Skype e Istant Message per sostituire i viaggi di lavoro

Il 76% delle aziende italiane ritiene che le videocomunicazioni aiutino a ridurre la necessità di viaggi di lavoro all’estero, anche se per il 68% incontrarsi di persona resta importante per costruire relazioni professionali durature. E’ quanto emerge da una ricerca di Skype in otto paesi europei

La recessioni economica che ha colpito Europa e Italia ha avuto varie implicazioni, tra queste la ricerca di soluzioni alternative ai viaggi di lavoro, con l’obiettivo di contenere i costi.

In particolare, secondo una ricerca commissionata da Skype e condotta da Redshift Research in 8 Paesi Europei, quasi due terzi (61%) delle piccole e medie imprese nel 2009 ha preferito sostituire i viaggi di lavoro all’estero con soluzioni alternative.

In particolare, i viaggi di lavoro sono diminuiti a causa di un insieme di fattori, tra cui riduzione dei budget, vincoli temporali, preoccupazioni ambientali e, sorprendentemente, esperienze passate di trasferte dimostratesi inutili.

Del resto, guardando al passato il 40% degli intervistati ha ammesso di aver compiuto incontri di lavoro all’estero non necessari, con Regno Unito (54%) e Italia (51%) in vetta alla classifica delle trasferte superflue. Quasi una PMI su quattro, tuttavia, comunica con colleghi esteri su base quotidiana.

La tecnologia aiuta le aziende a ridurre le trasferte di lavoro

Quasi la metà dei 1.200 intervistati, alla domanda riguardante l’opzione di comunicazione alternativa preferita alle trasferte, ha indicato Skype (49%), seguita dagli Instant Message (47%), dalla teleconferenza (40%) e dalla videoconferenza (32%).

La videocomunicazione sembra costituire la reale alternativa ai viaggi di lavoro. Il 54% degli intervistati prevede di incrementare l’uso di tale opzione e il 48% ha indicato di volerla sostituire integralmente alle trasferte.

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Le forme di comunicazione più efficaci

In merito alle differenti forme di comunicazione utilizzate, gli intervistati hanno indicato come la più efficace la posta elettronica (74%).

Degli otto Paesi interessati dallo studio, la Polonia è quello in cui la e-mail è più amata (84%), la Russia è il Paese in cima all’uso delle videochiamate (50%) e di Skype (73%), la Turchia è al primo posto nell’uso degli strumenti di social networking (23%) con la Francia fanalino di coda (2%), mentre la Germania, fedele alla tradizione, continua a preferire le telefonate (65%).

  Email 78% Skype 57%

Video chiamate

44%

Chiamate voce

33%

Instant message

27%

Social Network

14% Altro 2% Italia: Forme di comunicazione più efficaci (Totale intervistati: 200)

Frequenza dei contatti con persone all’estero

Nel complesso il 24% degli intervistati comunica quotidianamente con clienti, colleghi, partner, fornitori, ecc. di altri Paesi. Il 40% comunica almeno una volta alla settimana.

Più in detaglio, il 45% mediamente intrattiene rapporti con persone in 2-3 Paesi differenti, il 26% con 4-5 Paesi e il 15% con 6 o più Paesi.La Germania è al primo posto nei contatti regolari con 6 o più Paesi (25%), seguita dalla Turchia (20%) e dal Regno Unito (16%).

Modalità di contatto non gradite quando si lavora da remoto

Quando si lavora a distanza l’elemento più fastidioso risulta essere la comunicazione con colleghi, clienti, fornitori o partner commerciali che risiedono in fusi orari diversi dal proprio, come dichiarato dal 42% del campione, con gli spagnoli al primo posto. In particolare, Francia, Italia e Turchia sono i Paesi che dimostrano minore tolleranza per le teleconferenze noiose.

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Polonia, Turchia e Germania non sopportano ritardi nelle risposte alle email. Turchi e Spagnoli, infine, non gradiscono trattare con persone di cui non sia conosciuto il volto.

Comunicare con persone che risiedono in fusi orari diversi dal proprio

36%

Trattare con persone di cui non sia conosciuto il volto

30%

Ritardi nelle risposte alle email

27%

Nessuna delle precedenti

27%

Teleconferenze noiose

23%  Italia: Modalità di contatto non gradite quando si lavora da remoto (Totale intervistati: 200)

Le gaffe nell’utilizzo delle tecnologie di comunicazione

Il 6% del campione ha ammesso di essere incappato in qualche piccolo incidente di percorso nel corso di audio/videoconferenze con clienti, fornitori o colleghi di sedi all’estero.

Spagna (11%) e Regno Unito (9%) hanno registrato il maggior numero di casi, mentre i Russi paiono immuni da questi svarioni di comunicazione.

Ecco alcuni divertenti episodi raccontati direttamente dagli intervistati:

"Avevo disattivato il microfono per allattare mia figlia di sei mesi che stava piangendo per la fame", ha dichiarato una professionista britannica. "Le parlavo e le cantavo una canzone per cercare di calmarla quando ho guardato il microfono e ho visto che era acceso, e dall’altra parte c’era solo silenzio…".

Un altro tra gli intervistati ha ricordato di aver parlato in una lingua straniera senza accorgersi del microfono acceso. "Sono rimasto male quando ho capito che i miei clienti mi avevano potuto sentire e, peggio ancora, avevano compreso quello che avevo detto. Mi stavo lamentando dei miei parenti acquisiti".

“A seguito dei consistenti tagli alle spese per le trasferte, le aziende devono trovare nuovi modi per comunicare, collaborare e competere. Senza regolari incontri di persona, diventa essenziale disporre di strumenti che permettano agli individui di creare e mantenere relazioni ma con tempi e costi ridotti e che inoltre favoriscano l’innovazione all’interno delle aziende.

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Non sorprende che la videocomunicazione stia crescendo a ritmi esplosivi", ha dichiarato Stefan Oberg, Vice President Skype for Business.

"Le uniche cose a cui bisogna prestare attenzione quando si utilizzano tecnologie audio e video sono quelle gaffe di cui abbiamo tutti sentito parlare: dimenticare di disattivare il microfono o spegnere la webcam quando si lavora in casa restando in pigiama sono errori comuni che preferiamo evitare!"