Oltre 3.000 professionisti migliorano produttività ed efficienza utilizzando Microsoft 365 Copilot
Indra Group, una delle principali aziende mondiali nei settori della difesa, del traffico aereo, dello spazio e delle tecnologie digitali, ha compiuto un passo decisivo nella sua strategia di Intelligenza Artificiale (IA) con l’implementazione su larga scala di Microsoft 365 Copilot. In appena un anno, oltre 3.000 professionisti dell’azienda tecnologica hanno iniziato a utilizzare questa soluzione di IA generativa integrata nell’ambiente Microsoft 365, con risultati tangibili in termini di efficienza, qualità e produttività.
Con attività in oltre 140 paesi e più di 57.000 dipendenti, Indra Group sta guidando la trasformazione digitale in tutti i settori aziendali chiave. L’azienda sta canalizzando il suo impegno per l’innovazione nell’IA attraverso la sua filiale Minsait, specializzata in tecnologie emergenti e ambienti digitali. Minsait guida iniziative nel settore pubblico e privato, applicando al contempo questi progressi alla propria trasformazione interna, con soluzioni che spaziano dallo sviluppo di software al miglioramento delle operazioni e alla creazione di nuovi servizi basati sull’IA.
“Fin dall’inizio, abbiamo voluto che l’Intelligenza Artificiale facesse parte del lavoro quotidiano dei nostri team, aiutandoli a generare contenuti di qualità, ad accedere a informazioni rilevanti e a ottimizzare i loro compiti”, ha dichiarato Luis Navarrete, CIO di Indra Group e sponsor del Programma.
IA integrata nella vita quotidiana
L’obiettivo di Indra Group con l’adozione di Microsoft 365 Copilot è quello di integrare l’IA generativa nel lavoro quotidiano dei suoi professionisti, senza compromettere la sicurezza o la governance delle informazioni.
La scelta di questa soluzione si è basata sulla sua integrazione nativa con gli strumenti di produttività già implementati all’interno dell’organizzazione, tra cui Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneDrive, nonché sulla sua scalabilità e capacità di generare impatto fin dall’inizio. L’implementazione massiva delle licenze è avvenuta in breve tempo, grazie alla gestione centralizzata e al supporto di Microsoft.
“La partnership con Microsoft è stata fondamentale per accelerare la nostra trasformazione digitale interna con l’IA. Abbiamo scelto Microsoft 365 Copilot per la sua integrazione nativa con i nostri strumenti, nonché per la sua scalabilità e capacità di migliorare la produttività dei nostri dipendenti senza compromettere la sicurezza”, ha dichiarato Julia Martos, head of Information Systems Technology di Indra.
Un modello di implementazione industrializzato
Secondo Carmen Bauset Carbonell, head of Information Systems Governance and Strategy del Programma di Adozione di Microsoft 365 Copilot di Indra Group, il successo del programma di implementazione si basa su una metodologia proprietaria sviluppata dall’azienda, incentrata sulle persone e articolata in quattro pilastri:
- Formazione strutturata: sessioni pratiche e materiali sviluppati in collaborazione con Microsoft e adattati a ciascuno dei diversi profili utente
- Network di promotori: si tratta degli early adopter dello strumento, una community di utenti chiave che fungono da riferimenti interni e acceleratori del cambiamento
- Casi d’uso trasversali: progettati per diversi mercati e funzioni, con un impatto misurabile per produttività, efficienza, qualità e soddisfazione
- Comunicazione efficace: supporto personalizzato per i leader e le aree chiave per garantire uno stile di implementazione allineato agli obiettivi aziendali
Risultati tangibili in termini di aumento di produttività ed efficienza
L’implementazione di Microsoft 365 Copilot ha iniziato a trasformare il modo in cui i professionisti di Indra Group lavorano, collaborano e generano valore. Secondo un sondaggio interno, il 79% degli utenti ritiene utili i casi d’uso sviluppati finora, a dimostrazione della rapida integrazione dello strumento nel flusso di lavoro quotidiano. In media, gli utenti sono riusciti a ottimizzare due ore del loro programma ogni settimana e le previsioni suggeriscono che questa cifra potrebbe triplicare nei prossimi mesi, con l’affermarsi di nuove abitudini e funzionalità.
Il miglioramento della produttività si attesta attualmente al 5%, mentre la soddisfazione nei confronti dello strumento ha raggiunto quattro punti su cinque. Tuttavia, al di là degli indicatori, ciò che emerge è il cambiamento culturale in atto, poiché i team stanno adottando un nuovo modo di lavorare più snello e creativo. Il tasso di implementazione supera già l’80%, con un utilizzo frequente e costante durante tutta la settimana.
Secondo Esperanza Marchante, head of Administrative Bid Office Mobility di Indra, e Patricia Leal, head of Social Services Business Development di Minsait, entrambe promotrici del programma, l’impatto è stato particolarmente significativo in aree chiave come la Mobilità e lo Sviluppo Commerciale. Team che in precedenza impiegavano ore per preparare una proposta commerciale ora possono farlo in tempi più rapidi, rispettando tutti i requisiti normativi e migliorando la qualità dei risultati. In alcuni casi, il tempo dedicato ad attività ripetitive come il confronto dei documenti è stato ridotto fino al 90%, liberando risorse da dedicare a strategia e innovazione.
Copilot e la creazione di agenti per lavorare meglio e più velocemente
La chiave del successo è stata l’identificazione e lo sviluppo di casi d’uso che soddisfacessero le reali esigenze dei team. Questi casi spaziano dalla generazione di offerte commerciali (con tracciabilità dei requisiti, scrittura multilingue e miglioramento della qualità) all’automazione dell’analisi dei dati in Excel. Hanno anche migliorato la gestione intelligente di email complesse e la creazione di presentazioni PowerPoint, trovando un alleato per lavorare meglio e più velocemente in Copilot.
Uno dei principali progressi è stata la creazione, con Agent Builder, di agenti intelligenti come Indra M365 Copilot Helper, che funge da assistente interattivo per guidare i nuovi utenti nei loro primi passi con lo strumento, risolvendo dubbi e facilitando il processo di adozione. Questi agenti migliorano l’efficienza operativa, democratizzano l’accesso alle informazioni e accelerano la curva di apprendimento, svolgendo così un ruolo chiave nel modello di implementazione.
Questi casi d’uso sono stati condivisi durante i workshop di formazione e sono in continua evoluzione grazie al feedback degli utenti, in un processo di miglioramento continuo volto a rafforzare l’impegno di Indra nell’innovazione applicata.
Crescita internazionale e nuovi agenti
Indra Group sta lavorando all’integrazione di 1.500 nuovi utenti in tutto il mondo e all’implementazione massiva di Copilot Chat in tutta l’organizzazione. Attraverso Minsait, vincitrice del premio Microsoft Spain Partner of the Year Award nel 2024, l’azienda supporta anche la trasformazione di altre organizzazioni pubbliche e private con l’IA generativa. La sua offerta strategica si concentra sullo sviluppo di agenti personalizzati, sulla gestione del cambiamento e sull’implementazione di soluzioni come Copilot Chat, Microsoft 365 Copilot, Copilot Studio e le tecnologie Agentic, che coprono l’intero portfolio tecnologico di Microsoft.
Con questo progetto, Microsoft e Indra Group rafforzano il loro impegno nella co-innovazione e nello sviluppo di soluzioni tecnologiche che facilitino l’implementazione dell’Intelligenza Artificiale come pilastro della strategia aziendale delle organizzazioni.
