TTI Francia aveva già iniziato ad esternalizzare l’invio delle fatture affidandole a un provider esterno, ma aveva riscontrato una serie di difficoltà (ad es. l’impossibilità di tracciare le fatture, l’inaffidabilità, gli errori commessi nelle procedure di invio, ecc.). Era necessario pertanto prendere una decisione strategica e trovare una soluzione più affidabile e in grado di automatizzare completamente l’invio delle fatture cartacee ed elettroniche. Esker è stata in grado di soddisfare le richieste di TTI Francia, automatizzando l’invio delle fatture: elettroniche alle varie filiali dell’azienda, di una combinazione di fatture elettroniche e cartacee ai centri di riparazione e di sole fatture cartacee ai clienti.
“Abbiamo notato un considerevole calo nella qualità dell’invio delle fatture e ciò ha avuto un impatto diretto sulle relazioni con i nostri clienti e partner. E’ stato per noi fondamentale trovare una soluzione alternativa per automatizzare la gestione delle fatture”, ha dichiarato Jean-Christophe Bavcevic, IT Project Manager in Techtronic Industries Francia. “Avendo già lavorato con Esker e conoscendo già la qualità e l’affidabilità dei loro servizi, la decisione è stata logica e semplice. Esker ci ha permesso di beneficiare non solo della propria expertise, ma di soluzioni avanzate per gestire la fatturazione elettronica, della capacità di raggruppare le fatture di uno stesso cliente in un’unica busta e della possibilità di stampare le fatture destinate al Belgio dal centro di postalizzazione belga”.
Grazie al contributo di Esker, TTI invia circa oltre 180.000 fatture ogni anno a clienti, centri di riparazione e filiali. Da un’analisi delle fatture gestite annualmente da TTI emerge che circa 170.000 fatture cartacee vengono inviate ai clienti via posta (4.200 delle quali vengono inviate sia in formato cartaceo che elettronico ai centri di riparazione), e oltre 10.000 fatture elettroniche vengono inviate alle varie filiali dell’azienda.
La soluzione cloud Esker di automatizzazione delle fatture clienti (Esker Accounts Receivable) offre a TTI Francia numerosi vantaggi, tra i quali:
· Riduzione dei tempi di invio dei documenti e minori ritardi nei pagamenti grazie all’invio giornaliero delle fatture
· Risparmi considerevoli di tempo per le filiali e i centri di riparazione che possono ora tracciare in autonomia le fatture direttamente dal portale web
· Possibilità di tenere traccia delle fatture 24/7
· Migliori relazioni con clienti, partner e filiali grazie alla maggior trasparenza e affidabilità del nuovo processo di fatturazione
“In passato, non eravamo in grado di tracciare le nostre fatture dal momento in cui non erano più nel nostro ERP — ci occorrevano ore per ricercare fatture perse o inviare i duplicati delle stesse”, ha affermato Bavcevic. “Oggi, siamo sicuri che i nostri clienti ricevono le loro fatture e possono sapere in qualunque momento dove si trovano. Abbiamo inoltre ricevuto un feedback positivo dalle nostre filiali e dai centri di riparazione, contenti di poter usufruire di un sistema affidabile e dinamico”.
TTI sta pensando di adottare una soluzione Esker anche per automatizzare i processi strategici di gestione di documenti business come fatture fornitori e ordini di vendita.
