“Uno degli impatti più importanti di questo progetto è stato quello sulle attività di manutenzione: grazie ad HP e Sedoc ci siamo praticamente dimenticati di avere un parco stampanti” Marco Pederzini, Corporate Information Systems Director di Emak
Emak è uno dei player di riferimento a livello mondiale nella produzione e distribuzione di macchine, componenti e accessori per il giardinaggio, l’agricoltura, l’attività forestale e l’industria. Il Gruppo distribuisce i propri prodotti attraverso filiali commerciali e una rete di distributori e rivenditori specializzati che copre oltre 80 Paesi nei cinque continenti.
Emak ha approcciato il tema della sostituzione del vecchio parco stampanti considerando, insieme al partner Sedoc, tutti gli aspetti: da quelli ergonomici a quelli tecnologici, dall’attenzione ai costi alla rivisitazione dei processi, senza dimenticare la cultura aziendale e la tensione al miglioramento continuo. Con risultati talmente incoraggianti da estendere la gestione in outsourcing anche ad altre società del Gruppo e altri ambiti dell’IT, come quello dei personal computer.
Obiettivo
Diminuire il numero di macchine (e quindi i costi e l’impegno di risorse IT) mantenendo lo stesso livello di servizio e semplificare le attività di gestione e manutenzione del parco stampanti della società.
Risultati ottenuti
• Raggiungimento dello stesso livello di servizio precedente utilizzando il 50% delle stampanti
• Eliminazione delle attività di manutenzione, delegate al partner
• Semplificazione della burocrazia: solo due fatture al mese invece di oltre 30
• Risparmio del 24% sui costi diretti e indiretti di gestione
• Risparmio del 26% sui costi di carta ed energia
• Risparmio del 31% sui costi energetici
• Taglio del 27% delle emissioni di CO2 (relativo a consumi di carta ed energia)
• Taglio del 25% nel consumo di carta
• Ottimizzazione degli spazi e dei flussi di gestione documentale
La Soluzione e la gestione esterna
La riduzione del numero di dispositivi e l’utilizzo di multifunzione dipartimentali invece di stampanti personali hanno contribuito a tagliare in modo netto gli oneri di gestione, ma il fattore decisivo nella semplificazione delle attività e nella liberazione delle risorse IT è stato il ricorso alla gestione in outsourcing di tutto il parco macchine.
Delegando a Sedoc, con un contratto quinquennale, la locazione delle periferiche, la manutenzione e la gestione dei consumabili”, commenta Adolfo James Costi, Information Systems Manager di Emak, “riduciamo al minimo i nostri interventi e gli sprechi di tempo. Le macchine verranno sostituite ogni 5 anni, con la garanzia di un elevato grado di innovazione ed efficienza, e grazie a un software di monitoraggio e gestione dei consumi gli ordini dei consumabili sono elaborati automaticamente dal nostro partner. Ci limitiamo a recuperare le confezioni di toner alla reception e a installarle.”
Ecologia e privacy vanno a braccetto
La sostituzione dei vecchi modelli con i nuovi ha consentito un incremento in termini di prestazioni (velocità di stampa, risoluzione, funzionalità aggiuntive) ed è in linea con gli obiettivi di crescita sostenibile e di tutela dell’ambiente che caratterizzano la filosofia d’impresa di Emak.
Non è solo il risparmio energetico a contribuire al più alto tasso di sostenibilità (i consumi dei nuovi modelli sono nettamente inferiori ai precedenti, con un taglio di circa il 31%), ma anche la isponibilità, offerta soprattutto dai multifunzione, di sofisticate funzioni di scannerizzazione e condivisione in rete dei documenti. In questo modo si mette in circolazione meno carta (circa il 25% in meno), e sia l’ambiente (con il 27% in meno di emissioni di CO2) sia il budget (26% il taglio dei costi di carta ed energia) ringraziano.
Sempre sul fronte del flusso documentale, particolarmente apprezzate sono le nuove funzioni dedicate alla privacy, importanti ora che Emak è passata da un modello di stampa individuale a quello dipartimentale: grazie a un software in dotazione, gli utenti possono lanciare e ritirare le loro stampe più “riservate” digitando un codice pin quando sono di fronte alla macchina multifunzione.
