L’azienda, specializzata nel settore del software di gestione documentale e automazione dei workflow, che propone una propria soluzione di Intelligent Document Processing, svolge attività di formazione e affiancamento per il proprio canale, con l’obiettivo di soddisfare le odierne esigenze del mercato
Sono ben 800 i partner attivi a livello mondiale di DocuWare. L’azienda, che propone software di gestione documentale e automazione dei workflow, nata nel 1988 e acquisita da Ricoh nel 2019 pur mantenendo una certa indipendenza, è presente oggi in 120 Paesi del mondo e ha circa 900 dipendenti.
«Chi acquista DocuWare compra un servizio erogato dal personale interno», spiega Maurizio Bensi, Regional Sales Director di DocuWare. «Gli unici fornitori esterni che ci rappresentano sul territorio sono i partner, perché proponiamo e vendiamo le nostre soluzioni solo ed esclusivamente tramite canale. Investiamo continuamente sui partner, che costituiscono un anello importante della catena del nostro business in quanto ci rappresentano sul territorio e devono saper comprendere le esigenze del cliente dal punto di vista tecnologico e organizzativo. Siamo una realtà glocal; siamo globali nelle attività di ricerca, sviluppo e rilascio ma locali nelle attività di supporto che richiedono la conoscenza di regole e leggi sulla gestione della documentazione, spesso differenti per ogni nazione in cui siamo rappresentati».
I partner sono affiancati e formati sia dal punto di vista tecnico, sia da quello applicativo. La formazione riguarda anche gli aspetti di sales e di marketing. L’obiettivo è supportare il partner sin dall’inizio della trattativa, per creare curiosità nel potenziale cliente e fargli capire cosa si può fare automatizzando i processi documentali e decisionali. «Supportiamo i partner anche dal punto di vista dell’immagine e della lead generation», dice Bensi. «Per quanto riguarda l’affiancamento sul territorio, puntiamo anche su eventi locali in collaborazione con associazioni ed enti».
Nella strategia di canale di DocuWare un ruolo importante è giocato dal Regional Sales Director (RSD) e dal Channel Manager (CM). «Il Regional Sales Director, che è poi la mia figura, ogni giorno aiuta i partner a supportare al meglio il business e il territorio e a crescere anche dal punto di vista economico», precisa Bensi. «Svolgo questo mestiere da oltre trent’anni; il Regional Sales Director, nella nostra realtà, è di solito una figura senior, con molta esperienza alle spalle, che conosce bene il territorio, il mercato, l’utenza e aiuta il partner a creare value proposition per differenziarsi con progetti di qualità. Abbiniamo competenze commerciali e strategiche per affiancare il partner a 360 gradi».
GESTIRE I DOCUMENTI CON FACILITÀ
Tra le soluzioni più interessanti rese disponibili dall’azienda, rientra Docuware IDP (Docuware Intelligent Document Processing), basata sull’Intelligenza Artificiale. «L’intenzione, grazie a questa soluzione, è di permettere all’utente di raggiungere il proprio obiettivo senza sforzi e particolari competenze», dichiara Bensi.
Leggere un documento manoscritto, interpretarlo e farlo diventare una risorsa importante per l’azienda; analizzare una parte di un documento complesso; estrarre i dati, per trasmetterli al gestionale; controllare se in un documento è presente un timbro o una firma, se la data inserita è corretta in rapporto alla data in cui è stato acquisito il documento stesso… sono tutte procedure in cui l’AI sta rivestendo un ruolo importante nell’aiutare le aziende a raggiungere il risultato desiderato con meno sforzo e minor tempo.
Non si tratta solo di passare dalla carta al digitale, entra in gioco l’analisi del documento stesso, aspetto fondamentale in settori come la logistica o l’ambito sanitario. Le funzionalità rese disponibili, grazie ai motori di AI, aiutano le persone a prendere decisioni.
«Abbiamo iniziato a investire su queste tecnologie più di tre anni fa; tuttora l’azienda investe molto su nuove tecnologie e funzionalità», puntualizza Bensi. «Disponiamo di grandi reparti di ricerca e sviluppo sia in America sia in Germania. Per scelta strategica abbiamo deciso di non integrare nessun motore di AI estraneo, ma di investire su un motore nostro anche perché i clienti che aderiscono al servizio archiviano nella nostra soluzione le informazioni, il bene più importante che hanno».
INIZIATIVE DI FORMAZIONE PER I PARTNER E NON SOLO
Le attività di formazione e affiancamento dedicate ai partner riguardano anche la soluzione IDP. «Mensilmente proponiamo webinar dedicati ai partner sìa applicativi sia tecnici, perché la tecnologia non si ferma mai», prosegue Bensi. «Anche in azienda abbiamo momenti di formazione settimanali online in cui i colleghi dell’area ricerca e sviluppo ci aggiornano sulle evoluzioni, oltre a webinar dedicati a tematiche di mercato e a come comunicare con le Pmi. Le imprese dai 20 ai 250 dipendenti sono fondamentalmente il nostro target finale; prima ancora di vendere, si tratta di far capire cosa si può fare con le tecnologie oggi disponibili. Alle aziende proponiamo, sui nostri canali youtube, webinar tematici legati a problemi specifici, che trattano temi quali AI, ciclo passivo, contrattualistica, integrazione con i gestionali, richiesta d’acquisto, gestione del budget, risorse umane, ufficio tecnico, gestione commesse, progettualizzazione…».
I partner che decidono di commercializzare i prodotti DocuWare sottoscrivono un contratto con l’azienda, ma non hanno vincoli di fatturato nè altri obblighi. «I partner con cui lavoriamo – racconta Bensi – sono di diverse tipologie: si va da aziende molto piccole ma molto focalizzate a realtà con un grande numero di dipendenti. Ci avvaliamo di vendor specializzati nel printing, come la stessa Ricoh, Toshiba, di grandi realtà specializzati nella rivendita di ERP, di gestionali che hanno un proprio sistema documentale interno e per progetti di workflow automation scelgono la nostra piattaforma.
Si terrà tra il 22 e il 23 aprile a Berlino, la sessione europea del DocuWorld, evento in presenza dedicato ai partner europei di DocuWare. Il DocuWorld, organizzato una volta l’anno, è suddiviso in tre sessioni: europea, americana e orientale. La sessione europea di Berlino occuperà due intense giornate di lavoro, in cui sarà data ai partner una visione di come è andato l’anno e sarà tracciata una road map applicativa, tecnologica e strategica per i prossimi due anni, che aiuterà il partner a fare le scelte più adeguate anche in termini di investimenti e di formazione. L’anno scorso sono stati 750 i partecipanti all’edizione europea, per quest’anno se ne prevedono 900.
«Oggi le aziende sanno di dover digitalizzare; da questo punto di vista l’interesse e la consapevolezza sono cresciuti tantissimo rispetto agli anni precedenti», conclude Bensi. «Talvolta, però, manca la capacità di valutare i reali benefici che una tecnologia può dare. Credo che uno dei nostri compiti più importanti sia formare e informare il mercato su cosa può chiedere, perché parlare di Enterprise content management (ECM) significa occuparsi di organizzazione, di analisi documentale e di processi aziendali e decisionali. Oggi un’azienda competitiva è tale se è in grado di essere organizzata ed efficiente, se è capace di far fronte agli shock provenienti dal mercato. La nostra missione non è solo vendere un prodotto, è anche aiutare le aziende a capire che cosa possono chiedere».
