Il cambiamento non riguarda soltanto la sostituzione della carta con un documento digitale. L’eFIR introduce, infatti, un nuovo modello operativo, basato sulla condivisione delle informazioni in tempo reale tra tutti gli attori coinvolti nella gestione del rifiuto e sulla disponibilità immediata di dati aggiornati, affidabili e tracciabili.

Se in passato il formulario poteva essere completato con tempistiche più ampie, il nuovo modello rende il processo molto più rapido, strutturato e guidato. Le informazioni vengono precompilate a partire dalle anagrafiche già censite, riducendo le attività manuali e limitando il rischio di errori nella compilazione. Allo stesso tempo, ogni soggetto coinvolto opera all’interno di un flusso definito, supportato dall’utilizzo della firma digitale, che attribuisce al documento pieno valore giuridico e ne garantisce l’integrità.

La corretta gestione delle anagrafiche rappresenta un ulteriore elemento di valore. Una volta censiti rifiuti, operatori autorizzati, trasportatori e impianti di destinazione, diventa possibile automatizzare gran parte della compilazione del formulario e semplificare il lavoro degli utenti, assicurando al tempo stesso maggiore qualità delle informazioni e una riduzione delle possibili anomalie.

L’evoluzione verso un processo completamente digitale porta con sé anche un altro beneficio: una maggiore trasparenza lungo l’intero ciclo di gestione del rifiuto. La tracciabilità delle operazioni, la condivisione in tempo reale delle informazioni e l’integrità garantita dalla firma digitale contribuiscono a rafforzare l’affidabilità del processo e a ridurre il rischio di errori e a limitare le frodi.

Accanto agli aspetti operativi, esiste però un tema che rischia di ricevere meno attenzione, pur rappresentando un preciso obbligo normativo: la conservazione digitale dei documenti. Il formulario elettronico, una volta firmato, diventa infatti un documento informatico che deve essere conservato secondo quanto previsto dalla normativa vigente. Non tutti i provider che oggi consentono di operare sul RENTRI includono anche questo passaggio: in molti casi la soluzione permette di generare e trasmettere il documento, ma non di conservarlo a norma, lasciando alle aziende il compito di completare separatamente questo adempimento.

È proprio su questo aspetto che si inserisce l’approccio di Archiva Group. Oltre a supportare la gestione digitale dell’eFIR e l’integrazione con il RENTRI, le soluzioni Archiva consentono di gestire anche la conservazione a norma dei documenti, offrendo alle organizzazioni un unico interlocutore per l’intero ciclo di vita documentale. Un approccio che semplifica la gestione operativa, riduce la complessità organizzativa e aiuta le aziende ad affrontare i nuovi adempimenti con un processo integrato che accompagna il documento lungo tutto il suo ciclo di vita, dalla generazione alla conservazione a norma.

Articolo a cura di Andrea Gallo, Senior Solutions Engineer di Archiva Group

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Il mercato delle Document Management Solution sta cambiando

Oggi le aziende italiane, e in particolare le PMI, non devono più solo digitalizzare documenti. La sfida è governare informazioni complesse – PDF, email, scansioni – e integrarle nei processi aziendali. Secondo Konica Minolta, il vero salto di qualità avviene passando: dal documento al dato, dal dato al processo, dal processo al valore. Molte PMI hanno avviato una digitalizzazione “di superficie”: i documenti sono digitali, ma i processi restano analogici. Waidok nasce proprio per colmare questo divario, supportando le aziende nell’automazione end-to-end dei processi documentali e nella generazione di valore reale.

Documenti che diventano dati, dati che attivano processi

Waidok integra l’intero ciclo del documento:

• acquisizione da qualsiasi fonte (digitale o cartacea),
• indicizzazione intelligente tramite OCR evoluto e AI,
• automazione dei workflow,
• archiviazione sicura e governance,
• ricerca e collaborazione integrate con l’ecosistema IT aziendale (ERP, CRM, Microsoft 365).

L’AI non è teorica, ma operativa: la piattaforma comprende i documenti, estrae automaticamente i dati, classifica i contenuti, consente interrogazioni in linguaggio naturale e supporta analisi avanzate per decisioni più rapide e accurate.

SaaS su Microsoft Azure: flessibilità e sicurezza

Distribuita in modalità SaaS su Microsoft Azure, Waidok garantisce scalabilità immediata, sicurezza enterprise e aggiornamenti continui senza impatti sull’infrastruttura del cliente. Questo modello permette alle PMI di partire rapidamente, con investimenti progressivi e ritorni immediati, abilitando anche modalità di lavoro ibride e distribuite.

Il valore concreto nasce dall’approccio consulenziale

Per Konica Minolta la tecnologia da sola non basta: l’innovazione diventa reale solo se si integra nei processi e nelle persone. L’azienda accompagna i clienti in un percorso pragmatico e progressivo che include:

• analisi dei flussi documentali esistenti,
• individuazione dei processi a maggiore impatto,
• progettazione di soluzioni integrate e sostenibili,
• affiancamento operativo e formazione degli utenti.

“Il documento smette di essere un archivio e diventa motore dei processi aziendali”, dichiara Davide Raggi, Product Manager Digital Solutions di Konica Minolta Italia, “Con Waidok, le aziende italiane possono finalmente trasformare l’informazione in valore concreto, ridurre la complessità e accelerare le decisioni, senza rivoluzionare l’intera infrastruttura IT.”

Il lancio di Waidok si colloca in un contesto ideale: tecnologie mature, esigenze operative concrete e mercato italiano pronto a investire in automazione documentale. Il passaggio da gestione documentale tradizionale a Document Intelligence non è più un’opzione, ma una necessità per aumentare efficienza, compliance e competitività.

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In uno scenario segnato dalla crescita dell’e-commerce e dalla riforma doganale dell’Unione Europea, la gestione delle dichiarazioni di import, export e transito esclusivamente in formato elettronico non è più un’opzione, ma un obbligo normativo.

La collaborazione tra Horsa Flow e Konica Minolta si inserisce in un percorso di lungo periodo basato su una visione condivisa della trasformazione digitale. “Da tempo lavoriamo insieme su progetti in cui le nostre value proposition sono fortemente sinergiche – osserva Luciano Balzarini, Managing Director di Horsa Flow –. Con ADMFlow questa alleanza si rafforza ulteriormente grazie a una strategia di go-to-market congiunta”.

ADMFlow è il servizio plug&play per la gestione automatizzata dei documenti doganali sviluppato da Horsa Flow e promosso in collaborazione con Konica Minolta.

Una soluzione pensata per trasformare un adempimento normativo complesso in un’opportunità concreta di automazione end-to-end, tracciabilità e integrazione dei processi aziendali, con applicazioni che si estendono anche al bilancio di sostenibilità e agli scenari ESG.

“Le nuove regolamentazioni prevedono che lo scambio di documenti e informazioni avvenga integralmente in digitale. Questo cambiamento trova impreparate molte aziende, soprattutto in un Paese come l’Italia, dove l’export del Made in Italy rappresenta un pilastro dell’economia”, spiega Balzarini.

ADMFlow risponde a questa esigenza offrendo una soluzione intelligente che gestisce l’intero ciclo di vita dei documenti doganali, integrandosi con ERP, repository documentali e piattaforme di conservazione digitale già in uso, senza richiedere modifiche sostanziali ai processi esistenti.

Con ADMFlow, la gestione dei documenti doganali diventa un processo completamente automatizzato: dall’autenticazione tramite SPID al portale ADM, al monitoraggio in tempo reale dei codici MRN, fino all’estrazione dei metadati, al download e alla classificazione automatica dei documenti. Il servizio garantisce inoltre la riconciliazione automatica con i sistemi aziendali, la tracciabilità completa delle pratiche e la conservazione digitale a norma, eliminando qualsiasi intervento manuale.

“ADMFlow è una soluzione plug&play, con personalizzazioni estremamente contenute e connettori ai principali gestionali e sistemi documentali. Questo consente di integrare la gestione delle bolle e delle spedizioni direttamente nell’ERP e di allineare i dati doganali con quelli amministrativi e fiscali”, sottolinea Luciano Balzarini.

All’interno di questo ecosistema, Connètto di Konica Minolta opera come layer di integrazione e orchestrazione dei processi, collegando ADMFlow agli altri sistemi aziendali e abilitando un modello scalabile di automazione della compliance.

La digitalizzazione dei processi doganali porta vantaggi immediati e misurabili. “Il primo beneficio è la drastica riduzione dei tempi di gestione – sottolinea Massimiliano Macchia, Corporate & Public Administration Direct Sales Director di Konica Minolta Business Solutions Italia –. L’automazione end-to-end elimina attività ripetitive, riduce il rischio di errori umani e previene incongruenze, documenti mancanti o problemi di riconciliazione che possono causare ritardi, sanzioni o contenziosi”.

La riconciliazione automatica dei documenti doganali con i dati amministrativi e fiscali rappresenta inoltre un elemento chiave per supportare correttamente processi critici come la dimostrazione dell’esenzione IVA sulle esportazioni.

“Nel corso dell’anno – conclude Balzarini – lanceremo altri servizi legati alla Business Automation e alla compliance», lasciando intendere un ampliamento del portafoglio di soluzioni congiunte». L’obiettivo è costruire un ecosistema di servizi digitali verticali che, partendo dai processi reali delle aziende e dalle loro criticità concrete, generino valore tangibile attraverso automazione, integrazione e conformità normativa garantita”.

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L’Associazione, rappresentativa dei Consulenti del Lavoro, copre quasi tutto il territorio nazionale, contando attualmente su 94 Unioni Provinciali, 16 Consigli Regionali e oltre 7.000 iscritti, che offrono la loro consulenza a circa 2 milioni di aziende.

Il Consulente del Lavoro esplica le proprie funzioni favorendo lo sviluppo dei processi economici aziendali e la gestione delle risorse umane e l’ANCL si pone l’obiettivo di accrescerne, svilupparne e valorizzarne l’immagine e le funzioni professionali.

Da conoscitore della tecnica retributiva e contributiva aziendale, il Consulente del Lavoro si è andato affermando nella completa gestione della risorsa umana nonché in materia di contabilità e consulenza fiscale, allargando l’ambito delle proprie competenze all’evoluzione delle normative.

Questo sviluppo ha fatto nascere l’esigenza di nuovi strumenti tecnologici e di un approccio continuo all’innovazione, che hanno portato l’ANCL e Kyocera Document Solutions Italia a collaborare per la promozione di attività congiunte volte a modernizzare la gestione, digitalizzazione e archiviazione dei documenti afferenti i rapporti di lavoro.

L’ANCL, in collaborazione con Kyocera Document Solutions Italia, mette a disposizione di tutti gli iscritti sul territorio nazionale, una piattaforma di gestione documentale in cloud con cui archiviare, indicizzare e ricercare velocemente i file.

Si tratta di Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), una soluzione SaaS a basso impatto economico, che permette la gestione dei documenti digitali in un archivio online senza la necessità di effettuare alcuna installazione locale. Grazie al cloud, consente un accesso rapido e sicuro ai documenti tramite un browser web o applicazione, migliorando la flessibilità e le prestazioni attraverso il pieno controllo sui documenti.

KCIM prevede la condivisione fra gli utenti autorizzati, è subito operativo e libera il tempo da dedicare ad altre attività, con un risparmio del 90% dei tempi di lavoro. Il Consulente del Lavoro può accedere alla piattaforma tramite un account personale e caricare i documenti (contratti, circolari, verbali…), tenendo traccia di ogni modifica attraverso l’ultima versione del documento.

La soluzione permette, inoltre, di raggiungere le parti firmatarie in modo semplice e veloce e gestisce l’archiviazione digitale di ogni documento, curandone l’intero percorso di Firma Elettronica Qualificata e rendendolo valido ai fini legali, integrandosi al servizio di Conservazione Sostitutiva, in linea con i termini presenti nella convenzione pubblicata nel sito.

I vantaggi derivanti dalla possibilità di accesso ai documenti e di firma dei contratti da remoto sono notevoli in termini di riduzione dei costi di trasferta e di tempo di gestione di ogni documento, nonché di miglioramento del servizio.

“Abbiamo lavorato insieme all’ANCL per disegnare una soluzione specifica per l’attività professionale dei Consulenti del Lavoro, che può davvero rivoluzionare l’approccio lavorativo incrementando ulteriormente l’efficienza e l’accuratezza per un servizio migliore alla clientela”. Ha commentato Andrea Contarini – Marketing Director di Kyocera Document Solutions Italia. “La nostra soluzione offre una vera e propria scrivania virtuale dalla quale i professionisti possono gestire l’intero ciclo del documento, godendo di tutti i benefici della digitalizzazione”.

Il Presidente Nazionale ANCL, Dario Montanaro, ha poi aggiunto: “L’ANCL si impegna, da anni ormai, in favore della digitalizzazione e della semplificazione dei processi all’interno degli Studi Professionali dei Consulenti del Lavoro al fine di proteggerne il valore e di mettere in luce la qualità della prestazione professionale svolta. La collaborazione sinergica con Kyocera Document Solutions Italia si inserisce in questo solco che nel tempo abbiamo tracciato e rappresenta un ulteriore passo verso la garanzia di un ancor più effettivo e completo supporto dei Consulenti del Lavoro nostri iscritti e contribuirà a mostrare quanto la sperimentazione di soluzioni tecnologiche all’avanguardia siano assolutamente necessarie e irrinunciabili per il professionista”.

L’ANCL e Kyocera Document Solutions collaboreranno anche nello svolgimento di attività formative congiunte, al fine di promuovere la digitalizzazione e l’archiviazione della documentazione dei rapporti di lavoro, oltre che in materia di sostenibilità ambientale e sociale.

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Nel costante processo di digitalizzazione dei processi aziendali un passo importante è stato fatto dalla recente revisione eIDAS 2.0 che ha introdotto a novembre 2023 la standardizzazione della conservazione a norma dei documenti informatici, tra cui anche quelli rilevanti ai fini fiscali, con l’obiettivo di uniformare le procedure UE, oltre a semplificare e rendere sicuro lo scambio di dati sensibili tra le diverse nazioni. Ma attenzione: è importante che la procedura sia gestita da realtà certificate AgID e che si sviluppi secondo passaggi standard che ne garantiscano la validità a norma di legge. La soluzione di Intesa, società del Gruppo Kyndryl, si inserisce in questo scenario, posizionando l’azienda ancora una volta come abilitatore della transizione digitale per le imprese. Il servizio Intesa nello specifico si basa su una solida infrastruttura proprietaria sempre aggiornata, certificata e protetta e una modalità di servizio SaaS (Software As a Service).

La conservazione a norma dei documenti. Cos’è e come funziona

Innanzitutto, è utile precisare che cosa si intende per “conservazione a norma”. Si tratta di un servizio che, in conformità alle direttive AgID, garantisce nel tempo protezione, sicurezza e validità probatoria per ognuno dei documenti digitali archiviati all’interno di un sistema digitale. Come? Per certificare l’autenticità e l’integrità dei documenti, è necessario apporre un sigillo elettronico qualificato e successivamente una marca temporale all’Indice del documento oggetto di conservazione, a supporto della sua validità ed efficacia probatoria. Occorre utilizzare un’infrastruttura e una piattaforma d’avanguardia che consentano di gestire in modo sicuro tutti i documenti (e quindi i dati in essi contenuti), rendendoli rapidamente rintracciabili e disponibili, per far fronte a eventuali esibizioni ai fini fiscali o legali.

La conservazione a norma dei documenti: i riferimenti normativi

Da gennaio 2022 sono entrate in vigore le Linee Guida AgID: il testo normativo, pubblicato secondo l’art.71 del Codice dell’Amministrazione Digitale, disciplina le fasi di emissione, conservazione ed esibizione dei documenti informatici per la PA e per i privati, oltre a disporre per ogni documento, un sistema in grado di garantire:

• autenticità
• integrità
• affidabilità
• leggibilità
• reperibilità

Nel novembre 2023, è stata approvata la revisione eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) 2.0 che include definitivamente la conservazione digitale nell’elenco dei servizi fiduciari. Una manovra che ha aperto a un nuovo capitolo sul fronte dell’archiviazione elettronica e sull’ampliamento delle soluzioni per una maggiore interoperabilità tra i sistemi europei, superando le singole strutture normative nazionali. L’obiettivo generale è stato infatti quello di unificare il panorama delle identità digitali in termini di diffusione, ux e sicurezza, ma anche di riportare la sovranità dei dati personali nelle mani dei cittadini – in linea con la GDPR e in contrasto con la gestione delle informazioni da parte delle big tech – oltre a garantire parità di condizione nell’utilizzo dei servizi fiduciari all’interno dell’UE. Nello specifico con l’introduzione della standardizzazione della conservazione a norma dei documenti, lo scopo è stato quello di aumentare la portabilità e l’integrabilità dei servizi fiduciari all’interno dell’UE, facendo un ulteriore passo avanti per creare un unico european digital market.

La soluzione di Intesa (Kyndryl) e i 7 elementi chiave per la conservazione a norma

Intesa eroga il proprio servizio di conservazione in modalità SaaS (Software As a Service) su un’infrastruttura proprietaria sempre aggiornata, certificata e protetta secondo elevati standard qualitativi, che è inoltre potenziata con una soluzione di disaster recovery. Ovvero, l’infrastruttura hardware è impostata su ambienti in alta affidabilità, con garanzia di sicurezza fisica e logica contro intrusioni e accessi non autorizzati, basata su sistema di Storage Area Network.

Il processo di gestione del documento avviene in ottica end-to-end per garantirne integrità, sicurezza e leggibilità con il minimo impatto sulle attività aziendali ed è composto da 7 elementi chiave:

• elaborazione dei documenti;
• attività di pre-ingest, preparatorie alla conservazione;
• metadatazione, fase di associazione di informazioni al documento informatico per poterlo correttamente formare, gestire e conservare in conformità alla legge;
• gestione dei pacchetti informativi, nelle fasi di versamento, archiviazione e distribuzione
• interfaccia semplificata di pubblicazione, consultazione ed esibizione con riferimento al singolo documento ;
• presidio tecnico-normativo costante, sia in ambito italiano che estero. Il monitoraggio è garantito grazie al supporto tecnico di Intesa e si basa sulla continua analisi di specifici KPI, e sull’aggiornamento continuativo del contesto normativo di settore;
• dashboard per il controllo e la verifica semplificata da parte del Responsabile del Servizio e del Responsabile della Conservazione

“Conservare i documenti aziendali in modalità digitale comporta un importante risparmio in termini di costi, oltre che di spazi fisici e un significativo efficientamento per l’azienda” commenta Maria Marchese, Document Management Solutions Consultant di Intesa. “Affidare questo processo a un Conservatore Qualificato, inoltre, significa mettersi al riparo da eventuali attacchi hacker e contare su procedure che impediscono la perdita di informazioni. Non ultimo, poter contare su un gruppo di esperti in materia di normative, tecnologia e processi consente di dormire sonni tranquilli per tutta la durata della conservazione di ogni documento, ovvero almeno dieci anni, nel caso di documenti a rilevanza fiscale, ma anche per periodi più lunghi richiesti dalle normative oppure da specifiche esigenze di business o di settore”.

Per conoscere e approfondire il tema, rimanendo aggiornati è possibile consultare il white paper completo a questa pagina

L'articolo Conservazione a norma 2024: il white paper di Intesa Kyndryl per districarsi tra le nuove normative proviene da Data Manager Online.

La Generative AI è il tema del momento. Tutti si chiedono quali saranno gli impatti di questa tecnologia sul lavoro quotidiano. Konica Minolta lo spiega.

Con l’evoluzione dell’AI, le aziende hanno oggi la possibilità di equipaggiarsi meglio per affrontare le sfide di un ambiente aziendale in rapida evoluzione, caratterizzato da volumi di dati in costante crescita e dalla necessità di decisioni basate su dati tempestivi e accurati.

Konica Minolta presenta un nuovo modo di gestire i documenti aziendali: grazie all’introduzione dell’AI è infatti possibile trovare il documento ricercato immediatamente, chiedendo ciò che serve via chat e ottenendo la risposta esatta, in pochissimo tempo, in qualsiasi momento, in qualsiasi lingua. Una Gestione Documentale rivoluzionaria: veloce, intuitiva e straordinariamente intelligente.

Si tratta della tecnologia AI generativa di M-Files: “M-Files Aino”, una piattaforma che aiuta a organizzare le informazioni, a comprendere il contesto dei documenti e a interagire con le conoscenze dell’organizzazione utilizzando il linguaggio naturale. M-Files Aino porta la produttività dei collaboratori a un nuovo livello, mettendo la conscenza aziendale a portata di tutti. M-Files aiuta ad automatizzare l’intero processo di lavoro, dalla creazione e gestione dei documenti all’automazione del flusso di lavoro, alla collaborazione esterna, alla ricerca aziendale, alla sicurezza, alla conformità e all’audit trail.

La piattaforma M-Files automatizza compiti, processi e azioni che prima richiedevano l’azione manuale. M-Files Aino aumenta ulteriormente la produttività consentendo ai clienti di porre domande basate sui loro dati, riassumere i documenti o tradurre i contenuti in altre lingue. Con M-Files Aino, le aziende migliorano il loro lavoro quotidiano e ottimizzano tempi e costi, mantenendo al contempo i loro dati al sicuro.

In sintesi, con l’AI di M-Files è possibile:

• Chiedere una sintesi immediata di qualsiasi documento aziendale
• Ottienere risposte specifiche su singole domande relative a qualsiasi contenuto
• Salvare sintesi e risposte come metadati per accedere rapidamente in futuro
• Fare domande nella propria lingua e accedere a contenuti anche in altre lingue.

Per coloro che fossero interessati a capire come ottimizzare la gestione dei tuoi documenti aziendali grazie all’AI, Konica Minolta organizza un webinar il prossimo 13 febbraio.

In questo webinar, gli esperti dell’azienda mostreranno come l’AI può trasformare la gestione documentale. In particolare, approfondiranno l’impiego dell’Artificial Intelligence per velocizzare diversi processi aziendali di ricerca e gestione delle informazioni (i campi di applicazione sono tanti, dalla digitalizzazione dei documenti con un riconoscimento ottico dei caratteri senza precedenti – OCR, alla classificazione automatica dei documenti). Verrà illustrato anchel’utilizzo del software M-Files per la gestione intelligente dei documenti, sottolineando come l’AI generativa possa essere impiegata per analizzare, sintetizzare e presentare le informazioni in modi innovativi, migliorando notevolmente l’accessibilità e l’utilizzo dei dati aziendali. Il webinar mostrerà questa tecnologia all’opera, con demo e casi reali di successo, offrendo una visione concreta di come l’AI possa trasformare la gestione documentale e aprire nuove frontiere nella gestione delle informazioni.

L'articolo Konica Minolta rivoluziona la gestione documentale con l’AI di M-Files proviene da Data Manager Online.

Le informazioni presenti nei documenti possono essere utilizzate per rendere i processi di business più efficienti, raggiungere e coinvolgere i clienti, automatizzare i flussi e migliorare la condivisione e la collaborazione.

Perché l’ECM è importante per le aziende?

Il contenuto è strategico per la trasformazione digitale, si dice infatti “the content is king”.

Nel contenuto sono presenti informazioni sui clienti — i loro comportamenti, le loro opinioni, ma è necessario che tutto sia strutturato e accessibile per trarne vantaggio.

I documenti archiviati nei repository, le condivisioni di file e le cartelle in cloud rappresentano uno dei patrimoni dell’azienda e, precisamente quello informativo. Saper strutturare le informazioni e i processi documentali è, oggi più che mai, strategico e fondamentale per intraprendere o accelerare un percorso di trasformazione digitale.

Dato che i dati e le informazioni crescono a velocità senza precedenti, le organizzazioni stanno adottando misure concrete per tenere il contenuto sotto controllo. “Il caos del contenuto” — la mancanza di contenuti digitalizzati e l’impossibilità di accedere al contenuto giusto al momento giusto — rappresenta uno degli ostacoli più diffusi nelle aziende, una criticità da risolvere per eliminare gli sprechi, per avere un time to market veloce e, soprattutto, per fornire un servizio di livello ai propri clienti.

ECM e gestione delle informazioni

Le soluzioni ECM permettono di portare innovazione nel contesto dei processi aziendali, favoriscono la collaborazione e abbattono i silos dipartimentali. Non è un caso che le funzioni di workflow siano centrali nell’economia di questo tipo di soluzione: a seconda dell’attività aziendale e dei processi su cui si basa, è solitamente possibile ‘inserire’ i documenti in workflow predefiniti. Si pensi alla gestione del giustificativo di una nota spese inviato in forma elettronica da un dipendente in trasferta – oppure alle fatture dei fornitori e dei clienti, agli ordini, alle pratiche d’assunzione dipendenti etc. Le soluzioni ECM favoriscono la collaboration, permettendo a più persone di lavorare sugli stessi contenuti mediante creazione e/o editing, e, ovviamente, consentono l’archiviazione, garantendone sicurezza e immodificabilità, come da requisiti di legge per la conservazione sostitutiva.

Approccio data driven grazie all’ECM

Inoltre, è interessante sottolineare il valore delle soluzioni di Enterprise Content Management nell’ottica di un approccio data-driven: la disponibilità di enormi volumi di dati e informazioni in un unico sistema rende infatti più efficiente il processo decisionale, aprendo le porte all’ottimizzazione e all’automazione dei processi documentali.

VANTAGGI

I vantaggi dell’implementazione di un ECM in azienda riguardano l’ottimizzazione e la messa in sicurezza del workflow documentale e l’abbattimento dei costi relativi alla gestione dei documenti in formato cartaceo.

Nello specifico:

• Fruizione da remoto dei documenti e gestione digitale dei processi aziendali in modalità agile;
• Accessibilità multicanale (web e client) più rapida e selettiva al patrimonio informativo aziendale;
• Controllo sulla produzione, l’editing e la gestione delle versioni dei documenti;
• Rispetto delle normative relative alla privacy e condivisione documenti secondo policy e profili utente stabiliti dall’azienda;
• Abbattimento del rischio di perdita documenti;
• Riduzione dei costi relativi alla gestione e archiviazione di documenti su supporto analogico;
• Miglioramento dei flussi documentali e del servizio fornito al cliente;
• Riduzione dell’utilizzo di carta e attenzione alla sostenibilità ambientale.

APPLICAZIONI

• Dematerializzazione documenti e archiviazione > riduzione spazio fisico per gli archivi
• Indicizzazione documenti > ricerca e condivisione documenti semplice e veloce
• Strutturazione e gestione digitale della path di approvazione > tracciabilità attività e operatività ottimizzata
• Automazione processi documentali > efficienza operativa ed eliminazione errori umani
• Conservazione elettronica dei documenti fiscali > rispetto delle normative vigenti e fruibilità semplice e immediata
• Condivisione e distribuzione dei documenti in tutta sicurezza e secondo profilazione utente > collaboration aziendale > qualità servizio verso utente finale
• Gestione ciclo attivo
• Gestione ciclo passivo

A questo link ulteriori approfondimenti

L'articolo Cos’è l’ECM (enterprise content management) ? proviene da Data Manager Online.

l benefici delle tecnologie di automazione per il settore  delle  Risorse Umane sono numerosi  e sfaccettati, scaricagratuitamente l’infografica cliccando qui

Qui potrai invece trovare maggiori informazioni sull’Enterprise Content Management

L'articolo I benefici dell’automazione nel settore delle HR proviene da Data Manager Online.

Scarica la presentazione integrale cliccando qui

Qui potrai trovare maggiori informazioni sull’Enterprise Content Management

L'articolo La Gestione dei documenti in cloud a misura di PMI proviene da Data Manager Online.

Attraverso questo approccio, le aziende potranno aumentare le loro performance in maniera semplice ed economica. Grazie a soluzioni come i Content Services e l’Enterprise Content Management (ECM), le imprese potranno automatizzare i flussi di lavoro, lasciando che i compiti più laboriosi e monotoni vengano eseguiti quasi istantaneamente dalla tecnologia, in modo che il personale possa focalizzarsi su attività di valore e organizzare al meglio il proprio tempo.
Queste soluzioni gettano le basi per importanti miglioramenti  in ambiti quali la riduzione dell’errore umano, la sicurezza, l’allocazione delle risorse e persino la preparazione per la crescita futura. Questo white paper descrive come ottenere tutti questi vantaggi attraverso l’implementazione di strumenti di gestione documentale nel processo di automazione del flusso di lavoro. L’obiettivo è che le aziende comprendano come la trasformazione digitale possa offrire loro nuove opportunità per la crescita.

Leggi il White Paper completo cliccando qui

Qui potrai trovare maggiori informazioni sull’Enterprise Content Management

L'articolo Workflow Management: il percorso verso l’aumento della produttività proviene da Data Manager Online.