La crescita da piccola azienda a leader di mercato: il valore dell’esperienza nei progetti documentali
Top Consult, società leader nella gestione elettronica dei documenti e nella conservazione sostitutiva degli stessi a norma di legge, ha raggiunto il traguardo dei primi 25 anni di attività, tutti all’insegna dell’innovazione, e inaugurato una nuova stagione di tecnologie e soluzioni applicative legate all’affermarsi del documento informatico nella vita aziendale.
“Nata nel 1987, quando la gestione elettronica dei documenti muoveva in Italia i primi passi – dice Pier Luigi Zaffagnini, fondatore e amministratore Top Consult – la nostra società ha contribuito alla “evangelizzazione” del mercato con una filosofia vincente: l’integrazione fra dati e documenti, fra database e archivi documentali, per rendere più completo il sistema informativo aziendale ed inserire anche le informazioni presenti nei documenti nel flusso dei processi lavorativi”.
Così fu sviluppato nel Laboratorio di Sviluppo Software di Torino il sistema Top Media, potente e semplice da usare, via via arricchito e potenziato per adattarlo all’evoluzione dell’informatica (passata nel frattempo attraverso almeno quattro ere tecnologiche) e alle esigenze dei clienti. Oggi Top Media NED è una vera e propria piattaforma documentale ad alta interoperabilità, capace di integrarsi con i sistemi gestionali ed ERP (da SAP a Dynamics, dal mondo IBM a quello Oracle). Top Consult però non ha proposto solo tecnologia ma anche e soprattutto soluzioni concrete per i diversi settori aziendali.
Uno dei cavalli di battaglia di Top Consult in tutti questi anni è stata in particolare la conservazione sostitutiva a norma di legge, che consente alle aziende di eliminare gli ingombranti archivi cartacei: il ruolo da protagonista conquistato in quest’area esemplifica bene lo spirito innovativo e la curiosità per il nuovo che da sempre animano la società. L’impegno pionieristico risale infatti agli albori della legislazione digitale, nel ’94, e nel ’99 si realizzava già per il Comune di Pesaro l’archivio sostitutivo dei documenti dell’Anagrafe, primo esempio di conservazione sostitutiva in Italia.
Un mondo di documenti informatici
Oggi lo scenario documentale è in piena evoluzione: negli ultimi anni infatti l’intervento del legislatore a favore della “dematerializzazione” ha portato al consolidamento del documento informatico, firmato o meno digitalmente, nella vita aziendale (vedi ad esempio la fattura elettronica, il Libro Unico del Lavoro, gli attestati di malattia dei dipendenti, la PEC).
Il Decreto SalvaItalia ha inoltre esteso l’obbligo di fatturazione elettronica anche ai fornitori degli enti locali, ed entro il 1/1/2013 dovrà essere recepita la Direttiva europea sulla Fatturazione Elettronica con la pubblicazione quindi delle regole tecniche da applicare. Dall’1/1/2014 scatta poi l’obbligo per imprese e PA di comunicare fra loro esclusivamente in modo informatico, norma recepita dal nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale e dal Decreto SemplificaItalia.
Le imprese dovranno necessariamente uniformarsi alle normative e, in un mondo di documenti via via solo informatici (dove la conservazione a norma è obbligatoria), il sistema documentale diventerà ancor più l’asse portante del sistema informativo. “Soprattutto in questo nuovo scenario – afferma Pier Luigi Zaffagnini – affinché gestione documentale e conservazione sostitutiva diventino veri driver di innovazione e di efficienza, è quindi importante affidarsi ad un fornitore come Top Consult capace di guidare l’azienda nella scelta tecnologica e nella necessaria trasformazione organizzativa e dei processi”.
Nei progetti documentali, al di là della tecnologia, il valore più grande sta nell’esperienza del partner. Top Consult da 25 anni è focalizzata totalmente sulle tematiche documentali, ha profonda conoscenza delle normative, ha realizzato centinaia di progetti a fianco di organizzazioni diverse, in tempi diversi e con sistemi informativi diversi. E’ stata il pioniere della conservazione sostitutiva; e la sua piattaforma documentale Top Media NED assume già oggi il ruolo strategico di cogestore del sistema informativo aziendale a fianco del gestionale Erp (che per sua natura non è in grado di gestire e conservare a norma le informazioni contenute nei documenti non strutturati o strutturati-informatici).
Top Consult ha sviluppato fra l’altro soluzioni tecniche e applicative che indirizzano in particolare la gestione e conservazione a norma di tutti i documenti informatici (dalla fattura elettronica fino alla PEC) e le inseriscono in un progetto più ampio di gestione documentale a livello enterprise: le imprese possono così da un lato ottemperare agli obblighi di legge e dall’altro cogliere nuove opportunità di controllo, efficienza e risparmi nei processi aziendali.
Top Consult ha inoltre capacità di “visione”. Ad esempio sul tema nuovo della PEC, prevenendo le esigenze del mercato, ha progettato una soluzione applicativa specifica per ricreare in azienda l’ufficio posta in modo virtuale e riportare sotto controllo le e-mail, le PEC e i documenti scambiati. Per i “mobile worker” ha invece integrato Top Media NED con gli smartphone e i tablet.
