L’integrazione nativa di tecnologie che rilevano contenuti generati o manipolati dall’AI rafforza i controlli sui giustificativi e abilita l’analisi di comportamenti fuori policy. Inoltre, grazie all’integrazione con AI-Docs, SmartEX estrae in modo intelligente i dati dai documenti, potenziandone la lettura finora limitata all’OCR e semplificando il lavoro dell’area amministrativa lungo tutto il processo di nota spese
Havant (formerly SB Italia) Digital Innovation Company da oltre 20 anni, punto di riferimento nella trasformazione digitale e nelle soluzioni per la digitalizzazione dei processi, annuncia una partnership con identifAI per potenziare SmartEX, la piattaforma per la gestione delle note spese che ne copre l’intero processo, dall’acquisizione della spesa alla sua contabilizzazione nel gestionale, con workflow approvativi, integrazione con le principali suite ERP e una governance completa di regole, controlli e report.
In questo percorso di evoluzione, SmartEX si è ulteriormente “potenziata” integrando anche AI-Docs, la piattaforma di intelligenza artificiale proprietaria che automatizza l’estrazione e la strutturazione dei dati dai giustificativi (scontrini, ricevute, fatture), migliorando sensibilmente quanto ottenibile con la tradizionale tecnologia OCR. Il risultato è un processo più semplice, più veloce e più governabile per Finance e Amministrazione: meno inserimenti manuali, maggiore accuratezza dei dati e controlli più efficaci lungo l’intero ciclo della nota spese.
La falsificazione dei giustificativi di spesa è un fenomeno in crescita: con strumenti digitali e di AI generativa diventa sempre più semplice creare o modificare scontrini e ricevute, mentre per l’amministrazione riconoscerne la veridicità diventa sempre più complesso. Ne derivano rischi di rimborsi indebiti, non conformità alle policy e aumento dei tempi di verifica.
La risposta: SmartEX evolve con la verifica AI delle eventuali manipolazioni
Per rispondere a questa criticità, Havant ha stretto una partnership con identifAI, piattaforma specializzata nel rilevamento di contenuti digitali generati, manipolati o alterati dall’intelligenza artificiale. L’integrazione consente a SmartEX di introdurre un ulteriore livello di controllo sui giustificativi allegati alle note spese, direttamente nel flusso di approvazione.
Questa innovazione si inserisce in un’evoluzione più ampia della piattaforma: SmartEX integra l’AI non solo per “leggere” i documenti, ma anche per qualificarli e governare l’intero processo. Da un lato, AI-Docs estrae automaticamente i dati dai giustificativi e li rende disponibili per precompilazione, controlli e contabilizzazione; dall’altro, identifAI rafforza la capacità di rilevare manipolazioni e contenuti sospetti, aumentando affidabilità e compliance della gestione nota spese.
“SmartEX nasce per rendere la gestione delle note spese più efficiente, controllabile e integrata nei processi enterprise. Oggi però il contesto cambia: la falsificazione dei giustificativi risulta oggi più facile da realizzare e più complessa da rilevare. Con l’evoluzione di SmartEX e l’integrazione di AI-Docs, automatizziamo l’estrazione dei dati dai giustificativi, riducendo attività manuali e possibilità di errore; mentre con l’introduzione delle tecnologie di identifAI, rafforziamo SmartEX per supportare le funzioni amministrative nel riconoscimento dell’autenticità dei documenti e nella prevenzione delle frodi.” — Pietro Lanza, Managing Director & Board Member, Havant
“Il confine tra contenuti reali e contenuti generati o manipolati dall’AI è sempre più sottile. identifAI nasce per offrire strumenti concreti che aiutino persone e organizzazioni a capire l’origine dei contenuti digitali. Portare queste capacità all’interno di SmartEX significa aumentare trasparenza e fiducia in un processo delicato come la verifica dei giustificativi e la compliance delle note spese.” — Marco Ramilli, Founder & CEO, identifAI
Come funziona l’integrazione con identifAI e i principali benefici per le aziende
Attraverso un’integrazione nativa, SmartEX abilita un controllo evoluto dei giustificativi di spesa: i documenti acquisiti (ad esempio immagini di scontrini e ricevute) possono essere analizzati dai servizi identifAI per una valutazione automatica dell’origine del contenuto.
Quando l’analisi evidenzia indizi di generazione o manipolazione (ad esempio contenuti potenzialmente creati o alterati tramite strumenti di AI), SmartEX classifica la spesa come “sospetta” e attiva un flusso di verifica dedicato, indirizzando il controllo verso i verificatori autorizzati. In questo modo, l’attività di revisione diventa più mirata ed efficace, con una riduzione significativa dei controlli manuali e dei tempi complessivi di validazione.
I benefici per le aziende si traducono in una maggiore capacità di intercettare documenti alterati anche quando risultano visivamente credibili, in una riduzione delle rilavorazioni amministrative e in un rafforzamento della compliance e della tracciabilità lungo l’intero processo di rimborso, con evidenze utili a supporto delle verifiche. L’integrazione con identifAI, inoltre, si affianca alle funzionalità SmartEX già disponibili per il controllo del processo, come la gestione di regole e policy configurabili, le verifiche di coerenza (importi, date e categorie) e l’individuazione di duplicazioni e anomalie, consolidando una governance più solida e proattiva. In parallelo, AI-Docs potenzia l’efficacia di queste verifiche perché rende i dati immediatamente disponibili e confrontabili: la piattaforma può così applicare controlli e policy in modo più rapido e coerente, riducendo tempi di gestione, eccezioni e richieste di integrazione verso i dipendenti.
AI per riconoscere comportamenti non allineati alle policy aziendali
Havant sta inoltre sviluppando in SmartEX un’evoluzione ulteriore, orientata non solo alla verifica dei singoli giustificativi ma anche alla lettura “intelligente” del processo nel suo complesso: l’obiettivo è utilizzare l’AI per riconoscere comportamenti anomali e pattern operativi non coerenti con le policy aziendali, supportando Finance e HR nell’identificazione tempestiva degli scostamenti e nella prevenzione delle frodi.
L’AI viene addestrata a individuare schemi ricorrenti, frequenze atipiche e combinazioni sospette che, prese singolarmente, potrebbero apparire lecite, ma che diventano rilevanti quando osservate nel tempo o confrontate con le regole interne. Ad esempio, l’analisi può evidenziare la ripetizione di spese simili in finestre temporali ravvicinate, l’uso reiterato di categorie con limiti specifici, la presenza di sequenze “anomale” nel flusso approvativo o l’emergere di comportamenti non allineati ai massimali e alle regole di trasferta previste per ruolo, sede o profilo utente.
Questa funzionalità si innesta sull’impostazione già propria di SmartEX, che consente di parametrizzare le policy in base all’utente, creare alert e supportare i controlli amministrativi. L’evoluzione, in fase di sviluppo, mira a rendere questi controlli più proattivi: non solo “regole statiche”, ma anche una capacità di riconoscere segnali deboli e situazioni borderline, così da indirizzare le verifiche dove serve davvero e ridurre la dispersione di tempo su controlli a basso valore aggiunto.
Dal punto di vista operativo, l’AI potrà contribuire a prioritizzare le verifiche suggerendo un livello di attenzione per pratiche e transazioni che presentano indicatori di rischio più elevati, rendendo più efficiente il lavoro dei team amministrativi e migliorando la qualità del presidio. In questo modo, SmartEX supporta un modello di governance più maturo: le policy restano centrali, ma vengono affiancate da un sistema capace di cogliere l’evoluzione dei comportamenti e di intercettare tempestivamente scostamenti potenzialmente critici rispetto alle linee guida interne.
In prospettiva, questa componente di AI “comportamentale” si integra con le altre capacità della piattaforma, workflow approvativi, controlli, report e regole configurabili, per costruire un processo di note spese più efficace e misurabile, in cui l’azienda può aumentare la compliance senza appesantire l’esperienza degli utenti e senza moltiplicare le attività manuali di verifica.
