I Managed Document Services di Ricoh per una gestione documentale più efficiente

I Managed Document Services di Ricoh garantiscono alle aziende una gestione dei documenti ottimizzata e in grado di evolvere secondo le nuove esigenze.

 

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● quante fotocopiatrici, stampanti e fax sono presenti in azienda?

● quali sono connessi in rete?

● quali sono i volumi e i costi legati alla produzione documentale?

● quanto si potrebbe risparmiare ottimizzando i processi di stampa?

● l’ambiente di stampa è in grado di evolvere al variare delle esigenze?

● ci sono documenti di cui andrebbe garantita la riservatezza e che invece non vengono adeguatamente protetti?

Le aziende che hanno difficoltà a rispondere a queste domande possono trarre vantaggio dai Managed Document Services, vale a dire servizi offerti da provider che consentono di migliorare i processi di stampa e documentali sulla base delle esigenze presenti, ma lasciando aperta la strada per evoluzioni future.

Il concetto di outsourcing documentale

“Con i Managed Document Services – ha spiegato Massimiliano Barberis, Consulting Operation Manager di Ricoh Italia – le aziende affidano in outsourcing la gestione dell’ambiente di stampa e dei processi documentali. L’obiettivo è mantenere e incrementare la produttività del parco macchine, ottimizzarne la gestione e migliorare l’efficienza dei flussi di lavoro abbracciando l’intero ciclo di vita del documento.

Ricoh ha una profonda competenza in ambito MDS che deriva dall’esperienza maturata nella consulenza documentale e nella razionalizzazione degli ambienti di stampa. Gli MDS si strutturano in differenti fasi per cui si parte da un’analisi volta a definire le esigenze e le aree di miglioramento, si passa quindi alla progettazione dei servizi e delle soluzioni per arrivare al monitoraggio continuo del progetto in modo da adattarlo sulla base delle dinamiche necessità del cliente”. Entriamo nel dettaglio delle diverse fasi del progetto.

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Analizzare

Nella fase di analisi gli specialisti di Ricoh calcolano il TCO (Total Cost of Ownership) della gestione documentale e individuano le opportunità di miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia. Inoltre, viene analizzata l’infrastruttura tecnologica esistente per comprendere se questa sia in grado di rispondere alle effettive esigenze anche in termini di sicurezza delle informazioni aziendali. A questi aspetti si aggiunge l’analisi dell’impatto ambientale dei processi documentali in termini di consumi energetici, di carta e relative emissioni di CO2.

Migliorare e trasformare

Alla fase di analisi segue la condivisione dei risultati con l’azienda cliente e la progettazione del nuovo ambiente tecnologico. L’obiettivo è migliorare i processi documentali mediante soluzioni, hardware e software, che consentano di ottimizzare i costi, aumentare l’efficienza e ridurre l’impatto sull’ambiente. Questo si ottiene, ad esempio, consolidando il parco macchine (grazie al corretto dimensionamento e all’utilizzo della multifunzionalità) e installando dispositivi tecnologicamente all’avanguardia che garantiscono efficienza energetica, velocità e qualità di stampa, funzionalità di distribuzione documentale e avanzate opzioni di finitura. Una volta terminata la progettazione, Ricoh si occupa dell’implementazione di tutti i servizi di stampa e di gestione documentale.

Gestire un progetto ‘a prova di futuro’

La fase di gestione, attività che per le aziende è difficile effettuare in autonomia per mancanza delle risorse necessarie, assicura l’effettivo raggiungimento degli obiettivi previsti anche in un’ottica di lungo periodo. Ricoh fornisce al cliente reportistica dettagliata sulla gestione e sui KPI (Key Performance Indicator) a garanzia del rispetto dei livelli di servizio concordati (SLA).

Il controllo garantisce un’ottimizzazione continua dell’ambiente di gestione documentale. Nel monitoraggio rientrano infatti anche le modalità di utilizzo del parco stampanti per riuscire ad apportare modifiche, a garantire l’efficienza del parco macchine e stare al passo con l’evoluzione delle esigenze.

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Aumentare la produttività e l’efficienza

Questa fase include servizi on site tra cui: assistenza tecnica, manutenzione, asset management e approvvigionamento dei consumabili. L’outsourcing aumenta l’efficienza dei processi documentali sollevando allo stesso tempo il cliente da tutti gli oneri inerenti alla gestione. Le principali aree di intervento riguardano la sicurezza dei documenti e delle informazioni, la personalizzazione delle funzioni standard e l’integrazione delle applicazioni.

Espandere

Per i gruppi internazionali non è semplice trovare un partner in grado di fornire omogeneità di servizio tra le differenti strutture geograficamente distribuite. Gli MDS di Ricoh garantiscono un progetto in grado di scalare da un livello locale a uno globale. Questo è possibile grazie a Ricoh Global Services, una struttura transazionale che propone un approccio metodologico omogeneo e servizi di outsourcing integrati.

Un rapporto di partnership ‘green’

“Gli MPS di Ricoh – ha continuato Massimiliano Barberis – tengono conto dell’intero ciclo di vita del documento, seguendo il cliente in modo continuativo. L’obiettivo è comprendere a fondo le sue esigenze e stabilire con lui un rapporto di partnership duraturo che garantisca trasparenza e controllo dei costi, miglioramento dei processi di document management, grazie alla metodologia di analisi garantita, e un’operatività costante e sicura. Un aspetto importante in questo rapporto di partnership è il “green” proponendo soluzioni ecocompatibili e servizi che consentono di conseguire importanti traguardi ambientali”.