Gestione documentale: mai più senza!

Gestione documentale: mai più senza!

Mai come in questi mesi di pandemia, con le aziende chiuse e con dipendenti e collaboratori in smart working, le aziende hanno sentito la necessità di poter accedere ai propri documenti e alle proprie informazioni anche da remoto

La gestione documentale è sempre stata un bel “grattacapo” per le aziende di qualsiasi settore e dimensione. Come gestire e conservare la quantità, spesso significativa, di documenti – fino a qualche decennio fa solo cartacei e adesso anche digitali – che giornalmente vengono prodotti all’interno degli uffici o che, in qualche modo, entrano in azienda? Ordini, fatture, fax, presentazioni, offerte: tutti documenti che devono essere quotidianamente revisionati, approvati, condivisi, eventualmente modificati e conservati nel tempo.

Se in origine le strade praticabili si limitavano a una organizzazione efficiente di archivi cartacei, con l’avvento dell’informatizzazione sono arrivate soluzioni di gestione documentale intelligenti, più sicure e più pratiche. È stato così possibile velocizzare e riorganizzare l’intero processo con l’utilizzo di archivi elettronici, nei quali i documenti digitali possono essere gestiti automaticamente, caricati in rete e conservati a lungo senza alterazioni, riducendo al contempo il rischio di commettere errori.

E oggi? Con la pandemia tutto è cambiato, un’altra volta.

Secondo i dati raccolti dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel 2019 lo smart working ha riguardato circa 570.000 lavoratori, il 20% in più rispetto all’anno precedente. Con i DPCM del 23 febbraio e dell’8 marzo 2020, che di fatto hanno semplificato l’adozione del Lavoro Agile da parte di enti e aziende, il numero di lavoratori che attualmente svolgono attività lavorativa da remoto, per una parte significativa del loro tempo, è passato rapidamente a circa a 6,58 milioni, ovvero a circa 1/3 dei lavoratori dipendenti complessivi.

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Con i dipendenti e i collaboratori che lavorano da remoto, occasionalmente o con continuità, sono nate nuove opportunità e nuove problematiche: tra queste ultime, possiamo citare lo scarso “coinvolgimento aziendale”, un senso crescente di alienazione e la difficoltà nel gestire orari lavorativi e privati.

Per le aziende, la gestione documentale da remoto rappresenta un problema reale e tangibile. In regime di smart working i documenti cartacei vengono spesso scansionati, fotografati e inviati via mail. Il file creato è archiviato in uno dei terminali personali del dipendente, senza nessuna reale garanzia di sicurezza e di conservazione. In una parola, non viene “gestito”.

Pablo Pellegrini, Business Unit Manager Document Management, Workflow & Services di SB Italia, Digital Innovation Company che realizza soluzioni IT all’avanguardia per le aziende che desiderano innovare, osserva come “la situazione di emergenza che abbiamo vissuto ha portato alla luce le differenze sostanziali tra le realtà già dotate di strumenti idonei per una corretta gestione del patrimonio documentale aziendale e dei processi, che sono state in grado di reagire al lockdown improvviso senza traumi, e quelle che invece ancora non avevano investito in tal senso, e che si sono trovate realmente spiazzate. L’organizzazione di un archivio aziendale non può essere affidata alla discrezionalità e alla buona volontà di un dipendente, così come oggi non è più possibile una gestione esclusivamente cartacea del documento aziendale con processi destrutturati non supportati dai sistemi informativi: pensiamo a quanti documenti sono stati “imprigionati” all’interno degli uffici per mesi, quanto avrebbero potuto essere sicuramente più utili se disponibili in modalità digitale. SB Italia è il partner ideale per tutte quelle realtà che necessitano di un progetto di gestione digitale in grado di portare efficienza nei processi aziendali. I nostri progetti partono dalla gestione dei documenti per arrivare alla implementazione dell’intero processo digitale, con soluzioni scalabili e tailor made”.

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