Per anni è stato uno degli indicatori di spesa più proposti e seguiti. Oggi nell’era del content management dei sistemi multifunzione e della distribuzione massiva dei contenuti, quali sono le strategie, le soluzioni e i prodotti che possono da un lato salvaguardare i costi e dall’altro supportare la competitività delle aziende? Una problematica strategica, visto che più di una ricerca di mercato evidenzia una spesa, non trascurabile, per la gestione documentale
di Massimo Fucci
Molti anni orsono, una gloriosa azienda informatica italiana fatturava quanto il suo concorrente americano diretto, in Italia. Una componente non trascurabile del fatturato era ascrivibile alle macchine per ufficio dotate di toner per le quali il famoso marchio aveva sviluppato anche un canale “unico e capillare” di rivendita indiretto che si era rivelato particolarmente efficace. Un canale di cui ancora oggi vi sono evidenti tracce sul nostro mercato, anche se più d’uno ha cambiato pelle e marchi rappresentati.
Ci si riferisce – ovviamente – alla Ing. C. Olivetti e i concessionari che erano gestiti dalla divisione denominata Media Utenza, nella quale alcune persone del marketing (anni 80) già si occupavano di costo copia e degli incentivi legati al singolo foglio di carta, da corrispondere a tutta la catena del valore: venditori, concessionari, responsabili di filiali e così via.
Un tema quindi, quello del costo copia, non nuovo, ma già a quel tempo, qualcuno, in Olivetti, profetizzò che, a breve, sarebbe diventato un parametro obsoleto. Oggi, il costo copia va inquadrato nei nuovi paradigmi relativi agli ambienti collaborativi posti in essere in ogni singola organizzazione. Indipendentemente dalle dimensioni e dal settore di operatività, sia questo pubblico oppure privato.
Sì, perché il costo copia, in realtà, non è che la punta di un iceberg denominato “gestione ottimale del ciclo di vita di un documento”, che fluttua nel mare dei processi aziendali e che coinvolge tutte le attività di business e di servizio. Un tema assolutamente trasversale, per il quale ogni manager deve trovare il tempo da dedicare a una completa comprensione dei processi documentali, al fine di porre in essere un piano di sviluppo e di ottimizzazione. Un argomento sufficientemente corposo che vede coinvolta una serie di elementi assolutamente non banali: i mutamenti del mercato (gli utenti, i clienti); i cambiamenti dei processi aziendali (management e collaboratori); l’allineamento veloce dell’infrastruttura Ict alle mutate esigenze del modello di business organizzativo perseguito e, non ultima, la cultura d’azienda.
A tal proposito, secondo una recente ricerca di Adobe Italia (www.adobe.com/it) cresce la consapevolezza delle opportunità derivanti dalla digitalizzazione (o dematerializzazione) dei documenti, dall’utilizzo del Web 2.0 nelle imprese e dall’impiego della dematerializzazione come leva strategica per innovare e per affrontare la competizione di mercato con una marcia in più. Dallo studio emerge che il 21% delle aziende ha portato a termine investimenti per automatizzare i processi documentali, il 15,6% ha pianificato progetti tecnologici in quest’area e una quota maggioritaria è intenzionata a investire entro un anno e mezzo. Queste sono le aziende che hanno una base interessante a supporto della propria capacità di competere.
Nell’ambito della dematerializzazione e della gestione digitale efficiente di documenti e workflow, Adobe vanta una lunghissima esperienza maturata in progetti innovativi e iniziative ad alto valore aggiunto all’interno di tutti i settori merceologici – enti pubblici, imprese, sanità, scuola, finance e manifatturiero.
«Le soluzioni Adobe Acrobat 9 e Adobe LiveCycle ES – afferma Andrea Valle, enterprise solution development manager di Adobe Systems – con la loro pervasività, permettono di agevolare il processo di digitalizzazione e di garantire vantaggi in termini di riduzione del consumo di carta, ottimizzazione di spazio, tempo e risorse e di aumento del livello di sicurezza e di protezione delle informazioni».
Lavorare, infatti, con un numero elevato di risorse e di enti dislocati in luoghi differenti necessita di estrema agilità nell’operatività di tutti i giorni, per cui la disponibilità di una soluzione che facilita, in sicurezza, la fruibilità (ciascuno per le proprie competenze) dei documenti aziendali, rappresenta un aspetto strategico per l’ottimizzazione dei costi e la qualità del servizio.
Nel processo di dematerializzazione dei documenti, la fase di acquisizione va considerata come un aspetto critico su cui soffermarsi con particolare attenzione, rivolta ai processi in essere e/o alle aspettative di ogni singola organizzazione.
«Il prodotto ideale per le imprese che devono dematerializzare grandi volumi di carta è senz’altro il fi-6800 – suggerisce Massimiliano Grippaldi, partner manager, PFU Imaging Solutions (www.fujitsu.com/emea/) – lo scanner documentale mid-volume più piccolo della sua categoria, con dimensioni che arrivano a un terzo rispetto a prodotti concorrenti ed è capace di acquisire fino a 60mila documenti al giorno a 130 ppm e 260 ipm».
Anche HP (www.hp.com) è decisamente impegnata nel settore dell’acquisizione, poiché viene ritenuto un elemento critico e qualificante di un efficace sistema di gestione dei documenti.
«La workstation per l’acquisizione di documenti HP Scanjet Enterprise 7000n – ci conferma Marco Lanfranchi, LaserJet & enterprise solution director, Imaging and Printing Group di HP Italiana – è stata progettata per responsabili e personale It che operano in ambienti aziendali gestiti e che hanno bisogno di un dispositivo per l’acquisizione di documenti con funzioni di collegamento in rete e protezione avanzate. Lo scanner HP Scanjet Enterprise 9000 a foglio singolo è stato progettato per i responsabili It che operano negli ambienti aziendali gestiti e che hanno bisogno di una scansione precisa dei documenti per i reparti legati al sistema di gestione dei documenti».
Una volta ottimizzato il processo di acquisizione, va gestito quello di riproduzione e distribuzione. In quest’ottica, OKI Systems Italia (www.oki.it) ha coniato un modus operandi specifico denominato “stampa facile”.
«Un programma specifico in auge da ben 5 anni – ci spiega Ignazio Minervini, product manager di OKI Systems Italia – che ha l’intento di fissare il costo pagina aziendale e pagare unicamente in base ai volumi di produzione documentale. Mille i contratti già siglati e una riconoscibilità sui clienti che stanno apprezzando l’ottimizzazione dei costi, la maggiore produttività, il risparmio di tempo. Un risultato perfetto solo se ci si rivolge agli esperti di settore raccogliendo le informazioni utili per la costruzione di un progetto finalizzato alla fornitura dei servizi richiesti con l’obiettivo di ottimizzare costi e tempo».
La dematerializzazione è senza dubbio un aspetto importante ma, per un miglioramento dei processi documentali, bisogna analizzare attentamente sia i processi aziendali, sia i costi di stampa associati. Un’operazione che potrebbe richiedere la presenza di un esperto di gestione documentale che operi a stretto contatto con il management dell’azienda.
Le imprese, che scelgono questa strada, una volta ridisegnati processi e flussi (e organizzazione), devono innanzitutto definire una chiara strategia di razionalizzazione e gestione degli asset di stampa, analizzando i costi complessivi di tutti i dispositivi presenti in azienda e identificando le aree di miglioramento. Gli studi di mercato indicano, infatti, che per i processi di stampa e copia dei documenti, le aziende spendono ogni anno una cifra pari ad almeno il 2% del loro fatturato ed è dunque fondamentale riuscire a implementare dispositivi e soluzioni di document management in grado di coniugare livelli di produttività ed efficienza ottimali a un concreto contenimento dei costi.
In quest’ottica, da tempo, l’offerta Canon (www.canon.it), da fornitore di dispositivi, si è spostata verso l’area dei managed print services. Una situazione in cui troviamo un connubio efficace di hardware, software e servizi professionali, il tutto offerto in chiave progettuale. Una modalità operativa, quindi, che va oltre la semplice offerta di pura tecnologia.
«Grazie ai servizi di stampa gestiti – ci spiega Stefano Gelmetti, customer & channel marketing direct CBD di Canon Italia – i nostri clienti possono risparmiare fino al 30% sui costi di stampa. Un risultato possibile poiché operiamo per identificare la soluzione di gestione documentale in grado di garantire ai clienti una reale riduzione dei costi e prestazioni tecnologiche di altissimo livello, sviluppando un vero e proprio progetto costituito da tre fasi distinte e integrate. Valutazione, in cui si fissano le condizioni al contorno. Ottimizzazione, in cui si definiscono criteri, strategie e azioni da porre in essere. Infine, Gestione, con una serie di servizi di assistenza e messa in opera che facilitino il raggiungimento degli obiettivi concordati. Una proposta di managed print services integra hardware, software e servizi professionali regolati da precisi Service level agreement. In quest’ottica, il vecchio costo copia diventa una parte irrilevante di un progetto molto più ampio in grado di fornire benefici complessivi all’organizzazione».
La parola d’ordine del system administrator oggi è razionalizzare i processi, con l’obiettivo di raggiungere un livello sempre più alto di efficienza e produttività con il minor rischio possibile e riducendo i costi di gestione.
«Per ottenere questi risultati – sottolinea Adriano Zuradelli, marketing manager di Kyocera Mita Italia (www.kyoceramita.it) – è fondamentale un’azione sinergica di analisi preventiva e affiancamento, proponendo soluzioni non invasive in grado di integrarsi al meglio nelle architetture hardware e software preesistenti in azienda. Un’altra prassi ogni giorno più apprezzata è la creazione di una piattaforma di pianificazione di costi e risorse, attraverso il monitoraggio costante del workflow aziendale, sempre nell’ottica di ridurre gli sprechi e ottimizzare al meglio la produttività quotidiana».
Kyocera Mita offre un’ampia gamma di proposte gestionali per avere costantemente una visione globale del workflow aziendale e dei costi che genera, in modo da trovare ogni margine di miglioramento a beneficio della produttività. L’offerta ha un’importante valenza ambientale, in quanto si avvale della tecnologia proprietaria Kyocera Ecosys, che implica a monte la produzione di sistemi a lunga durata per ridurre al tempo stesso i rifiuti informatici e i costi gestionali.
è, quindi, fondamentale che le aziende adottino una printing policy rivolta all’adozione del documento elettronico a scapito di quello cartaceo, eliminando così sprechi di carta che hanno un grande impatto sia in termini economici che ambientali. Basti pensare che studi condotti da Lexmark (www.lexmark.it) hanno messo in evidenza come mediamente una pagina ogni sei stampate viene buttata senza nemmeno essere letta.
«In generale – afferma Fulvio Re, direttore marketing di Lexmark Italia – possiamo però dire che occorre che la printing policy aziendale spinga all’utilizzo del fronte retro, alla scansione del documento inviato via email invece che stampato, alla stampa solo tramite autenticazione sul dispositivo. Il nostro ruolo è proprio aiutare le aziende a conoscersi meglio, a mettere a fuoco le pratiche di gestione documentale e identificare ogni singola area di miglioramento per intervenire con la maggiore efficacia possibile. Attraverso la nostra tecnologia è possibile caricare a bordo dei dispositivi applicazioni che agevolino le pratiche aziendali, personalizzate per tipo di business. I multifunzione Lexmark sono inoltre prodotti intelligenti, che si integrano facilmente con i sistemi di gestione documentale».
Il principale elemento di distinzione di Lexmark è rappresentato proprio dall’atteggiamento nei confronti del costo copia. Infatti, le aziende, mediamente, propongono un costo pagina che si abbassa aumentando i volumi di stampa. Lexmark spinge il cliente a stampare meno e a ottenere il massimo valore dalla stampa. La pagina che costa meno, in realtà, è quella che non si stampa!
Competenze, metodologie e tecnologie di alto livello, indubbiamente, consentono di progettare soluzioni ad hoc per i clienti partendo da un’analisi sia degli aspetti quantitativi (numero di dispositivi installati, volumi di stampa), sia degli aspetti qualitativi legati alle modalità di utilizzo dei sistemi di stampa come, per esempio, l’impiego del colore o l’adozione di policy sulla sicurezza e riservatezza dei dati aziendali.
«La consolidata metodologia di analisi da noi sviluppata – afferma Giovanna Nuzzo, corporate communication manager & Crm di Océ Italia (www.oce.com/it) – si basa sull’utilizzo di soluzioni software in grado di raccogliere i dati quantitativi e di individuare i comportamenti di stampa degli utenti (per esempio picchi di produzione, distribuzione dei carichi), nonché sulla realizzazione di interviste con gli utenti aziendali finalizzate a identificare le esigenze di document management attuali e future. Questo studio realizzato insieme al cliente consente di delineare, all’interno di un piano di miglioramento dei processi documentali caratterizzato da obiettivi misurabili, una soluzione ad hoc capace di ottimizzare i costi, i processi e le modalità di stampa degli utenti, garantendo inoltre funzionalità più sofisticate per lo sviluppo di documenti professionali di alta qualità».
Per Océ, quindi, il costo copia deve essere considerato solo come una componente di un piano di razionalizzazione e recupero dell’efficienza dei processi di gestione documentale che, grazie all’utilizzo di tecnologie multifunzione innovative, permette di soddisfare le diverse esigenze degli utenti riducendo, al tempo stesso, i costi.
In conclusione, l’efficacia della gestione documentale può considerarsi adeguata quando è supportata da un’analisi ciclica che, partendo dagli obiettivi di business e dalle esigenze degli utenti finali, perviene a una soluzione tecnologica che permetta una corretta e coerente governance dei processi di gestione dei documenti aziendali.
«Oggi – ben sottolinea Mario Levratto, senior marketing manager dell’IT division di Samsung Electronics Italia (www.samsung.com) – una qualsiasi soluzione di document management raramente porta a risultati desiderati se non vi sono adeguati skill interni di knowledge management. Pensiamo, per esempio, a soluzioni pratiche di gestione documentale, come l’integrazione a fax server centralizzati che eliminano i costi delle linee analogiche. Queste portano indubbiamente a una gestione ottimale del flusso di alcuni documenti e sono finalizzate a un contenimento dei costi».
Quando si parla dei processi, vanno tenuti in considerazione diversi aspetti. Infatti, la gestione elettronica dei documenti produce una serie di benefici tangibili tra i quali vanno citati la facilitazione nella ricerca dei documenti; la maggiore produttività del personale che dedica così un tempo inferiore a tale compito; la riduzione della possibilità di errori umani con conseguente rischio inferiore di smarrimento di documenti.
Tra i casi di successo, sicuramente val la pena di citare quello messo in atto da Infoprint (www.infoprintsolutionscompany.com) per Geps (Gestione Elaborazione Paghe Stipendi). Tra i leader nel settore dell’amministrazione del personale per conto terzi, Geps stampa mensilmente 40mila fogli paga e tutta la reportistica delle aziende clienti, arrivando a oltre 70mila pagine mensili. Inoltre, periodi particolari come quello relativo alle dichiarazioni fiscali comportano picchi di attività anche nell’elaborazione degli stampati, che raggiungono così una media di circa 100mila fogli al mese.
«Grazie all’utilizzo della stampante di produzione a foglio singolo, InfoPrint 2190 – afferma Moreno Tartaglini, vice president central & Southern Europe di InfoPrint Solutions – Geps è riuscita a ottimizzare il lavoro di più macchine in un solo dispositivo: questo ha comportato un vantaggio considerevole, sia in termini di risparmio economico, calcolato intorno al 20% rispetto all’utilizzo dei precedenti sistemi, sia in termini di ottimizzazione dei processi di stampa che, gestiti con un sola macchina, richiedono un’unica procedura e garantiscono una maggiore velocità».
La gestione documentale non è, quindi, solo una mera questione tecnologica, ma va inquadrata nell’ambito della più complessa scienza organizzativa che deve partire dagli obiettivi e strategie dell’azienda, per poi calarsi, a pioggia, nel quotidiano. Solo con un lavoro a monte, è possibile capire quale soluzione, tra le molteplici che il mercato offre, è corretto scegliere, e come implementarla.
Un tema noto anche all’interno della divisione Business Solutions di Sharp Electronics Italia (www.sharp.it). Secondo Carlo Alberto Tenchini, direttore marketing, «non esiste una reale best practice nella gestione efficiente dei documenti all’interno di un’azienda. Ciascun caso pone una sfida unica che dobbiamo cercare di standardizzare con un certo numero di soluzioni possibili, ma non uniformare a criteri rigidi. Inoltre va tenuto conto dell’aspetto umano. Spesso, il rischio per chi tratta macchine è quello di diventare un automa, il che non porta a una soluzione efficace nel tempo».
Per concludere, alcuni dati che non possono non far riflettere; una serie di ricerche di mercato sulla gestione documentale ci riportano che circa l’85% dei documenti non viene più riciclato (non ci sono standard oppure tutte le volte ci piace riniziare da capo?). Il 50% dei documenti viene copiato fino a 6 volte (ma a quanta gente serve?) e circa il 7% viene smarrito (ma come siamo sbadati!).
Su queste premesse, il costo copia sembra essere l’imputato con la “colpa” meno grave.
