Essere GDPR compliant con tecnologie all’avanguardia. Questo è oggi il mantra di Canon. La compagine B2B del marchio conosciuto per le innovative soluzioni di stampa è impegnata da tempo nello studio di nuove proposte nel campo della dematerializzazione e della stampa che adottino le più recenti novità in ambito software, rispettando le normative internazionali sulla protezione dei dati. Davide Balladore, product business developer manager di Canon Italia, ci ha chiarito meglio la strategia di business della multinazionale. «Il lato forse meno conosciuto di Canon, quello B2B, negli ultimi anni ha potenziato le sue possibilità di intervento, grazie a una serie di acquisizioni mirate. Oggi, abbiamo in portafoglio una serie di proposte che, lato cloud, sono davvero interessanti per clienti di qualsiasi dimensione. Pensiamo a Therefore Online, che consente di lavorare in completa mobilità e sicurezza, sfruttando proprio la nuvola e i vantaggi che da essa derivano».

SOLUZIONI INTEGRATE

Utile, avendo accennato alla vastità dei pubblici potenzialmente servibili dalla piattaforma, capire in che modo Canon divide la clientela, almeno in termini di grandezze e punti di contatto. Ancora Balladore: «Serviamo con il canale corporate i soggetti sopra i 250 milioni di euro di fatturato mentre per le PMI ci affidiamo a una rete di partner che promuovono i nostri prodotti. Ci tengo a dire che il network in questione è composto da operatori certificati attraverso il programma Business Process Optimization, che forma i partner al meglio, così da renderli autonomi nell’offerta della tecnologia». La variegata attività di Canon sul cloud si divide idealmente in due flussi: la gestione del documentale e quella dei processi di stampa. Quest’ultimo si traduce in uniFLOW online, un software di Output Management basato su Windows Azure, che permette di seguire gli asset di stampa senza necessità di un server on-site. Come spiega Davide Balladore: «Spesso c’è la convinzione che la nuvola sia un approccio produttivo ma poco sicuro. Il motivo è semplice visto che non essendo fisicamente posizionato in un luogo in azienda, i manager pensano che l’assenza di server si traduca in dati che vagano incontrollati nell’infosfera digitale. Non è così, e non lo è soprattutto per Canon che pensa sin dal principio le proprie soluzioni con un alto grado di protezione, mettendo nelle mani dei responsabili tutti gli strumenti per capire dove sono i file, chi ne ha accesso e a chi vengono trasferiti, in ogni momento».

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PROTEZIONE E SCALABILITÀ IN CLOUD

Vista in quest’ottica, la sicurezza che arriva dal cloud sembra non rappresentare quella barriera al lavoro flessibile a cui molti si rifanno, restando ancorati al passato. «Proprio così» – prosegue Balladore. «Non bisogna mai smettere di fare educazione sull’architettura che sottende il cloud, perché anche se alcuni clienti la percepiscono ancora come poco sicura, è consolidato come il cloud per le imprese sia sinonimo di protezione, economia e scalabilità». Detto ciò, viene da chiedere quanto le aziende nostrane siano effettivamente calate nel mondo del flexible working, inteso come paradigma che poggia i suoi pilastri sull’accesso ubiquo e mobile alle risorse di lavoro. L’esperienza di Canon in materia è utile: «C’è una chiara distinzione tra le grandi strutture e le piccole e medie imprese. Le prime spesso adottano soluzioni di cloud privato, inteso come migliore tecnologia al minimo rischio. Quindi direi che la cloudizzazione ha raggiunto qui un’adozione consapevole. Le PMI vivono di metriche decisionali differenti, più snelle e veloci. Dunque è più semplice far passare il messaggio del cosiddetto cloud pubblico, peraltro in un momento favorevole come quello che ci porta verso la fattività del GDPR, che vuol dire fatturazione elettronica, rispetto della privacy, prevenzione al cybercrime. Aspetti diversi di un’unica standardizzazione, che nel cloud trova il suo completamento naturale».

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Cosa hanno in comune lo Spazio infinito e una compagnia come Ricoh? Molto se si basa il sillogismo su tradizione e innovazione. L’Universo è ciò di più antico che l’uomo conosce nella sua millenaria storia eppure la sua scoperta si deve prettamente all’evoluzione di strumenti e infrastrutture, capaci di esplorare lo sconosciuto.

La scelta di Infini.to, Planetario di Torino e Museo dell’Astronomia e dello Spazio quale location per spiegare in che modo un cliente di Ricoh, PRT Group, ha beneficiato delle tecnologie della multinazionale non è dunque banale anzi, rende bene l’idea di come lo sviluppo ponderato ma continuo abbia permesso di compiere balzi importanti nella rivoluzione dei processi di stampa e non solo.

Il core business di PRT è la comunicazione di business, con un focus sull’hybrid mail nei principali mercati postali. La soluzione più conosciuta, e apprezzata a livello internazionale è PostaPronta, nata dieci anni fa da un’idea di una piccola azienda romana e migliorata nel tempo, sia nella parte backend che frontend.

Ad aprire quello che è un grande case-history è Riccardo Pesce, amministratore delegato di PRT Group: “Oggi si parla molto di customer experience e customer journey, concetti che per noi sono sempre esistiti come mantra fondamentale, la luce da cui far partire tutto. Crediamo fortemente nell’utilizzo della tecnologia ma solo se al centro ha sempre le persone. Sono gli individui le risorse più importanti, che riescono a trovare le risposte ai principali problemi, ideare i progetti migliori per i clienti e portare in avanti la strategia. Ciò ha portato PostaPronta ad affermarsi in Italia e all’estero, dalla Francia all’Olanda, dalla Spagna al Giappone e USA”.

Lorenzo Clerici parla delle partnership di @RICOHItalia tra cui con PRTGroup #postapronta pic.twitter.com/Mk0rxEVk7E

— Data Manager Online (@datamanager_it) 9 aprile 2018

La quasi centenaria storia di PRT viene ripercorsa da Dario D’Urso e Federico Tornielli, CEO di PRT America e General Manager: “Dal 1921, anno dell’avvio della fondazione di graphic art and printing, abbiamo vissuto tutte le innovazioni dei processi di stampa, dai moduli continui al laser fino al consolidamento del print service provider. Oggi PRT Group, output management company, è presente con uffici a Denver, New York, Parigi, Torino, Firenze e Formello”.

L’accordo Ricoh-PostaPronta, risalente al 2016, ha portato la comunicazione on demand sui dispositivi office multifunzione, che abilitano una serie di utilizzi sempre più essenziali. Pensiamo al mobile, all’Internet delle Cose, al cloud e allo smart working. Contesti che per Ricoh si traducono nel digital workplace, un insieme di servizi che semplificano le attività dentro e fuori l’ufficio. “PostaPronta è uno dei risultati del lavoro che con i nostri partner portiamo avanti con estrema convinzione – afferma Giancarlo Fusetti, Sales Specialist Commercial Printing di Ricoh Italia – trasformando una semplice stampante in un mondo di accessi differenti, in grado di avere ancora un senso nell’era della digitalizzazione”.

Con PostaPronta, il documento scansionato dalla multifunzione viene gestito tramite app sul pannello e spedito al software installato sul PC. In poco tempo, avviene il trasferimento a PRT Group e quindi la stampa e la postalizzazione fisica. Insomma con un paio di click si ottiene sia il file digitale che quello cartaceo inviato al destinatario.

Lato hardware c’è da ricordare l’arrivo della Pro VC60000, che si pone come scelta peculiare nel mercato dell’inkjet professionale. Ricoh considera la macchina una versione 2.0 delle tradizionali offset. Il motivo? “Si tratta di un dispositivo che prescinde dai costi e dai consumi e che può essere sfruttato per utilizzi differenti, con un qualità oltre la media – dice Fusetti – il vantaggio è nella natura intrinseca della conversione in bit, che dona all’oggetto una versatilità unica. Ciò, unito all’implementazione di nuove tecnologie e alla finalizzazione delle presenti, restituisce un prodotto capace di rispondere a tutte le necessità di un’azienda moderna”.

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Aruba rafforza ulteriormente la propria Mobile First Architecture con innovazioni in ambito assurance e analytics basate su intelligenza artificiale (AI) che abilitano il networking autonomo, e con nuove partnership per la realizzazione di esperienze Workplace più smart.

Per aiutare le organizzazioni IT a migliorare la user experience e assicurare la resilienza del business durante il percorso di adozione della mobilità, dell’IoT e del cloud, Aruba ha introdotto NetInsight, soluzione per assurance e analytics basata su AI che ottimizza le performance di rete. Aruba ha aggiunto all’ArubaEdge Technology Partner Program una nuova categoria di partner specializzati in smart digital workplace, che comprende aziende leader nel Corporate Real Estate (CRE), produttori di arredamento connesso e vendor di tecnologia, per creare una nuova generazione di esperienze workplace che supportino in maniera sicura IoT, automazione degli edifici e servizi location-based personalizzati per dipendenti e visitatori.

Ottimizzazione delle performance di rete: NetInsight ha capacità di assurance e analytics basate su AI

Le organizzazioni IT devono oggi risolvere le sfide della gestione di ambienti dinamici e imprevedibili, con tool progettati per gestire le infrastrutture non per migliorare la user experience. I professionisti IT hanno dunque bisogno di strumenti moderni che anticipino gli inconvenienti relativi alle prestazioni, forniscano insight su possibili cause, raccomandino le modifiche di configurazione capaci di ottimizzare la rete prima che vi possano essere impatti sugli utenti o sul business.

Per affrontare queste sfide, Aruba ha ampliato le capacità di assurance e analytics della propria Mobile First Architecture con la nuova soluzione NetInsight. Essa si avvale di tecniche di machine learning per monitorare ininterrottamente la rete, restituire insight in presenza di anomalie e consigliare i passi adatti per ottimizzare la rete nei confronti dei moderni dipendenti mobile-first e dei dispositivi IoT workplace-critical sulla base degli specifici dati relativi alla connettività utente e agli attributi delle performance RF.

L’Università di Washington è un cliente Aruba particolarmente impegnato nell’offrire una user experience positiva nei propri campus, nei propri ospedali e nelle proprie cliniche. Con oltre 12.000 access point Wi-Fi e più di 150.000 dispositivi quotidianamente collegati alla rete, le sfide della gestione delle performance sono una preoccupazione concreta a causa delle dimensioni dell’ambiente, dell’imprevedibilità dei pattern di utilizzo e della vasta gamma di applicazioni sensibili alle prestazioni.

“Ospedali e campus digitali oggi dipendono sempre più da applicazioni complesse, dispositivi smart e utenti mobili che si aspettano di disporre di connettività ovunque”, dichiara David Morton, Director, Networks and Telecommunications dell’Università di Washington. “Utilizzando Aruba NetInsight, abbiamo ottenuto accesso ai dati di rete completi di visualizzazioni dei flussi e informazioni analitiche che ci aiutano a intraprendere decisioni critiche per ampliare o aggiungere copertura, come Wi-Fi esterno per gli edifici di nuova costruzione. Possiamo, inoltre, convalidare lo stato prima e dopo gli impatti dei cambiamenti di rete in modo da fornire proattivamente la miglior user experience possibile”.

Un ecosistema di partner affidabili per costruire lo smart digital Workplace

L’adozione della mobilità, del cloud e dell’IoT sta cambiando il futuro del lavoro imponendo un approccio al networking all’insegna dell’autonomia. Gli edifici smart, con la loro efficienza elevata e il ricorso all’IoT, si stanno intersecando con gli ambienti digital Workplace di tipo mobile-first. Questo nuovo paradigma sta dando vita a uno smart digital Workplace che deve offrire esperienze sicure, affidabili, ottimizzate e personalizzate capaci di promuovere la creatività, la collaborazione, la velocità e la libertà dei dipendenti.

Facendo leva sulla propria Mobile First Architecture, Aruba ha ampliato l’iniziativa ArubaEdge Technology Partner Program con una nuova categoria di partner comprendente società operanti nel Commercial Real Estate (CRE), nell’arredamento connesso e nelle nuove tecnologie. Insieme ad Aruba, tutti questi nuovi partner realizzeranno Workplace moderni che fondono location, mobilità degli utenti finali e connettività protetta con il contesto sensoriale dell’IoT Enterprise. Queste esperienze vanno dalla personalizzazione dell’ergonomia e dell’illuminazione del workspace alle comunicazioni mobili unificate, sale conferenza automatizzate, manutenzione preventiva delle apparecchiature e conservazione automatica dell’energia; tutto su una singola infrastruttura.

“I consumatori si aspettano esperienze trasparenti in tutto ciò che fanno e questo comprende il luogo di lavoro”, afferma Sandeep Davé, Chief Digital and Technology Officer, Global Workplace Solutions di CBRE. “I nostri clienti, nel cercare di attirare e mantenere al loro interno il personale migliore, ritengono che sia importante riuscire a dare un’esperienza di workplace di livello superiore. Si rivolgono a CBRE per ottenere servizi esperienziali e un workplace digitale, cosa che facciamo per mezzo di CBRE 360, proposta di servizi resa possibile da tecnologie avanzate. Esiste un forte allineamento tra l’obiettivo di CBRE – creare una nuova generazione di ambienti di lavoro integrati con servizi per gli immobili – e la strada intrapresa da Aruba verso lo smart digital workplace. Si tratta di un’area nella quale i nostri team hanno collaborato e si aspettano di ricavare ulteriori sinergie in futuro”.

“Le aziende stanno rivalutando le proprie strategie immobiliari per allinearsi meglio al futuro del lavoro e renderlo possibile”, commenta Francisco J. Acoba, Managing Director e U.S. Lead – Global Real Estate Transformation di Deloitte Consulting LLP. “Lo smart digital workplace è un importante punto di differenziazione per le aziende impegnate ad attirare, mantenere e far crescere il talento. Il futuro del lavoro verrà definito dalle esperienze di smart workplace, e i leader del Corporate Real Estate insieme con le loro controparti IT dovrebbero iniziare a pensare come la mobilità e l’IoT enterprise trasformeranno lo spazio fisico degli uffici”.

“Quel che costituisce un’ottima esperienza di workplace sta evolvendo con l’aggiunta del digitale e dei dati”, sottolinea Jeff Gibson, Director of Advanced Business Development di Herman Miller. “Le persone hanno bisogno di una varietà di ambienti per lavorare e i layer digitali che stiamo proponendo aiutano a massimizzare l’esperienza. Stiamo collaborando con Aruba per creare uno scenario dove accessori e dispositivi connessi al cloud possano essere utilizzati per supportare un’esperienza digitale di tipo mobile-first. Dati e insight possono essere messi a frutto dalle aziende per un utilizzo efficiente dello spazio e per massimizzare il potenziale delle performance”.  

Collaborazione migliorata e produttività trasparente all’interno del workplace

In numerose aziende digitali sono utilizzate simultaneamente due o più applicazioni collaborative, come Skype for Business per le chiamate vocali e la condivisione dei desktop, e Zoom per le videoriunioni e l’uso di dispositivi mobili e per sale conferenze. Il focus di Zoom sull’assenza di attrito nei meeting condotti tra sale conferenze e spazi di riunione è allineato con l’attività di Aruba per lo smart digital workspace.

“Il luogo di lavoro si è evoluto in esperienze nelle quali persone, contenuti e strumenti devono interagire in modo trasparente”, aggiunge Eric Yuan, Chief Executive Officer di Zoom. “I sistemi di conferenza Zoom per ambienti mobili, desktop e software favoriscono queste esperienze permettendo ai tool più adatti di funzionare insieme. Questa apertura è una boccata di ossigeno per i clienti che per anni non hanno avuto altra scelta se non acquistare reti e sistemi di telepresenza da un unico vendor”.

Per offrire una ricca varietà di soluzioni sperimentate per la produttività dei workplace digitali e per l’IoT Enterprise, Aruba ha ampliato ArubaEdge Technology Partner Program aggiungendo partner specializzati in smart digital workplace, come AccelTex, HPE Pointnext, Lunera, Patrocinium e SpaceIQ, a un elenco che già comprendeva Envoy, Robin e Teem. Questi partner producono soluzioni integrate che sfruttano una combinazione di servizi location-based e gestione sicura dell’IoT enterprise per dare vita a workplace digitali personalizzati e automatizzati.

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Le aziende che investono in tecnologie digitali a favore dei propri dipendenti vengono premiate con un aumento della produttività. Questo è quanto emerge dal nuovo studio pubblicato da BT: People, productivity and the digital workplace – 2018.

Il rapporto, basato su un sondaggio fra 1100 dirigenti aziendali e 600 responsabili IT di 11 mercati globali in tutto il mondo, ha evidenziato che la grande maggioranza (nove su dieci) degli intervistati concorda sul fatto che i tool mobili e i servizi di collaboration migliorano la produttività sul posto di lavoro – nel 2015 il dato era invece di sei su dieci.

Aumentare la produttività è l’obiettivo di molti programmi di trasformazione digitale e trova il supporto dei dipendenti. Tuttavia, il rapporto ha rilevato che solo un quarto dei dirigenti descriverebbe la propria esperienza digitale attuale come “eccellente”. La maggioranza (otto su dieci) ha affermato che se fossero stati amministratori delegati, la crescita della produttività sarebbe stata la loro priorità (rispetto al 57 per cento nel 2015).

Il report suggerisce che il miglioramento della produttività del personale si basa su  cinque semplici elementi: un ambiente di lavoro sempre più video connesso; modalità di lavoro e collaborazione più semplici al di fuori dall’ufficio; app aziendali, servizi di messaggistica istantanea e dispositivi migliori.

Alla domanda su cosa avrebbe aiutato i dipendenti a lavorare in modo più efficace in ufficio, il 63 per cento dei dirigenti ha risposto “un wi-fi migliore” rispetto al solo 28 per cento che ha indicato “più sale riunioni”. Il 39 per cento ha detto “schermi interattivi di smart collaboration” e il 32 per cento “sale video”.

Dalla ricerca emerge che la funzione IT è favorevole ad apportare i miglioramenti richiesti, ma ha sempre più bisogno di supporto. Il 76% dei responsabili IT ha affermato che “i dipendenti spesso non capiscono quanto sia difficile far funzionare efficacemente i servizi IT” (rispetto al 67 per cento del 2015). Inoltre considerano che, quella di offrire un’esperienza digitale ai dipendenti, sia l’ennesima richiesta che si aggiunge alla già lunga lista di cose “da fare”. Ad esempio, la metà dei responsabili IT ha affermato che i loro sistemi di videoconferenza necessitano di aggiornamento, rispetto al 38 per cento del 2015. Il sessantacinque per cento degli intervistati ha dichiarato di aver bisogno di creare app mobili in modo che i dipendenti possano utilizzare i sistemi e i processi aziendali interni ovunque si trovino, rispetto al 41 per cento del 2015. I sistemi di convergenza voce e dati – considerati un decennio fa  la tecnologia del momento – non sono ancora realtà. Sei su dieci responsabili IT hanno affermato di essere ancora in fase di progettazione per la “convergenza” – primo cruciale passo del processo di trasformazione digitale della loro azienda.

I responsabili IT stanno dando priorità agli investimenti nel cloud per supportare i servizi di collaboration e quelli mobili. La metà di loro utilizza già la collaboration basata sul cloud e il 65 per cento prevede di aggiornare i servizi di messaggistica istantanea, video e audio. L’ottantaquattro per cento dei responsabili IT ritiene che “nel prossimo futuro il cloud diverrà il principale modo di fornire servizi di collaborazione”, rispetto al 54 per cento nel 2015.

Andrew Small, vicepresidente, Unified Communications e CRM, Global Services, BT, ha dichiarato: “La nostra ricerca ci dice che esiste un modo semplice per aumentare la produttività sul posto di lavoro che non prevede la ristrutturazione degli uffici. Si può raggiungere un modo di lavorare innovativo e smart con l’utilizzo di tool mobili e di collaboration implementati come servizi cloud-based supportati da connettività wireless. I nostri team specializzati di consulenti professionali possono aiutare i clienti a progettare e implementare soluzioni adatte alle loro esigenze. La trasformazione digitale può sembrare scoraggiante, ma garantire ai dipendenti di poter contare su un’eccellente esperienza mobile e di collaboration è un ottimo punto di partenza. “

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di Luca de Piano

Certamente non sono pochi i vantaggi che la trasformazione digitale sta dando alle aziende. Ma senza dubbio l’evoluzione apportata da cloud, mobile, Internet of Things e social sta determinando anche un aumento delle possibili vulnerabilità in azienda, che spinge per una rinnovata attenzione alla sicurezza. E impone anche un approccio più ampio, che vada oltre la classica tendenza a gestire il workflow di dati e informazioni concentrandosi su computer e processi online. Perché spesso ci si dimentica che l’intero ufficio è interessato dalla presenza capillare di informazioni di valore, e che proprio i luoghi in cui le persone interagiscono con documenti e sistemi è quello più vulnerabile a livello di sicurezza aziendale. Se da una parte si riconosce l’esigenza di proteggere laptop, smartphone e altri endpoint, dall’altra si trascura spesso il fatto che dispositivi come le stampanti o i multifunzione, gli MFP, possono rappresentare potenziali punti di accesso per le minacce alla sicurezza, se non adeguatamente gestiti.

STRATEGIA DI SICUREZZA

«Esattamente come i PC e i server, stampanti e MFP operano in rete, possono collegarsi a Internet e conservano i dati nei loro hard disk. Per questo, l’utilizzo di questi dispositivi in azienda richiede la valutazione di una serie di parametri inseriti nel più ampio contesto della strategia per la sicurezza, studiata per proteggere la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei sistemi collegati in rete» – fa notare Maurizio Basile, document solutions director di Canon Italia. Ma non solo: la ricerca Office Insights, commissionata nel 2017 da Canon e condotta da Breaking Blue su un campione di oltre 2.500 interviste in 24 paesi di tutto il mondo, ha rivelato che oltre il 50 per cento degli interpellati ha espresso seria preoccupazione riguardo al fatto che le persone spesso lascino i documenti riservati incustoditi su stampanti o copiatrici. L’indagine ha anche rivelato che quasi un manager su due (il 47 per cento) dell’area EMEA è consapevole del fatto che molti documenti vanno persi all’interno dell’azienda, mentre un ulteriore 46 per cento sa che i dipendenti smarriscono i documenti all’esterno dell’azienda: visto che il 42 per cento dei documenti include informazioni sensibili, queste perdite possono essere significative.

#Digitalworkplace, la sicurezza in 4 fasi secondo #Canon Controllo e valutazione. Protezione. Scelta intelligente di dispositivi e sistemi di stampa. Adozione di una policy di #sicurezza
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APPROCCIO IN QUATTRO FASI

Che fare quindi? «Può essere utile adottare un approccio articolato in quattro fasi: controllo e valutazione, protezione, scelta intelligente di dispositivi e sistemi di stampa e infine adozione di una policy di sicurezza» – spiega Maurizio Basile. Più in dettaglio, dalla fase di controllo e valutazione si evince che i documenti non sempre contengono informazioni sensibili: cambiamenti e modifiche nella gestione dei processi documentali dovrebbero però focalizzarsi proprio su questa categoria di dati. Un’analisi attenta permette di individuare le eventuali lacune nella sicurezza documentale, così da dare priorità a quelle che causano i maggiori rischi. Passando alla protezione, bisogna accertarsi che i dispositivi siano connessi tramite una rete con un buon livello di sicurezza: un check-up può identificare i gap da colmare. Successivamente, la scelta intelligente di dispositivi e sistemi di stampa permette di decidere quali tecnologie si armonizzano meglio con le politiche di sicurezza e i metodi di autenticazione implementati. A questo proposito, si rivela molto utile la presenza delle funzioni “scan lock” e “follow-me” nei dispositivi multifunzione, nelle stampanti stand-alone e negli scanner, in modo da ridurre il rischio che le informazioni sensibili vengano lasciate incustodite. Infine, l’adozione di una policy di sicurezza può – per esempio – prevedere che gli hard disk dei dispositivi vengano cancellati prima del ricollocamento o della rimozione, oppure riguardare anche aspetti meno sofisticati ma altrettanto utili, come la policy del “clean desk”, che prescrive tra l’altro la distruzione dei documenti, che dovrebbe far parte delle pratiche quotidiane.

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La scommessa è ambiziosa. Ma Siav ha già dimostrato di saperci fare. La società padovana è infatti attiva da quasi trent’anni nella fornitura di software, soluzioni in cloud e servizi informatici per la dematerializzazione, la gestione documentale e per il miglioramento dei processi digitali, con un occhio di riguardo per l’Enterprise Content Management, ambito nel quale è l’unica azienda italiana citata nel relativo Quadrante Magico di Gartner e dove si caratterizza per l’approccio completo con la piattaforma Archiflow. Oggi la società è presente in Italia con cinque sedi, ha più di 170 persone e un fatturato 2017 vicino ai 20 milioni di euro. Ma soprattutto ha oltre 3mila installazioni nel mercato pubblico e privato, con clienti di primo piano nell’ambito della fascia medio-alta del mercato. Capitalizzando su questi successi, Siav ha deciso di allargare ulteriormente i propri orizzonti creando Silloge, un software di Enterprise Information Management creato ex-novo e realizzato interamente in Italia, con l’obiettivo di ottimizzare i processi e i procedimenti delle aziende e del settore pubblico, riunendo in un’unica piattaforma di digital workplace le funzioni di collaborazione, gestione documentale e workflow.

Fiducia nel futuro

“Con Archiflow abbiamo una posizione di leadership nel mercato italiano, e questo forte investimento in una piattaforma software totalmente nuova di classe enterprise ci consente di affrontare anche i mercati esteri, confidando nelle nostre capacità e guardando con fiducia al futuro, anche perché il mercato è oggi molto vivace”, sintetizza Alfieri Voltan, Presidente di Siav. Silloge, che mutua il suo nome dalle raccolte antologiche, e per questo presenta la curiosità di proporre all’utente in apertura un estratto di un componimento poetico, con circa un migliaio di poesie inserite, si pone come un innovativo digital workplace che unisce le funzioni di Enterprise Content Management e Business Process Management in un’unica piattaforma, con un’interfaccia semplice e intuitiva che offre massimi livelli di usabilità. La soluzione costituisce lo strumento ideale per rispondere al meglio alle esigenze degli enti pubblici e delle aziende, comprese quelle piccole e medie. Silloge è frutto di uno sviluppo iniziato nel 2016, come conferma Leonardo Bernardi, General Manager di Siav: “Forti delle solide competenze che ci riconosce il mercato, abbiamo deciso due anni fa di investire i nostri utili in un prodotto nuovo di Enterprise Information Management, pensato fin dall’inizio per tutti i tipi di cloud, cioè privato, pubblico o ibrido, e soprattutto sviluppato in open source, cogliendo anche la spinta verso queste tecnologie da parte sia della PA sia dei nostri clienti”.

Sviluppo open source

Silloge, che è disponibile e vanta già alcune installazioni, “prevede una seconda release in aprile, e una versione definitiva e completa di tutti i moduli entro la fine di quest’anno”, spiega Bernardi, sottolineando che “la piattaforma è stata ideata, sviluppata e prodotta in Italia dal nostro team di Ricerca e Sviluppo, che è attivo su tre direttrici principali: Silloge, Archiflow, che ha 15 anni di vita, e infine i prodotti innovativi o particolari”. Tra le caratteristiche salienti della nuova soluzione di Siav, vi sono “la logica a microservizi cloud ready containerizzati, l’interoperabilità, con grandissima attenzione all’integrazione, la fortissima attenzione alla sicurezza, con periodici audit da parte di aziende esterne, l’essere multicompany e multitenant con servizi che consentono di gestire organizzazioni complesse, e infine la caratteristica di essere user friendly ai massimi livelli, che la rendono accessibile sia dal top manager sia da chi ha compiti più operativi”, fa notare Alessandra Morelli, R&D Manager di Siav.

La spinta verso i partner

La società evidenzia anche che “grazie alle sue caratteristiche, Silloge è una valida soluzione anche per i system integrator che vogliono costruire con Siav una solida partnership tecnologica: l’utilizzo della tecnologia dei docker consente infatti l’attivazione progressiva delle funzionalità disponibili, e il set di funzioni programmabili via API ne fanno una soluzione facilmente integrabile con i sistemi informativi aziendali come ERP, CRM, prodotti per la conservazione digitale e altro”. A questo proposito, vi sono piani precisi: “Abbiamo iniziato a selezionare partner per seguire il mercato delle PMI e della PAL, che finora avevamo affrontato solo in maniera sporadica e non continuativa. Il numero massimo cui intendiamo arrivare è circa un centinaio, magari anche con partner specializzati in settori verticali. Dopo aver costruito la rete di partner italiana, l’anno prossimo prevediamo di affacciarci anche verso il mercato internazionale”, conclude Leonardo Bernardi.

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Da una nuova ricerca Ricoh emerge come la maggior parte dei manager delle Pmi italiane consideri l’agilità e la capacità di reagire velocemente ai cambiamenti requisiti fondamentali per cogliere nuove opportunità

Il miglioramento dell’agilità e della flessibilità è in cima all’agenda dei manager delle Pmi europee che vorrebbero innovare grazie al Digital Workplace. La maggior parte (86%) dei manager del campione d’indagine coinvolto in un nuovo studio commissionato da Ricoh afferma che il focus principale di quest’anno è appunto la flessibilità. In Italia la percentuale sale al 90%.

Nel nostro Paese il 41% del campione (una percentuale più bassa della media europea che si attesta al 51%) sta introducendo in azienda tecnologie che permettono di cogliere nuove opportunità e il 50%, in linea con la media del resto d’Europa, è convinto che senza innovazione tecnologica la propria azienda sia destinata al fallimento entro 5 anni.

A quali tecnologie dare la precedenza?

I manager italiani delle Pmi danno priorità alle tecnologie che rispondono alle esigenze dei dipendenti. Sono convinti che l’automazione (76% del campione italiano; media europea: 72%), i data analytics (72% in Italia; media europea: 64%), il document management (83% in Italia; media europea: 62%) e le tecnologie per la collaboration tra cui la videoconferenza (64% in Italia; media europea: 56%) avranno un impatto molto positivo sul business.

Javier Diez-Aguirre, VP Corporate Marketing di Ricoh Europe, commenta: “Le Pmi europee puntano molto in alto. Come conseguenza del contesto di mercato, i manager vogliono assolutamente identificare nuove opportunità e sfruttare al massimo i trend del momento. Sono consapevoli del fatto che la flessibilità sia un requisito fondamentale per competere, fronteggiare i cambiamenti e utilizzare al meglio le tecnologie. Risulta chiaro come la flessibilità venga considerata dai manager delle Pmi una priorità assoluta e non una prerogativa delle grandi aziende”.

Grande fiducia nel Digital Workplace

La produttività e l’innovazione tipiche del Digital Workplace sono fattori chiave per il successo del business. L’89% delle Pmi italiane (la media europea è del 70%) afferma che la tecnologia è alla base della capacità di crescere ed espandersi e questo indica una grande fiducia nei confronti della trasformazione digitale.

Javier Diez-Aguirre conclude: “i manager delle Pmi non sono attratti da tecnologie come realtà virtuale o blockchain, ma danno priorità agli investimenti con un impatto diretto e chiaro sulla bottom-line. È opportuno considerare con attenzione in che modo la tecnologia possa permettere ai dipendenti di lavorare più velocemente e in modo più smart, rendendo così l’azienda agile e flessibile. In caso contrario, il rischio è quello di causare il fallimento del business mentre il resto delle imprese si espande ulteriormente nel mercato”.

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A cura di Javier Diez-Aguirre, Vice President, Corporate Marketing, Ricoh Europe

La sicurezza delle informazioni costituisce una delle principali sfide per la sopravvivenza e il successo delle aziende. Queste, infatti, sono in costante pericolo di cadere vittime di attacchi pericolosi, quali phishing, DDoS o ransomware. Il costo reale di questi attacchi può ammontare a milioni di euro. Secondo uno studio condotto dal Ponemon Institute nel 2017, il costo totale medio di un data breach è di 3,62 milioni di dollari.

Il mobile working e il lavoro flessibile pongono nuove sfide in questo ambito. Si stima che il 20% dei dispositivi mobile abbia subìto violazioni alla sicurezza e la percentuale è destinata ad aumentare. Con la rapida diffusione di nuove tecnologie e di ambienti di lavoro sempre più digitali, le aziende devono adottare le corrette misure per minimizzare i rischi.

Nello scenario della sicurezza le persone sono purtroppo l’anello debole della catena e questo gioca a favore degli hacker. Il phishing, ad esempio, fa leva sulla buona fede degli utenti, non è più confinato alle e-mail, ma trova nuovi modi di raggiungere il proprio target ad esempio tramite Whatsapp e altri social media. I dispositivi smarriti oppure rubati costituiscono una grave minaccia alla sicurezza dei dati e delle informazioni. Inoltre, le normative quali il GDPR obbligano le aziende a proteggere i dati in modo verificabile per tutto il loro ciclo di vita al fine di evitare pesanti sanzioni.

La sicurezza passa dal Digital Workplace

Ricoh sa quanto sia importante proteggere i dati sensibili. Si pensi ad esempio al settore Finance o a quello Sanitario che ogni giorno gestiscono dati mission-critical. Quando si implementano metodi di lavoro più flessibili, grazie ad esempio alla digitalizzazione, risulta opportuno integrare la sicurezza in ogni aspetto. I servizi e le soluzioni Ricoh consentono alle aziende di creare, condividere, stampare e archiviare documenti in totale sicurezza. Ad esempio, i servizi di Data Cleansing garantiscono che nessuna informazione personale o aziendale importante rimanga nella memoria delle stampanti multifunzione quando queste vengono dismesse. La sicurezza è parte integrante dell’intero portfolio dei nostri prodotti per il Digital Workplace.

Il Digital Workplace è un tassello fondamentale per le imprese di oggi e la sicurezza è un aspetto da integrare fin dalle prime fasi della trasformazione digitale. I vantaggi per l’azienda e i dipendenti sono molteplici: dalla riduzione dei costi di viaggio alla maggiore flessibilità lavorativa, alla possibilità di accedere a documenti utilizzando dispositivi con cui hanno grande familiarità.

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Da una ricerca condotta da Censuswide per conto di Ricoh coinvolgendo 3.600 dipendenti di aziende europee emerge un generale ottimismo nei confronti del Digital Workplace, con la quasi totalità del campione (98%) che si dichiara entusiasta o fiduciosa all’idea che nella propria azienda vengano introdotte nuove tecnologie.

Anche in Italia l’atteggiamento verso la digitalizzazione è molto positivo: i dipendenti italiani affermano che la disponibilità di tecnologie innovative per la digitalizzazione consentirebbe loro di risparmiare tempo, un risparmio quantificabile in 3,5 giorni al mese.

Dalla ricerca emerge come il campione italiano aspiri ad un ambiente di lavoro fortemente digitalizzato, con il 64% dei dipendenti confidenti nel fatto che l’innovazione tecnologica avrebbe un impatto davvero positivo sulla giornata lavorativa.

Javier Diez-Aguirre, VP Corporate Marketing di Ricoh Europe, commenta: “le aziende stanno perdendo una grande opportunità in termini di incremento della produttività a causa della mancanza di tecnologie e questo si ripercuote negativamente sui tempi di svolgimento delle attività. Dalla nostra ricerca emerge chiaramente come i lavoratori desiderino che la propria azienda li aiuti ad essere più produttivi. Le tecnologie portano vantaggi sia ai dipendenti sia all’azienda, consentendo di risparmiare tempo e di ridurre i costi grazie alla digitalizzazione e a modi di lavorare più smart”.

La quantità di tempo che i dipendenti europei ritengono di poter risparmiare ogni mese utilizzando la tecnologia per lavorare meglio, varia da paese a paese. In Francia, i lavoratori sono convinti che essa possa far risparmiare loro 1,8 giorni al mese, mentre in Russia si sale a 5,6 giorni, oltre un’intera settimana lavorativa. Il numero di giorni per ogni singolo paese è:

Javier Diez-Aguirre aggiunge: “I lavoratori hanno ben chiaro il ruolo positivo che le nuove tecnologie svolgono nella crescita delle aziende. Affinché ciò si concretizzi, i business leader devono comprendere a fondo in che modo la digitalizzazione possa aumentare la produttività, la flessibilità e l’agilità del business”.

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I lavoratori di tutta Europa mostrano grande ottimismo verso il Digital Workplace e vorrebbero che le aziende introducessero nuove tecnologie digitali per poter lavorare meglio ed essere più produttivi. C’è però un gap da colmare: il 40% del campione di una nuova ricerca Ricoh afferma che la mancanza di competenze frena l’innovazione tecnologica. Il 67% vorrebbe ricevere maggiore formazione e solo il 27% pensa che la propria azienda investa a sufficienza in questo aspetto.

Javier Diez-Aguirre, VP Corporate Marketing, Ricoh Europe, commenta: “In Europa c’è grande attenzione nei confronti della trasformazione digitale e dei suoi impatti sulla produttività. L’automazione e l’Intelligenza Artificiale cambiano il modo di lavorare, ma la mancanza di formazione riduce drasticamente il ROI. Le aziende devono tenere in considerazione le persone che utilizzeranno le tecnologie: gli investimenti risultano vani se non si aiutano i dipendenti a sviluppare le competenze necessarie”.

È significativo il fatto che il 34% del campione non si senta in grado di utilizzare correttamente anche le soluzioni hardware e software più semplici – come ad esempio Microsoft Office, le stampanti multifunzione e i pc – per non parlare poi delle nuove tecnologie quali i sistemi per l’automazione di processi complessi.

Inoltre, il crescente divario generazionale desta alcune preoccupazioni. Il 70% degli intervistati è convinto che i dipendenti più giovani siano maggiormente portati ad utilizzare le nuove tecnologie e, di conseguenza, il 33% teme di perdere il lavoro a breve.

Javier Diez-Aguirre, aggiunge: “Nonostante si parli spesso della possibilità di essere sostituiti da robot, i lavoratori europei vedono la tecnologia come una grande opportunità e non come una minaccia. In ogni caso non basta fare in modo che le persone acquisiscano maggiore sicurezza nell’utilizzo delle nuove tecnologie. L’implementazione del Digital Workplace richiede infatti competenze e capacità da parte dell’azienda di comprendere i bisogni dei dipendenti. Coinvolgerli e interagire con loro in ogni fase del progetto è quindi fondamentale”.

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