Il termine di un contratto è spesso considerato il momento migliore per negoziare dei miglioramenti nei servizi, costi, livelli di servizio e condizioni commerciali di un contratto di sourcing. La ratio sottostante è che il fornitore del servizio sia maggiormente disposto a fare qualche concessione pur di mantenere il business. Tuttavia, molte aziende approcciano il processo di negoziazione con troppa fiducia e poca preparazione.
“Le imprese devono tenere presente che rinegoziare non significa semplicemente scambiarsi delle concessioni”, ha commentato Bob Mathers, principal consultant in Compass.
“La capacità di ottenere dei cambiamenti richiede un processo proattivo di definizione di ciò che si vuole, valutando le diverse opzioni disponibili. Molte aziende non si preparano e presumono che la fine di un contratto porti automaticamente con sé la possibilità di negoziare. Non è così”.
Compass ha identificato 5 strategie per aiutare le aziende a ottenere dei miglioramenti in fase di negoziazione di fine contratto:
• Valutare le operazioni esistenti – un’analisi di questo genere identifica i servizi, i termini commerciali e i prezzi in cui un service provider è competitivo e dove ci sono lacune. Alla scadenza del contratto, questa informazione rappresenta un punto di partenza per definire le priorità della rinegoziazione. Per esempio, sarà prioritario fare degli aggiustamenti nelle aree in cui i prezzi sono disallineati.
Tuttavia, se l’analisi fa parte di un programma continuativo di misurazione e miglioramento, i costi esistenti saranno probabilmente competitivi e allineati a quelli di mercato. In questo caso, il focus della contrattazione può passare dalla riduzione dei costi alla governance, favorendo l’innovazione o migliorando l’efficienza del processo.
•Obiettivi specifici – L’analisi dovrebbe essere utilizzata per definire elementi specifici da discutere in fase di negoziazione. Per esempio, invece di chiedere sconti generici, focalizzarsi su uno sconto del 20% in un’area specifica per la quale i costi esistenti risultano superiori alla media di mercato.
E’ importante avere già pronte delle argomentazioni per affrontare un’eventuale non disponibilità del fornitore ad apportare i miglioramenti richiesti in specifiche aree di servizio.
•Ottenere il supporto del management – gli obiettivi di business devono essere allineati e comunicati agli executive responsabili dell’implementazione della strategia di fine contratto. E’ importante assicurarsi che il lavoro svolto del responsabile IT che gestisce l’accordo non sia vanificato da chi poi firma il contratto.
•Essere disponibili a perseguire altre opzioni – in ultimo, un’efficace strategia end-of-contract si basa sulla disponibilità del cliente a cambiare fornitore. Per fare ciò è però necessaria una valutazione delle alternative, lo sviluppo delle opzioni percorribili e la comunicazione di tali possibilità al fornitore del servizio.
•Considerare il punto di vista del fornitore – comprendendo e soddisfacendo gli interessi del service provider, un’azienda può ottenere una negoziazione win-win piuttosto che uno scambio di concessioni.
Portare degli incentivi al tavolo può avvantaggiare entrambi i player. Per esempio, invece di focalizzarsi su una riduzione del prezzo, il cliente può offrire al service provider la possibilità di standardizzare e semplificare i processi interni, generando un risparmio per il cliente e permettendo al fornitore di mantenere il proprio margine.
