L’innovazione tecnologica è il tema principale di tutte le imprese, grandi o piccole che siano, alla ricerca del difficile equilibrio tra l’esigenza di investire di più per rinnovarsi e gli effetti pesanti di una crisi che pone sotto stretta sorveglianza il livello dei costi.
Le enormi potenzialità di Internet permettono alle aziende di aggregare in una stessa strategia maggiori performance, contenimento dei costi e sostenibilità. Se negli anni passati Internet ha collegato le persone, oggi questo può considerarsi storia: siamo nell’era dell’Internet of Things (IoT), considerata la naturale evoluzione di Internet, nuovo paradigma tecnologico, in cui uno o più insiemi di oggetti – computer, device, sensori – dialogano e interagiscono in un processo in linea con le esigenze aziendali. Per un’azienda competitiva, una delle sfide più difficili è quella di individuare e ridimensionare le sacche di inefficienza presenti all’interno delle varie aree.
Consideriamo per esempio l’area di printing governance, una di quelle aree grigie, dove non è facile comprendere l’origine di determinati costi e anche la loro quantificazione si presenta complessa. In molte aziende, si riscontra la presenza di stampanti obsolete e appartenenti a più fornitori, eccessivi costi di manutenzione e di approvvigionamento, sottoutilizzo delle apparecchiature: insomma, una totale assenza di gestione centralizzata delle stampanti, con conseguente perdita di controllo sui costi e inefficienze. Non a caso secondo Gartner, “the cost of print is the last great area of uncontrolled cost”. L’IoT, attraverso la tecnologia Managed Print Services (MPS), consente una più accorta gestione della stampa in azienda, e potrebbe rivoluzionare il settore. Confrontiamo il modello tecnologico MPS con il business model degli operatori over-the-top (OTT): le attività degli utenti generano informazioni, che vengono elaborate dagli OTT per identificare al meglio il profilo, le abitudini e i gusti degli utenti stessi, permettendo così un’offerta di prodotti mirata, più efficace e meno costosa.
Con la tecnologia MPS, le apparecchiature coinvolte nel processo lasciano traccia (numero di documenti stampati, tempo di stampa, richiedenti…). Basta registrare ed elaborare tali informazioni per avere report puntuali su utilizzo dei dispositivi, comportamento degli utenti, stato delle operazioni. In tal modo, il management riesce a controllare le performance di tutti i device coinvolti nell’attività (dalle fotocopiatrici alle stampanti, ai fax) migliorandone la governance e riducendo i costi. Inoltre, la gestione tecnologica dei servizi di stampa permette di eliminare la maggior parte del tempo impiegato a fare fotocopie, a manutenere i macchinari e ciò significa impiegare le risorse in differenti attività: un evidente contributo quindi alla produttività dell’impresa.
Un altro importante elemento della governance centralizzata, che contribuisce ad affrontare la sfida dell’ecosostenibilità, riducendo l’impatto ambientale sia in termini di consumi energetici sia in termini di materiali di consumo. La tecnologia digitale MPS non si limita a un migliore utilizzo delle stampanti, ma affronta il processo di stampa come parte del ciclo di vita del documento, dalla sua creazione alla modifica, all’utilizzo, all’archiviazione. Tutta l’evoluzione racchiusa in un acronimo, MPS, che per Olivetti non molti anni addietro significava “macchine per scrivere” e oggi è “managed print services”.
Riccardo Delleani, AD di Olivetti
