Due nuove tecnologie Esker capaci di migliorare la produttività degli utenti e l’accuratezza nel riconoscimento dei documenti nelle suite di servizi offerte per l’automatizzazione on demand dei processi
Esker, uno dei maggiori protagonisti della dematerializzazione dei documenti, ha annunciato l’esistenza di due brevetti – in attesa di approvazione dal U.S. Patent & Trademark Office – per lo sviluppo di nuove tecnologie al fine di migliorare la velocità e l’efficienza delle soluzioni implementate per l’automatizzazione dei documenti in ingresso e di aumentare la produttività degli utenti.
Regole più semplici per tempi di implementazione più brevi
Il riconoscimento accurato del contenuto di documenti aziendali non strutturati come fatture fornitori, ordini di vendita e conferme d’ordine è molto complesso e risulta una vera e propria sfida nell’automatizzazione dei processi di gestione dei documenti in inbound. Le tecnologie relative l’automatizzazione dei processi solitamente prevedono l’analisi del layout del documento e complesse regole create ad hoc dagli amministratori del sistema al fine di identificare in modo adeguato i dati che cambiano in ciascun tipo di documenti.
La prima tecnologia Esker consente alle aziende di fare progressi nella creazione delle regole grazie a una attenta analisi della struttura del documento e all’individuazione dei dati variabili all’interno degli stessi — senza la necessità di intervento umano. Tale tecnologia analizza ogni documento in ingresso, crea uno schema o un modello mettendo a confronto dati variabili con etichette.
Ad esempio, se considerassimo una fattura scansionata, tutti i dati variabili come la data di scadenza, il numero di fattura, l’ID del vendor, ecc… vengono individuati in modo automatico e resi disponibili in formato elettronico per poter essere poi gestiti nel workflow del ciclo passivo, eliminando il bisogno di creare manualmente regole di volta in volta.
“La definizione di nuove tecnologie dimostra l’abilità e l’esperienza uniche di Esker nell’introdurre e migliorare le proprie soluzioni di gestione documentale per permettere alle aziende di diventare più dinamiche ed efficienti. In particolare, tale tecnologia consente di eliminare le ore spese nella personalizzazione del software, riducendo in modo considerevole i tempi di implementazione del progetto” ha dichiarato Jean-Michel Bérard, Presidente di Esker.
Validazione rapida dei documenti attraverso la riconciliazione “One-screen”
La seconda tecnologia creata da Esker permette agli utenti di manipolare i dati utilizzati per la riconciliazione dei documenti, come ad esempio le fatture comparate agli ordini di acquisto o bolle di trasporto. La riconciliazione di una immagine scansionata con i dati estratti attraverso l’OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri) e i dati inseriti nel gestionale (ERP) è piuttosto difficile da disporre e visualizzare correttamente sullo schermo del computer per effettuarne la validazione.
Tale nuova tecnologia Esker garantisce una validazione più rapida e più accurata dei dati, poiché consente di avere tutti i dati chiave disponibili in un’unica interfaccia web – una schermata interattiva in cui sono presenti sia l’immagine scansionata, sia i dati estratti con l’OCR sia i dati provenienti dall’ERP aziendale, organizzati in pannelli separati accessibili e visibili in tempo reale — ciò permette agli utenti di validare le informazioni in modo più accurato, eliminando gli errori legati a una gestione manuale del processo.
“Siamo orgogliosi di poter migliorare costantemente la fruibilità delle nostre soluzioni – grazie alla realizzazione di una interfaccia web performante e intuitiva gli utenti saranno in grado di svolgere le proprie attività più rapidamente e in modo più efficiente” ha affermato Jean-Jacques Bérard, Vice Presidente Ricerca & Sviluppo di Esker. “Nell’ambito dell’automatizzazione dei processi on demand, riteniamo che la fruibilità del servizio sia un elemento chiave per ottenere successo nel lungo periodo con le nostre soluzioni di gestione documentale”.
