Da sempre le soluzioni di Enterprise resource planning sono lo strumento fondamentale per i processi di controllo e di governo di un’azienda e oggi, nella sua naturale estensione verso il mondo esterno con cui l’impresa interagisce, va visto come base di riferimento per semplificare l’adozione di nuove strategie, per ridefinire i processi di business alla luce dei cambiamenti di scenario imposti dal mercato, che richiedono inevitabilmente anche nuovi assetti organizzativi
L’acronimo Erp (Enterprise resource planning) è stato coniato per definire un insieme di applicazioni software in grado di gestire i flussi informativi dell’intera gamma dei processi aziendali e di offrire un’integrazione completa dei principali processi d’impresa avvalendosi di una base comune e unica dei dati.
Nonostante per il 2010 fosse previsto un generale calo degli investimenti It, l’istituto di ricerca IDC ritiene che le ricadute della congiuntura economica sulla componente applicativa saranno minori rispetto a quelle sull’hardware, proprio per l’importanza delle soluzioni nel supportare la gestione dei processi di business.
Erp: un “must” per le imprese
Oggi si parla sempre più spesso di innovazione, di governo d’impresa, di impresa snella, di impresa estesa: in tutti i casi il presupposto indispensabile è la disponibilità di un efficiente sistema Erp come strumento per la gestione aziendale e per un adeguato e costante controllo di gestione dell’impresa.
Le società nel tempo si modificano, acquisiscono nuovi stabilimenti, creano nuove business unit, altre volte ne scorporano, in certi casi centralizzano, in altri esternalizzano; quand’anche rimangano stabili, intervengono nuove regolamentazioni di settore o nuove leggi a cui devono adeguarsi e rendersi conformi: per far fronte ai possibili mutamenti di scenario, non sempre prevedibili con adeguato anticipo, bisogna disporre di soluzioni integrate, ma il più possibile flessibili.
L’adozione di un sistema Erp comporta l’accettazione delle cosiddette best practice, cioè delle procedure che il fornitore del sistema Erp, sulla base della propria esperienza, considera le più efficienti ed efficaci per lo svolgimento di un determinato insieme di attività.
Integrazione tra dati, informazioni, applicazioni e processi, estensione della catena di fornitura a livello anche sovranazionale, ottimizzazione dei processi, sono tutti fattori che spingono nella direzione dell’utilizzo di applicazioni più evolute e che orientano il mercato Erp verso un’integrazione con le componenti di Scm, Crm, Business intelligence e più recentemente anche con funzionalità di document management, come fatturazione elettronica o conservazione sostitutiva, e applicazioni di collaborazione dando così sempre più vita e sviluppo ai sistemi Extended Erp.
Gli Extended Erp
I sistemi Extended Erp sono composti di moduli applicativi ognuno dei quali può essere implementato autonomamente a seconda delle esigenze dell’azienda; in tal senso un sistema Erp è flessibile poiché consente di supportare nuove attività in modo incrementale senza incorrere in problematiche legate all’integrazione, in quanto i moduli aggiuntivi operano sulla stessa piattaforma tecnologica e la base di dati rimane unica e centralizzata.
In ambiti di produzione e logistica sono molto utili i sistemi Mes (Manufacturing execution system) in quanto consentono la gestione integrata dei dati provenienti dai processi produttivi: mentre le piattaforme Erp gestiscono tipicamente le fasi gestionali e finanziarie e sono orientate sulle strategie di lungo termine, il Mes consente il miglioramento delle prestazioni di breve periodo e real time.
Poiché la maggior parte dei pacchetti raggiunge una copertura delle funzionalità attese dalle aziende compresa solo tra il 50 e il 70%, la possibilità di personalizzare il sistema Erp diviene spesso una necessità, ma occorre fare molta attenzione perché, se da un lato si aumenta la rispondenza del prodotto alle esigenze specifiche dell’azienda, dall’altro si corre il gravissimo rischio di veder crescere nel tempo, talvolta in modo non controllabile, i costi di manutenzione del pacchetto.
Finché si trattava di contabilità e produzione, magazzini e finanza, il rapporto tra investimenti e risultati era chiaro, perché questi ultimi erano misurabili in termini di pura efficienza e i manager potevano facilmente verificare se, grazie alle soluzioni installate, si riusciva o meno a fare le stesse cose di prima in minor tempo e/o con minori risorse.
Appena ci si affaccia all’esterno dell’azienda la complessità aumenta in modo esponenziale: aumentano i processi, le aree applicative, le proposte dei vendor e di conseguenza crescono le difficoltà nella scelta della soluzione più adatta.
Vantaggi e vincoli
Un Erp correttamente progettato e configurato dà la possibilità di svolgere analisi accurate sulle informazioni aziendali e consente di prendere decisioni opportune in tempi rapidi. Ma non basta adottare un Erp per raggiungere gli obiettivi: è necessario che l’impresa e il fornitore di tecnologia sappiano coniugare la conoscenza dei processi di business con la competenza del prodotto e delle tecnologie.
La capacità dell’Erp di dare vantaggi dipende da più fattori: dalla storia della sua progettazione e realizzazione, dalla percezione che di esso si ha in azienda, dall’importanza della funzione Ict nell’organizzazione, dal fatto che il sistema sia percepito come motore di innovazione.
La strategia It deve essere coerente con quella di business: occorre essere in grado di poter avviare attraverso l’Erp, i cambiamenti strategici richiesti dall’impresa.
Il momento economico che stiamo attraversando non sembra essere dei più favorevoli per decidere investimenti di lunga durata e di un certo rilievo, ma spesso sono momenti come quello attuale che richiedono interventi per favorire l’adozione di nuove strategie, implementare nuovi assetti organizzativi o ridefinire i processi di business.
Le richieste del mercato
Alcune conferme e qualche suggerimento utile ci vengono forniti in proposito da operatori che vivono quotidianamente la situazione di mercato dei propri clienti.
Francesco Stolfo, partner ToolsGroup Italy (www.toolsgroup.com), sostiene che «in un periodo di instabilità dei mercati le aziende hanno interesse a mantenere il posizionamento di offerta e ad ampliarlo per sfruttare ogni opportunità. Si ha quindi un aumento nella complessità dei processi gestionali, che si cerca di coordinare con investimenti mirati. I componenti che richiedono oggi attenzione da parte del mercato sono quelli di Crm e quelli avanzati di Advanced supply chain planning».
Secondo Andrea Lapo Daviddi, product manager Dynamics Erp Microsoft Italia (www.microsoft.com/italy), «ci sono ottime prospettive per gli Extended Erp. Per Microsoft Dynamics si tratta di caratteristiche e funzionalità native, già presenti out of the box nelle nostre soluzioni. Le aziende e le differenti figure con cui veniamo in contatto, infatti, si aspettano applicazioni che consentano ai propri dipendenti, clienti e fornitori di interagire con la soluzione Erp. Le esigenze sono le più diverse: dalla gestione delle note spese, alle richieste d’offerta per i fornitori o le transazioni dei clienti con carte di credito. Nonostante l’eterogeneità delle richieste tutte hanno in comune un’esigenza di flessibilità e una visione integrata della catena del valore, informazioni impensabili anche solo dieci anni fa».
Anche Corrado Rossi, direttore commerciale & marketing di Passepartout (www.passepartout.net) vede positivamente il mercato «perché riteniamo di avere i “fondamentali” per rispondere alle sue esigenze: costo contenuto dei prodotti, semplicità d’installazione, tempi ridotti di messa in opera. Le estensioni gestionali più richieste sono quelle che consentono di analizzare il mercato come la Business intelligence, i sistemi di Crm per la relazione con i clienti, l’integrazione delle componenti documentali».
Per Maurizio Borghi, direttore commerciale Erp di Kelyan (www.kelyan.it), «i sistemi Erp hanno usufruito in passato di spinte “esogene” al cambiamento (sindrome del millennium bug, passaggio all’euro, compliance tecnologica). Oggi l’opportunità di cambiare sistema gestionale non può prescindere dall’individuare e misurare precisi “target di miglioramento aziendale”. Noi riteniamo che l’Extended Erp giocherà, per le aziende engineering-to-order (Eto) e make-to-order (Mto), un ruolo determinante in due ambiti particolari: quello della gestione integrata dei fornitori e quello dell’integrazione del processo di sviluppo prodotto».
«Le risorse che questo tipo di collaborazione estesa può liberare – aggiunge Borghi – verranno investite nel rapporto tra progettazione e acquisti aumentando la capacità di analisi “fisica” degli item, comportando quindi riduzioni di costo molto più importanti. Ovviamente l’Extended Erp permette tutto ciò a un costo nettamente inferiore rispetto a una piattaforma gestionale non integrata».
«L’estensione verso gli strumenti di Plm, invece – conclude il manager IBM – permetterà di affrontare in modo corretto una configurazione di prodotto che fornisca l’esatta corrispondenza tra la vista “commerciale” e quella “ingegneristica”, e cioè un’efficace analisi di fattibilità tecnica ed economica».
Per Giuseppe Nocita, amministratore delegato di Pipeline (www.pipeline.it), «le imprese che hanno implementato un Erp nelle loro organizzazioni si sono rese conto che il sistema fornisce solo il 60/70% del sostegno per l’automazione dei processi di business e non può lavorare da solo. Le estensioni che potranno interessare maggiormente sono quelle legate al maggior controllo del ciclo attivo e passivo; ritengo che il Crm “su misura” e la Business intelligence da un lato e il Supply chain management dall’altro possano essere le più appetibili. In ambito produzione e trasformazione vedo buone possibilità, anche se da implementare a step per l’Integrated manufacturing che consente riduzioni importanti di costo e controllo e ottimizzazione reale».
«Il fattore umano e i relativi workflow sono di contro gli aspetti più delicati e la scelta di una o più soluzioni da integrare non può prescindere dalla “readiness” della propria struttura organizzativa – prosegue Nocita -. è altresì importante notare che la rigidità di certi processi organizzativi “imprescindibili”, spesso legati a figure aziendali “rigide”, impone di stravolgere processi standard già definiti nell’Extended Erp, determinando un’eccessiva e onerosa attività di personalizzazione. Una buona attività di Gap analysis, in cui si mette in gioco la stessa modalità operativa, consente di evitare i suddetti oneri. Un concreto esempio è quello di sfruttare la Soa in modo da trasformare l’infrastruttura It da architettura rigida a piattaforma flessibile e avere una visione processo-centrica invece di una applicazione-centrica».
Su cosa investire
Secondo Fabrizio Bonotti, sales country manager di Open Text Italia (www.opentext.com), «sono due le aree dove le aziende, che hanno adottato soluzioni Erp, come SAP, stanno investendo in questo momento. La prima è quella delle soluzioni di decommissioning in ambito archiviazione e legacy che aiutano a ridurre i costi di storage e di amministrazione dell’It; la seconda riguarda l’adozione di soluzioni di Ecm, Enterprise content management, che possono connettere processi e transazioni di business alla mole di informazioni non strutturate quali e-mail, fogli elettronici, presentazioni e contratti».
«Open Text è in grado di connettere Erp ed Ecm rendendo disponibile il contenuto nel giusto contesto all’interno delle transazioni aziendali grazie alla soluzione Extended Ecm dedicata al mondo SAP – spiega Bonotti -. Questa possibilità accresce in modo esponenziale la produttività, in quanto i dipendenti risparmiano tempo nel recuperare documenti o e-mail, accedendo semplicemente attraverso l’interfaccia video SAP o direttamente da Microsoft Outlook».
Fabio Vennettilli, direttore delivery clienti di Gruppo Byte (www.bytesh.com), pone l’accento sull’importanza delle risorse umane: «L’Erp, che in azienda riguarda tutto l’Enterprise resource planning, comprese le risorse umane, nel 2009 ha continuato a essere area di investimento, in quanto strumento che genera efficienza. La crisi richiede soprattutto dinamicità e le estensioni che permetteranno alle aziende di essere dinamiche riguarderanno sicuramente funzioni di tipo “self-service”, con una particolare attenzione al vero asset aziendale: le risorse umane».
Luca Introini, sales manager di Hermes Reply (www.reply.eu/hermes), conferma che «gli Extended Erp sono in forte espansione e il mercato necessita di sistemi che possano gestire in modo omogeneo l’execution dei processi logistico-produttivi. Hermes Reply, specializzata nelle soluzioni per la gestione dei sistemi di produzione, propone la piattaforma FlexNet di Apriso per supportare le aziende manifatturiere nello sviluppo dei progetti di miglioramento continuo, improvement e controllo della produzione».
Gian Luca Sacco, marketing director South Europe di Siemens PLM Software (www.plm.automation.siemens.com/it_it), facendo riferimento alle aziende manifatturiere che nell’ambito dell’Extended Erp rappresentano una buona percentuale, sostiene che «hanno bisogno di una soluzione di gestione del ciclo di vita del prodotto che sia pensata per loro: preconfigurata con le best practice di settore e implementabile in modo rapido ed economico. Le nostre soluzioni Plm sono state progettate per offrire tutto ciò che occorre per massimizzare l’attuale strategia di innovazione e crescere con facilità per soddisfare tutte le esigenze future».
Francesco Stolfo di ToolsGroup ricorda che «oggi il mercato offre soluzioni adeguate per coprire una vasta gamma di processi, e l’esperienza dei vendor è fondamentale per evitare lo sviluppo di funzionalità già presenti sugli Erp o sui sistemi avanzati di supporto. Maggiore è il tempo dedicato all’analisi e alla modellazione del processo, minori saranno i futuri inconvenienti».
Giorgio Mini, vice presidente di Zucchetti (www.zucchetti.it), a sua volta, precisa: «Nel realizzare Ad Hoc Infinity, l’Erp Zucchetti di nuova generazione, abbiamo voluto andare “oltre il gestionale” per dare alle aziende una copertura applicativa estesa anche a problematiche non puramente contabili e amministrative. Tutte le imprese, infatti, dalle Pmi a quelle di dimensioni maggiori, devono gestire in modo più efficiente tutti i processi per recuperare competitività sul mercato; per questo motivo Ad Hoc Infinity è nativamente integrato con soluzioni di gestione documentale, di Business intelligence, di commercio elettronico, di Crm per consentire un flusso delle informazioni più coerente e organizzato».
Il problema delle personalizzazioni
Si è già detto come il rischio di avere nel tempo una lievitazione dei costi difficilmente governabile sia legata prevalentemente all’eccesso di personalizzazioni richieste e spesso imposte in fase di sviluppo dai vari settori di utenza: è questo un problema di non facile soluzione, perché prevalentemente legato ad aspetti manageriali, ma la scelta e l’utilizzo di applicazioni che si facciano carico del problema può aiutare non poco nel trovare una risposta adeguata.
Franco Gementi, business development manager Italy di Hr Access (www.hraccess.com), concorda sul fatto che «le personalizzazioni sono il punto più spinoso nelle attività di upgrade. Sebbene nel tempo “volumi” di metodologie siano stati scritti (e a volte anche affinati sul campo) per limitare questi eccessi, il risultato finale non è molto confortante. Come sempre la ragione sta nel mezzo, cioè occorre evitare gli eccessi da una parte e dall’altra. Ritengo che sia necessario affidarsi a soluzioni software che abbiano insito nella propria architettura proprio la gestione delle personalizzazioni del cliente, garantendo la salvaguardia e la relativa migrazione alla versione superiore del software. Come secondo punto occorre anche “trasparenza” da parte dei system integrator dichiarando i rischi di determinate personalizzazioni che possono compromettere l’integrità del prodotto e non rincorrendo l’ordine/revenue che può scaturire dalla personalizzazione».
Secondo Fabio Vennettilli di Gruppo Byte «selezionare una soluzione solida e affidarsi a partner seri sono elementi fondamentali per evitare l’eccesso di personalizzazioni; inoltre è sempre meglio partire con le dotazioni iniziali e richiedere eventuali customizzazioni in seguito, perché spesso la soluzione offre già tutte le funzionalità necessarie. L’architettura è fondamentale, deve offrire funzioni semplici e contestualizzate. Byte, per esempio, è dotato di un framework (Braveheart) che consente di personalizzare il front-end permettendo all’utente di operare per processi e non per transazioni, lavorando solo su dati conosciuti e di cui ha bisogno».
Luca Introini (Hermes Reply) sostiene che «per stimolare il miglioramento continuo e ridurre i costi di manutenzione delle soluzioni adottate è necessario avvalersi di un sistema di Bpm adatto per la descrizione e la gestione dei processi logistico-produttivi. Con FlexNet di Apriso, i processi logistico-produttivi utilizzati nella soluzione finale sono creati e “manutenuti” aderenti a quelli del cliente senza dover scrivere codici software ad hoc».
Secondo Andrea Lapo Daviddi di Microsoft Italia «diversi fattori concorrono al contenimento delle richieste di personalizzazione come, per esempio, un’ottima conoscenza del prodotto, una consolidata metodologia di disegno della soluzione, l’utilizzo di best practice e il ricorso a tecnologie standard. Le soluzioni Microsoft Dynamics offrono diverse strategie tecnologiche e metodologiche consolidate che ci consentono di “sdrammatizzare” il problema. La strategia verticale di Microsoft Dynamics ha consentito di spostare molte delle funzionalità in precedenza gestite come personalizzazioni nell’ambito del prodotto base o delle soluzioni verticali dei partner, riducendo spesso l’intervento di upgrade a un più semplice aggiornamento dei dati in fase d’importazione».
Corrado Rossi fa presente che «la soluzione Passepartout Mexal è stata concepita fin dalle origini con un sistema di sviluppo disponibile per il rivenditore o per il cliente finale evoluto, che permette di creare personalizzazioni mantenendo, nel tempo, la completa compatibilità con i prodotti di fascia superiore e con le successive release che si rendono disponibili. In questo modo si preserva il costo di sviluppo delle verticalizzazioni».
Extended Erp, uguale valore aggiunto
In un momento di incertezza del mercato, come quello attuale, è pensabile che non siano molte le imprese che affronteranno i costi di ampi progetti di rinnovo dei propri sistemi informativi verso impegnative soluzioni innovative, ma è molto più probabile che si avvantaggi la tendenza a capitalizzare gli investimenti fatti e a promuovere soluzioni integrative per processi considerati strategici.
In questo senso i sistemi Extended Erp rappresenteranno ancora un elemento basilare di riferimento per il valore aggiunto che sono in grado di offrire al business aziendale.
