e analitica, efficienza dei tempi e dei processi aziendali, sono altre aree d’intervento in cui le tecnologie digitali contribuiscono al successo dell’impresa. La stessa PA incoraggia una sempre maggior dimensione digitale. Molte aziende hanno adottato le nostre soluzioni basate sulla posta elettronica certificata (PEC) per la fatturazione elettronica in ambito B2B». Per quanto riguarda le best practice, «le principali riguardano sempre più la digitalizzazione dei processi, in cui l’ICT è strumento a servizio del “lean office”, con ROI rapidi e quantificabili. Nelle grandi organizzazioni di servizi e nel retail, dove Siav ha maturato grande esperienza, la digitalizzazione garantisce rapidità e condivisione nell’accesso alle informazioni, efficienza nel rapporto con clienti e fornitori, eliminazione del cartaceo. Workflow in tutti i processi autorizzativi, conservazione digitale, utilizzo avanzato della PEC sono i pilastri di questi progetti» – sottolinea Voltan.

#document_managent Claudio Rosati #ArmundiaGroup Non più documenti, ma dati #cloud #BigData
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Mobility in primo piano anche per Alberto Carrai, direttore commerciale e marketing di Able Tech: «I dispositivi mobile si stanno gradualmente sostituendo ai pc, fino a oggi principali piattaforme informatiche delle organizzazioni, essendo in grado di offrire una migliore user experience e semplicità di utilizzo, unitamente a una ricca e varia serie di funzionalità tra cui l’accesso immediato a web e posta elettronica, le chat e un’ampia scelta di app sia pubbliche sia aziendali». Con l’aumento della complessità del mercato e la sua apertura, è sorta «la necessità di poter usufruire di un accesso immediato alle informazioni aziendali per una più efficiente gestione dei processi decisionali e operativi. Negli ultimi anni, Able Tech ha investito moltissimo nello sviluppo di soluzioni usufruibili anche da dispositivi mobili, quali smartphone e tablet, rispondendo alle richieste di maggiore mobilità degli utenti e permettendo di accedere al patrimonio d’informazioni aziendali, in totale sicurezza, da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Per gestire un documento quindi non è più necessario essere presente nella propria postazione in ufficio ma è sufficiente avere un device. In generale, ogni nostra innovazione è rivolta all’utilizzo della nostra soluzione di gestione documentale e dei processi in un’ottica di smart working: per questa ragione abbiamo inoltre sviluppato un’app che permette di apporre le firme su documenti anche in assenza di connettività» – spiega Carrai.

#document_managent Sergio Ceresa @SamsungItalia cambiamento di paradigma #mobility #printing
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Tra cloud e big data

«Come in molti settori dell’ICT aziendale, il cloud è il volano che sta portando un cambiamento epocale nella gestione documentale» – spiega Claudio Rosati, senior software architect di Armundia Group. «I costi si abbattono, le possibilità di interazione con il mondo esterno aumentano tramite API e architetture SOA, di conseguenza aumenta la mole di dati da gestire. Nell’era dei big data non si parlerà più di documenti ma di dati, raccolti e fruibili da una moltitudine di canali. Il patrimonio di un’azienda non risiederà nei singoli documenti ma nelle informazioni derivanti dalla loro interconnessione e integrazione all’interno di processi di discussione e collaborazione. In questo scenario, è importante che i moderni software di ECM forniscano non solo strumenti per la raccolta e l’organizzazione delle informazioni ma anche opportuni sistemi di controllo e analisi: il pericolo è di avere tra le mani un tesoro e non riuscire a valorizzarlo mettendo inutilmente a rischio la governance aziendale». Un esempio? «Per il comparto bancario e assicurativo, Armundia Group ha rilevato come sia strategico fornire da un lato servizi avanzati di reingegnerizzazione dei processi documentali e dall’altro architetture software, come Armundia Action Shaper, nativamente progettate per integrarsi facilmente con i più evoluti sistemi di ECM presenti sul mercato» – conclude Rosati.

#document_managent Corrado Rossi @PassepartoutSpa Cambiamento epocale
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Giusi Garrano, printing business unit manager di Samsung Electronics Italia, fa notare che «nel mercato printing e in generale in quello della gestione documentale sono in atto profonde trasformazioni, principalmente dovute a un’ampia diffusione della tecnologia mobile che ha completamente cambiato il paradigma dalla stampa al documento. Stiamo assistendo a una profonda trasformazione nel mercato printing, la mobility, la digitalizzazione, il cloud, la sicurezza e la convergenza sono i trend che hanno maggiore impatto sulle infrastrutture printing delle aziende e sulla gestione documentale in senso ampio, trend che hanno determinato il cambiamento del paradigma». In tema di dematerializzazione, «assistiamo solo da qualche mese a una forte crescita, guidata dalla nuova normativa sulla fatturazione elettronica verso la PA. E la fatturazione elettronica verso la PA è soltanto una delle possibilità all’interno di un processo di gestione documentale delle aziende» – prosegue Giusi Garrano, citando tra le best practice le applicazioni di mobile printing: «Nel settore dei servizi finanziari, gli operatori possono portare sempre con sé i propri documenti sui propri dispositivi mobili e stamparli in qualunque filiale collegandosi tramite cloud alla stampante».

#document_managent Pier Luigi Zaffagnini #TopConsult E se la carta diventa fuorilegge?
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Cambiamento epocale

Per Corrado Rossi, direttore commerciale di Passepartout, «la fatturazione elettronica rappresenta un cambiamento davvero epocale e costituisce un’innovazione pervasiva per tutto l’intero sistema Paese. Infatti, può essere l’innesco in grado di ottenere una rivoluzione digitale non solo nella pubblica amministrazione, ma anche fra i privati, coinvolgendo l’intero ciclo dell’ordine». Un cambiamento di questa portata interessa i fornitori di soluzioni gestionali per le imprese e ha generato un’offerta, in termini di prodotti e servizi, molto articolata e differente sia dal punto di vista dei costi sia della modalità di fruizione. «Questa eterogeneità può spaventare inizialmente l’utente che fatica a orientarsi nelle molteplici offerte ma allo stesso tempo rispecchia la necessità, da parte del mercato, di servizi differenti» – spiega Rossi, sottolineando che «l’archiviazione elettronica è presente come standard nelle nostre soluzioni già da diversi anni. Oggi, tutti i nostri clienti, al momento di confrontarsi con la fattura PA, si sono trovati fortemente avvantaggiati. L’avvento della fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione, così come sarà in futuro per le fatture elettroniche tra privati, ha comportato per noi un semplice aggiornamento delle funzioni basiche che sono già presenti nelle nostre soluzioni».

#document_managent Ovidio Francesconi #Datamatic_Sistemi_Servizi L’innovazione tra AGiD e Sanità
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Se la carta diventa fuorilegge

Pier Luigi Zaffagnini, amministratore di Top Consult non ha dubbi: «L’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA, di conservazione digitale, assieme all’uso della PEC e della firma grafometrica, si traduce in realtà nell’obbligo di gestione elettronica dei documenti nei vari processi aziendali. La carta è ormai praticamente “fuorilegge”. Tutti in azienda devono imparare a lavorare con i documenti digitali. La nostra nuova piattaforma documentale enterprise TopMedia Social NED, con le sue funzionalità social e collaborative, semplici e potenti, è progettata per lo “smart working” ed estende l’uso della gestione documentale anche agli utenti non professionali, ai manager e ai mobile worker». Ma l’innovazione più importante, sempre secondo Zaffagnini, è quella della gestione documentale collaborativa: «Introdotto sul mercato da Top Consult, questo nuovo modo di lavorare ruota attorno al concetto di “utente collaborativo”, che non utilizza email ma strumenti di collaborazione come lavori di gruppo, bacheca e notifiche nei processi aziendali in cui è coinvolto, sia non strutturati che strutturati. Per i primi usa il software Groupware, per gli altri il CaseFlow (pratiche collaborative e workflow utente) e il Workflow (workflow di processo). I nostri clienti stanno ormai abbandonando il vecchio workflow basato su email e passano ai nuovi strumenti documentali collaborativi, che sono più evoluti e rendono i processi più tracciabili, veloci ed efficienti».

#document_managent Alberto Grande @GruppoFormula La dematerializzazione come opportunità
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L’innovazione tra AgID e Sanità

Ovidio Francesconi, direttore della Filiale Roma di Datamatic Sistemi e Servizi, concentra l’attenzione su alcune delle innovazioni che si stanno affermando, e cita tra le altre «le applicazioni realizzate in tecnologia web e installate o presso i server dell’azienda, o attivate in modalità ASP e SaaS, utilizzando gli impianti e la server farm messe a disposizione da oggetto accreditato AgID, garantendo gli opportuni livelli di sicurezza e di business continuity e il completo rispetto delle normative di tutela delle informazioni gestite. Le applicazioni operano nel rispetto delle normative AgID e dell’Agenzia delle Entrate, meglio con sistema multifunzione, con la possibilità di gestire in modalità completamente elettronica sia le fatture attive sia passive, secondo i criteri specifici rispettivamente del ciclo passivo e del ciclo attivo che caratterizzano l’operatività dell’azienda». Parlando di best practice, Francesconi richiama invece la «digitalizzazione delle cartelle cliniche, che oltre a rappresentare uno degli strumenti più evoluti e affidabili per la conservazione degli archivi cartacei nel tempo, consente svariate altre funzionalità aggiuntive, quali opzioni di ricerca, di visualizzazione, che tramite piattaforme software sempre più duttili, si traducono in mezzi di comunicazione e di scambio informativo immediato e interattivo».

#document_managent Fabio Filippini di #Credemtel Verso la sfida della fatturazione digitale B2B
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La dematerializzazione come opportunità

Alberto Grande, product director di Gruppo Formula, evidenzia l’occasione della dematerializzazione come opportunità per migliorare i processi e ridurre i costi di gestione, visto che «è sempre più alla base dello scambio di informazioni fra le aziende, con la pubblica amministrazione e gli enti regolatori. Dopo la fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione, si prefigura l’estensione della dematerializzazione ai rapporti fra privati da inizio 2017». Ma anche «altre informazioni possono essere scambiate in modalità paperless: ordini e consegne trasmessi via EDI, sistemi di home banking, flussi di informazioni con impatto finanziario. E i software gestionali sia di area ERP sia di area finance, devono integrare pienamente la gestione dei documenti dematerializzati, al fine di portare valore al business, creare efficienza, evitare duplicazioni e disallineamenti» – prosegue Grande. In questo senso, «produrre, inviare, ricevere, leggere, acquisire documenti e dati dematerializzati nei più diversi formati, accedervi e renderli disponibili all’operatore in modo semplice e intuitivo pienamente integrato con l’operatività normale dell’utente crea efficienza per cogliere le nuove opportunità offerte dalla tecnologia» – conclude Grande.

#document_managent Igor Marcolongo @InfoCert_it “Mobile first” per una relazione human to human
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Paradigmi consolidati e novità

«La fatturazione verso la PA e la conservazione digitale sono ormai consolidate» – spiega Fabio Filippini, responsabile applicazioni documentali di Credemtel, avvertendo che «l’attenzione si sposterà inevitabilmente sulla fatturazione elettronica B2B, dato anche che in autunno dovrebbero uscire le regole tecniche per incentivarne l’utilizzo. Credemtel si porrà come facilitatore per i propri clienti che adotteranno queste soluzioni. Allo stesso tempo siamo alla ricerca di partner che vogliono completare la loro offerta collocando i nostri servizi». Del resto, sottolinea ancora Filippini, «la fatturazione digitale ha portato un doppio vantaggio: la dematerializzazione del cartaceo e il passaggio da un documento destrutturato (pdf e altro) a uno strutturato (xml). Guardiamo con interesse al regolamento eidas in materia d’identificazione elettronica e servizi fiduciari (operativo in Italia a luglio 2016). La fatturazione elettronica sarà poi una realtà anche a livello europeo con la direttiva 2014/55/Ue e su questo tema Credemtel garantirà l’interoperabilità dei formati ai propri clienti. Recentemente, va anche rilevato che la richiesta delle aziende è passata dalla dematerializzazione di documenti alla dematerializzazione dei processi». Non a caso, «una delle sfide di oggi, in termini di gestione documentale, è indubbiamente quella della completa digitalizzazione dei processi di vendita» – spiega Igor Marcolongo, senior consultant di InfoCert. Si tratta di un processo «reso più urgente dal crescente ruolo assunto dal mobile che, negli ultimi anni, ha profondamente cambiato le esperienze d’uso, e quindi le attese, dei consumatori. Oggi, un’organizzazione, che sia una banca, un’assicurazione, ma anche un’università o una pubblica amministrazione, deve rivedere il rapporto con i propri clienti o utenti in un’ottica “mobile first”, ossia deve privilegiare una relazione “human to human” completamente remotizzata, in grado di garantire un’esperienza d’acquisto coerente con le loro nuove abitudini». La società, per rispondere a questa necessità, ha realizzato Cop (customer onboarding platform), «una piattaforma omnicanale che, sfruttando le numerose modalità di riconoscimento certificate – quale quella via webcam – consente per esempio a un’azienda di acquisire nuovi clienti ovunque essi si trovino, in pochi minuti e senza che questi debbano mai recarsi fisicamente presso un punto vendita o una filiale. L’identità certa, infatti, viene trasformata da Cop in uno strumento per sottoscrivere contratti validi a tutti gli effetti» – conclude Marcolongo.

#document_managent Cian @ZucchettiSpa La vera rivoluzione sarà la fatturazione elettronica tra privati
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La prossima rivoluzione

Angelo Cian, responsabile soluzioni gestionali di Zucchetti, ne è sicuro: «Se la fatturazione elettronica per la PA ha rappresentato un passo decisivo verso la digitalizzazione di documenti e processi, la vera rivoluzione sarà la fatturazione elettronica tra privati perché riguarderà un volume di dati molto più significativo e innescherà un circolo virtuoso tra aziende, professionisti ed enti pubblici per la diffusione della gestione elettronica dei documenti e per lo scambio di dati in via telematica. Noi abbiamo puntato sull’integrazione nativa della soluzione di gestione documentale, Infinity DMS, con tutte le altre applicazioni aziendali come l’Erp e le procedure per la gestione del personale, per dare ai clienti vantaggi quali l’attività di organizzazione e distribuzione delle informazioni più veloci ed efficienti, tracciabilità e reperibilità dei documenti in totale sicurezza, sensibile riduzione dei costi, accessibilità alle informazioni via web anche da dispositivi mobili». Infine, Angelo Cian fa notare come siano «sempre di più i clienti che ricorrono al cloud per la gestione dei propri dati, affidandoci l’intero processo, dalla generazione del documento elettronico alla sua conservazione. È anche per questo che abbiamo ulteriormente potenziato il nostro data center per garantire la massima efficienza sia dal punto di vista della sicurezza sia da quello delle prestazioni, tanto da ottenere la relativa certificazione per la conservazione digitale a norma di documenti informatici e servizi di assistenza».

L'articolo Gestione documentale. Le opportunità della dematerializzazione proviene da Data Manager Online.

Alla ricerca di una riduzione significativa dei costi della catena di fornitura, Kaiser’s Tengelmann si è rivolta ad Axway per la sua completa architettura di trasferimento gestito dei file (MFT). L’architettura consente a Kaiser’s Tengelmann di effettuare lo scambio di dati in maniera sicura, di automatizzare e controllare i processi aziendali nonché di collegare i partner in maniera rapida e affidabile alle proprie comunità esistenti. L’aumento dell’efficienza e il risparmio dei costi raggiunto dall’azienda grazie alla soluzione di Axway ha comportato un ritorno sull’investimento in un anno e mezzo.

Avvalendosi dell’esperienza di Axway, Kaiser’s Tengelmann ha potuto configurare rapidamente un’infrastruttura store-to-corporate e una piattaforma di scambio business-to-business (B2B) completamente rinnovata che consente all’azienda un controllo e un’ottimizzazione ininterrotta delle scorte di un prodotto specifico in ognuna delle filiali. Con oltre 2.500 collegamenti relativi alla fornitura per il supporto del ciclo “order-to-cash”, la nuova infrastruttura ha determinato un’enorme risparmio sui costi e una riduzione del ciclo di vita del processo. Il protocollo di comunicazione AS2 elabora elettronicamente ordini, conferme, documenti di spedizione e fatture come documenti EDI (Electronic Data Interchange) con dati elettronici interscambiabili. Inoltre, l’architettura consente a Kaiser’s Tengelmann di collegare rapidamente nuove filiali di vendita trasferendo il software Axway EndPoints alle filiali che possono trarre vantaggio dall’installazione automatizzata entro pochi minuti.

Pochi minuti per aggiornare le registrazioni di prodotto con i dati delle filiali

Grazie alla soluzione di Axway, Kaiser’s Tengelmann è in grado di monitorare i flussi di dati in tempo reale fornendo una prospettiva e un’analisi personalizzate delle procedure tecniche e di processo. Le registrazioni del prodotto vengono aggiornate con i dati provenienti dalle filiali entro pochi minuti. Il miglioramento della gestione del magazzino consente una gestione in tempo reale di nuovi programmi, di aggiornamenti del programma e dei prezzi dei singoli prodotti.

“Eravamo impazienti di utilizzare standard EDI come il protocollo AS2 per ridurre al minimo le conseguenze tecniche di un’implementazione totale. Axway ci ha consentito di configurare grandi comunità in maniera semplice e rapida, con un risparmio sui costi persino maggiore del previsto”, ha dichiarato Mark Michaelis, responsabile del reparto ERP e del controllo della qualità IT, presso Kaiser’s Tengelmann GmbH. “L’utilizzo di EDI e l’implementazione della strategia di gestione dei processi aziendali ci ha consentito di eliminare le attività manuali e i costosi processi cartacei. Ora, mandiamo le proposte di ordine automatizzate alle nostre filiali basate sui loro dati giornalieri di vendita. Analizzando i risparmi ottenuti nell’intera catena di fornitura, abbiamo calcolato che la soluzione di Axway si è ripagata in un solo anno e mezzo.”

“Siamo lieti di poter assistere Kaiser’s Tengelmann nel controllo proattivo di processi aziendali critici creando al contempo un rapido ritorno sull’investimento,” ha dichiarato Dave Robinson, Senior Vice President, Europa settentrionale, Axway. “La possibilità di fornire una potente funzionalità di controllo, la sincronizzazione dei dati di vendita, la gestione delle scorte e delle consegne è un punto fondamentale che si ripercuote su ogni reparto lungo la catena di fornitura.”

Clicca qui per scaricare il report “Il trasferimento gestito dei file store-to-corporate riduce i costi della catena di fornitura e migliora l’efficienza“

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