Axway, azienda specializzata in Business Interaction Network, ha annunciato i risultati di un sondaggio condotto da Osterman Research e intitolato “Problems with File Transfers and What Organizations Should Do to Resolve Them” (Problemi nel trasferimento dei file e soluzioni a disposizione delle aziende).
Il sondaggio ha rivelato notevoli differenze nel comportamento adottato dal personale IT e dagli altri dipendenti in azienda nel trasferire le informazioni all’esterno.
Mentre l’82% degli impiegati, nel caso un allegato superi le dimensioni imposte dalla propria organizzazione, sceglie di utilizzare il proprio account di posta per inviare anche i file di lavoro, il personale informatico ritiene che questa procedura sia la meno idonea e sicura.
L’80% degli impiegati dichiara, inoltre, di utilizzare anche dei supporti fisici, al contrario di quanto suggerisce il personale IT.
Risposte e preferenze del personale IT rispetto all’invio di allegati che superano le dimensioni imposte
In realtà, i sistemi di posta elettronica non sono progettati per supportare il trasferimento di file di grandi dimensioni e non sono nemmeno in grado di gestire questi file in modo corretto.
La sicurezza e la conformità rappresentano, infatti, i problemi più seri legati al trasferimento dei file, come riconoscono oltre il 50% degli intervistati. Inoltre, quando i file di dimensioni elevate vengono spediti come allegati, le prestazioni del sistema di posta elettronica si riducono e aumentano i costi di storage e in generale dell’IT stesso.
Il volume dei dati scambiati è in costantemente in crescita, esponendo ulteriormente le aziende al rischio di perdere le informazioni se i trasferimenti non avvengono in maniera sicura.
I trasferimenti di file tra le aziende sono infatti consistenti, il 20% degli intervistati ha dichiarato che la propria azienda ogni settimana effettua scambi di file con oltre 500 aziende esterne, mentre un altro 22% ha dichiarato che tali scambi avvengono settimanalmente con un numero di soggetti esterni che varia da 101 a 500 .
Numero di soggetti con i quali le aziende scambiano file su base settimanale
Un precedente sondaggio di Osterman Research ha evidenziato che il 29% delle email inviate tramite i sistemi di posta aziendali contiene allegati e che l’utente tipico di una grande azienda invia e riceve 149 email al giorno.
In base alle valutazione dell’istituto di ricerca, inoltre, in un’azienda con 5.000 utenti, vengono prodotti annualmente 193,7 milioni di messaggi (inviati e ricevuti), 56,2 milioni di questi contengono allegati, dei quali 10,7 milioni di oltre i cinque megabyte e 3,4 milioni con una dimensione di oltre dieci megabyte.
“Le crescenti dimensioni dei file, i limiti imposti sugli allegati e i problemi di storage creano un’impasse nel trasferimento dei file dalla quale i normali utenti faticano ad uscire. Le prime vittime di questa situazione sono i processi di revisione”, ha dichiarato Michael Osterman di Osterman Research.
“Le aziende dovrebbero individuare un modo univoco di affrontare questo problema, i sistemi di trasferimento dei file dovrebbero infatti funzionare indipendentemente dall’email e garantire la sicurezza dei dati e dei processi di revisione, consentendo allo stesso tempo la definizione e applicazione delle regole e delle policy sui trasferimenti”.
La ricerca ha evidenziato inoltre che:
– il 64% degli intervistati è preoccupato o molto preoccupato della violazione delle policy o dei regolamenti di sicurezza a causa dai trasferimenti di file. Ciononostante, molti consentono ancora l’utilizzo di FTP standard;
– il 61% è preoccupato o molto preoccupato del rischio a cui sono sottoposti i dati proprietari dei clienti o aziendali;
– il 56% si dichiara preoccupato o molto preoccupato della propria capacità di rispettare i requisiti di audit interni o esterni;
– il 53% è preoccupato o molto preoccupato della visibilità e del monitoraggio dei trasferimenti e degli scambi di file.
“Tutte le aziende, indipendentemente dal settore nel quale operano e dalle loro dimensioni, devono affrontare il problema del trasferimento dei file”, ha dichiarato Joe Fisher, Senior Vice President Product and Solutions Marketing di Axway.
“Senza un sistema di trasferimento di file sicuro e dedicato, le aziende si trovano ad affrontare conseguenze serie: tra le quali il rischio che la sicurezza dei dati sensibili possa essere compromessa, l’incremento dei costi per rimediare alle violazioni di sicurezza e le spese maggiori dal punto di vista gestionale e dell’IT, dovute alla spedizione di supporti fisici e allo storage della posta elettronica”.
La ricerca “Problems with File Transfers and What Organizations Should Do to Resolve Them” (Problemi nel trasferimento dei file e soluzioni a disposizione delle aziende) sponsorizzata da Axway è stata realizzata da Osterman Research su un panel significativo di aziende di grandi e medie dimensioni (oltre 500 dipendenti e ricavi non inferiori a 50 milioni di dollari all’anno).
Condotta online nell’estate del 2009, la ricerca ha coinvolto quali intervistati individui che svolgono un ruolo primario nella gestione informatica, gestiscono sistemi di posta, utilizzano strumenti di trasferimento di file (gestito o meno) e ricoprono posizioni di responsabilità all’interno dell’azienda.
