La strategia di approccio strutturato al mondo del software di Enterprise Content Management (ECM) da parte di Kyocera Document Solutions è ben avviata a livello mondiale e può già contare su business partner di primo piano e un mercato sempre più attento. Ce lo conferma il direttore marketing Italia Andrea Contarini: «Sia negli Stati Uniti che in Europa, Kyocera Document Solutions è entrata nel mondo della gestione documentale e content services, con soluzioni software proprietarie». «Soluzioni che si integrano con gli ERP esistenti nelle organizzazioni e rispondono a differenti necessità applicative provenienti da realtà variegate, che si differenziano sia in termini di dimensione aziendale che capacità di spesa. «Siamo in grado di offrire soluzioni che soddisfino necessità di base quali la dematerializzazione, distribuzione, ricerca e archiviazione documentale, per proseguire con la vera ingegnerizzazione dei flussi documentali e strutturazione delle path di approvazione, entrando in ambiti denominati DMS ed ECM».

Dalle grandi aziende alle PMI

Alle PMI che chiedono versatilità e semplicità d’utilizzo proponiamo Kyocera Smart Information Manager (KSIM), una soluzione web-based per la gestione delle informazioni aziendali e dei documenti digitali che automatizza i flussi di lavoro. Un perfetto connubio può essere raggiunto se, oltre a questo software, si adottano anche i sistemi multifunzione Kyocera, architetture aperte che utilizzano tecnologie di intelligenza artificiale. Le PMI richiedono continuità di business e aumento della competitività, nonché lo sviluppo di postazioni ibride per soddisfare l’implementazione del lavoro agile. La richiesta di lavorare ovunque e in qualunque momento apre un’ulteriore necessità: la sicurezza, che deve essere trasversale a tutti i sistemi e a tutti i processi, siano essi gestiti in ufficio o al di fuori del perimetro aziendale. In questo ambito diventa anche importante avere a portfolio delle soluzioni GDPR compliance.

L’approccio ovviamente cambia quando il cliente finale appartiene al gruppo delle grandi aziende. «In questo ultimo caso – prosegue Contarini – proponiamo soluzioni di Enterprise Content Management, una delle quali si chiama Kyocera Enterprise Information Manager (KEIM), sicuramente più complessa rispetto alla precedente e costituita da diversi moduli per gestire particolari fasi della gestione dei flussi documentali. Quest’ultima è indicata per la gestione professionale di workflow anche complessi, attivi all’interno dell’intera azienda e permette di personalizzare i processi per dipartimenti aziendali creando profili utente». In altri termini, vengono sviluppate soluzioni specifiche per divisioni aziendali come la gestione del personale, la logistica, il marketing, le vendite, agendo sull’archiviazione, condivisione e gestione dei documenti nella massima sicurezza.

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Gli investimenti per la crescita

«Un impulso importante all’evoluzione, digitalizzazione e automazione dei processi documentali è stato sicuramente dato dalla normativa, sia europea che nazionale, sulla fatturazione elettronica, in vigore da un paio d’anni, che ha costretto le aziende a strutturarsi per gestire il flusso di fatture sia in ingresso che in uscita. Con l’ulteriore necessità di archiviare le fatture a norma, come previsto dalla legge». «Lato nostro, per dare un forte impulso a questa tipologia di business sul canale indiretto – continua Andrea Contarini – abbiamo formato e certificato alcuni business partner, attualmente una sessantina, in modo da allineare le competenze e creare sinergia con le nostre persone di pre-vendita. Particolarmente sfidante è l’approccio verso il mercato delle aziende corporate, in cui si richiede un lavoro di analisi dettagliato sia verso l’infrastruttura esistente ma, soprattutto, verso il raggiungimento dei KPI da raggiungere, nonché una capacità di personalizzazione elevata. A tal fine il Gruppo ha fatto acquisizioni importanti e investimenti significativi, per costituire business unit che si occupano esclusivamente di sviluppo software».

Le strategie globali Kyocera

Nei piani strategici di Kyocera Document Solutions per i prossimi tre anni sono stati individuati tre pilastri fondamentali: le soluzioni per il mondo Office, uno dei capisaldi del business dell’azienda, con stampanti e multifunzione laser a colori e in bianco e nero; le soluzioni per il Documentale e, da ultimo, il Production Printing, cioè sistemi a tecnologia ink-jet. «Per la parte documentale – spiega Contarini – a ogni sales company, come Kyocera Document Solutions Italia, è stato dato mandato di strutturare la business unit dedicata». Nel farlo, si sono sfruttate le sinergie con aziende specializzate nel settore a livello internazionale, che sono poi state acquisite. Oltre alla già citata Optimal Systems, sono entrate nel Gruppo Kyocera anche Ceyoniq Technology, altra azienda tedesca specializzata nel software per la gestione della fatturazione elettronica, soprattutto in ambito governativo; Annodata con sede in UK e una specializzazione nei servizi e Solfeo, società spagnola attiva nell’ECM, acquisita circa sei anni fa. «Queste acquisizioni di aziende fiorenti e di successo nei diversi paesi hanno fornito a Kyocera Document Solutions il know-how, le soluzioni e il personale per garantire il successo della nostra strategia di crescita nei prossimi anni» – afferma Contarini. A ciò occorre aggiungere l’importante sforzo dell’azienda per trasformare il proprio approccio commerciale in una vera e propria attività di consulenza e integrazione, coinvolgendo ovviamente tutta la forza vendita e i partner di canale. In questo senso va visto il potenziamento della struttura di vendita diretta in Italia, che, benché piccola, è prevista in crescita nel prossimo futuro. «Particolarmente importante – osserva Contarini – è l’integrazione delle soluzioni documentali e di ECM che proponiamo con i principali software ERP presenti sul mercato, in particolare SAP. In questo modo sarà possibile offrire ai nostri clienti soluzioni di respiro globale, ma ritagliate sulle loro specifiche esigenze». Una scelta che Kyocera Document Solutions crede possa garantire un futuro di successi e di sviluppo ulteriore del business.

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Il modo in cui lavoriamo, comunichiamo e collaboriamo continua ad evolversi e le modalità di lavoro ibrido e remoto sono ormai una realtà. Tuttavia, con questa transizione, la sicurezza dei dati organizzativi è passata dal controllo centralizzato dell’azienda all’affidabilità delle connessioni Internet dei dipendenti.

Il numero di postazioni e device connessi ai database condivisi è aumentato drasticamente e gli hacker sono ben consapevoli che la sicurezza dell’azienda è forte tanto quanto il suo anello più debole. Tutto ciò che serve per scatenare il caos è individuare una crepa.

È ora di un nuovo approccio

on i cyberattack in continuo aumento è evidente che abbiamo bisogno di adattarci ed evolvere. Le soluzioni che abbiamo usato fino a ieri per proteggere documenti e dati sono diventate obsolete.

Secondo IDC, per la maggior parte delle organizzazioni esiste una notevole discrepanza tra il livello di importanza associato alla sicurezza informatica rispetto a quello di stampanti e documenti. Sono molti i responsabili IT e i Chief Information Security Officers (CISO) a ritenere – a loro rischio e pericolo – che i sistemi già predisposti in azienda proteggano anche i dispositivi periferici connessi. 

Ogni azienda dovrebbe essere consapevole dei propri punti più deboli, cioè quelli che potrebbero consentire a utenti esterni di accedere ai dati, dalla posta in arrivo alla MFP.

Per questo motivo è necessario un completo ripensamento dell’approccio alla sicurezza ed è tempo di riprendere il controllo; controllo su ogni singolo dispositivo connesso con le reti aziendali; controllo su chi accede ai database condivisi e da dove. Senza controllo, la sicurezza dei dati è lasciata al caso.

E chi cerca di introdursi nei firewall, scoprire le password e causare immensi danni al business, è proprio su questo approccio poco rigoroso che fa affidamento.

Sei sicuro di voler lasciare al caso il destino dei tuoi dati e documenti di valore?  Noi pensiamo di no. È il momento di eliminare i rischi non necessari e di smettere di sperare che le cose andranno bene.

In Kyocera ci siamo resi conto che anche le soluzioni che in passato hanno aiutato i nostri clienti a far crescere le loro imprese avevano bisogno di evolvere. Abbiamo riflettuto e ci siamo adattati.

Accettiamo la sfida

Focalizzandoci sugli elementi fondamentali della sicurezza, abbiamo progettato due sistemi multifunzione A3 che sono destinati a diventare pilastri fondamentali della tua infrastruttura di security.

I dispositivi TASKalfa 2554ci e TASKalfa 3554ci sono stati sviluppati con una serie di miglioramenti della sicurezza che abbracciano aree come la gestione dei registri di sicurezza, i certificati di validità, i protocolli di comunicazione e la crittografia delle email.  

La nuova gamma di dispositivi è in linea con la nostra filosofia nei confronti della sicurezza, garantire che i tuoi device e i tuoi dati abbiano la protezione che meritano: 

Confidenzialità dei dati: le fonti di informazioni gestite dal multifunzione non devono essere divulgate a terzi. 

Integrità dei dati:  le risorse non devono essere alterate.  Devono essere accurate e corrette. 

Disponibilità delle informazioni: le informazioni devono essere immediatamente accessibili pur mantenendo confidenzialità e integrità. 

Autenticità: la veridicità dell’autore o del proprietario delle risorse informative può essere verificata. 

Responsabilità: è possibile tenere traccia della cronologia delle operazioni degli utenti e del comportamento dell’MFP. 

Non-repudiation: impedisce il rifiuto delle operazioni che non sono state eseguite dagli utenti del sistema multifunzione e dai responsabili.  

Affidabilità del dispositivo: il comportamento e il rendimento della multifunzione sono corretti, come previsto.

Queste sono le solide fondamenta sulle quali si può costruire un successo sostenibile. In quest’epoca di lavoro ibrido non ci sono scorciatoie per assicurare la sicurezza dei dati.  L’aumento di dispositivi, luoghi e punti di accesso ha creato una nuova ondata di minacce alla sicurezza informatica e gli imprenditori devono da un lato abilitare i nuovi modi di lavorare, dall’altro assicurarsi che i loro dati confidenziali rimangano al sicuro.

Tuttavia, ci sono buone ragioni per essere ottimisti: con la giusta mentalità e i giusti strumenti, le aziende possono trasformare questo periodo di grande turbolenza in un’occasione per scoprire nuove opportunità per la crescita organica. Questa sarà la chiave per creare ancora più valore per i loro clienti.

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In questo periodo di cambiamenti, il successo aziendale richiede strumenti flessibili e affidabili.

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