Case History - Isab: migliorare il processo di produzione del budget con Tagetik

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Semplificare la complessità del processo di raccolta ed elaborazione ha ridotto del 30% il tempo dedicato alle attività operative a tutto vantaggio degli aspetti qualitativi e di analisi del dato

Per gestire con successo le performance aziendali degli impianti di raffinazione Isab (60% Lukoil - 40% ERG), l’azienda aveva bisogno di colmare quattro criticità nel processo di elaborazione del budget: innanzitutto, aumentare la responsabilità di tutti gli utenti coinvolti attraverso l’introduzione di momenti formali di approvazione delle varie fasi. In secondo luogo, incrementare il livello di dettaglio delle proposte di budget (smaltimento rifiuti, chemical, additivi, …) e disporre, oltre che dei costi per centro e voce di costo, della tipologia, delle quantità e dei prezzi. Inoltre, migliorare la tracciabilità e il monitoraggio del processo. Francesco Buscemi, senior controller: «Non riuscivamo ad avere un aggiornamento in “real-time” sullo stato di avanzamento, a tracciare le diverse revisioni del budget, per esempio, “pre e post meeting” con il management, e c’era il rischio di avere diverse copie salvate “offline” dai vari responsabili dei centri di costo, in quanto non disponibile una unica piattaforma aziendale». Infine, sviluppare un processo di raccolta-dati realmente integrato: «Ogni anno creavamo un numero elevato di fogli Excel molto complessi e “customizzati” sulla base delle esigenze delle varie funzioni. Dato l’elevato dettaglio delle informazioni richieste – importi per centro e voce di costo e singola attività elementare prevista all’interno di ogni voce di costo – era molto complesso integrare simultaneamente tutti questi dati in un unico database. Inoltre, non era possibile garantire l’integrità e la correttezza del processo di raccolta ed elaborazione delle informazioni poiché gestito manualmente su fogli Excel», continua Alessandra Latina, responsabile controllo di gestione.

Dopo un’approfondita valutazione di diversi vendor e soluzioni, l’azienda ha deciso di implementare il software di Tagetik (www.tagetik.it) in quanto ritenuto in grado di colmare tutti i “gap” citati. Giuseppe Pitarresi, IT project manager: «Abbiamo deciso di strutturare il progetto in 3 fasi: la prima è stata l’implementazione del processo di budget e piano; la seconda si è concentrata sull’elaborazione dei consuntivi e la determinazione degli scostamenti vs budget; la terza invece prevedeva l’implementazione del processo di forecast. Siamo partiti col progetto a fine gennaio 2011 e, in soli 4 mesi, considerato anche il ristretto team interno del progetto, siamo riusciti ad andare “live” con la parte più complessa e che coinvolgeva più utenti ovvero quella di budget e plan process. A settembre 2011 abbiamo rilasciato i moduli di elaborazione del consuntivo e, a fine anno, abbiamo ultimato tutte le altre funzionalità».

Tra i risultati e i benefici, l’azienda ha ottenuto una maggiore “accountability” da parte dei titolari dei centri di costo, con l’introduzione di momenti di approvazione formale. Inoltre, un miglior monitoraggio sia da parte del controllo di gestione, che del Cfo, del general manager e dei responsabili di più centri di costo, grazie alla produzione di un cruscotto, di facile accesso e utilizzo, per monitorare lo stato di avanzamento del processo di budget.

«La soluzione di Tagetik ci ha permesso di colmare tutte le criticità nel processo di budget. Abbiamo infatti ottenuto una completa tracciabilità e monitoraggio attraverso cruscotti creati ad hoc ed eliminato tutte le attività manuali nelle fasi di raccolta e di elaborazione dei dati. Inoltre, siamo in grado di produrre una reportistica decentralizzata e fruibile da tutti gli utenti», conclude Alessandra Latina.

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