Erre Energie ha scelto Nubess ME per informatizzare i propri processi gestionali, implementando una piattaforma di lavoro integrata e condivisa da tutte le funzioni organizzative, che costituisce oggi il filo conduttore dell’attività aziendale e che ha posto le basi per un percorso di crescita virtuoso, a cui tutti i membri del team possono contribuire.
Erre Energie è una Energy Service Company toscana che sviluppa soluzioni progettuali impiantistiche innovative incentrate su efficienza energetica e impiego di fonti energetiche rinnovabili per aziende, pubbliche amministrazioni e clienti privati. Da sempre attenta all’innovazione per fronteggiare una significativa crescita in termini di numerosità e complessità di progetti, Erre Energie ha deciso di ricercare una soluzione software specifica per la gestione dei processi a commessa.

ESECUZIONE E PERSONALIZZAZIONE

«A seguito di una ampia ricerca di mercato, abbiamo scelto Nubess ME non solo perché è web-based e versatile, ma soprattutto perché ha mostrato una capacità di personalizzazione e una flessibilità tali da adattarsi molto bene al nostro mercato, valorizzando il controllo di gestione basato su commessa e altre funzionalità un po’ più particolari, come quelle relative alla programmazione delle manutenzioni» – afferma Massimiliano Benedetti, CEO di Erre Energie. Con queste premesse è iniziata l’attività di implementazione, in cui Nubess ME ha subito avviato un importante processo di personalizzazione, per allinearsi alle logiche fino a quel momento utilizzate da Erre Energie nella gestione delle commesse. Un importante obiettivo è stato lo sviluppo del modulo Gestione Reti che – data la gestione di una centrale di produzione di energia e una infrastruttura per la sua distribuzione (nel caso specifico, reti di teleriscaldamento) – consente la fatturazione di tale servizio a tutti i soggetti riceventi, garantendo la gestione di un’unica commessa con una pluralità di clienti. Il secondo obiettivo si è focalizzato sul modulo Risorse Tecniche, grazie al quale è possibile gestire l’ampio parco di impianti di produzione di energia (caldaie a biomassa, pompe di calore, impianti solari), per i quali Erre Energie eroga attività di manutenzione programmate e straordinarie.

#Energy nubessme.com risponde alle esigenze di gestione e programmazione delle manutenzioni di @ErreSrl
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GESTIONE A 360 GRADI

«Oggi, riusciamo a gestire sulla piattaforma Nubess ME l’impostazione dell’offerta economica, la gestione delle informazioni fondamentali di clienti e fornitori (siano essi potenziali o consolidati), il controllo delle commesse con l’allocazione di costi, delle ore di attività, dei ricavi con un’elaborazione in tempo reale a semplice richiesta. Inoltre, è stato specificatamente sviluppato un modulo per la registrazione dei dati di consumo degli utenti cui forniamo energia a fini statistici e per la relativa fatturazione, e abbiamo personalizzato in modo importante un modulo per la registrazione e gestione delle attività di manutenzione» – dichiara Benedetti. Evoluzioni future del progetto riguardano l’implementazione dei moduli di Gestione Risorse Umane, quindi la gestione delle attività di formazione e distribuzione dei DPI tramite applicazione mobile e, successivamente, la gestione dei Certificati Bianchi (titoli di efficienza energetica) che l’azienda riceve per progetti propri e di terzi.

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A.M. Engineering & Industrial Research è una società di ingegneria e progettazione che opera in ambito impiantistico, civile e industriale e offre consulenza in materia di ambiente, qualità e sicurezza. Le molteplici aree in cui è impegnata hanno determinato la necessità di strutturarsi in team verticali e specializzati per i vari ambiti di offerta. «Flessibilità organizzativa e specializzazione sono elementi imprescindibili per la nostra azienda e distinguono da sempre i nostri servizi sul mercato» – spiega il direttore generale Antonio Accettola.

A.M. ha un’organizzazione articolata che necessita di una forte interconnessione tra i processi gestionali e risorse umane. Per questo, anziché affidarsi al supporto di soluzioni informatiche frammentate e non integrate tra loro, ha scelto Nubess ME, come unico strumento attraverso il quale presidiare i principali processi aziendali, a cominciare dall’ambito commerciale e pianificazione commesse, fino ai flussi finanziari. «Nubess ME ha permesso molti cambiamenti e ha introdotto un elevato livello di efficienza nella gestione di ogni area e un netto miglioramento delle performance aziendali» – conferma Accettola.

MOLTO PIÙ DI UN GESTIONALE

A.M. Engineering opera su commessa attraverso il classico ciclo Commerciale – Progettazione – Rendicontazione. Nubess ME si configura come una soluzione modulare in grado di adattarsi completamente a questa gestione. Infatti, dapprima consente l’organizzazione di tutte le attività dell’ufficio marketing: lo sviluppo di piani operativi, l’avvio di campagne, la gestione di lead fino all’invio di comunicazioni e-mail e newsletter. Gli output dell’area marketing sono quindi gestibili all’interno del modulo commerciale che invece permette una gestione condivisa delle offerte durante tutto il loro ciclo di vita. Nel caso in cui l’obiettivo sia l’emissione dell’offerta, il modulo consente anche lo studio di fattibilità e l’emissione del documento al cliente. Nubess ME ha inoltre reso disponibile la gestione delle attività su una app mobile dedicata ad agenti e procacciatori, garantendo quindi una completa informatizzazione del processo commerciale.

#NubessME molto più di un gestionale. La #GestioneCommesse in amengineering.it
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GESTIONE COMPLETA DELLA COMMESSA

Nella gestione di commesse e progetti, particolare attenzione è stata riservata alla pianificazione delle risorse. Grazie a sofisticati mezzi di misurazione, i project manager possono assegnare le attività operative alle risorse per esse più qualificate, in base alle attività stesse, alle tempistiche concordate contrattualmente e ai carichi di lavoro. La risorsa a sua volta può rendicontare le attività in ogni fase di commessa, permettendo al PM di monitorare in qualsiasi momento i tempi di progetto. Inoltre, la gestione della commessa, attraverso l’opportuna parametrizzazione in fase di codifica dei servizi, fornisce in automatico l’indicazione dei team di lavoro che devono partecipare alle attività progettuali. Nubess ME ha permesso anche la gestione degli ordini di acquisto a fornitori qualificati riferibili alle singole commesse e quindi i fabbisogni e costi di commessa sono completamente integrati.

DECISIONI INFORMATE

Attraverso Nubess ME, A.M. Engineering dispone oggi di un sistema di rendicontazione nel quale si evidenziano elementi preventivi, consuntivi e di scostamento. Grazie a queste funzionalità la direzione aziendale può consultare analisi e monitorare indicatori che esprimono numericamente l’andamento delle performance aziendali. Attraverso tale sistema, è possibile analizzare i dati anche in forma aggregata (cliente, territorio, project manager, settore, categoria, etc.). «Oggi – spiega Accettola – abbiamo un unico sistema dal quale possiamo monitorare in modo puntuale ogni cliente dall’acquisizione alla fatturazione, verificando in ogni momento gli stati di avanzamento dei lavori. Monitoriamo anche le risorse interne dedicate alle varie commesse, gestendo anche processi paralleli come la formazione, la gestione permessi di ingresso sui cantieri, lo scadenzario documenti, e così via. Il tutto completamente integrato».

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La software house 2Bit è un’azienda giovane che dal 2005, anno della sua fondazione, si è rapidamente affermata nel settore dei software gestionali per il retail e la ristorazione. Le sue soluzioni, Due Retail, Easy Pos e Speedy sono utilizzate da migliaia di realtà su tutto il territorio nazionale.

«Le soluzioni di 2Bit sono basate su una forte componente progettuale. Adattabilità e multifunzionalità sono le loro caratteristiche distintive e questo ci permette di rispondere a necessità sempre differenti» – spiega Alessandro Bortolaso, AD di 2Bit. Per rispondere al meglio alle esigenze del mercato e garantire il successo di ogni progetto, l’azienda aveva bisogno di colmare alcune criticità nei propri processi di gestione commesse. Prima tra tutte un errato passaggio di informazioni e una frammentarietà dei dati causati da molteplici sistemi informativi non integrati tra loro. A questa si aggiungeva un’offerta commerciale complessa, organizzata in linee di prodotto e moduli, licenze e canoni ricorrenti che si inserisce in un sistema di provvigioni per la rete di distribuzione. L’ottimizzazione dei processi di rendicontazione delle attività rappresentava una ulteriore area di miglioramento.

GESTIONE OFFERTE E CONTRATTI

Dopo un’attenta attività di software selection, 2Bit ha scelto Nubess ME come unica soluzione di gestione commesse in grado di colmare a pieno i propri gap. «Abbiamo scelto Nubess ME perché grazie alla sua modularità e configurabilità si è rivelato lo strumento ideale per gestire l’intero ciclo di vita di commesse nel rispetto delle nostre caratteristiche distintive. Inoltre Nubess ME è web-based e questo ci consente anche di promuovere una gestione smart delle nostre attività» – continua Bortolaso.

Il progetto Nubess ME è stato ambizioso ed è tuttora in continua evoluzione. Attraverso la prima fase di analisi e mappatura dei flussi, sono state definite le attività di consulenza organizzativa e di implementazione con l’obiettivo di una completa reingegnerizzazione dei processi a commessa. Il primo step ha riguardato la standardizzazione delle logiche di emissione delle offerte commerciali e dei contratti. Oggi, grazie a Nubess ME, i dati di offerta sono compilati, accedendo direttamente all’anagrafica clienti e al catalogo servizi/prodotti. I documenti, opportunamente compilati ed esportati in pdf, possono essere inviati direttamente ai destinatari. Ciascuna offerta può essere revisionata e mantenuta nello storico. Il modulo di gestione contratti invece, consente a 2Bit l’archiviazione, la protocollazione e la caratterizzazione di contratti a fatturazione periodica (per es. canoni ricorrenti) e grazie a sofisticate funzionalità permette di generare i flussi di fatturazione in modo automatico in base agli accordi contrattuali.

Con nubess.com #2Bit unifica la gestione delle offerte e dei contratti e ottimizza la rendicontazione
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RENDICONTAZIONE TIME IN REAL TIME

Come tutte le aziende che lavorano a commessa, 2Bit basa la propria redditività sul tempo rendicontato dalle proprie risorse. Ecco perché il secondo step ha riguardato la riduzione della rendicontazione parziale e non contestuale attraverso l’implementazione della logica Time in Real Time (TRT), ovvero una funzionalità per apertura e chiusura di attività in modalità Start & Stop. Questa modalità garantisce una esatta costificazione, il controllo di criticità sui lavori in esecuzione e la visibilità sulle capacità residue per carichi di lavoro. L’adozione di Nubess ME ha portato diversi vantaggi, spiega Bortolaso: «Il nostro obiettivo è da sempre quello di rispondere alle richieste di un mercato sempre più esigente, sofisticato e in continua evoluzione. Facciamo in modo di migliorare costantemente i nostri prodotti, grazie alla loro continua implementazione e al miglioramento delle funzionalità già presenti. Con Nubess ME, siamo in grado di fornire una risposta più puntuale ai nostri interlocutori, grazie a un unico sistema gestionale integrato che si è adattato e modellato perfettamente alle nostre esigenze».

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Nelle società di servizi o manifatturiere che operano con processi a commessa il personale rappresenta il cuore del sistema aziendale, si parla infatti di risorse e non di dipendenti. Il perché di questa centralità è connesso a un elemento cardine, al perno attorno al quale ruotano tutti i processi aziendali: la gestione del tempo.

Un’azienda che lavora a commessa infatti basa la propria redditività sul tempo delle proprie risorse. Se la rendicontazione è parziale o non contestuale si possono ottenere effetti negativi ramificati; quando le ore non sono registrate correttamente si ottengono dati incompleti e quindi, non disponendo dei carichi di lavoro effettivi, si vanifica il processo di pianificazione delle attività. Ne conseguono: impossibilità di valutare l’avanzamento lavori, costificazione approssimativa e mancanza di informazioni in real time utili a prevenire inefficienze e ritardi. Nubess ME è l’unica soluzione software, leader nel panorama nazionale, che posiziona la risorsa umana al centro del flusso gestionale e organizzativo. Dotata di logiche Time in Real Time (TRT), ovvero di funzionalità per apertura e chiusura di attività in modalità start&stop, garantisce esatta costificazione, controllo di criticità su lavori in esecuzione e visibilità sulle capacità residue per carichi di lavoro.

Un’altra criticità connessa alla corretta gestione del tempo è una gestione delle risorse umane non integrata ai processi di assenza (ferie, permessi, malattie, …) che hanno comunque riflessi rilevanti sulla pianificazione delle commesse. Nubess ME gestisce il processo di assenza e di presenza integrandolo alla rendicontazione delle ore a commessa, anche attraverso app mobile. In questo modo con i propri smartphone le risorse umane possono facilmente consultare le ore residue, chiedere ferie o comunicare le assenze.

Il tema della centralità della gestione HR è inoltre connesso al tema degli adempimenti
legislativi. In conformità ai decreti legge vigenti sul territorio nazionale, le aziende si trovano a dover gestire chiare normative che vedono la risorsa al centro di una complessa struttura. Gestione degli incarichi (antincendio, primo soccorso, …), delle visite mediche,
della formazione obbligatoria, dei dispositivi di protezione individuale, sono solo alcuni degli obblighi a carico del sistema aziendale. Se consideriamo la risorsa umana come il cuore del processo di erogazione dei servizi e non gestiamo in modo completo gli adempimenti normativi, oltre a rischiare sanzioni amministrative, si sottovalutano aspetti fondamentali per la pianificazione delle attività. Grazie alla implementazione di Nubess ME e a un percorso organizzativo dedicato è possibile gestire tutti gli adempimenti normativi coerentemente con la vita aziendale.

L’implementazione di una soluzione software gestionale, alla luce delle considerazioni
sopra affrontate, deve necessariamente garantire la gestione dei processi HR. Una soluzione software che non ha al proprio interno la gestione delle risorse umane non può essere considerata adeguata per aziende che operano con processi a commessa. Tali organizzazioni, più di altre, devono essere considerate come un network di persone, tra loro interconnesse. Gestire il processo HR in modo integrato garantisce che lo svolgimento delle attività previste sia più che mai coerente con gli obiettivi di business aziendali. Nubess ME è la soluzione gestionale che posiziona la risorsa umana al centro della vita aziendale stessa.

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Le società di servizi con processi a commessa sono caratterizzate da elementi distintivi che, se sottovalutati, impediscono una impostazione strategica del business e un adeguato controllo delle performance.

Primo tra tutti, il personale. Le risorse umane rappresentano il vero cuore aziendale e per questo motivo la gestione del loro tempo rappresenta un elemento centrale. Ecco che assume rilevanza la gestione della pianificazione e della rendicontazione delle ore lavorate, oltre a tutti gli adempimenti legislativi e contrattuali connessi alle risorse stesse.

In questo tipo di aziende, inoltre, il perimetro aziendale è un perimetro esteso, non confinato alle quattro mura: non si opera solo presso la sede aziendale ma anche in mobilità. E la mobilità non è un concetto esente da un difficile controllo e carenza di comunicazione. Per questo è necessario contemplare l’adozione di tecnologie mobile, migliorative per i processi comunicativi.

L’azienda che lavora a commessa è poi un’impresa reticolare che necessita di una
grande flessibilità di risorse. Infatti, per fronteggiare la variabilità dei carichi di lavoro, si avvale spesso di professionalità esterne, per cui è necessario garantire una pianificazione e gestione integrate.

Un altro elemento centrale è rappresentato dalla capacità di ottenere una valutazione
preventiva e non ripetitiva dei costi. Le organizzazioni che erogano servizi sottoscrivono soprattutto contratti a corpo, tipologia che nasconde spesso insidie nelle marginalità. La non ripetibilità nei processi pone le basi per l’elaborazione di studi di fattibilità che evidenziano i costi di risorse umane, risorse tecniche e di approvvigionamento necessari alla gestione della commessa stessa.

Fatture di acconto, ma anche modalità di avanzamento lavori a milestones, rendono necessaria una definizione delle rettifiche contabili da apportare in fase di bilancio e di verifica infrannuale. è necessario poter misurare quali costi l’azienda ha sostenuto e contabilizzato, a fronte dei quali non ha ancora registrato ricavi. Ciò significa dover valorizzare i lavori in corso d’opera, ovvero adottare una gestione per competenza economica.

Ne consegue l’importanza di una gestione preventiva di entrate e uscite di cassa, perché l’equilibrio economico può non trovare corrispondenza nell’equilibrio finanziario. I principali flussi finanziari in uscita sono rappresentati dal costo delle risorse umane. Si tratta di uscite finanziarie mensili che non consentono dilazioni. Contrariamente, gli incassi (flussi attivi) variano molto in base alla tipologia di contratto definita.

Per gestire correttamente queste criticità è necessario dotarsi di uno strumento che assuma proprio tali specificità come suoi elementi distintivi. Solo un software ideato e sviluppato per aziende che lavorano a commessa è in grado di accoglierne le criticità e garantire una corretta gestione del business.

Nubess ME è nato con questo obiettivo: essere il software per aziende di servizi e
manifatturiere con processi a commessa. La sua modularità e configurabilità lo rendono lo strumento ideale per gestire l’intero ciclo di vita di commesse e progetti nel rispetto e nella valorizzazione delle caratteristiche distintive dell’azienda. Ed è proprio la completezza ciò che sta alla base del successo di Nubess ME.

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