Risorse umane, sistema informativo e BI. Il trinomio per la gestione aziendale

I tempi cambiano, ma l’investimento in risorse umane rimane sempre uno dei più rilevanti per qualsiasi tipo di azienda. Allo stesso tempo, appare anche come uno dei più difficili da misurare, sia a livello di rapporto costi benefici sia a livello di ROI. Ma anche in questo campo, BI e SI possono giocare un ruolo strategico

 

Risorse umane, sistema informativo e BI Il trinomio per la gestione aziendaleSe guardiamo l’azienda moderna, di qualsiasi tipo e dimensione essa sia, possiamo rappresentarla attraverso una precisa partizione: il sistema informativo (SI) e le risorse umane (HR). Il primo assume il ruolo di sistema nervoso, senza il quale sembra ormai impossibile pensare all’azienda. In realtà – spesso – esso richiede significativi cambiamenti nei processi organizzativi a tutti i livelli. Il secondo – le risorse umane (HR) – continua a giocare il loro ruolo fondamentale, sempre più sgravato dalla routine e sempre più qualificato. Ma ormai il rapporto tra le due partizioni è sempre più intrecciato e buona parte dell’attività umana passa attraverso la rete aziendale. In questo modo, le attività svolte possono facilmente essere tracciate e i risultati ottenuti quantificati con una adeguata correttezza. Sorge dunque spontaneo chiedersi come il sistema informativo possa diventare uno strumento efficace ed efficiente per la gestione delle risorse umane e, se possibile, per la loro valutazione. D’altra parte la stretta connessione tra i risultati di un’azienda e la gestione delle risorse umane all’interno di questa è stata confermata da una serie di studi fatti a diversi livelli, in aziende eterogenee per dimensione e core business e da analisti diversi, a partire dalla seconda metà del secolo scorso. Praticamente, tutti gli analisti concordano nell’affermare che la gestione delle HR gioca un ruolo fondamentale per il successo di un’azienda di qualsiasi dimensione. Per quanto riguarda l’aspetto amministrativo, siamo ormai abituati – da anni – a una gestione completamente informatizzata. Sul fronte dell’analisi dei risultati ottenuti, il sistema informativo nel suo complesso può rivelarsi particolarmente utile per tracciare le attività svolte dai propri dipendenti anche quando questi sono lontani dalla propria sede, evento che ormai si presenta con sempre maggior frequenza. Allo stesso tempo, appare un ottimo strumento per quantificare i risultati legati a determinate figure cui sono associate specifiche attività operative e organizzative. Non solo. Attraverso l’uso di tecniche di business intelligence è possibile dare un valido supporto a chi ha il compito di valutare risorse umane e politiche retributive. Le aziende all’avanguardia stanno adottando metodi sempre più sofisticati per analizzare i dati sui dipendenti e accrescere così il proprio vantaggio competitivo. Analizzare i talenti non è poi così diverso dall’analizzare le relazioni con i clienti o la gestione della supply chain. Si comincia con il resoconto dei precedenti (Cos’è accaduto?) e si finisce con un dispiegamento in tempo reale dei talenti sulla base dei bisogni aziendali in continua e rapida evoluzione. Ma quali sono le modalità di analisi per la gestione delle HR? E’ possibile applicare il metodo di analisi sugli investimenti finanziari anche agli investimenti sul capitale umano? E’ possibile parlare di una supply chain delle risorse umane?

Supply Chain dei talenti

«Oggi, i sistemi informativi si sono notevolmente evoluti per dare ai manager tutte le informazioni necessarie a gestire al meglio il capitale umano dell’azienda» – dice Vanni Cavicchioli, product manager di HR24, la soluzione 24 ORE Software per le risorse umane e ideatore dell’offerta HR24 in cloud (www.24oresoftware.com). «Possiamo oramai parlare di veri e propri CRM applicati alle risorse umane o di gestione della supply chain dei talenti».

Per Nicola Uva, Strategy & Marketing director di ADP Italia (www.it-adp.com), «i sistemi informativi dedicati alle risorse umane hanno raggiunto una grado elevato di maturità e rappresentano un trend che non è più da considerarsi tale poiché sono largamente adottati e fruiti dalle organizzazioni aziendali alle quali mettono a disposizione ampie funzionalità». Sono un esempio concreto i processi più attuali di misurazione delle performance o MBO (management by objectives), o quelli più classici di gestione delle informazioni dei dipendenti, la selezione, la formazione, i processi di valutazione delle prestazioni, delle competenze o – ancora – quelli più evoluti di salary review e di succession planning. Il beneficio principale percepito dai dipartimenti HR è quello di disporre di informazioni aggiornate da cui ottenere risultati misurabili.

 

Il Talent Manager

«Questo scenario – spiega Nicola Uva di ADP Italia sta subendo un’ulteriore evoluzione dovuta al fatto che le aziende desiderano disporre di sistemi informativi fluidi, capaci di gestire non tanto le diverse aree dell’organizzazione quanto i processi da esse stesse generati. Il talent management è l’esempio più concreto di flusso organizzativo che attraversa le diverse funzioni dell’azienda e che non può più essere definito per aree verticali (come selezione, formazione, percorso lavorativo). I sistemi informativi devono essere in grado di ragionare per processi che rispecchino il sistema azienda e di elaborare una quantità di informazioni maggiore rispetto a quella immessa se procedessero per singole funzioni. Per questo si rende necessario disporre di strumenti di business intelligence che siano integrati nelle piattaforme IT, che possano gestire importanti mole di dati trasformandole in informazioni fruibili dalle HR».  

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Un altro elemento che sta modificando i sistemi informativi per le risorse umane è certamente la dimensione social, che crea un nuovo livello di interazione tra il sistema stesso e le persone. «In questo contesto – dice Nicola Uva – è fondamentale l’integrazione di informazioni provenienti dall’esterno. I cosiddetti big data diventano un complemento fondamentale per i sistemi HR. In questo contesto, i sistemi di BI assumo un ruolo di primo piano». Riassumendo, due sono i trend principali per i fornitori di sistemi HR: un approccio alla gestione dei processi e la disponibilità di sistemi di BI completamente integrati con metriche e key performance indicators (KPI) preconfigurate.

Secondo Gualtiero Bazzana, amministratore delegato di Alten Italia (www.alten.it), «il sistema informativo si è esteso alla gestione del capitale umano, dapprima in ottica di amministrazione e organizzazione del personale e ultimamente verso lo sviluppo del personale, includendo aspetti di formazione e di valutazione delle performance e di raggiungimento degli obiettivi. In alcuni settori, in cui il capitale umano è la risorsa più importante, queste funzionalità diventano core. È questo il caso in aziende di consulenza, come Alten, che hanno sviluppato soluzioni interne perfezionate e ottimizzate negli anni e che vengono proposte per la gestione delle risorse umane».

 

Il fattore HR

«La gestione del rapporto tra HR e sistema informativo è all’ordine del giorno per un numero crescente di aziende italiane – afferma Stefano Meloni, direttore commerciale di Inaz (www.inaz.it) – poiché si è diffusa, e non solo nelle realtà più grandi, la consapevolezza che una gestione avanzata delle risorse umane ha un impatto sulle performance aziendali. La funzione HR è passata dal mero controllo di un centro di costo a un ruolo nuovo, che consiste nel fornire un contributo prezioso in termini di informazioni e di metriche alle strutture di linea e al top management, supportandoli nei processi decisionali».

Per ottenere risultati tangibili occorrono strumenti in grado di rispondere a criteri di ergonomia, compatibilità (cioè l’integrazione del dato a prescindere dall’applicazione utilizzata), immediatezza del feedback, usabilità (anche sui dispositivi mobili). «Inaz è partita da queste esigenze espresse dal mercato per sviluppare Inaz Analytics, l’applicazione che trasforma i dati del personale in informazioni e le informazioni in conoscenza diffusa e traducibile in concrete politiche gestionali. Con Inaz Analytics la direzione HR ha a disposizione una visione completa dei dati relativi a organico, presenze e costi e può ricavare indicazioni essenziali per attrarre e valorizzare i talenti, tenere sotto controllo la spesa e orientare le decisioni fondamentali per lo sviluppo dell’azienda. È la piena attuazione del concetto di business intelligence: i dati organizzati diventano informazioni e le informazioni conoscenza, cioè patrimonio diffuso in tutta l’azienda e base per le politiche gestionali».

Anche i progetti di Infogroup in ambito HR, conclusi o in corso di realizzazione, rispondono a esigenze di ottimizzazione delle risorse e del loro impiego. E’ sufficiente ricordare due delle ultime iniziative che Infogroup ha realizzato per la propria clientela e grazie alle quali le singole divisioni di un’organizzazione possono mettere a disposizione, a livello interaziendale, le risorse temporaneamente in eccesso.

«Abbiamo posto particolare attenzione al tema della gestione del talento» – sottolinea Luca Patrignani, responsabile Settore Centro di Competenza SAP di Infogroup (www.infogroup.it). «L’approccio deve basarsi sul mix fra la volontà di mettersi in gioco e la corretta valutazione del responsabile, affinché non solo la direzione del personale, ma tutte le direzioni vengano a conoscenza del “capitale umano” presente in azienda. Ogni singolo dipendente può condividere le proprie competenze grazie a un portale ad hoc e grazie a un apposito modulo online è possibile registrare e conservare le valutazioni delle prestazioni di ciascun dipendente».

Per Domenico Uggeri, vicepresidente di Zucchetti (www.zucchetti.it), le aziende necessitano sempre di più di sistemi integrati, pertanto prediligono fornitori che dispongono di un’offerta completa di soluzioni per la gestione del personale. «Gestire tutti gli aspetti amministrativi, organizzativi, relativi alla sicurezza e alla privacy mediante un’unica suite applicativa – spiega Uggeri – comporta i seguenti vantaggi: gestione centralizzata delle informazioni, eliminazione degli errori dovuti alla re-imputazione manuale dei dati comuni a più applicazioni, riduzione dei costi di gestione e aumento della produttività».

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BI e analisi dei talenti

La gestione dei talenti – non tanto nella accezione di persone con doti particolari bensì di coloro che possono avere un maggior potenziale – è per le aziende una straordinaria opportunità in un momento di crisi per creare differenza e vantaggio competitivo.

«I complessi algoritmi e modelli applicati alle numerose informazioni di BI a disposizione – afferma Vanni Cavicchioli di HR24 – possono aiutare i responsabili nei vari processi aziendali organizzati a seconda dei vari obiettivi prefissati, come l’aumento della efficacia e della produzione, il controllo della gestione e il miglioramento dell’efficienza oppure miglioramento dei comportamenti organizzativi».

Per cultura aziendale, per limiti di organizzazione o di spesa, purtroppo questi strumenti sono ancora quasi esclusivamente impiegati nelle grandi aziende.

«Oggi – però – esistono soluzioni che “parlano” un linguaggio più semplice e comprensibile all’imprenditore, con modelli preimpostati e immediatamente fruibili in modalità cloud. «Queste soluzioni – spiega Cavicchioli – sono adatte anche ad aziende medio-piccole che possono raggiungere velocemente e con costi contenuti risultati tangibili come il miglioramento del clima e della produttività aziendale, l’incremento della motivazione e della permanenza di personale professionale e lo sviluppo di sistemi premianti efficaci».

Dal canto suo, Nicola Uva fa notare il valore del cruscotto di HR Analytics di ADP che permette, grazie a indicatori chiave, di analizzare l’andamento dei processi e dei fenomeni di HR. «Oltre ai classici KPI come assenteismo o andamento degli straordinari, ADP (quale membro dei comitati di definizione delle metriche HR) fornisce metriche conformi agli standard ISO. È, inoltre, possibile integrare nel cruscotto HR dati provenienti dai sistemi social 2.0 quali – per esempio – l’email network social analysis».

La BI può essere utilmente applicata al settore HR mediante KPI focalizzati (ad esempio: età, scolarità, permanenza in azienda, raggiungimento degli obiettivi, formazione effettuata, retribuzione). «Attraverso cockpit strategici – spiega Gualtiero Bazzana di Alten Italia – è possibile verificare l’andamento nel tempo di tali KPI e il soddisfacimento degli obiettivi definiti. Alten propone, attraverso la sua soluzione proprietaria BSC (Business Software Control) un reporting ispirato alla metodologia Balanced Scorecard e comprensivo di una serie di indicatori predefiniti per vari processi aziendali, tra cui le HR».

Grazie alla capacità di analizzare una mole enorme di dati e di ricostruire correlazioni nascoste tra i dati, le imprese possono identificare i driver di creazione del valore e definire le cosiddette best practices.

«Le tecnologie, oggi, disponibili sul mercato sono diverse» – afferma Luca Maria Scanu, direttore generale di Data Management HRM (www.datamanagementhrm.it). «Sfruttando l’innovativa infrastruttura tecnologica della suite Gepe Next, Data Management HRM ha scelto di interfacciare le soluzioni leader di mercato secondo una logica best-of-breed, che vanno ad affiancare il reporting system nativo. Dal futuro ci possiamo aspettare un ampliamento nell’utilizzo di questi strumenti, sempre più applicabili su informazioni destrutturate e in grado di anticipare i fenomeni aziendali tramite proiezioni predittive».

Per estrarre valore da una gestione intelligente e dinamica delle HR – fa notare Luca Patrignani di Infogroup – «la risposta può essere trovata nella realizzazione di un datawarehouse delle risorse umane, in grado di mettere a disposizione informazioni sulle singole risorse, che possono essere aggregate ed elaborate secondo le esigenze delle varie direzioni. La quantità di dati è tale – però – che solo con l’impiego di una piattaforma in-memory è possibile utilizzare strumenti big-data per la ricerca e l’analisi predittiva in tempo reale».

 

Leggere i dati in chiave HR

«L’IT può svolgere un ruolo fondamentale a supporto delle attività di misurazione, analisi e sviluppo del talento in quelle organizzazioni che puntano sulle persone per costruire o mantenere la propria competitività» – interviene Fabio Cardilli, European Product leader di Talentia Software (www.talentia-software.com/it). «Nelle aziende con cui ci confrontiamo, il tessuto informativo a supporto della gestione HR è spesso articolato, complesso, costituito da differenti sistemi. Spesso la soluzione di talent management proposta da noi si affianca, per la gestione amministrativa, anagrafica e organizzativa, a sistemi payroll, ERP o persino fogli di calcolo. Ecco, dunque, che il primo aspetto chiave per dominare questa complessità e trarne informazione utile e intellegibile ai fini dell’analisi del talento è la razionalizzazione del dato, il ricongiungimento in un’unica base dati delle informazioni sparse, disorganizzate e apparentemente senza alcun nesso reciproco. Il secondo aspetto è favorirne l’interpretazione. Abilitare l’osservazione combinata e contemporanea dei KPI definiti dall’organizzazione mediante – per esempio – l’introduzione di cruscotti di immediata lettura, sempre accessibili via browser – anche da tablet – costituisce un valore aggiunto per la direzione HR e rende facilmente fruibili gli indicatori anche dal board». Disporre di una fotografia dello stato attuale dell’azienda con l’evidenza delle necessità e delle criticità, ipotizzare scenari di evoluzione e verificare, attraverso il trend storico degli stessi indicatori, l’impatto dei piani di sviluppo adottati nel tempo rappresentano le leve per valutare un ritorno di investimento immediato e oggettivo.

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Anche Zeta Service (www.zetaservice.com), in quanto società specializzata in paghe e amministrazione del personale in outsourcing, ha accesso a un’importante mole di dati storicizzati dei dipendenti delle proprie aziende clienti. «Ci siamo resi conto che questa marea di dati – afferma Silvia Bolzoni, amministratore unico di Zeta Service – è una fonte preziosissima di informazioni che, se ben analizzate, rivelano molto sullo stato di salute di un’azienda e dei suoi collaboratori e sono in grado di accrescere il vantaggio competitivo. Così, dopo un periodo di sperimentazione all’interno della nostra realtà, abbiamo messo a punto un sistema in grado di analizzare il capitale umano aziendale da più punti di vista. L’obiettivo è quello di mettere alla portata di tutti i clienti, anche dal punto di vista dell’investimento economico, la base di conoscenza delle loro risorse. Utilizzando la metafora dei territori da esplorare, è nata “La Mappa del Capitale Umano”. Questo servizio fornisce una rappresentazione periodica del quadro generale delle risorse. Come evoca il suo nome, la Mappa disegna la cartografia del capitale umano aziendale e parte, per le rilevazioni, da dati oggettivi. L’originalità del nuovo servizio sta, oltre che nei contenuti, nel proporre dei risultati pronti all’uso, nel garantirne la periodicità e soprattutto nel certificare tali risultati in quanto derivanti dal sistema di calcolo delle retribuzioni direttamente gestito da Zeta Service. Troppo spesso, infatti, le direzioni delle Risorse Umane abbandonano i processi di conoscenza perché troppo onerosi da concepire e, ancor di più, da mantenere e certificare. Così, noi abbiamo deciso di farci carico di tutto il processo: la Mappa è sviluppata a partire dal know-how specifico dei consulenti Zeta Service e la sua rappresentazione è modellabile sulle peculiarità di ogni azienda cliente».

Anche HR Infinity, la suite Zucchetti per la gestione completa e integrata del personale, ha introdotto sistemi di HR Analytics che consentono, mediante appositi cruscotti, l’analisi delle informazioni relative al capitale umano dell’azienda. «Inoltre sono state realizzate App specifiche per la gestione di alcune significative funzionalità direttamente da tablet e smartphone» – spiega Domenico Uggeri di Zucchetti. «Per Fininvest, che gestisce diversi contratti collettivi e figure professionali eterogenee, è stato realizzato un progetto avanzato di monitoraggio degli indicatori di performance del personale che ha permesso di soddisfare gli obiettivi di qualità e di sicurezza stabiliti dall’azienda, riducendo del 50% le attività di reporting».

Risorse umane, l’approccio analitico

«La business intelligence sta evolvendo come supporto indispensabile per le analisi, le previsioni e la configurazione di scenari futuri per tutte le funzioni aziendali, ben oltre la direzione vendite, la direzione amministrazione e finanza e la supply chain» – spiega Massimo Missaglia, amministratore delegato di SB Italia (www.sbiitalia.com). «Non è importante tanto e solo la piattaforma tecnologica o lo strumento scelto, ma soprattutto l’approccio con cui la BI viene introdotta e utilizzata in azienda. Non serve un’applicazione lineare e preconfigurata, mentre è indispensabile flessibilità, facilità d’uso e potenza per risolvere le esigenze e le richieste di analisi che man mano si manifestano in modo iterativo e che è praticamente impossibile pianificare a priori». SB Italia si caratterizza per una profonda conoscenza – oltre che delle tecnologie di BI – dei diversi processi aziendali, incluso quello della gestione delle risorse umane e porta valore alle aziende clienti, applicando un approccio flessibile in funzione delle specifiche priorità. «Siamo il loro partner di riferimento per tutte le esigenze di analisi dei dati e ci riconoscono i risultati ottenuti e la capacità di interpretare e risolvere le effettive priorità della azienda» – conclude Missaglia.