Le cinque guideline per una gestione efficiente delle informazioni

Ricoh Europe, principale fornitore di soluzioni per l’office automation e il production printing e provider di Managed Document Services, ha formulato cinque guideline che possono aiutare i CIO a trarre il massimo valore dal patrimonio informativo aziendale.

Queste guideline sono il risultato di alcuni focus group pan-europei condotti da Ricoh in partnership con IDC su un panel di 250 CIO di 9 paesi . L’obiettivo era cercare di comprendere in che modo la C-class stia affrontando la sfida posta dal crescente volume di dati e di informazioni da gestire. Secondo IDC un’azienda con 1000 knowledge worker perde ogni anno 6 milioni di dollari per il tempo speso nella ricerca di informazioni che poi non riescono a trovare.

Come trasformare le informazioni e i documenti in valore per l’azienda? I partecipanti ai focus group hanno citato come fattori chiave la gestione centralizzata dei documenti e i Managed Document Services. I CIO sono inoltre d’accordo sul fatto che la gestione efficace delle attività di creazione, condivisione e archiviazione dei documenti sia fondamentale, ma dichiarano di non avere il tempo per realizzare una strategia ad hoc.

La maggior parte dei CIO afferma che il successo e il ritorno sull’investimento di un progetto di MDS dipendano dalla combinazione di tre fattori: persone, processi e tecnologie. A proposito di persone, dai focus group è emerso come una delle aree di miglioramento nelle organizzazioni riguardi la gestione dei cambiamenti organizzativi e la capacità di integrare l’innovazione nei processi di business.

Partendo dalle riflessioni emerse da questi focus group, Ricoh ha formulato cinque guideline per la realizzazione di un progetto che migliori la gestione dei flussi documentali in tutta l’azienda:

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1. Focalizzarsi sulle persone supportandole con attività di change management;

2. Gestire in maniera efficace i cambiamenti nei processi a garanzia di un ROI ottimizzato;

3. Focalizzarsi sull’ottimizzazione dei processi documentali per trarre il maggior ritorno sull’investimento e ‘parlare la lingua’ del CFO;

4. Creare partnership di lungo periodo con fornitori che garantiscano una gestione continua del progetto e un’evoluzione che segua le dinamiche esigenze aziendali;

5. Implementare le migliori tecnologie affinché l’innovazione sia di supporto al business.

I Managed Document Services di Ricoh vanno oltre i tradizionali servizi di stampa per fare in modo che il patrimonio informativo aziendale diventi una leva di business. Ricoh supporta le aziende con metodologie di change management che garantiscono un ROI sia nel breve che nel lungo periodo.

Grazie a questo approccio, il CIO diventa un consulente strategico per l’azienda, in grado di portare innovazione e di guidare le scelte alla base della crescita del business.