Dalla nuova ricerca commissionata da Canon emergono dati preoccupanti per la produttività degli uffici europei. Questa ricerca evidenzia infatti che i lavoratori si impegnano effettivamente solo per il 75% della loro giornata mentre restano improduttivi per circa un quarto del tempo trascorso in ufficio. Inoltre, l’analisi svolta ha messo in luce numerosi fattori che sono causa di cali del rendimento dei dipendenti. La ricerca, realizzata da ICM Research, analizza i fattori che influiscono sulla produttività esaminando le esperienze di 5.500 lavoratori in 18 città europee. Se da un lato gli incentivi finanziari e i bonus fanno aumentare la produttività per l’80% dei lavoratori, dall’altro ben l’85% degli impiegati in Europa ritiene che apprezzamenti più frequenti e un ambiente di lavoro stimolante possano essere già sufficienti per incrementarla. Luca Miraglia, direttore marketing Canon Business Solutions di Canon Italia commenta: “Le persone impiegano una parte della loro giornata lavorativa al di sotto delle loro effettive potenzialità. Questa carenza di produttività è particolarmente rilevante alla luce dell’attuale situazione economica che richiede alle aziende di limitare gli sprechi per essere competitive e di ottenere il massimo beneficio dalle risorse umane e finanziarie. Il fatto che gli impiegati ritengano che i riscontri positivi e gli apprezzamenti da parte del proprio capo e dei colleghi siano un riconoscimento altrettanto soddisfacente di un bonus economico è un segnale che le aziende non devono sottovalutare: elargire compensi extra non è automaticamente garanzia di un miglioramento della produttività”. La ricerca evidenzia inoltre che, secondo il 68% degli intervistati, un approccio più flessibile alla settimana lavorativa può essere uno strumento vincente per raggiungere obiettivi di maggior efficienza. Un ulteriore 58% degli intervistati si ritiene infatti sicuro di poter essere più produttivo lavorando meno ore al giorno, mentre un 44% afferma che un aumento dell’efficienza si potrebbe ottenere grazie al lavoro da casa. Luca Miraglia continua: “Secondo gli intervistati, una maggiore produttività è determinata da un approccio più flessibile al lavoro: viene infatti espresso dissenso nei confronti della tradizionale settimana lavorativa. Gli impiegati ritengono che, qualora si conceda loro maggiore libertà di lavorare dove e come vogliono, potranno essere più produttivi”. Dall’analisi della settimana lavorativa, si evince che mentre un terzo degli intervistati afferma che non ci sono differenze tra i giorni lavorativi, il 24% afferma che il martedì è il giorno in cui sono più produttivi. Come ci si poteva attendere, il venerdì è il giorno peggiore per la produttività per molte città in Europa, ad eccezione dell’Italia, del Portogallo e della Germania che indicano nel lunedì il loro giorno peggiore. I lavoratori sono generalmente più produttivi ad inizio giornata, mentre lo sono meno dopo pranzo e nel tardo pomeriggio. Quasi un terzo degli impiegati è meno produttivo subito dopo pranzo (soprattutto in Francia con il 51%) e nel pomeriggio (fino al 46% in Olanda) a causa della stanchezza. Per il 19% dei lavoratori che si ritengono meno produttivi al mattino la ragione principale è da imputarsi alle difficoltà del risveglio. In modo abbastanza generalizzato, luglio e agosto vengono considerati dal 25% degli intervistati i mesi meno produttivi dell’anno, con l’Italia, la Spagna e il Portogallo che scelgono agosto come mese più improduttivo mentre Svezia, Finlandia e Norvegia optano per il mese di luglio. Un dato completamente diverso quello rilevato tra i lavoratori britannici: il 24% considera infatti dicembre il mese meno produttivo dell’anno. Per i lavoratori parlare con i colleghi, fare esercizio fisico o bere una tazza di tè o caffè, sono le tre pause preferite in orario di lavoro, utili ad incrementare la produttività. Con il 28% dei lavoratori danesi che preferiscono parlare con i colleghi mentre il 27% dei polacchi sceglie un break a base di tè o caffè. Quattro profili caratteriali per quattro modelli produttivi Anche le peculiarità caratteriali uniche di ciascun individuo sono un fattore strategico che influenza il modo di lavorare di ognuno e dunque il suo rendimento nel corso della giornata.Canon e la psicologa Donna Dawson hanno dunque cercato di capire quali caratteristiche personali influenzino i modelli produttivi sui luoghi di lavoro. “Quelli che….il mattino ha l’oro in bocca!” (Morning Glories) – massima produttività al mattino: categoria a cui appartengono coloro che, avendo dormito bene la notte prima, dimostrano il massimo rendimento di prima mattina, ma che risentono molto della pausa pranzo, ottenendo così prestazioni molto ridotte nel pomeriggio. “Quelli che…non ci vedo più dalla fame” (Late Afternoon Slumpers) – il top dopo pranzo, crollo a fine giornata: fanno capo a questa categoria tutti i lavoratori che raggiungono il picco della produttività subito dopo pranzo, ma il cui rendimento crolla nel tardo pomeriggio. “Quelli che…il buongiorno si vede dal….pomeriggio” (Midday Maestros) – carburano lenti e raggiungono al pomeriggio il massimo della produttività: vivono il loro momento peggiore al mattino mentre diventano straordinariamente efficienti a metà pomeriggio “Quelli che….pancia mia fatti capanna” (Lunchtime Loungers) – pausa pranzo prolungata, ma ottimo rendimento a fine giornata: amano concedersi lunghe pause per il pranzo recuperando poi il tempo perso grazie alla produttività che raggiungono nel tardo pomeriggio Donna Dawson commenta così questa ricerca: “Il dato rilevato sottolinea come solo il 75% del tempo che i dipendenti trascorrono al lavoro sia realmente produttivo. Se da un lato devono essere gli stessi lavoratori a sapere gestire al meglio gli alti e bassi del proprio rendimento, è altresì importante che i manager considerino i diversi modelli produttivi nel momento in cui mettono a punto i gruppi di lavoro, bilanciando in modo adeguato i diversi tipi di personalità produttiva. Per esempio può essere utile affidare ai soggetti definiti “Morning Glories” il lancio di un progetto al mattino, mentre i “Midday Maestros” e le altre tipologie di personalità potranno prendere in mano il lavoro quando si presenteranno gli inevitabili cali di produttività. Il perfetto mix dei 4 diversi profili psicologici garantirà il raggiungimento dei risultati ottimali sul lungo periodo”. Luca Miraglia aggiunge: “Un’azienda o un team di lavoro sono composti da un’ampia gamma di personalità e solo identificandole sarà possibile ottenere elevati standard di efficienza e produttività, sfruttando al meglio il mix delle risorse disponibili”. La persona meno produttiva del team? Il capo! Escludendo se stessi, più della metà degli intervistati ha indicato nel proprio superiore la persona meno produttiva del proprio team / azienda. In netto contrasto invece la figura degli assistenti, che sono definiti i più produttivi dal 28% degli intervistati. Donna Dawson interpreta questo dato affermando che: “Più in alto si arriva nella gerarchia aziendale, più si tende a delegare i compiti. Spesso dunque le attività svolte dai collaboratori dei manager di alto livello vengono percepite come particolarmente produttive poiché essi devono allo stesso tempo rendere conto del lavoro svolto e salvaguardare la reputazione del proprio superiore”. Un altro dato interessante vede il 43% degli intervistati dichiarare che sono loro stessi le persone più produttive del team. Questo dato tocca punte del 54% nel Regno Unito e in Germania mentre in Ungheria e Repubblica Ceca i due terzi non si sentono le persone più produttive del proprio gruppo di lavoro. Luca Miraglia commenta: “Il modo in cui le persone percepiscono e giudicano la produttività è strettamente correlato alla visibilità. Spesso i manager di alto livello sono impegnati in meeting o si trovano fuori sede mentre i loro collaboratori sono più spesso presenti in ufficio. Può non essere vero, ma questo fa sì che nella mente dei collaboratori si crei la convinzione che la presenza fisica in ufficio sia sinonimo di produttività. La produttività è a tutti gli effetti un problema che va affrontato dai dirigenti aziendali. I manager sono alla costante ricerca di strumenti per incrementare questo parametro strategico e ottenere maggiori risultati dalle proprie risorse: la risposta può essere una riorganizzazione del team di lavoro, l’implementazione di nuove tecnologie o una migliore gestione dei processi di business. Qualunque sia la strada che si decide di intraprendere per ottimizzare la produttività, Canon è al fianco delle aziende con le proprie soluzioni di stampa e gestione documentale”. Il potere produttivo dell’IT Nonostante la crescita costante di fiducia verso la tecnologia, i lavoratori intervistati sostengono di non saper sfruttare appieno tutto il valore degli strumenti iT disponibili nei propri uffici. Tre lavoratori su cinque in Europa ritengono che ulteriori sviluppi nell’ambito IT possano portare a una maggiore produttività. “Ogni ufficio è dipendente dalla propria infrastruttura IT: dai PC alle stampanti, dalle applicazioni software, fino alla rete aziendale e al sistema di back-up” spiega Miraglia. “I sistemi tecnologici sono un elemento cruciale per la produttività in ufficio. In particolare, l’atteggiamento verso l’utilizzo dei sistemi di stampa è un esempio perfetto della scarsa conoscenza di questi sistemi e dei benefici che possono apportare. Un quarto dei lavoratori Europei afferma che non si sente formato in maniera opportuna nell’utilizzo delle stampanti. Inoltre, un terzo dei lavoratori europei e metà di quelli spagnoli afferma che una maggiore conoscenza dei dispositivi di stampa li aiuterebbe ad essere più produttivi nel loro lavoro.” Il 46% degli intervistati afferma che migliorare i processi di stampa li renderebbe più produttivi al lavoro. In Portogallo, Spagna e Ungheria questo dato subisce un incremento con tre lavoratori su cinque intervistati che confermano questo aspetto. Miraglia conclude:“ Attraverso le soluzioni e i prodotti Canon, le aziende possono ottimizzare il proprio lavoro, raggiungendo più facilmente i propri obiettivi”- Riassunto di alcuni dati principali rilevati dalla ricerca :Gli impiegati in Europa lavorano al massimo delle loro capacità solo per tre quarti della giornataIn Germania i lavoratori affermano di lavorare al massimo per l’80% della giornataUn feedback positivo da parte del capo o staff è considerato dall’85% degli intervistati un ottimo strumento per incrementare la produttività. Rendere disponibili in ufficio aree giochi o un bar interno rende un terzo dei lavoratori meno produttivi.Circa un intervistato su sei indica come pausa ideale nelle ore di lavoro le chiacchiere con i colleghi. Questo aspetto è stato sottolineato soprattutto dai lavoratori in Danimarca (28%) e in Olanda (27%). Trascorrere del tempo navigando in Internet o sui social network è sorprendentemente impopolare, con solo il cinque per cento che indica questa come la soluzione migliore per trascorrere nel modo migliore il break ed incrementare così la propria produttività.Più della metà dei lavoratori (54%) afferma che non esiste un mese più produttivo di altri, mentre un quarto ritiene che i mesi estivi di luglio e agosto sono i meno produttivi. Un quarto degli intervistati in Inghilterra sono meno produttivi a dicembreIl 62 % degli impiegati Europei ritiene di utilizzare solo in minima parte le funzioni disponibili sulle stampanti MODELLI DI PERSONALITA‘ PRODUTIVE “Quelli che….il mattino ha l’oro in bocca!” (Morning Glories): rendono al meglio al mattino, avendo riposato in modo adeguato ma crollano immediatamente dopo la pausa pranzo. Questo tipo di lavoratori è molto disciplinato, responsabile ed efficiente, sa cosa va fatto e come farlo nel modo migliore. La Germania vanta un primato in questa categoria: solo il 12% degli intervistati infatti, ha problemi di rendimento al mattino, così come in Austria (13%), Francia (15%) e Regno Unito (17%). Il lato negativo è il crollo repentino del rendimento in fase post pranzo, anche se i britannici che appartengono a questa categoria riescono a resistere fino al tardo pomeriggio prima di crollare! “Quelli che…non ci vedo più dalla fame” (Late Afternoon Slumpers): si sentono particolarmente produttivi subito dopo pranzo. Nel tardo pomeriggio però, risentono della stanchezza e il rendimento crolla. Sono grandi lavoratori e persone ambiziose che considerano il cibo il carburante per rendere al meglio. Questa categoria è molto diffusa in Danimarca (20%), Svezia (25%), Finlandia (24%), Olanda (20%) e Romania (24%). “Quelli che…il buongiorno si vede dal….pomeriggio” (Midday Maestros): vivono il loro momento peggiore al mattino, hanno bisogno di molto tempo per alzarsi ed essere operativi. A metà pomeriggio raggiungono il massimo della produttività. Sono individui socievoli che amano uscire e fare tardi, hanno bisogno di dormire più ore di quanto non facciano, Questa categoria è particolarmente diffusa in Italia, Svezia (67%) e Finlandia (66%) “Quelli che….pancia mia fatti capanna” (Lunchtime Loungers): amano i piaceri della vita, gustare buon cibo e buon vino. Il loro motto è “ la vita va goduta” e non rovinata dal troppo lavoro o lo stress. Questo tipo di lavoratore è impegnato a trovare il giusto equilibrio tra vita private e lavoro e recupera il tempo dedicato a lunghe pause pranzo rendendo al massimo nel tardo pomeriggio. Questo tipo di personalità si riscontra in modo particolare nei paesi del bacino mediterraneo come l’Italia e la Spagna dove è frequente che i manager si concedano lunghe pause pranzo, in linea con le loro abitudini culturali. CINQUE SUGGERIMENTI PER INCREMENTARE LA PRODUTTIVITA’ A cura di Donna Dawson, psicologa 1) Utilizzare il cibo come carburante: è importante trovare il tempo per una sana colazione,poiché il corpo ha bisogno di essere nutrito dopo 8 ore di sonno, senza cibo. Saltare la colazione o mangiare solo un boccone al volo causerà un calo dell’energia verso le 11.00 e ciò costituirà la tentazione di cedere e mangiare snack dolci e poco salutari. 2) Approfittate della vostra pausa pranzo: optate per un pranzo leggero r sano ed evitate di consumare alcolici. Inoltre, cercate di fare un po’ di movimento, anche solo una passeggiata intorno all’isolato e soprattutto…scegliete le scale, non l’ascensore! Vi sentirete meglio, lavorerete in modo più efficiente e sul lungo periodo la vostra salute ne beneficerà 3) Rispettate la regola delle due ore: dopo due ore di lavoro impegnativo, la concentrazione inizia a diminuire e si lavora dunque in modo meno efficiente. E’importante alzarsi dalla propria scrivania una volta ogni due ore, sgranchirsi le gambe e camminare qualche minuto respirando profondamente. 4) Cercate di dormire almeno sette/otto ore a notte: potrà sembrarvi di essere altrettanto efficienti anche dormendo meno, ma non è così. La mancanza di sonno ( le ore prima di mezzanotte sono le più riposanti), causa cali di concentrazione, poca energia, irritabilità, debolezze a livello del sistema immunitario e scarsa produttività. Anche il vostro aspetto ne risentirà! E ciò non farà di certo una buona impressione ai capi e ai colleghi 5) Imparate ad utilizzare al meglio la tecnologia: se avete a disposizione dispositive tecnologici, software ecc ricchi di funzionalità che non sapete sfruttare in modo ottimale, perdete un’ottima occasione di ridurre i tempi e aumentare la produttività. Non sentite a disagio nel chiedere supporto o spiegazioni, il tempo che potrete risparmiare sarà il vostro!
