Opera, la gestione documentale con Archiva

Opera, la gestione documentale con Archiva
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Nel futuro del consorzio Opera, c’è la completa digitalizzazione del ciclo attivo e passivo. L’IT manager, Emanuela Negri: «Vogliamo arrivare alla completa automazione del ciclo passivo integrata con il nostro sistema informativo e dematerializzazione dei documenti cartacei»

Opera è un consorzio di agricoltori specializzati nella coltivazione e commercializzazione delle pere, costituito da 18 soci che rappresentano oltre 1.000 esperti frutticoltori che coltivano più di 7.500 ettari di pereti situati in Emilia Romagna, Basso Veneto e Mantovano. Il consorzio, che è l’unico in Italia a essere specializzato unicamente sulla pera, ha come obiettivo principale la Sostenibilità Vera (ambientale, sociale ed economica, ndr) delle aziende agricole dei frutticoltori consorziati. «Opera, che attraverso i propri soci gestisce ogni fase del ciclo di produzione della pera, dal campo allo scaffale, di fatto è una start up perché formalmente siamo nati solo maggio del 2015. Però siamo una start up con grandi potenzialità! Per esempio, già oggi, a poco più di un anno dalla fondazione, Opera fattura circa 150 milioni di euro» – spiega a Data Manager, l’IT manager, Emanuela Negri.

La collaborazione con Archiva

Una delle sfide maggiori che il nuovo gruppo si è trovato di fronte è stata la realizzazione di un sistema IT efficace ed efficiente. «La nostra collaborazione con Archiva è iniziata con l’attivazione di un sistema EDI per l’invio delle fatture ai clienti più strutturati, rispettando il tracciato che questi richiedono a norma di legge. L’attivazione di questo primo servizio, tra i tanti in ambito di conservazione che offre Archiva, ci ha permesso di aggiungere via via, “tasselli” al progetto, in un momento in cui non potevamo permetterci di sprecare risorse umane e finanziarie per attivare nuovi flussi nel “mondo” della gestione documentale.

Archiva si è dimostrato da subito il partner tecnologico ideale. In primo luogo perché è un’azienda specializzata nella conservazione e archiviazione digitale, è un conservatore accreditato, con quasi 40 anni di esperienza a questo riguardo, inoltre, per la grande serietà professionale che ha dimostrato nel rapporto con il cliente, accompagnando Opera in ogni fase del progetto. «Sono stata in visita alla loro sede – continua Emanuela Negri – e ho visto di persona il modo in cui lavorano. Ci siamo subito trovati bene con loro, e anche il rapporto qualità/prezzo dei servizi che offrono è davvero molto competitivo». Archiva è un’azienda certificata per l’invio e l’archiviazione di fatture e documenti elettronici in formato EDI, ma per Opera l’Electronic Data Interchange è solo l’inizio di un percorso più vasto che conduce verso un futuro dove l’automazione sarà sempre maggiore.

I vantaggi dell’automazione

«I vantaggi di una gestione automatizzata porteranno sicuramente a una maggiore velocità nel coordinare il lavoro con i nostri soci, aziende dislocate in diverse regioni; l’avere un solo punto di raccolta dei documenti sicuro e controllato; e i notevoli risparmi in termini di tempo degli operatori e riduzione nell’utilizzo della carta, senza contare che anche gli archivi fisici per conservare queste moli di documenti hanno un peso rilevante.   Il progetto con Archiva è da considerarsi “work in progress” ma gli operatori stanno già apprezzando il valore del reperimento e consultazione dei documenti digitalizzati.

«Il prossimo traguardo sarà l’automazione del ciclo passivo integrato nel nostro sistema informativo, al fine di annullare l’errore umano in fase di registrazione dei documenti e liberare risorse preziose da dedicare al business» – sottolinea Emanuela Negri. Anche nel campo dell’ortofrutta, l’informatica ha un ruolo sempre più importante, che impatta anche la fase di ricerca e sviluppo di nuove soluzioni. «Offriamo al mercato più di 10 diverse varietà di pera. La competenza, esperienza e professionalità dei nostri soci, unita al supporto degli strumenti informatici, è stata la base di partenza di questa avventura imprenditoriale che ci vede tutti impegnati per dare il massimo riconoscimento ai nostri produttori e soddisfare al meglio i nostri clienti» – conclude Emanuela Negri.


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Categorie: Software