Gestione degli audit per una qualità totale. Carglass si affida a Sinergest

Con 400 centri di assistenza dislocati in tutta Italia, la società del Gruppo Belron deve rispettare ogni giorno elevati livelli di qualità. Il modulo Gestione Audit di Sinergest Suite risponde alle necessità dell’azienda, garantendo semplicità d’uso e agilità di business

Il modulo Gestione Audit della suite software di Sinergest è stato scelto dal Gruppo Belron, realtà attiva a livello mondiale nella riparazione e sostituzione dei cristalli per auto, per soddisfare le esigenze di Carglass, società specialista in Italia nella riparazione e sostituzione dei cristalli degli autoveicoli, che ogni anno assiste 300mila automobilisti. Il Gruppo è presente sul territorio italiano dal 1988 con Belron Italia, cui fanno capo Carglass e Origlass. Dal 2017, Carglass opera anche nel campo della carrozzeria. Con 400 centri di assistenza dislocati su tutta la Penisola, Carglass ogni giorno deve rispettare elevati livelli di qualità.

«Garantire una soddisfazione elevata al cliente, con prodotti e servizi di alto livello è un obiettivo fondamentale»

– racconta Mauro Napolitano, audit manager di Belron Italia.

Le verifiche svolte dagli auditor in base a check-list, i punteggi assegnati ai centri e le non conformità rilevate sono l’elemento portante per rispettare gli alti standard qualitativi imposti dalle politiche aziendali. Gli ambiti di intervento principali dell’attività sono volti a verificare l’efficacia e l’efficienza dei processi aziendali più importanti per garantire il mantenimento della reputazione del marchio, il monitoraggio su tutti i processi, il miglioramento della performance e l’attivazione di azioni di rimedio tempestive. Lo svolgimento dell’attività permette una valutazione esaustiva che consente all’azienda una continua evoluzione, per garantire un servizio sempre migliore ai clienti.

LE ESIGENZE DI BUSINESS

La necessità di Carglass era quella di poter gestire gli audit in tutto il loro ciclo: dalla programmazione all’esecuzione, fino agli interventi correttivi e alle analisi statistiche. Tra centri di assistenza vetro e carrozzerie, Carglass svolge la gestione degli audit su un elevato numero di strutture. Pertanto è stato indispensabile contare su un meccanismo di programmazione snello, rapido da utilizzare e agile, in grado di prestarsi a modifiche altrettanto semplici e veloci. L’organizzazione Belron prevede, per i centri di proprietà, un raggruppamento delle sedi da auditare in cluster, a loro volta raggruppate in district e infine in region. Per i centri in franchising le sedi da auditare sono raggruppate, a oggi, in quattro aree. I manager di ciascun livello organizzativo sono costantemente informati dei risultati e coinvolti nella determinazione delle misure correttive da introdurre. La struttura può subire modifiche a ogni livello, per questo l’implementazione del progetto deve garantire flessibilità e centralizzazione delle informazioni. Le modifiche apportate a qualsiasi gradino della struttura, quindi, devono potersi propagare a tutti i livelli coinvolti, sia per quanto riguarda le schede anagrafiche dei centri, sia per quanto riguarda i manager coinvolti nel nuovo assetto. Deve garantire, inoltre, semplicità nel programmare gli audit e nell’apporre modifiche a questa programmazione. Necessario è anche gestire i criteri e le priorità che guidano la programmazione: disponibilità degli auditor, periodicità previste e risultati ottenuti nei precedenti audit. Si è ritenuta fondamentale anche l’introduzione di dispositivi mobili per la raccolta delle informazioni.

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PIANIFICAZIONE E MONITORAGGIO

L’utilizzo del software Gestione Audit di Sinergest Suite ha risposto alle necessità di Carglass. Strategica è la creazione di un planning per la programmazione veloce. Ciascun programma è lanciato da una sorta di pagina di calendario che consente di scegliere il centro (il sistema li mostra in ordine per visualizzare quelli che hanno un audit più vecchio o un livello di rischiosità maggiore). Il sistema consente anche di escludere una data perché occupata da altri impegni dell’auditor. Il software permette di visualizzare anche gli stati di avanzamento (a che punto è la programmazione annuale per ciascuna delle due region), con possibilità di seguire la programmazione mediante dashboard e diagrammi e rilevare le criticità. Per valorizzare adeguatamente i dispositivi mobile, Carglass si è dotata del modulo mobile App Audit. Questo strumento, oltre a permettere di fare registrazioni in campo tramite tablet, rende pratica e intuitiva l’esecuzione delle attività tra cui: elenco degli audit da considerare e relativo calendario; disponibilità dell’elenco quesiti e informazioni correlate; registrazione evidenze e anomalie; a ogni quesito upload di foto (sulle quali possono essere riportate indicazioni e appunti), video, raccolta di firma digitale dei responsabili auditati; indicatori di stato dell’audit ed esiti.

COMPILAZIONE AUTOMATICA

Alla chiusura dell’audit, in presenza della connessione con il server, tutte le informazioni raccolte in mobilità generano la compilazione automatica della check-list presente sul rapporto di audit. Successivamente l’auditor può completare la verbalizzazione e gestire le anomalie aprendo il relativo Action Plan. A supporto delle attività di audit, l’azienda si è dotata anche del modulo Controlli Operativi e correlata app per smartphone. In questo caso lo strumento ha lo scopo di compilare, in mobilità, semplici liste di riscontro per le verifiche che gli operatori devono svolgere sulle attività. Rispetto agli audit, la registrazione è ancora più semplice e prevede l’esito, la possibilità di allegare una foto e un commento a ogni quesito, l’opportunità di formalizzare in tempo reale le eventuali azioni correttive intraprese. Tutte le informazioni sono successivamente integrate dal server e rese disponibili per consultazioni, analisi e rielaborazioni nella versione desktop del modulo. «Prima di optare per questa soluzione avevamo valutato anche altre proposte» – spiega Napolitano.

«Abbiamo deciso di scegliere Sinergest perché ci è sembrato un partner affidabile, serio e concreto. Non solo abbiamo apprezzato il rapporto qualità-prezzo del prodotto, stiamo apprezzando anche il valore aggiunto che Sinergest ha portato e l’attenzione posta nei confronti del cliente».

Al momento, la soluzione introdotta è in fase di test, ma si sta già pensando a un ampliamento futuro, con altri moduli di Sinergest Suite.

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FACILITÀ DI USO E FLESSIBILITÀ

«Tra i punti di forza della Sinergest Suite ci sono sicuramente la facilità di utilizzo e la flessibilità» – afferma Marco Vannucchi, CEO di Sinergest. «Un altro aspetto vincente è la capacità di integrarsi in modo bidirezionale agli altri sistemi informativi, consentendo la comunicazione, lo scambio dei dati, e il controllo operativo di ogni processo all’apertura dell’applicativo, con evidenza delle situazioni anomale». Con oltre 1000 progetti attivi nell’area dell’informatizzazione dei processi aziendali, Sinergest ha la sede principale a Lucca, dove si trova anche il centro sviluppo, due sedi operative a Modena e Milano, e una rete di partnership sull’intero territorio nazionale. La società, che sta per festeggiare i vent’anni di attività, ha in serbo nuovi progetti per il futuro. Uno di questi è la presentazione di una nuova release della suite, che avrà anche una app per HoloLens, che consentirà di applicare la realtà aumentata ad alcuni moduli del prodotto. Un’ulteriore novità è costituita dalla Sinergest Academy, portale LMS (Learning Management System) che consentirà ai clienti di usufruire di attività formative in e-learning anche personalizzate.