Oggi è importante passare a una visione strategica in cui la soluzione di stampa è gestita, monitorata, ottimizzata in chiave di efficienza, di sostenibilità e di conformità, valorizzando anche il cloud
Le aziende oggi stanno vivendo un cambiamento profondo nei loro modelli di lavoro. Il passaggio al digitale, la maggiore valorizzazione dello smart working, la crescente attenzione alla sicurezza richiedono un nuovo approccio nella gestione dei processi documentali. Di tutto questo è consapevole Konica Minolta, che propone un’offerta di Print Management evoluta.
«Il Print Management, ovvero la gestione della stampa, designa l’insieme di soluzioni e strumenti che consentono di controllare, gestire e ottimizzare l’intero ambiente di stampa di un’organizzazione» – afferma Luca Dongiovanni, product manager Office Solutions di Konica Minolta. «Tra i principali vantaggi che l’implementazione di un sistema di print management porta all’organizzazione rientra il controllo dei costi, perché ogni stampa, ogni copia, ogni scansione è monitorata. Anche la sicurezza dei dati è fondamentale perché si impedisce l’accesso non autorizzato ai documenti stampati e ai dispositivi grazie a funzioni di autenticazione e alla stampa sicura, che prevede il rilascio delle stampe solo in presenza dell’utente che le ha inviate al dispositivo. Il terzo elemento importante è l’efficienza operativa, perché si automatizzano i processi di stampa e si semplifica anche la gestione dai dispositivi a livello IT e di infrastruttura. Infine, il discorso della sicurezza deve essere declinato anche in rapporto al Gdpr e alla conformità normativa, a 360 °; non si parla solo di sicurezza dei dati personali ma anche di gestione delle informazioni riservate fondamentali per l’azienda».
Secondo Dongiovanni, ripensare il Print Management significa evolvere da una logica puramente operativa, in cui la stampante è vista come un oggetto da mantenere, a una visione strategica in cui la stampante è gestita, monitorata, ottimizzata in chiave di efficienza, sostenibilità e conformità. «In questo contesto – dice il product manager – noi di Konica Minolta invitiamo le imprese a trasformare un’area spesso è trascurata in un asset strategico capace di dare valore all’azienda stessa».
CAMBIARE MENTALITÀ
Ma quali sono i problemi che un’azienda incontra, se non si avvale di una strategia di Print Management? «Molte imprese non hanno ancora pensato a introdurre una strategia di print management» – commenta Dongiovanni. Non farlo, però, significa trovarsi in difficoltà. Spesso, l’azienda deve, così, gestire un’infrastruttura disomogenea, con dispositivi di marche diverse, configurazioni non standardizzate, policy di gestione assenti e poco chiare. Tutto questo porta a sprechi economici dovuti a dispositivi sottoutilizzati, non valorizzati, o sovrautilizzati, quindi più soggetti a rotture impreviste e a un fine vita anticipato rispetto a quanto era stato preventivato. Gli sprechi economici riguardano sia gli acquisti non controllati, anche di consumabili, sia gli interventi di manutenzione reattiva, non programmata. Ovviamente si aggiungono i rischi legati alla sicurezza». Importante, quindi, è cambiare mentalità.
UN’OFFERTA COMPLETA
Sul versante del Print Management Konica Minolta propone un’offerta completa e modulare che spazia dall’on premise, con dispositivi e software di print management installato sui server locali, fino a soluzioni che si avvalgono di tecnologie più moderne, in cloud. Su questo versante l’azienda rende disponibili soluzioni come SafeQ Cloud e Workplace Pure, la piattaforma proprietaria di Konica Minolta che integra diversi servizi in un’unica interfaccia. «La nostra proposta si basa su alcuni pilastri fondamentali» – dichiara Dongiovanni. «Un primo punto di forza consiste nella centralizzazione e nel controllo in un’unica piattaforma per gestire tutte le stampanti e i multifunzione anche di brand diversi in ogni sede dell’azienda.
Il secondo pilastro e la sicurezza integrata, per gestire tramite badge, stato protetto o crittografia dei dati la piena conformità della normativa di sicurezza per la gestione del dato. Questo significa che le soluzioni si adattano a ogni tipo di organizzazione, dalla piccola e media impresa alla grande multinazionale. Ci sono, per esempio, aziende che partono da un modello on premise e successivamente passano a un modello cloud per rispondere a nuove esigenze. Il terzo pilastro è costituito da flessibilità e scalabilità. Questo significa che le soluzioni si adattano a ogni tipo di organizzazione, dalla piccola e media impresa alla grande multinazionale. Ci sono, per esempio, aziende che partono da un modello on premise e successivamente passano a un modello cloud per rispondere a nuove esigenze.
A tutto questo si affianca la consulenza; con la nostra competenza accompagniamo il cliente in ogni fase, dall’analisi del design iniziale, dell’infrastruttura che utilizza alla nuova infrastruttura di stampa, gestita da un sistema di Print Management, puntando anche sull’ottimizzazione dei dispositivi».
La sostenibilità è un elemento chiave della visione di Print Management proposta da Konica Minolta. «Attraverso il Print Management – prosegue Dongiovanni – aiutiamo le aziende a ridurre gli sprechi di carta e toner e ad allungare il ciclo di vita del dispositivo migliorando la manutenzione. Favoriamo l’introduzione del modello cloud per consentire l’eliminazione dei server locali, la riduzione dei consumi elettrici e delle emissioni. Nel nostro sito Internet abbiamo costruito di recente una landing page che aiuta i clienti che vogliono approfondire il tema del Print Management a capire meglio di cosa si tratta».
