Le Pubbliche Amministrazioni hanno tempo fino al 12 agosto per adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti in adempimento al D.P.C.M. 2014, ovvero il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri che rappresenta l’ultimo di una serie di passaggi implementati nel quadro dell’Agenda Digitale, giunta a quanto pare al suo ultimo capitolo.
Cosa indica esattamente questa deadline? Nello specifico ogni amministrazione dovrà implementare le seguenti procedure:
- Abolizione dei registri cartacei e introduzione di sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali;
- Gestione della documentazione in base a dei numeri di protocollo. Questo comporta un notevole cambiamento a livello metodologico; in questo modo il documento sarà automaticamente collegato al relativo fascicolo e procedimento e indicizzato in modo da rendere più facile e affidabile il reperimento delle informazioni e dei file all’occorrenza.
- Comunicazione. L’uniformazione dei criteri di classificazione e indicizzazione dei documenti renderà più semplice la comunicazione tra gli uffici della stessa amministrazione. In questo modo ogni ufficio potrà accedere ai documenti o fascicoli e intervenire su questi a seconda dell’abilitazione (consultazione, inserimento, modifica).
Questi cambiamenti non riguardano solo l’organizzazione dei documenti, ma anche quella del personale. Il decreto stabilisce infatti che ogni PA dovrà organizzare delle aree per la gestione documentale che saranno coordinate da una figura di riferimento. A questo step segue quello di revisione del contenuto del manuale di gestione del protocollo informatico per una descrizione dei processi più completa.
Le caratteristiche del documento digitale
Il documento informatico deve avere le seguenti caratteristiche:
- Integrità, ovvero essere completo e inalterato
- Immodificabilità, ovvero l’inalterabilità del documento deve essere garantita.
Per garantire tali caratteristiche il documento deve essere dotato di:
- Numero di protocollo ovvero un codice di registrazione di 7 cifre;
- Segnatura di protocollo ovvero l’associazione in forma permanente delle informazioni di protocollo sul documento originale;
- Classificazione per associare i documenti ai fascicoli e ai relativi procedimenti.
Cosa cambia per i cittadini
Questo grande cambiamento non riguarda solo le PA ma anche tutti i cittadini che grazie all’implementazione del protocollo informatico da ora potranno consultare online i propri fascicoli evitando ridondanze e inutili confusioni.
Fonti:
