Top Consult, azienda leader nella gestione elettronica dei documenti, promuove la gestione documentale in cloud attraverso la piattaforma Enterprise italiana TopMedia Social NED. Dopo aver vinto il Premio Innovazione Smau lo scorso giugno a Bologna con la soluzione realizzata per il cliente Day Ristoservice S.p.A. , giunge all’importante tappa di Smau Milano con nuove esperienze interattive e soluzioni dedicate alle aziende.

In tale occasione, Top Consult presenterà TopMedia Social NED, la rivoluzionaria piattaforma collaborativa per le soluzioni documentali in cloud. Sempre al passo con la normativa, l’offerta si amplia: gestione elettronica dei flussi di documenti; collaborazione incentrata sull’Utente Collaborativo nei processi aziendali; conservazione digitale dei documenti in house e in outsourcing; fatturazione elettronica a norma di legge; archiviazione automatica della posta elettronica e gestione della corrispondenza; gestione ordini elettronici via NSO; gestione e trasmissione dei documenti in formato UBL tramite Access Point Peppol certificato.

L’ultimo miglio della “digital transformation” è la gestione documentale stessa! L’evoluzione delle normative ha portato all’adozione della fattura elettronica in formato XML ma, il vero obbligo che hanno le imprese è arrivare a gestire in modo semplice e veloce tutti i documenti su cui ruota l’attività amministrativa e produttiva dell’azienda. Poiché ogni processo comincia e finisce con la produzione di uno o più documenti, la gestione documentale è, e sarà sempre più, l’asse portante del sistema informativo aziendale, capace di gestire flussi documenti, processi e firme in modalità completamente digitale.

“Credo che Smau sia il contesto perfetto per presentare le soluzioni TopMedia Social NED in cloud. Ciò consente infatti di fruire delle tecnologie informatiche senza i costi delle strutture e i problemi della gestione operativa, rispondendo così velocemente ai cambiamenti del mercato e alle nuove esigenze di business. È inutile quindi, spendere soldi per acquistare nuove licenze per soluzioni in house, è molto meglio scegliere la nuova server farm di Top Consult in Aruba.” – spiega Matteo Zaffagnini, direttore marketing di Top Consult.

I visitatori interessati a saperne di più sui prodotti ed i servizi Top Consult, potranno visitare lo stand D14, Pad. 4 di FieraMilanoCity.

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Top Consult, azienda leader nella gestione elettronica dei documenti, ha presentato a Smau Bologna 2019 le soluzioni legate ai nuovi obblighi normativi, diventati priorità per le aziende del 2019. Si è concentrato infatti sulla digitalizzazione dei processi, la fatturazione elettronica e il nuovo obbligo di gestione degli ordini elettronici via NSO. Come dimostrazione dei vantaggi della gestione documentale, ha portato la testimonianza del suo cliente Up Day Spa che, grazie all’utilizzo di TopMedia Social NED, ha vinto il premio innovazione Smau R2B 2019.

Day S.p.A opera nel mercato dei servizi alle imprese – buoni pasto, programmi incentive e piani di welfare aziendale – e ha utilizzato un software per la gestione elettronica dei documenti aziendali nell’ambito della fatturazione elettronica.

Sergio Benini, Up Day S.p.A: “Grazie a TopMedia si evitano errori e imprecisioni. Il dialogo con il sistema di interscambio è rapido ed efficace e i pagamenti tempestivi. Il sistema è stato applicato anche ai fornitori che possono delegare a Day la fatturazione per loro conto”

L’azienda

Up Day opera da oltre trent’anni in Italia nel mercato dei servizi alle imprese e alla persona: offre soluzioni per i buoni pasto, programmi incentive e piani di welfare aziendali. La società fa parte del Gruppo UP, cooperativa sociale nata in Francia e presente in 19 Paesi del mondo. Cardini del gruppo Up sono la sostenibilità (sociale, ambientale ed economica) e la spinta innovativa con costanti investimenti nel settore della Ricerca e Sviluppo. Up Day ha raggiunto nel 2018 un fatturato di 650 milioni di euro, collabora quotidianamente con 110.000 partner affiliati e raggiunge 800.000 utilizzatori giornalieri dei suoi servizi.

Il software

TopMedia è un software messo a punto da Top Consult, azienda che offre soluzioni nell’ambito della gestione documentale, fatturazione elettronica, digitalizzazione dei processi e dematerializzazione. Il software è stato acquistato da Up Day dieci anni fa per avviare l’archiviazione ottica e sostitutiva di tutti i documenti della società. I dati e le informazioni prima presenti su sopporto cartaceo oggi sono registrati in formato elettronico sul software. Recentemente, con l’obbligo di fatturazione elettronica, alcune funzionalità del software sono state usate a beneficio dei processi aziendali per la trasmissione della fattura ai clienti.

L’applicazione alla fatturazione elettronica

TopMedia, durante l’emissione della fattura elettronica, consente di gestire in maniera automatizzata, rapida ed efficace sia le informazioni relative alla fattura che la comunicazione con il Sistema di Interscambio, la piattaforma online dell’Agenzia delle Entrate che controlla i dati del documento, lo inoltra al cliente e spedisce una ricevuta di consegna al fornitore. L’invio e la ricezione di risposta avvengono in tempi brevi grazie all’applicazione web service che consente un’interazione immediata del software con il Sistema di Interscambio.

L’applicazione del software in questo ambito è così efficiente che Up Day ha deciso di offrire ai suoi fornitori la possibilità di delegare all’azienda la fatturazione per loro conto. Così, l’azienda genera il documento e, non appena ottiene la ricevuta, attiva in maniera automatizzata, il pagamento.

Benefici

Grazie a TopMedia, Up Day ha automatizzato il processo di fatturazione elettronica, incrementando precisione e velocità e diminuendo la possibilità di errori o mancanze nella segnalazione dei dati causati dall’inserimento manuale. Il sistema consente anche una maggiore tempestività nei pagamenti e semplifica l’attività dei fornitori che delegano l’emissione delle loro fatture. Da gennaio 2019 a metà maggio la società ha ricevuto 90.000 fatture dai fornitori, di queste 60.000 sono state delegate.

Afferma infatti Matteo Zaffagnini, Responsabile Marketing e Business Development di Top Consult, che – “avvalersi già da oggi di un sistema documentale completo, che digitalizzi i processi aziendali legati alla fattura e li integri con i sistemi gestionali e informativi, significa arrivare preparati e con gradualità ad un importante cambiamento che non si limiterà solo all’obbligo della Fatturazione Elettronica tra privati, ma che continuerà con la gestione degli ordini e tutti gli altri flussi documentali.”

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Aruba è stata scelta da Top Consult – leader italiano nella gestione elettronica dei documenti e nella loro conservazione digitale a norma – per una riprogettazione architetturale della propria infrastruttura con l’utilizzo del Cloud.

Costituita nel 1987 a Torino, oggi Top Consult conta oltre 500 clienti privati e pubblici in Italia e in Europa. I servizi di gestione digitale dei documenti che processa vengono erogati attraverso un software proprietario che, fino al 2014, era installato on-premise presso i clienti finali o, in alcuni casi, presso il data center di Top Consult. Più recentemente, l’azienda ha percepito la necessità di modernizzare l’applicazione per stare al passo con le evoluzioni tecnologiche e deciso, quindi, di realizzare una riprogettazione architetturale completa, includendo l’attivazione di tutti quei paradigmi web, quali ad esempio la configurabilità da remoto e l’accesso tramite pc o smartphone, capaci di farla adeguare ai nuovi processi e far evolvere la sua offerta.

L’azienda, quindi, ha strategicamente spostato sul cloud la propria infrastruttura IT, svolgendo un’operazione di migrazione dei dati dal vecchio provider al Cloud di Aruba, scegliendo i suoi Data Center italiani. Questa scelta è avvenuta principalmente per due motivi:

• Aruba possiede un network di grandi e moderni Data Center in Italia. In questo modo viene soddisfatto un requisito fondamentale, ossia quello che prevede che l’infrastruttura per la conservazione dei documenti elettronici debba essere collocata sul territorio nazionale;
• Aruba, azienda 100% italiana, è accreditata in molti ambiti per la fornitura di servizi fiduciari qualificati e ha la sua offerta di servizi – tra cui posta elettronica certificata, firme digitali, conservazione digitale a norma – ed è quindi competente sulle leggi nazionali che regolamentano il mondo del documento informatico.

Le esigenze manifestate dai clienti di Top Consult hanno fatto propendere per una soluzione cloud con hardware completamente dedicato, sia per evitare di preoccuparsi dell’infrastruttura, sia per operare in un ambiente flessibile e capace di adattarsi alle esigenze specifiche a seconda delle richieste delle aziende clienti:

• PMI – caratterizzate generalmente dall’interesse verso Software as a Service. Le piccole realtà, spesso, gradualmente affrontano il passaggio all’utilizzo di servizi di gestione elettronica dei documenti e, non avendo un’infrastruttura IT interna adeguata, necessitano del cloud per fruire di un servizio disponibile da qualsiasi luogo senza preoccuparsi della sua gestione operativa;
• Large enterprise – caratterizzate dall’interesse verso servizi di Platform as a Service. Le grandi imprese, che negli anni hanno investito molto sulla propria struttura IT interna, guardano allo stack applicativo e alla possibilità di integrare direttamente il software con i sistemi gestionali aziendali. L’infrastruttura cloud, in questo caso, ospita questi applicativi erogati as a Service ai clienti, e allo stesso tempo, abilita ad operare in totale sicurezza.

Per andare incontro a questo tipo di esigenze, Top Consult si è affidata al Cloud di Aruba: il processo è iniziato a marzo 2018 ed è entrato a regime già nello scorso settembre. “È stato possibile procedere in tempi così ridotti grazie ad una consulenza sempre attenta e pronta, oltre a logiche di flessibilità contrattuale pay-per-use garantite da Aruba, che prevedono un onere economico che segue gradualmente lo switch fino al completamento – ha commentato Pier Luigi Zaffagnini, CEO di Top Consult – In questo modo, abbiamo potuto iniziare le operazioni di migrazione partendo dai nostri servizi interni, per poi passare alla migrazione di quelli dei nostri clienti, dopo aver appurato la sicurezza delle procedure.”

Parallelamente a queste operazioni, l’azienda sta realizzando anche un progetto di Disaster Recovery per i propri software gestionali e servizi di Conservazione Digitale a Norma presso un sito secondario – nel Data Center di Arezzo – che, come previsto da politiche di Disaster Recovery, si trova a oltre 400 chilometri di distanza dal primo sito, Global Cloud Data Center, vicino Bergamo.

“Il passaggio al Cloud abilita di fatto una trasformazione fondamentale e, rendendo più efficaci soluzioni e processi esistenti, interni o per i clienti, ha consentito in questo caso anche di ampliare l’offerta dei servizi di Top Consult – ha commentato Lorenzo Giuntini, Responsabile Area Ingegneria di Aruba – Infatti, delegare l’operatività della gestione infrastrutturale all’esperienza di un fornitore affidabile, permette al cliente di concentrarsi sull’evoluzione funzionale della sua piattaforma di gestione digitale dei documenti e diventare maggiormente competitivo, concentrandosi sull’elemento chiave per il proprio business. Tutto il resto rimane delegato a noi, che in qualità di provider di infrastrutture e cloud, garantiamo la massima attenzione e performance.”

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Top Consult, società leader da 30 anni nella gestione elettronica dei documenti e pioniere nella conservazione digitale degli stessi, è uno dei protagonisti di “Agile Digital Governance: pronti per la trasformazione digitale!”, il convegno dell’Osservatorio Enterprise Application Governance della School of Management del Politecnico di Milano che presenterà il 10 novembre i risultati della Ricerca 2017.

L’Osservatorio, di cui Top Consult è partner, al suo secondo anno di attività ha coinvolto i responsabili Sistemi Informativi, gli Enterprise Architect e i Direttori delle Linee di Business delle grandi imprese italiane con l’obiettivo di analizzare in particolare i trend evolutivi della governance delle applicazioni enterprise soprattutto alla luce del raggiungimento della Digital Transformation. Sempre in pole position si trovano le applicazioni Collaboration, che sono anche una delle caratteristiche più innovative della piattaforma TopMedia Social NED di Top Consult.

Roberto Grieco, Chief Financial Officer di NolanGroup, il gruppo industriale bergamasco che produce caschi di fascia alta per motociclisti e li esporta in tutto il mondo, illustrerà al convegno le applicazioni Collaboration di Top Consult introdotte con successo in azienda e in continua crescita. Sono già in azione oltre cinquanta gruppi di lavoro collaborativi fra settori e uffici diversi: il lavoro si svolge in modo completamente nuovo, senza e-mail; i partecipanti sono sempre attivi, coinvolti e informati, operano in modo flessibile e “smart”, tutto viene tracciato e archiviato.

Pier Luigi Zaffagnini, CEO di Top Consult, ricorderà nella panel discussion come la tanto attesa Digital Transformation non possa prescindere dalla gestione documentale e dal suo ruolo decisivo nella digitalizzazione dei processi aziendali. La soluzione collaborativa Groupware gestisce i processi non strutturati con gruppi interfunzionali, mentre Social Flow automatizza i processi strutturati anche complessi integrando la gestione collaborativa delle pratiche con l’automazione collaborativa dei flussi documentali. Utilizzando anche le funzionalità native di firma elettronica di TopMedia Social NED si può abbandonare non solo la carta ma anche la penna, completando così l’ultimo miglio della Digital Transformation e realizzando la vera Impresa Digitale.

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Top Consult, società leader da 30 anni nella gestione elettronica dei documenti e pioniere nella conservazione digitale degli stessi, annuncia il rilascio del WorkFlow Collaborativo, la nuova soluzione della piattaforma TopMedia Social NED progettata per consentire all’utente di gestire in forma collaborativa il flusso dei documenti all’interno dei processi strutturati.

Il WorkFlow Collaborativo di Top Consult automatizza un processo strutturato di business, ad esempio gli acquisti, che coinvolge più utenti e interagisce con altri processi. Completa il trittico di soluzioni a disposizione dell’Utente Collaborativo per lavorare in modo “smart” ed evoluto, affiancandosi al Groupware, che nei processi non strutturati realizza un Social Network Aziendale sicuro e protetto per creare, condividere e archiviare documenti, e al CaseFlow, che opera nei processi strutturati per la gestione delle pratiche.

“La possibilità di gestire i processi strutturati anche complessi in modo collaborativo – afferma Pier Luigi Zaffagnini, CEO di Top Consult – consente di coniugare l’utilizzo delle regole aziendali e degli automatismi prefissati con la flessibilità e l’intuitività delle funzioni collaborative del sistema: niente e-mail, ma gruppi di lavoro, bacheca e notifiche. Nei tradizionali processi strutturati il workflow “automatizza” l’utente e irrigidisce il lavoro: noi rimuoviamo la rigidità dei processi e facciamo diventare “collaborativo” il sistema, mantenendo gli automatismi ma mettendo al centro delle soluzioni l’Utente Collaborativo, sempre attivo, partecipe e informato sia quando è in ufficio sia mentre è in mobilità”.

Nel WorkFlow Collaborativo un apposito Designer Grafico consente in modo semplice all’amministratore di sistema di visualizzare e definire preventivamente la sequenza delle azioni, le condizioni da verificare e i partecipanti. Possono essere configurate anche le azioni automatiche svolte da sistemi esterni mediante l’uso della Piattaforma di Orchestrazione, che gestisce le operazioni massive e non presidiate sui documenti come ad esempio la spedizione o l’acquisizione dei documenti in arrivo. Le regole definite sono poi eseguite dal WorkFlow Engine, componente della Piattaforma Documentale.

L’utente segue e interviene nel workflow attraverso la Home Page dei client Windows o Web oltre che mediante una specifica App Mobile che gli permette di tenere sotto controllo gli ambienti collaborativi e i flussi in cui è coinvolto. Con la funzione Approvazione WorkFlow l’utente trova la lista dei documenti da approvare e viene guidato dal sistema in modo automatico attraverso i vari step, con pulsanti per inoltrare o rifiutare, navigare e firmare digitalmente. Il Controllo Workflow è invece il cruscotto di monitoraggio che consente all’utente di verificare in ogni momento, anche graficamente, lo stato di avanzamento dei processi strutturati in cui è coinvolto. Se l’utente è il manager responsabile del flusso, vede i propri step e inoltre tutti quelli delle persone che gli riferiscono; può controllare assenze e anomalie, redistribuire lavori o approvarli direttamente.

Il WorkFlow Collaborativo è un modo molto efficace di superare le rigidità dei workflow tradizionali, gestiti dai software gestionali, che però non dispongono di strumenti documentali (e quindi ad esempio un’annotazione importante di un fornitore sulla fattura non può essere letta e conservata dal sistema) e usano l’e-mail per avvisi ed allerte agli utenti, e-mail che deve essere gestita e archiviata a parte creando così silos informativi a sé stanti. Se poi un manager ha un dubbio nell’approvazione di un acquisto e chiama il buyer al telefono o via e-mail, questo passaggio decisivo non è tracciato nel sistema.

Nel WorkFlow Collaborativo Top Consult invece l’utente è sempre collegato, anche in mobilità, con i colleghi coinvolti negli stessi processi ed è quindi sempre aggiornato in tempo reale; interagisce in modo attivo, non subisce i processi ed ha sempre la visione d’insieme di quelli che lo riguardano. D’altra parte, il sistema collaborativo traccia e archivia tutto: notifiche, messaggi e annotazioni di ciascun utente, risposte e conversazioni, interventi e attività con i relativi tempi e documenti associati. Non occorre andare a cercare e portare dentro altri documenti o le e-mail, perché qui tutto nasce già all’interno del workflow; si eliminano quindi le barriere presenti negli ERP con i relativi silos informativi diversi.

Così anche il modo di lavorare è più sicuro: senza e-mail si abbattono infatti i rischi di intrusioni, attacchi e malware.

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Top Consult annuncia il rilascio della nuova Suite di TopMedia Social NED: progettata per le piccole e medie aziende, è lo strumento ideale per chi desidera iniziare a gestire i processi lavorativi con i documenti informatici, trattandoli e conservandoli in modo digitale come previsto dalle norme di legge.

TopMedia Social NED Suite per la Gestione Elettronica dei Documenti consente in particolare di affrontare con un’unica soluzione semplice e già pronta il tema della fatturazione elettronica, sia quella verso la PA che è già obbligatoria da un paio d’anni, sia quella fra privati o B2B, ora sul tappeto, che è facoltativa e legata ad obblighi e agevolazioni fiscali ancora in fase di definizione.

La fattura è però solo uno dei documenti su cui ruota l’attività amministrativa e produttiva dell’azienda e diventa più significativa quando è inserita nel contesto dei documenti che la precedono e che la seguono (come ordini, bolle, pagamenti, estratti conto, solleciti, ecc.). La soluzione più corretta è quindi quella di introdurre la gestione documentale per dematerializzare tutti i documenti della filiera, adottando una soluzione ampia e completa che digitalizzi i processi aziendali legati alla fattura e li integri con i sistemi gestionali e informativi.

In ambito fatturazione, la nuova Suite di TopMedia Social NED, pronta all’uso, semplice ed economica, viene fornita con le strutture degli archivi elettronici già realizzate grazie ai 30 anni di esperienza Top Consult nelle aree aziendali dell’Amministrazione. Consente di gestire tutti i documenti contabili del ciclo attivo e passivo e fornisce anche gli strumenti per l’archiviazione, la trasmissione e la gestione degli esiti delle fatture elettroniche XML B2B e PA attive e passive transitate attraverso il Sistema di Interscambio – SDI, e la gestione di tutte le “altre fatture” che ancora saranno inviate o ricevute in modalità tradizionale (pdf allegati a mail, ricezioni di cartaceo, ecc.).

Un’altra grossa opportunità per l’azienda è costituita dalla conservazione digitale (obbligatoria per le fatture elettroniche, facoltativa per tutto il resto). Con la nuova Suite il cliente può decidere di conservare i documenti in house con il software e i servizi progettati da Top Consult, pioniere della materia, oppure di affidarla a Top Consult stessa in outsourcing. In entrambi i casi si otterrà la totale dematerializzazione degli archivi fiscali, risparmi di spazi, di tempo e, nel caso dell’outsourcing, la sicurezza di un servizio esterno affidabile e consolidato da lunghi anni di esperienza.

La Suite TopMedia Social NED per la Gestione Elettronica dei Documenti

Creata per le piccole e medie aziende, questa Suite consente di iniziare velocemente a gestire i processi lavorativi con i documenti informatici abbandonando la carta e anche la penna (grazie alle recenti regole europee sulla firma elettronica). Incorpora le funzionalità innovative della “rivoluzionaria” piattaforma documentale e collaborativa TopMedia Social NED e viene fornita con le strutture degli archivi elettronici già realizzate e pronte all’uso grazie alla trentennale esperienza di Top Consult nelle aree aziendali dell’Amministrazione-Contabilità, del Personale e della Corrispondenza.

In questo modo le aziende hanno a disposizione dei veri e propri Pacchetti Applicativi che semplificano il lavoro degli utenti aziendali indicando il modello organizzativo da adottare per utilizzare velocemente la gestione elettronica dei documenti nei processi aziendali strutturati o non strutturati. Se poi si vogliono realizzare archivi documentali per esigenze non coperte dai pacchetti applicativi standard, è disponibile un apposito Designer.

La Suite è dotata di tutte le funzionalità per archiviare i documenti in modalità interattiva o massiva. Inoltre, I nuovi moduli collaborativi Groupware, CaseFlow e WorkFlow, disponibili con la Suite, consentono economicamente e velocemente di realizzare soluzioni di gestione delle pratiche e dei flussi documentali ottimizzando i processi aziendali strutturati e non strutturati. Diminuisce l’uso delle e-mail a vantaggio di strumenti collaborativi come le notifiche e la bacheca.

Gli utenti intervengono nei flussi documentali in azienda con il PC ma anche in mobilità con tablet e smartphone grazie alla loro nativa semplicità di utilizzo.

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L’Italia è agli ultimi posti per quanto riguarda la digital economy nella ‘Digital Agenda Scoreboard’ della Commissione Europea, ma la situazione si rovescia per quanto riguarda l’utilizzo dei servizi cloud da parte delle imprese, che la vedono al secondo posto, seconda solo alla Finlandia. “Aumenta il numero di imprese e si allarga la mappa delle aziende che fanno innovazione. Stiamo vivendo in un’epoca densa di trasformazioni, in cui il cloud apre molte più possibilità a un numero infinitamente maggiore di player, e questo è un bene per il nostro paese che è costituito da realtà medio-piccole”, ha sottolineato Macola, mentre per Albicocco il focus è da mantenere sulla “digital transformation e la open innovation”, fattori chiave in grado di abilitare il vero cambiamento. “E’ come passare dall’energia a vapore a quella elettrica, cioè un cambiamento epocale innescato dalle nuove tecnologie”. Dal Rapporto Assintel 2015, presentato nell’ambito di Smau, emerge tra l’altro che le PMI hanno ormai le stesse esigenze delle grandi corporation e sono chiamate a ripensare la propria idea d’innovazione in chiave digitale. Anche la formazione e la cultura aziendale giocano un ruolo importante per vincere la sfida del futuro. Per quanto riguarda il mondo delle startup, bisogna assicurare il collegamento tra ricerca, innovazione e mercato, e costruire un ecosistema fatto di incubatori, Province e Regioni che sostengano le nuove realtà (come sta facendo Telecom Italia con il progetto Wcap). A seguire si sono svolte due tavole rotonde, con soggetti istituzionali (Regione Toscana, Campania, Lombardia, Abruzzo, Calabria, Emilia-Romagna) e aziende di tecnologia (IBM, Cisco, Tim, HP, Google, Dell, Vodafone) e la moderazione di Giuliano Noci, Prorettore del Politecnico di Milano, ed Enrico Pagliarini di Radio24. Le conclusioni sono state affidate a Roberto Maroni, Presidente di Regione Lombardia, che ha parlato dei fondi per i programmi dedicati alle startup, della “naturale vocazione” del territorio lombardo all’innovazione e di alcuni casi di successo in ambito medico.

Due chiacchiere con Pierantonio Macola: “Smau come ponte tra startup e imprenditori”

Per quanto riguarda le novità della manifestazione, “cambia la geografia degli attori dell’innovazione”, ci spiega Macola. Il report Assintel dimostra infatti che “il 100% dei partner intervistati ha progetti d’innovazione in corso”. In questi progetti cambiano il 25% dei fornitori, per cui ciò che riguarda l’acquisto lato hardware e software viene sostituito da “progetti d’innovazione” che riguardano le competenze e il talento. “La sfida della digitalizzazione è una grande opportunità ma rappresenta anche una minaccia, e ha bisogno di nuovi attori. Quello che cerchiamo di fare a Smau è presentare i player che seminano innovazione – le startup – e facilitare la relazione diretta con il mondo imprenditoriale”. 400 gli espositori in fiera, di cui 320 startup, che però hanno già servizi pronti per essere veicolati al mercato. Queste realtà sono focalizzate su cloud, mobility, social commerce e realtà aumentata a supporto per esempio dell’azienda manifatturiera.

“Noi veniamo da un roadshow in giro per l’Italia – prosegue Macola – e notiamo che la partecipazione agli eventi sta aumentando. Per la prima volta dopo tanti anni abbiamo una partecipazione diretta degli imprenditori. La nostra idea di innovazione è di mettere l’imprenditore, che per noi rappresenta la domanda, al centro, e parlare la sua lingua. Andiamo dal manifatturiero fino al settore commercio, servizi e turismo, e tocchiamo ogni ambito in cui l’Italia è ingaggiata attraverso le imprese, compresa la PA locale. Abbiamo tanti casi di successo che premiamo in questi giorni e ci interessa incontrare e stringere la mano alle persone”. Bisogna andare sul territorio se si vuol parlare all’impresa, e il matching tra domanda e offerta d’innovazione impone di far convivere con la logica di specializzazione e prossimità territoriale l’apertura di mercati sempre più ampi e globali. “In questa edizione di Milano abbiamo più di 200 investitori stranieri, e vogliamo internazionalizzarci organizzando sempre più eventi anche all’estero”, conclude il Presidente di Smau.

Il convegno annuale Osservatorio Startup Hi-Tech, a cura di Italia Startup School of Management del Politecnico di Milano ha invece presentato dati sugli investimenti in Italia, l’analisi del profilo dei founder italiani, il turnover generato e i dipendenti assunti e una selezione di startup significative. Gli investimenti tra il 2012 e il 2014 hanno avuto oscillazioni, ma il trend è in crescita e per il 2015 si stimano investimenti pari a 133 milioni di Euro. “L’ICT è il settore dominante nella distribuzione degli investimenti, che hanno interessato soprattutto le regioni del nord, e il numero delle startup è in aumento”, ha sottolineato Antonio Ghezzi della School of Management del Politecnico di Milano, che ha presentato i risultati della ricerca.

Tra le aziende presenti a Smau, Arxivar, piattaforma per la gestione delle informazioni, l’archiviazione dei documenti e la gestione dei processi, e Open Symbol, “la prima CRM company italiana”, che presenta a Smau Sugar7. Arxivar è una soluzione adattabile a ogni contesto merceologico, area di business o processo, ideale per gestire il ciclo di vita delle informazioni strategiche dell’azienda. Oltre ad archiviare e organizzare i dati, grazie al modellatore grafico di processi presente nella piattaforma è possibile stabilire anche il percorso delle approvazioni, con firme digitali e grafometriche. OpenSymbol ha invece come mission quella di “rendere semplice la complessità”, grazie a soluzioni rivolte ai processi aziendali. OpenSymbol è Partner di SugarCRM dal 2007, la piattaforma che permette alle aziende di costruire relazioni eccellenti con i propri clienti, offrendo il CRM più innovativo e conveniente dal punto di vista economico che ci sia sul mercato.

La parola alle aziende…

3CX, la web conference a prova di futuro

“I nostri competitor sul mercato sono gli attori della telefonia tradizionale, ma noi siamo convinti che il futuro sarà nel segno del VoIP. Stiamo cercando partner che possano essere loro stessi erogatori di centralini virtuali e fornitori di servizi, e questo è uno dei motivi della nostra presenza in Smau”. Parola di Marcello Levi, Customer Support Engineer di 3CX che offre “il futuro della videoconferenza” con la piattaforma WebMeeting che sfrutta la tecnologia WebRTC. “Smau è da sempre il principale evento di ICT in Italia, perciò abbiamo voluto esserci anche quest’anno. Inoltre, crediamo che sia sempre bello incontrare di persona i partner e stringere loro la mano”, sottolinea Levi con un sorriso. “Questo evento è importante per mettere in contatto vendor e partner, che per noi sono il veicolo principale per raggiungere il mercato. Siamo nati sotto il segno dell’innovazione e continuiamo a puntare sulle novità, con soluzioni cloud-ready, orientate alla mobility e con un occhio ai costi”.

ITway Vad, l’innovazione nel DNA

ITway Vad è un “punto di riferimento nella distribuzione a valore aggiunto per system integrator, rivenditori e Var alla ricerca di tecnologie, servizi e training all’avanguardia nell’IT”. Cesare Valenti, EVP ITway Vad ci spiega che “la nostra presenza in Smau testimonia la volontà di presentare al mercato le novità che proponiamo, e per indirizzare già oggi le sfide del futuro ci stiamo muovendo in direzione di mobility e IoT, a cui sono naturalmente collegati la smart city e la domotica”. La nuova società del gruppo, specializzata nel cloud, è iNebula, che nasce per supportare le PMI con servizi sulla nuvola e per data center. “Siamo sempre stati interessati al mondo delle startup, e l’innovazione è nel nostro DNA. Fa parte della nostra storia e mission accogliere a bordo le tecnologie innovative più promettenti. Non ci riteniamo però solo scouter di innovazione, ma la promuoviamo al nostro interno come cultura aziendale”. La ITway Academy si occupa proprio di trasferimento tecnologico tramite percorsi formativi ad hoc.

Zucchetti: politica, finanza e innovazione la ricetta del successo

Antonio Grioli, Presidente del Comitato Direttivo Zucchetti, l’azienda al primo posto nell’IT italiana, parla di “strategia politica e sistema finanziario” come “leve fondamentali” per sviluppare l’innovazione e più in generale il sistema paese. Il digitale è ormai una scelta obbligata per essere competitivi, ma oltre alle idee buone bisogna creare un ecosistema di supporto. “La politica va svecchiata e l’innovazione, incluse le startup, devono essere favorite per far spiccare il volo al nostro bellissimo paese”. Il brand Zucchetti è sinonimo di eccellenza, e l’equilibrio tra tradizione e innovazione è importante nella cultura aziendale. “Siamo una realtà da 360 milioni di Euro di fatturato, lavoriamo con partner locali che hanno la capacità attraverso i nostri prodotti di offrire al cliente una soluzione customizzata per ottenere il meglio dalla tecnologia”. Con la sua presenza nell’ambito di Smau, l’azienda conferma di voler essere protagonista sul mercato, ribadisce il proprio commitment a partner e clienti e sostiene un modello di business basato sulla prossimità. “L’innovazione crea posti di lavoro e si alimenta anche di startup e passione. Le nuove iniziative imprenditoriali vanno coltivate e supportate, tenendo presente che i progetti vincenti sono quelli che producono ricchezza e spostano l’orizzonte del business”.

Social Ned, la via di Top Media alla collaborazione aziendale

Top Consult, nata nel 1987, è stata “una delle prime società italiane a intuire le potenzialità della gestione elettronica dei documenti”. La società si occupa di gestione documentale, ambito nel quale tradizionalmente si è fatto ricorso alle email per consentire agli utenti di intervenire nei processi aziendali. I messaggi di posta elettronica però sembrano poco adatti a un uso lavorativo, perché ai documenti utili si mescolano tutti quelli che arrivano dallo spam. “Il risultato classico è che l’utente seleziona e cancella anche i messaggi che invece sono importanti. Per noi la email serve come strumento di comunicazione, non di processo – ci spiega Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore della compagnia. Da qui, l’idea di offrire un social network per uso interno alle aziende, con spazi virtuali di conversazione e aree di lavoro per condividere i contenuti”. Le persone sono già abituate ai social network al di fuori dell’azienda, perché quindi non trasferire quelle stesse logiche all’interno della compagnia, garantendo la sicurezza? TopMedia Social Ned è appunto la risposta a questa domanda, per “favorire la collaborazione e navigare ovunque”, evitando di esporsi ai rischi cui invece è vulnerabile la normale email.

APC by Schneider Electric tra energia e Datacenter Infrastructure Management

APC by Schneider Electric è lo “specialista” dell’utilizzo ottimale delle risorse energetiche. “Siamo da sempre impegnati nell’offrire sistemi di business continuity e infrastrutture data center, che oggi devono essere ripensate secondo logiche di modularità, scalabilità e convergenza. Questa convergenza deve avvenire a sua volta tra energia, potenza di calcolo e software, con piattaforme di Datacenter Infrastructure Management”, ci spiega Vincenzo Spagnoletti – Direttore Data Center, Secure Power & IT Partner, Schneider-Electric. La business continuity oggi è strettamente collegata alla gestione delle macchine virtuali, che devono poter essere trasferite da un datacenter a un altro. La continuità del business, a partire dal network e dall’infrastruttura, è uno degli imperativi del business. “In APC Schneider Electric abbiamo sviluppato competenze elevatissime con un’architettura elastica, flessibile e modulare che si adatta a datacenter di qualunque dimensione e può integrarsi nel cloud”. APC ha presentato a Smau anche un nuovo programma di canale, che ribadisce l’impegno verso i reseller e per aumentare i margini.

Aruba svela Business: le soluzioni professionali per partner e rivenditori

Seltris: “Con TDox ottimizziamo i processi in azienda”

AirWatch by VMware: nuova spinta alla mobilità aziendale

L'articolo Smau 2015: innovazione e startup al centro della scena proviene da Data Manager Online.

Top Consult presenta a SMAU Milano 2015 (Stand B18, Padiglione 2 FieramilanoCity) “L’Utente Collaborativo”, una serie di nuove soluzioni per la gestione collaborativa e senza e-mail dei processi aziendali strutturati e non strutturati.

L’Utente Collaborativo si concretizza in tre soluzioni collaborative di TopMedia Social NED, la nuova piattaforma enterprise che ha “rivoluzionato” il modo di fare gestione documentale applicando, per la prima volta sul mercato, i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration, puntando al traguardo del Social Business. Tramite interfacce smart (facili da usare come uno smartphone, oggi utilizzato da tutti nel tempo libero) le soluzioni sono fruibili dall’utente ovunque si trovi: su PC, notebook, mobile o web.

Per i processi non strutturati in cui è coinvolto, l’utente usa il modulo Groupware con il quale realizza un Social Network Aziendale sicuro e protetto per creare, condividere e archiviare documenti nei gruppi di lavoro collaborativi. Per i processi strutturati, con i moduli CaseFlow (per la gestione delle pratiche e del workflow utente) e Workflow (per i workflow di processo) l’utente gestisce in forma collaborativa anche il flusso dei documenti all’interno dei processi di lavoro; si gestiscono così pratiche collaborative (ad esempio pratiche di vendita o di realizzazione commesse) e si usa il workflow collaborativo per automatizzare un processo di business che coinvolge più utenti e interagisce con altri processi.

“Nei processi aziendali – afferma Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top Consult – le nostre soluzioni collaborative consentono di dare flessibilità agli utenti, ma nello stesso tempo di tenere sotto controllo le attività. Oggi sul mercato al centro delle soluzioni per i processi strutturati viene messo il workflow, che codifica le regole aziendali e l’organizzazione, creando un sistema che “automatizza” l’utente attraverso una serie di passi obbligati: questo approccio irrigidisce il suo lavoro e di conseguenza la stessa azienda. La nostra intuizione è stata quella di non mettere al centro il sistema ma le persone: rimuoviamo la rigidità dei processi aziendali e facciamo diventare “collaborativo” il sistema, mettendo al centro delle soluzioni l’Utente Collaborativo, sempre attivo, partecipe e informato”.

Il principale strumento di lavoro dell’Utente Collaborativo è la Home Page, personalizzabile secondo le sue esigenze, che gli permette di tenere sotto controllo gli ambienti collaborativi in cui è coinvolto: gruppi di lavoro, pratiche e workflow. Ogni utente può organizzare la sua Home Page tenendo in evidenza i gruppi e le pratiche “preferite”, avere a disposizione le ricerche che effettua più frequentemente e la bacheca nella quale si aggiornano in continuazione i messaggi e le notifiche degli ambienti collaborativi dei quali è “follower”.

E’ un nuovo modo “smart” di lavorare, che consente di velocizzare i processi aziendali strutturati e non, annullare le barriere comunicative e potenziare l’ERP aziendale che di solito non dispone di strumenti collaborativi e usa la posta elettronica per avvisi ed allerte agli utenti, posta che deve essere gestita e conservata a parte con notevole aggravio di tempi e costi.

Workflow e Pratiche diventano collaborativi: come introdurli in azienda?

Workshop gratuito Top Consult: venerdì 23 ottobre, ore 11.00, Smau Arena Fatturazione Elettronica Pad. 2

Le aziende devono oggi investire nelle soluzioni collaborative. Ma, dato l’impatto di queste sull’organizzazione, come introdurre praticamente in azienda il nuovo modo di lavorare? Top Consult, partner dell’Osservatorio Collaborative Business Application della School of Management del Politecnico di Milano, propone un metodo di azione per farlo a prezzi e tempi definiti. Prima la consulenza professionale dei ricercatori del Centro Innovazione Digitale della Fondazione Politecnico di Milano che valutano i potenziali benefici in aree specifiche e progettano le modalità collaborative; poi la fornitura da parte Top Consult degli strumenti collaborativi di TopMedia Social NED in uso gratuito e in modalità cloud per la verifica del caso di studio.

Premio Innovazione Digitale Smau 2015: finalisti con Acque San Benedetto

Vinto a Smau Milano 2013 il Premio Innovazione ICT con un progetto documentale presso il Gruppo RINA, quest’anno Top Consult è in lizza come finalista del Premio con il caso di successo del cliente Acque San Benedetto.

Grazie al Sistema Documentale Top Consult, San Benedetto gestisce un ampio spettro di applicazioni chiave che rendono più veloci ed efficienti processi fondamentali dell’azienda, dai cicli attivo e passivo integrati con SAP alla conservazione sostitutiva di libri e registri, fino alla tenuta digitale del Libro Unico del Lavoro. Ora la nuova piattaforma enterprise TopMedia Social NED regge il peso di un enorme volume di oltre 26 milioni di documenti, tutti disponibili in linea, e apre la strada a nuovi progetti collaborativi per gruppi di lavoro.

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Nel 2012 Tirrenia, la storica società di navigazione marittima dello Stato, è stata privatizzata. Compagnia Italiana di Navigazione (CIN) si è aggiudicata la gara di privatizzazione acquisendo il controllo della società. Oggi Tirrenia-Compagnia Italiana di Navigazione, con sede legale a Cagliari e sede operativa a Napoli, 1.300 dipendenti e una flotta di 18 navi passeggeri e merci fra le più moderne del Mediterraneo, è leader in Italia e uno dei principali operatori marittimi europei. In particolare è titolare del servizio pubblico di collegamento con Sardegna e Sicilia e con le Isole Tremiti.

Tirrenia-CIN è ora impegnata in un ambizioso progetto di rinnovamento e di sviluppo, il Progetto Azienda Paperless imperniato sul ruolo fondamentale dell’IT e della Gestione Documentale mediante le soluzioni applicative progettate con Top Consult. “La nostra società – spiega Paolo Cozzi, CIO di Tirrenia-CIN – ha alle spalle una storia lunga e prestigiosa, ma a causa delle restrizioni imposte dal periodo di amministrazione straordinaria e prima del processo di privatizzazione, era rimasta per diversi anni ferma in una specie di limbo che per di più si aggiungeva alle logiche precedenti della gestione pubblica. Con il passaggio alla gestione privata a luglio 2012, c’è stato il rinnovamento del management e un nuovo forte orientamento al mercato. La gestione elettronica dei documenti acquista in questo quadro una connotazione particolarmente rilevante: al centro della nuova filosofia di gestione c’è la creazione di processi aziendali e manageriali più innovativi e digitalizzati, che eliminano sempre più il tradizionale ricorso all’uso della carta”.

Con il recente trasloco dalla vecchia sede – ubicata in un palazzo storico di Napoli – a una nuova location più moderna e funzionale ma dotata di minori spazi ad uso di archivio, Tirrenia-CIN ha inoltre condotto una massiccia operazione di dematerializzazione dei vecchi archivi rendendoli disponibili in formato digitale. Evitando così tutti i problemi di spazio e di stoccaggio, ma anche – mediante le nuove procedure digitali – la produzione in pochi anni di una nuova montagna di carta. Al di là del contenimento dei costi legati alla produzione e gestione della carta, c’è infatti un ragionamento strategico connesso alle problematiche di processo: mentre la carta impone di lavorare in un certo modo, lento e superato, le aziende moderne che si muovono sul mercato devono essere sempre più flessibili e reattive, e le tecnologie digitali sono l’unico reale abilitatore di processi più rapidi ed efficienti.

“La gestione documentale è presente in Tirrenia con i sistemi Top Consult già da una decina d’anni; dato l’ottimo rapporto di partnership, nel 2012 abbiamo deciso di continuare direttamente la collaborazione, accelerando così i processi di rinnovamento ed estendendo la gestione elettronica dei documenti a diverse nuove aree applicative. Alla fine dell’anno scorso, è stata installata la nuova piattaforma TopMedia Social NED, avviata la migrazione delle applicazioni e studiati nuovi progetti innovativi. Gli utenti usano i documenti elettronici per il loro lavoro quotidiano: non c’è quindi digitalizzazione statica del documento che rimane in archivio, ma gestione “viva” nei processi di lavoro”.

L’integrazione fra sistema documentale Top Consult e gestionale SAP è già funzionante, sia nel ciclo passivo (dove si automatizza il lavoro dell’Ufficio Acquisti, si archiviano fra l’altro le fatture elettroniche a norma) sia in quello attivo (con la conservazione digitale a norma dei documenti fiscali, comprese fatture elettroniche PA e non, e la gestione di DDT, biglietti passeggeri, polizze merci, corrispondenza). Per le fatture elettroniche PA viene usata l’apposita soluzione Top Consult, che archivia le fatture, le firma, le spedisce allo SDI e ne monitora la ricezione, effettuando poi la conservazione digitale a norma.

Nel settore del Personale, il Libro Unico del Lavoro del personale non viaggiante è interamente digitalizzato e conservato in modo sostitutivo. I dipendenti potranno consultare online il cedolino stipendio sul portale Intranet, che colloquia in modo integrato e trasparente con il sistema documentale. Sempre in questo settore è digitalizzata tutta la corposa documentazione del personale navigante, con alert sulle scadenze di certificati e corsi obbligatori per legge. Un’altra importante applicazione è la riorganizzazione dell’Ufficio Postale interno, con la digitalizzazione della corrispondenza, la sua distribuzione in forma elettronica e la conservazione digitale, il tutto mediante TopMedia Social NED.

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Top Consult ha rilasciato in questi giorni le nuove soluzioni collaborative di TopMedia Social NED, la piattaforma enterprise che ha cambiato radicalmente il modo di fare gestione documentale. Si tratta di Pratiche Collaborative e Workflow Collaborativo che – assieme al Groupware, già sul mercato ma potenziato per l’occasione – concretizzano il concetto di Utente Collaborativo. E’ questo un modo nuovo e più evoluto di lavorare nei processi aziendali strutturati e non, mediante strumenti social e collaborativi: niente e-mail, ma lavoro di gruppo, bacheca e notifiche.

Mediante una home page personalizzata l’utente tiene sotto controllo tutti gli ambienti collaborativi in cui è coinvolto; opera su PC, notebook, mobile o web; pratiche e flussi sono archiviati con tutta la loro “storia”. Il nuovo modo “smart” di lavorare apporta grande flessibilità e consente di tracciare e velocizzare i processi, annullare le barriere comunicative e potenziare l’ERP aziendale, che di solito non dispone di strumenti collaborativi e usa l’email per avvisi agli utenti, posta che deve però essere gestita e conservata a parte con aggravio di tempi e di costi.

Per illustrare l’Utente Collaborativo e le sue applicazioni, Top Consult ha organizzato con la partecipazione di Fondazione Politecnico di Milano una serie di seminari gratuiti di tipo pratico e dimostrativo: Milano (28 maggio), Torino (9 giugno), Genova (11 giugno) e Bologna (18 giugno). Stefano Mainetti, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Collaborative Business Application della School of Management del Politecnico di Milano (di cui Top Consult è partner), spiegherà perché è necessario per le aziende investire nel Collaboration, come introdurlo nell’organizzazione, quali sono i benefici correlati, in base ai risultati della ricerca 2014-2015. Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top Consult, illustrerà le nuove soluzioni applicative dell’Utente Collaborativo per i processi non strutturati (Groupware) e per quelli strutturati (Pratiche Collaborative e Workflow Collaborativo), gli strumenti disponibili e i vantaggi misurabili.

Ai partecipanti ai seminari verranno offerte in prova gratuita le nuove soluzioni collaborative TopMedia Social NED e presentato un pacchetto congiunto Fondazione Politecnico di Milano-Top Consult per introdurre in pratica nelle aziende il nuovo modo di lavorare, con tempi e costi certi.

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