L’Erbolario, un CRM dinamico

È basato su Microsoft Dynamics CRM e implementato da Würth Phoenix, il nuovo sistema di gestione della rete di agenti della casa cosmetica lodigiana

 

Agostino Fedeli, direttore Sistemi Informativi  di L’ErbolarioNome molto noto nell’ambito dei prodotti di bellezza naturali, L’Erbolario (www.erbolario.com) è stata fondata 35 anni fa per produrre cosmetici di derivazione vegetale, venduti in erboristeria e nelle farmacie con reparto erboristico. Le origini della società risalgono al 1978, quando nel retro della Premiata Erboristeria Artigiana, un negozio del centro di Lodi, nel cuore della Lombardia, i due titolari e fondatori del marchio L’Erbolario danno vita ai loro primi cosmetici, attingendo a vecchi e collaudati ricettari di famiglia. Si tratta di acque aromatiche, oli da bagno e lozioni, contraddistinti dalla derivazione rigorosamente naturale degli ingredienti, da profumazioni delicate, per nulla artefatte, e da confezioni dalla grafica pulita e accattivante. Nel corso degli anni, il successo ha premiato la società, che è cresciuta costantemente fino ad assumere le dimensioni attuali di azienda con oltre 150 persone impegnate nella produzione, circa 60 agenti dedicati all’intero territorio nazionale, dove i cosmetici targati L’Erbolario sono presenti in cinquemila e 300 punti vendita, per un volume 2012 di oltre 16 milioni di pezzi e un fatturato superiore a 86 milioni di euro.

 

L’esigenza e la scelta

Proprio la crescita, in termini sia di dimensioni sia di punti vendita dei prodotti, ha spinto la società ad affinare costantemente gli strumenti di gestione aziendale. «L’espansione graduale ha portato ad aggiungere funzioni sviluppate internamente al gestionale storicamente utilizzato in azienda» – spiega Agostino Fedeli, IT manager di L’Erbolario. «Un esempio di queste applicazioni realizzate “in casa” era il sistema utilizzato per gestire la rete degli agenti, che verso la fine 2011 – prosegue Fedeli – si era ormai rivelato non più adeguato per avere la massima efficienza gestionale». La società decideva quindi di dotarsi di una soluzione adatta allo scopo, individuata in Microsoft Dynamics CRM, e in particolare nella proposta di Würth Phoenix (www.wuerth-phoenix.com), l’azienda di servizi IT del Gruppo Würth, che sviluppa tra l’altro soluzioni verticalizzate su piattaforma Microsoft Dynamics CRM, come Speedy+, che offre funzionalità complete per la gestione dei clienti e dell’intero processo di vendita tipici delle aziende del settore commercio. La presenza nell’offerta di Würth Phoenix di una verticalizzazione come Speedy+ è stata tra i motivi che hanno orientato la scelta di L’Erbolario, anche in ragione della capacità di gestire le tipologie di ordini più complesse. «I nostri ordini spaziano da una riga a 7-800 righe, e poterli elaborare correttamente è di fondamentale importanza per noi» – sottolinea Fedeli. La soluzione, scelta a inizio 2012, ha visto iniziare l’implementazione nel corso del 2013, dato che il 2012 è stato dedicato alla realizzazione di un nuovo magazzino prodotti interamente automatizzato.

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Due fasi di implementazione

Il nuovo CRM, dedicato alla forza vendita composta da circa 60 agenti, sta entrando gradatamente in funzione, con una prima fase completata il 15 luglio scorso, che ha visto tutti gli agenti abilitati all’accesso al sistema, che consente di avere una visione completa in tempo reale della situazione di ciascun cliente, mentre prima si trattava di informazioni difficilmente reperibili in maniera immediata. Con la fase successiva prevista entro il 20 dicembre prossimo sarà data a tutti gli agenti la possibilità di inserire direttamente l’ordine sui notebook in dotazione. La scelta del 20 dicembre non è casuale: «Il periodo da settembre a novembre è quello più “caldo” per gli ordinativi, che vedono il loro picco in vista del Natale, e per questo è necessario che non si verifichi alcun tipo di problema» – rivela Fedeli. Ma non solo. «Tra gli altri benefici del nuovo sistema è da sottolineare la possibilità di realizzare nuovi processi di business che permettono di coinvolgere maggiormente sia gli agenti sia gli altri enti aziendali, e in prospettiva, anche  l’estensione delle funzioni CRM  sui tablet, con tutti i vantaggi del caso» – conclude