Da una ricerca condotta dalla società di analisi Quocirca emerge come le aziende stiano correndo dei rischi a causa di un approccio frammentato alla sicurezza dei documenti.
Il 70% del campione ha compromesso in maniera accidentale la sicurezza delle informazioni e solo il 15% è consapevole del fatto che la perdita di dati può essere causata anche da una gestione non corretta dei processi di stampa.
I risultati di questa analisi sono in linea con quelli di una ricerca commissionata da Ricoh : la maggior parte delle aziende europee (67% del campione) indica la sicurezza delle informazioni come una priorità assoluta, ma solo il 43% ha introdotto le misure necessarie per controllare l’accesso ai documenti confidenziali o che comunque sono per l’azienda critici. Solamente il 39% delle organizzazioni monitora i workflow, mentre la maggior parte non è in grado né di tracciare gli accessi ai documenti aziendali e le modifiche che vengono apportate né di sapere chi stampa o copia tali documenti. La situazione presenta ampi margini di miglioramento nei Paesi del Nord Europa e in Francia dove solo una azienda su tre effettua queste attività.
Secondo Quocirca le aziende dovrebbero considerare la sicurezza dei processi di stampa nell’ambito di una più ampia strategia di gestione delle informazioni. L’analista Louella Fernandes ha commentato: “La nostra ricerca dimostra come l’efficienza dei processi documentali e la protezione delle informazioni siano obiettivi ancora lontani. Considerata l’importanza dei documenti all’interno delle organizzazioni, la questione della sicurezza non può più essere ignorata. Questo implica un approccio globale che si basa su tecnologie, su policy, ma anche sulla formazione degli utenti. Le aziende dovrebbero scegliere fornitori che garantiscano questo approccio e dimostrino di operare secondo elevati standard di sicurezza”.
Carsten Bruhn, Vice President di Ricoh Europe, commenta e rafforza quanto appena detto: “La chiave per riuscire a gestire i processi documentali critici è mantenere una visione trasversale a tutta l’organizzazione. Considerare la condivisione della conoscenza, la produttività e la sicurezza come silos isolati non porta a miglioramenti significativi. E’ importante che questi aspetti siano gestiti in maniera integrata e in relazione ai processi, alle tecnologie e alle persone. L’ottimizzazione dei processi documentali grazie agli adeguati tool e alla formazione degli utenti porta a benefici che vanno oltre la sicurezza. Una gestione corretta dei documenti migliora infatti l’efficienza, la flessibilità, la produttività dei dipendenti e il servizio ai clienti, con la garanzia che le informazioni siano adeguatamente protette”.
