Qualche settimana fa Microsoft aveva rilasciato la prima beta pubblica di Office 2019 per Windows. Questa volta tocca alla versione Mac, che pure si rifà il trucco per più di qualche chicca interessante. Diciamolo subito: per usare la build per nulla definitiva serve comunque una licenza Office 2016 valida, altrimenti non si potrà accedere al download del pacchetto e alle nuove funzionalità. Detto questo, cerchiamo di capire quali sono i principali aggiornamenti apportati da Redmond al suo ecosistema di produttività in declinazione Apple.

Office 2019 per Mac include una serie di ribbon personalizzabili, strumenti per la pianificazione di email e nuovi grafici a imbuto per Excel. Per la maggior parte, le modifiche riguardano quegli elementi della barra condivisi dalle diverse applicazioni della suite, oltre ovviamente a miglioramenti specifici per sezione. Pensiamo alle rinnovate transizioni, al supporto per i modelli SVG e 3D e all’esportazione video 4K su Power Point; alle mappe in 2D e alle nuove funzioni matematiche su Excel; alle novità nella gestione della posta unificata su Outlook, che da il benvenuto alle @mentions, ai template predefiniti, all’invio programmato dei messaggi e alle ricevute di consegna e lettura.

Come sarà

Secondo Microsoft, Office 2019 per Mac, così come la versione Windows, sarà disponibile nella seconda metà del 2018. Potrebbe essere dopo l’estate o più verosimilmente in autunno, sta di fatto che molti degli update possono essere scoperti anche oggi stesso, grazie al programma di Insider per utenti Mac. Tutto ciò che serve è aprire una delle app di Office 2016 in uso e andare su Controlla Aggiornamenti (nel menu del punto interrogativo). Qui dovrebbe essere visualizzata la possibilità di iscriversi al programma di testing e di scaricare uno dei due pacchetti disponibili: Office Insider Fast o Office Insider Slow.

Quello che cambia è che il primo da accesso a tutte le novità della release, compresi eventuali crash ed errori, mentre il secondo contiene migliorie più limitate ma in un ecosistema più stabile. Vale la pena ricordare che non è possibile usare, in contemporanea, Office 2016 e Office 2019 beta, dunque se si vuole tornare indietro bisognerà disinstallare la build in preview.

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Poco prima del lancio, attesissimo, di Office 2019, un concorrente open-source, Softmaker, lancia la nuova versione della propria suite. Si tratta di FreeOffice 2018, una piattaforma che, secondo il produttore, offre finalmente una compatibilità estesa con Word, Excel e PowerPoint. Nel pacchetto gratuito (ne esiste anche uno a pagamento), si trovano Textmaker, Planmaker e Presentations, corrispondenti alle rispettive controparti di Microsoft.

Come al solito, il punto di forza è la possibilità di aprire e editare tipi di file open-source ma con l’aggiunta, determinante, del  supporto ai formati proprietari di Office, con un grado di integrazione più alto che mai. Oltre a ciò, l’esportazione di PDF ed Epub e l’accesso a estensioni precedenti, ad esempio il .doc, sostituito, anche se solo in parte, dal .docx.

Cosa può fare

“Dal nostro punto di vista, la nuova interfaccia e la migliore compatibilità con Microsoft Office rendono FreeOffice 2018 un must per chiunque – ha affermato Martin Kotulla, CEO di SoftMaker – chi cerca una suite a costo zero non può che puntare su di noi, visto ciò che la piattaforma è in grado di fare”. Nonostante sia in giro dal oltre 30 anni, SoftMaker non è riuscita mai ad andare oltre la notorietà presso la community degli amanti del software libero.

Eppure, nel corso degli ultimi anni, potrebbe esserci più di un motivo per passare a soluzioni del genere invece di pagare canoni salati per l’utilizzo di processori di testo per i quali esistono alternative interessanti. La differenza tra la versione gratuita e quella a pagamento è che la seconda include BasicMaker, un client di posta e il dizionario Berlitz, nessuno dei quali si pone come essenziale e motivo di update.

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di Luca de Piano

Certamente non sono pochi i vantaggi che la trasformazione digitale sta dando alle aziende. Ma senza dubbio l’evoluzione apportata da cloud, mobile, Internet of Things e social sta determinando anche un aumento delle possibili vulnerabilità in azienda, che spinge per una rinnovata attenzione alla sicurezza. E impone anche un approccio più ampio, che vada oltre la classica tendenza a gestire il workflow di dati e informazioni concentrandosi su computer e processi online. Perché spesso ci si dimentica che l’intero ufficio è interessato dalla presenza capillare di informazioni di valore, e che proprio i luoghi in cui le persone interagiscono con documenti e sistemi è quello più vulnerabile a livello di sicurezza aziendale. Se da una parte si riconosce l’esigenza di proteggere laptop, smartphone e altri endpoint, dall’altra si trascura spesso il fatto che dispositivi come le stampanti o i multifunzione, gli MFP, possono rappresentare potenziali punti di accesso per le minacce alla sicurezza, se non adeguatamente gestiti.

STRATEGIA DI SICUREZZA

«Esattamente come i PC e i server, stampanti e MFP operano in rete, possono collegarsi a Internet e conservano i dati nei loro hard disk. Per questo, l’utilizzo di questi dispositivi in azienda richiede la valutazione di una serie di parametri inseriti nel più ampio contesto della strategia per la sicurezza, studiata per proteggere la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei sistemi collegati in rete» – fa notare Maurizio Basile, document solutions director di Canon Italia. Ma non solo: la ricerca Office Insights, commissionata nel 2017 da Canon e condotta da Breaking Blue su un campione di oltre 2.500 interviste in 24 paesi di tutto il mondo, ha rivelato che oltre il 50 per cento degli interpellati ha espresso seria preoccupazione riguardo al fatto che le persone spesso lascino i documenti riservati incustoditi su stampanti o copiatrici. L’indagine ha anche rivelato che quasi un manager su due (il 47 per cento) dell’area EMEA è consapevole del fatto che molti documenti vanno persi all’interno dell’azienda, mentre un ulteriore 46 per cento sa che i dipendenti smarriscono i documenti all’esterno dell’azienda: visto che il 42 per cento dei documenti include informazioni sensibili, queste perdite possono essere significative.

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APPROCCIO IN QUATTRO FASI

Che fare quindi? «Può essere utile adottare un approccio articolato in quattro fasi: controllo e valutazione, protezione, scelta intelligente di dispositivi e sistemi di stampa e infine adozione di una policy di sicurezza» – spiega Maurizio Basile. Più in dettaglio, dalla fase di controllo e valutazione si evince che i documenti non sempre contengono informazioni sensibili: cambiamenti e modifiche nella gestione dei processi documentali dovrebbero però focalizzarsi proprio su questa categoria di dati. Un’analisi attenta permette di individuare le eventuali lacune nella sicurezza documentale, così da dare priorità a quelle che causano i maggiori rischi. Passando alla protezione, bisogna accertarsi che i dispositivi siano connessi tramite una rete con un buon livello di sicurezza: un check-up può identificare i gap da colmare. Successivamente, la scelta intelligente di dispositivi e sistemi di stampa permette di decidere quali tecnologie si armonizzano meglio con le politiche di sicurezza e i metodi di autenticazione implementati. A questo proposito, si rivela molto utile la presenza delle funzioni “scan lock” e “follow-me” nei dispositivi multifunzione, nelle stampanti stand-alone e negli scanner, in modo da ridurre il rischio che le informazioni sensibili vengano lasciate incustodite. Infine, l’adozione di una policy di sicurezza può – per esempio – prevedere che gli hard disk dei dispositivi vengano cancellati prima del ricollocamento o della rimozione, oppure riguardare anche aspetti meno sofisticati ma altrettanto utili, come la policy del “clean desk”, che prescrive tra l’altro la distruzione dei documenti, che dovrebbe far parte delle pratiche quotidiane.

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Microsoft aveva pensato a Windows 10 S come al sistema operativo perfetto per la scuola, da contrapporre a Chrome OS. Da un lato dunque i notebook leggeri con l’interfaccia duttile e versatile di Redmond, dall’altro la folta compagine dei portatili Chromebook, oramai presenti in ogni dove (Italia esclusa) con marchi diversi. Eppure la storia recente del software limitato, con il solo supporto delle app scaricate dal Windows Store, non ha soddisfatto le aspettative del gruppo che presto renderà 10 S una modalità della versione Home o Pro, da sbloccare a seconda delle esigenze.

Nella pratica, chiunque acquisterà un dispositivo con Windows 10 S Mode potrà passare senza troppi problemi al programma completo, disabilitando la restrizione inserita di default per alcuni ambiti di utilizzo, come quello scolastico appunto, dove ogni ragazzo potrebbe installare sulla macchina la qualunque, rischiando di far beccare virus e altre infezioni.

A pagamento o no

Il fatto è che, secondo quanto emerge dai report di chi afferma di aver letto i progetti di Redmond, lo sblocco di 10 S Mode non sarà gratuito per tutti ma solo per i terminali usciti dai negozi con Windows 10 Home, mentre gli utenti Windows 10 Pro dovranno sborsare 49 dollari per ottenere la versione completa. Si tratta solo di indiscrezioni ma Microsoft dovrebbe svelarle al più presto, visto che in tarda primavera è atteso il lancio dello Spring Creators Update, il prossimo aggiornamento del sistema operativo più recente.

In occasione della presentazione di novità e feature esclusive, la compagnia potrebbe annunciare anche il pricing di Windows 10 S Mode e relativo posizionamento rispetto a chi ha già un dispositivo potenziato con l’OS della casa. Non è detto poi che il passaggio al software senza restrizioni abbia senso per tutti: 10 S Mode sarà anche limitato ma pure più sicuro, proprio grazie alla possibilità di scaricare e installare esclusivamente le applicazioni controllate e approvate dal team di sicurezza del Windows Store.

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La trasformazione interna di Microsoft era la scommessa principale di Satya Nadella. Quel “cloud first, mobile first” sembrava una pazzia qualche anno fa e invece si è rivelato come paradigma vincente e lungimirante nel breve periodo. Oggi Microsoft è soprattutto questo, una multinazionale che detiene ancora la leadership nel campo dei sistemi operativi con un occhio a innumerevoli servizi per l’utente business, focalizzati sulla nuvola. Che si tratti di suite di produttività, CRM o analisi dei dati, il gigante di Redmond ha una soluzione per tutto, riuscendo a integrare perfettamente i singoli software con l’universo di proposte consumer e commercial. Guardando all’ampio panorama IT, sembra però che la compagna abbia perso un po’ di terreno nei confronti di competitor diretti, come Apple e Google. Non è dello stesso parere Nadella, che durante una tappa del suo tour di promozione del libro Hit Refresh, ha tirato le somme su quanto fatto finora dall’azienda, con un occhio al futuro.

Altro che iPad

Guardando la platea, Nadella ha guardato un iPad esclamando: “Hai bisogno di un vero computer amico mio”. Una battuta, solo una frase estemporanea, che però nasconde una grande verità. Pur  tenendo gli occhi ben aperti su quello che è il contesto hi-tech globale, fatto di trend e contraddizioni, il CEO sa benissimo che esistono strumenti, attualmente, ancora necessari e insostituibili per certi utilizzi. Il computer è uno di questi, e anche se la percentuale di chi usa macOS è in crescita sensibile, la piattaforma regina resta sempre Windows. “Non voglio togliere ad Apple e Google il successo ottenuto sinora ma noi siamo un soggetto differente. Non ci poniamo come rivenditori di tecnologia, uno dei tanti sul mercato. Preferiamo creare soluzioni per tutti non oggetti di lusso destinati a pochi. Ci piace pensare al nostro ruolo come a quello di chi immagina il futuro lasciando che gli altri lo realizzino. Rispetto al passato siamo più aperti. Per questo abbiamo preferito lavorare per un’integrazione con Spotify piuttosto che continuare a puntare su Groove. L’ultima volta che c’ho fatto caso, ho visto più persone ascoltare musica su Spotify che su Groove. Ci sarà un motivo no? Non serve insistere su strade che le persone non vogliono percorrere”.

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La città di Monaco ha intrapreso tutti i procedimenti necessari per tornare a Windows dopo l’esperimento a favore dell’open source. Gli uffici pubblici e le amministrazioni della tedesca avevano avviato, anni fa, il passaggio a Linux, attraverso una versione personalizzata del sistema operativo del pinguino, conosciuta come LiMux. Il progetto era partito nel lontano 2004, quando anche Steve Ballmer, ex di Microsoft, si era recato in Germania per arginare lo switch al codice aperto. Ma, dopo un’implementazione durata più del previsto, nel 2015 sono apparse le prime avvisaglie della volontà di abbandonare i lidi dell’OS e programmi collegati, come LibreOffice, per riportare le macchine ai più conosciuti lidi dell’offerta americana.

Cosa succede

Il motivo principale del fallimento pare siano la conseguenza di una PA ancora immatura per accogliere pienamente Linux. “Basandoci su un universo del tutto Linux-centrico – ha spiegato il consiglio comunale – incontriamo parecchie difficoltà e costi aggiuntivi quando si tratta di acquistare e utilizzare software professionale. Sul lungo periodo, ciò vuol dire che un ecosistema non uniforme finisce con il perdere quelle caratteristiche di efficienza che promette in fase di avvio”. Stando alle prime indiscrezioni, il fallimento dell’open source costerebbe a Monaco circa 19 milioni di euro, considerando l’aggiornamento da effettuare per gli uffici ora sprovvisti di Windows.

Tuttavia, lo switch potrebbe essere graduale e spalmato nei prossimi anni. In realtà, una decisione finale non è stata ancora presa ma la maggioranza dei consiglieri si è già detta a favore dello storico passaggio, che un certo modo segna una vittoria per il movimento a favore delle piattaforme di produttività a codice chiuso o comunque controllato.

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Microsoft ha confermato i problemi di accesso a Office 365 per vari utenti in Europa sin dalle prime ore di lunedì 17. In un post su Twitter la compagnia ha parlato di difficoltà di connessione, con la conseguenza dell’impossibilità di usare Exchange Online per vari paesi, soprattutto Regno Unito, Belgio, Francia, Olanda e Germania. Stando a siti di monitoraggio, come Down Detector, già dalle 8 di lunedì mattina la piattaforma ha cominciato a restituire messaggi di errore, che Microsoft ha riassunto nella segnalazione EX119696. “Outlook non risponde, non possiamo utilizzare Exchange Online” – hanno cominciato a scrivere diverse persone sui social. A quanto pare, il funzionamento è andato a singhiozzo in molte zone del continente ma con un focus particolare al Nord.

Da cosa è dipeso

Non sappiamo ancora cosa abbia causato il downtime di ieri mattina, che per alcuni si è tradotto solo in un rallentamento del servizio di posta, mentre per altri è diventato un vero incubo di produttività. Di certo la business continuity sta diventando una problematica crescente per le major che servono utenti su larga scala. C’è in rete chi se la prende con la cultura dell’offerta in modalità SaaS, che rischia di bloccare intere strutture connesse allo stesso servizio e che non prevedono soluzioni differenti e interoperabili. “Nessuna compagnia dovrebbe affidare il proprio business a un solo vendor senza comprendere il costo reale di un probabile downtime” – spiega a The Inquirer Pete Banham, esperto di resilienza di Mimecast. Il riferimento è a un problema precedente, avvenuto a giugno di quest’anno, quando Office 365 aveva sofferto simili difficoltà lungo tutto il continente.

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Chi finora aveva bisogno di prendere appunti tramite voce in ambiente Windows doveva rivolgersi a software di terze parti, come Dragon Naturally Speaking di Nuance. Il fatto è che per usare programmi del genere spesso si dovevano sostenere costi non irrisori su un hardware in grado di processare la dettatura. Con Dictate diventa tutto più semplice. Più che un software a sé, si tratta di un add-on che Microsoft ha reso disponibile per gran parte del suo ecosistema di produttività, inserito all’interno di Office. Dictate si scarica gratuitamente sia per sistemi a 32 che a 64-bit ma solo in versione Windows (niente macOS o Linux al momento) e con l’abilità di trascrivere parole in lingua inglese e in altri 20 idiomi. Nonostante tali limiti strutturali, si tratta comunque di un primo passo verso un’integrazione maggiore dei comandi vocali con il mondo di Office, che gli utenti professionali apprezzeranno.

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Garage di idee

L’app arriva direttamente da quel laboratorio di idee che è il Microsoft Garage, depositario di una vasta mole di progetti sperimentali che spesso vedono la luce sia in ambito mobile che desktop. Ne è un esempio la tastiera Word Flow, l’aggregatore di notizie News Pro e Fetch!, un software per il riconoscimento facciale, usato persino per scovare a che razza appartiene un cane. Come detto, Dicate supporta oltre 20 lingue ed è dotato anche di un traduttore in tempo reale che gestisce circa 60 diversi tipi di linguaggi. Solo in inglese però sono disponibili comandi specifici, come “delete” e “new line”, per ottenere funzionalità avanzate senza toccare nemmeno la tastiera. L’add-on è compatibile con Word, PowerPoint e Outlook anche se in futuro potrebbe essere esteso anche ad altri programmi.

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Partiamo da una precisazione: i software iWork, iMovie e GarageBand erano già gratis per chi, a partire dal 2013, aveva acquistato un nuovo computer Mac oppure uno smartphone e tablet Apple. Tutti gli altri però dovevano pagare un prezzo stabilito per lavorare con gli editor di produttività di Cupertino, così come per creare e modificare tracce musicali e filmati. Da ieri invece, chiunque possegga un iDevice, di qualunque anno, potrà scaricare i programmi gratuitamente, senza restrizioni e con una licenza completa. Cosa ha fatto cambiare idea a Cupertino? Probabilmente le strategie della concorrenza, come Microsoft, che ha fatto di tutto per popolare le principali piattaforme rivali, tra cui lo stesso macOS ma anche le declinazioni ridotte di iPhone, iPad e dispositivi Android, dove la propria suite è divenuta una scelta di livello, soprattutto da quando supporta un più ampio spettro di file, senza distinzioni di sorta tra l’ambito desktop e quello mobile.

Decisione formativa

A quanto pare, la scelta di distribuire gratis i vari programmi sarebbe dipesa anche dalla volontà di semplificare l’accesso di scuole ed enti di formazione alle specifiche piattaforme, dopo anni in cui l’offerta dedicata si perdeva forse tra politiche di utilizzo non chiarissime e spesso non sfruttate a dovere. C’è da dire, che anche chi non usa di frequente i diversi Pages, Numbers, Keynote, GarageBand e iMovie, farebbe bene a scaricarli comunque, almeno una volta. Il motivo? I download vengono associati al singolo account, per cui anche se in futuro dovessero tornare a pagamento, magari per un sostanzioso aggiornamento software, la disponibilità degli stessi dovrebbe continuare ad essere gratuita, con un evidente vantaggio su macchine più recenti.

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È possibile che nel 2017 basti un solo file Word per concedere agli hacker e ai criminali informatici il pieno controllo del computer? Purtroppo si e lo dimostra un recente zero-day individuato da un paio di compagnie di sicurezza. McAfee ha spiegato nel dettaglio in cosa consiste la falla che ha permesso a terzi di intrufolarsi nei sistemi di alcune vittime, semplicemente allegando a un messaggio di posta un documento Microsoft Word Rich Text Format (RTF) che, se aperto, abilita l’esecuzione di codice maligno sulla macchina e il download di un file eseguibile in background, in grado di eludere i controlli di Office Protected VIew. Una volta installata, l’applicazione presenta diversi elementi in formato Word che in realtà avviano piccoli installer .hta, creati per concedere agli smanettoni l’accesso completo al terminale. A quanto pare, il malware riesce a valicare i sistemi di difesa di Microsoft proprio grazie alla capacità di camuffarsi da normali archivi Office, dietro ai quali però si nasconde la minaccia.

Occhi indiscreti

Oltre a McAfee, anche FireEye ha individuato una falla (diversa dalla prima), zero-day e rivolta a Office, con le stesse intenzioni: download di un eseguibile appartenente a diverse famiglie di malware conosciuti. Entrambe le compagnie hanno pensato prima a mettersi in contatto con il team di esperti di Microsoft e poi a rivelare i bug, patchati con l’ultima fix in rilascio oggi. Fino all’arrivo dell’aggiornamento periodico di sicurezza, è consigliabile non scaricare file di testo da fonti sconosciute e di non fidarsi di quelli allegati via mail. Al momento infatti non esiste un metodo valido per intercettarli e assicurare all’utente una protezione completa contro la minaccia.

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