Archivi digitali e piattaforme B2B guidano un mercato da 2,3 miliardi di euro, ma la trasformazione resta incompleta. L’intelligenza artificiale agentica apre una nuova fase: l’obiettivo è convertire documenti e dati in processi automatizzati
Da semplice strumento di dematerializzazione, la gestione documentale diventa infrastruttura dell’informazione aziendale. Secondo i dati dell’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano, il mercato italiano della gestione documentale vale 2,3 miliardi di euro (+13% rispetto al 2021) e cresce in media del 4% annuo, trainato da sistemi di gestione documentale e dallo scambio digitale di documenti tra aziende. Eppure, dietro questa crescita si nasconde una trasformazione ancora incompleta. Gli investimenti restano contenuti, anche se nei prossimi cinque anni l’evoluzione del quadro normativo europeo in materia spingerà la digitalizzazione.
Tecnologie come l’intelligenza artificiale, pur considerate strategiche dalla maggioranza delle imprese (63%), vengono sfruttate solo dal 13%. Il risultato è un paradosso tipico della digitalizzazione italiana: strumenti diffusi e maturi, ma un potenziale di innovazione ancora largamente da sfruttare. In questo spazio tra maturità tecnologica e potenziale ancora inespresso, si inserisce la strategia di smeup, realtà ICT con competenze trasversali e una solida specializzazione nella gestione documentale, che oggi rappresenta una Line of Business da 4,5 milioni di euro e 30 professionisti.
L’arrivo del nuovo agente AI nella smeup enterprise suite previsto per il 2026 segna un cambio di paradigma: l’obiettivo è eliminare l’inserimento manuale dei dati, ridurre gli errori e accelerare l’intero ciclo di gestione dei documenti. «L’introduzione degli agenti AI rappresenta l’evoluzione naturale della nostra offerta» – spiega Yassine Abili, offering manager per l’area documentale di smeup. «Strumenti progettati per agire come veri e propri “colleghi digitali”, che si integrano nei sistemi ERP e nei workflow operativi».
IL DOCUMENTO DIVENTA PROCESSO
«Negli anni abbiamo lavorato su tutto il ciclo di vita documentale, dalla generazione alla ricezione, dall’archiviazione alla conservazione a norma, fino all’integrazione con i sistemi ERP e ai workflow autorizzativi» – spiega Yassine Abili. «Questo percorso ci ha permesso di sviluppare non solo competenze tecnologiche, ma soprattutto una profonda conoscenza dei processi aziendali e delle criticità operative legate alla gestione dei documenti. Ci siamo specializzati nell’accompagnare le imprese nella digitalizzazione non solo dei documenti, ma anche dei processi che li governano: un passaggio fondamentale per trasformare i documenti in dati strutturati e integrati nei sistemi aziendali». Per smeup, non significa semplicemente ridurre l’uso della carta, ma raggiungere un’efficienza trasversale in tutti i reparti aziendali, ottimizzando la gestione dei flussi documentali e migliorando la capacità di tracciare e riutilizzare le informazioni, «perché – continua Abili – la gestione dei documenti è un’attività che comporta una mole significativa di dati e informazioni, che vanno raccolti, organizzati e qualificati in modo intelligente».
L’intelligenza artificiale si inserisce perfettamente in questo contesto, come un “collega digitale”. La funzione principale del nuovo agente AI di smeup è quella di eliminare l’inserimento manuale dei dati, per gestire in autonomia ordini in PDF, bolle in formato scansionato, fatture elettroniche estere e più in generale documenti strutturati e semi-strutturati. Ma, come sottolinea il manager, il vero salto di qualità risiede nella capacità di “interpretare” il documento: «L’agente non estrae soltanto i campi, ma li collega al contesto aziendale, attivando controlli e logiche di processo. Questo per trasformare il documento da oggetto passivo a elemento attivo del processo». Il cuore intelligente dell’ecosistema documentale è la EVOPLATFORM, dentro cui vi è EVODOC AI, che è stato progettato per offrire flessibilità e per crescere nel tempo. La modularità messa in campo da smeup consente di garantire conformità normativa e di supportare un percorso di trasformazione digitale progressivo.
Altra caratteristica distintiva è l’approccio end-to-end: Evoplatform non si concentra solo sull’acquisizione del documento, ma ne governa l’intero ciclo di vita, dall’ingresso in azienda fino alla conservazione. Utilizza modelli di intelligenza artificiale per l’estrazione e la comprensione semantica dei contenuti, integrando controlli automatici, validazioni e interazioni con l’ERP.
«In termini di configurazione, il sistema è progettato per adattarsi a settori e processi diversi» – prosegue Abili. «Le regole di validazione, le soglie di controllo e i flussi autorizzativi possono essere personalizzati in base alle esigenze specifiche dell’organizzazione, mantenendo sempre un equilibrio tra automazione e supervisione umana. Questa massima flessibilità operativa si estende anche alle modalità di deployment. EVODOC AI offre la libertà di scegliere tra l’implementazione on-premise e la soluzione SaaS, attraverso i piani Business e Corporate, quest’ultimo con funzionalità “full optional” per un’automazione completa e senza compromessi».
L’ECOSISTEMA AGENTICO
L’automazione documentale è solo il primo passo. «La nostra visione è costruire un ecosistema in cui gli agenti intelligenti operano come componenti trasversali. Non immaginiamo l’AI come una funzionalità aggiuntiva, ma come un motore architetturale integrato nella suite. Ogni funzione – dall’amministrazione, alla logistica, dal commerciale alla compliance – può beneficiare di agenti specializzati, in grado di dialogare tra loro e con i sistemi gestionali».
La protezione dei dati costituisce l’altro elemento centrale dell’architettura. L’AI non accede direttamente ai documenti né li elabora in modo autonomo: il suo ruolo è interpretare le richieste e tradurle in istruzioni che vengono poi eseguite dal sistema EVODOC, nel pieno rispetto delle policy di accesso e dei privilegi utente definiti in azienda. «In questo modo manteniamo il controllo completo su dati e processi, garantendo che ogni operazione avvenga all’interno delle regole di sicurezza e governance già presenti nel sistema» – spiega Abili. «Inoltre, la tecnologia agentica è stata sviluppata internamente, proprio per assicurarci il pieno controllo sull’architettura e sull’evoluzione della piattaforma».
Nella pratica aziendale l’introduzione dell’AI avviene come funzionalità integrata in software esistenti. Molti analisti indicano che l’evoluzione dell’AI agentica nelle applicazioni enterprise segue proprio questo percorso. Nel caso di smeup l’approccio cambia prospettiva: l’AI non viene introdotta come semplice funzionalità, ma come elemento architetturale dell’ecosistema applicativo. «Questo significa che gli agenti intelligenti non lavorano come strumenti isolati, ma dialogano con i sistemi gestionali, con i flussi documentali e con le regole di business, contribuendo a rendere le attività più autonome, coerenti e scalabili» – spiega Abili.
Secondo la visione di smeup, nei prossimi anni l’evoluzione dell’AI porterà alla nascita di ecosistemi di agenti sempre più specializzati e collaborativi, capaci di operare su diverse funzioni aziendali e di coordinarsi tra loro per trasformare dati e documenti in informazioni immediatamente utilizzabili. Non si tratta soltanto di automatizzare attività, ma di costruire un’infrastruttura digitale in grado di rendere i processi più trasparenti, veloci e governabili. Ma l’adozione dell’AI richiede anche un cambiamento culturale. «Per produrre risultati concreti, deve essere accompagnata da nuove competenze, formazione continua e da un coinvolgimento diffuso dell’organizzazione, dai livelli decisionali a quelli operativi. Solo così – conclude Abili – può diventare una componente strutturale del lavoro in azienda».
