La piattaforma di e-procurement, sviluppata da Lombardia Informatica, crea valore ed efficienza per la Pubblica Amministrazione. Intervista ad Andrea Martino, direttore della Centrale Regionale Acquisti
A quasi cinque anni dall’avvio delle attività, avvenuto nel giugno 2007, Centrale Regionale Acquisti (www.centraleacquisti.regione.lombardia.it) conferma il proprio ruolo a supporto delle funzioni di approvvigionamento della PA lombarda grazie a un modello di funzionamento che integra innovazione tecnologica e ottimizzazione dei processi amministrativi. L’offerta di strumenti Web-based consente infatti di gestire in modalità digitale ciascuna fase del processo di gara e di acquisto.
I risultati sinora raggiunti dalla piattaforma di e-procurement Sintel – strumento sviluppato da Lombardia Informatica (www.lispa.it) per consentire alla Pubblica Amministrazione lombarda lo svolgimento di procedure in modalità telematica e in autonomia – sono una chiara testimonianza del valore creato nel corso degli anni. «Le gare telematiche lanciate sulla piattaforma da marzo 2008 – afferma Andrea Martino, direttore della Centrale Acquisti- sono più di 3.300, per un valore di oltre 2,8 miliardi di euro. Nel corso dell’ultimo anno, il 2011, le gare lanciate sono state 1.340 per un valore di oltre 500 milioni di euro mentre nel 2010 ne erano state pubblicate 940. Nell’ultimo anno vi è stato quindi un incremento nell’utilizzo della piattaforma di oltre il 40%».
Nello specifico, nel 2011 gli enti sanitari hanno lanciato 1.022 gare contro le 748 del 2010 (+37%), gli enti regionali 142 gare contro le 32 del 2010 (+344%) e gli enti locali 158 gare contro le 155 del 2010 (+2%). Gli enti registrati sono oltre 460, tra questi la totalità di quelli sanitari (in tutto 49), il 78% degli enti locali e l’11% degli enti regionali e altre pubbliche amministrazioni. Incremento altrettanto rilevante si è evidenziato sul fronte fornitori con un aumento anno su anno (2011 su 2010) del 56% per un totale di oltre 7.200 fornitori.
«Da segnalare – aggiunge Martino – anche il forte tasso di crescita nell’utilizzo del Negozio Elettronico della Centrale Acquisti, strumento che consente modalità telematiche di emissione degli ordini e delle richieste di consegna, secondo il principio della dematerializzazione del ciclo ordine-consegna. A oggi gli Enti utilizzatori del servizio sono 89 e nel corso del 2011 lo hanno utilizzato oltre 60 nuovi enti, con un incremento del 226% rispetto al 2010. Gli enti hanno emesso ordinativi di fornitura per un controvalore di oltre 120 milioni di euro e le convenzioni attive sul Negozio Elettronico ammontano a 77».
Data Manager: Vi sono risultati tangibili in termini di ottimizzazione della spesa pubblica conseguiti grazie al servizio erogato? È possibile fornire degli esempi concreti? Il servizio ha permesso di creare una maggiore competitività dal lato dell’offerta?
Martino: L’utilizzo dell’e-procurement consente maggiore efficienza del processo di acquisizione, poiché è stato stimato che l’impiego di risorse umane per gara diminuisca di circa 6 gg/uomo e che mediamente il processo telematico duri il 27% in meno rispetto alla modalità tradizionale. Inoltre, in termini di maggiore competitività, è stato stimato che i fornitori invitati a procedure negoziate tramite Sintel siano mediamente il quadruplo dei fornitori rispetto a una procedura tradizionale. Infine il processo complessivo è molto meno impattante in termini di utilizzo di carta, circa il 70% in meno.
Per citare un caso concreto, nel 2011 la Centrale ha lanciato sulla piattaforma Sintel una gara per la fornitura di tutto il fabbisogno di farmaci degli enti sanitari della Regione da oltre 500 lotti. Una gara di questa portata, svolta in modo tradizionale richiede processi molto impattanti per l’Amministrazione. Il procedimento telematico, al contrario, semplifica notevolmente il processo in particolare per la gestione delle fasi di apertura delle buste (in tal caso migliaia), la lettura delle offerte e la relativa conservazione degli atti.
Qual è la tipologia media di enti regionali e PA locale che trae vantaggio dalla piattaforma? Quali ritenete possano essere i benefici maggiori di cui si avvantaggiano coloro che sfruttano i meccanismi di e-procurement della Centrale?
Per gli Enti locali di minori dimensioni, spesso meno strutturati e con meno personale dedicato alle attività di gara, affidare il processo a un soggetto specializzato come la Centrale o, in alternativa, utilizzare in autonomia gli strumenti di e-procurement disponibili in forma gratuita consente di liberare risorse umane per collocarle in attività a maggiore valore aggiunto per l’Amministrazione. La specializzazione del personale della Centrale, inoltre, consente di rendere disponibile a tutto il sistema un servizio di analisi del mercato e di valutazione delle imprese che sempre più rappresenta un elemento strategico da presidiare nello svolgimento delle procedure.
Quale evoluzione è prevista per la piattaforma? Quali sono gli obiettivi di breve, medio e lungo periodo?
Tra le prime attività strategiche del 2012, il supporto delle amministrazioni per ottemperare alle richieste dalle recenti deliberazioni regionali (DGR N° IX/2628 del 6/12/2011) che prevedono per tutte le Amministrazioni regionali di sostituire entro il 31 dicembre 2012 gli elenchi fornitori eventualmente predisposti con l’utilizzo dell’Elenco Telematico Fornitori della piattaforma. Uno strumento di condivisione dei documenti amministrativi fondamentale per rendere ancora più efficienti le gare, semplificandone i processi in particolare per le imprese. Tra i primi enti “pionieri” a procedere con l’importazione del proprio elenco sulla piattaforma Sintel secondo il nuovo obbligo di legge, la Giunta di Regione Lombardia e l’Aler di Monza e Brianza.
Tra i prossimi interventi evolutivi, il consolidamento e rafforzamento dell’infrastruttura tecnologica, finalizzati a garantire un servizio sempre più efficace ed efficiente anche alla luce delle normative regionali entrate in vigore nel 2011 che prevedono l’obbligatorietà dell’utilizzo della piattaforma Sintel anche da parte degli enti regionali.
Nel corso del 2012 saranno introdotte funzionalità che consentiranno l’estensione del perimetro di utilizzo della piattaforma, quali per esempio il Sistema Dinamico di Acquisizione, gli adeguamenti per la partecipazione dei privati alle aste per la vendita di mobili/immobili pubblici, l’introduzione dei criteri ambientali minimi e il miglioramento di alcune funzionalità esistenti.
Per quanto concerne il Negozio Elettronico si sta lavorando per la graduale completa dematerializzazione del ciclo dell’ordine-consegna. Proseguiranno inoltre le attività di integrazione con i sistemi gestionali degli enti sanitari nonché progettualità volte a fornire agli enti utilizzatori del Negozio strumenti (Web based) evoluti di reportistica.
Quali indicazioni e insegnamenti si possono trarre dall’esperienza sinora condotta?
Il successo del paradigma people-process-technology che sottende al modello di funzionamento della Centrale si deve basare su un sostegno a livello istituzionale: i già citati obblighi di legge sull’utilizzo dei servizi di e-procurement possono essere un volano importante per rinforzare il cambiamento. La strada da percorrere deve pertanto essere duplice: da un lato la disponibilità di strumenti avanzati e di competenze specialistiche, dall’altro uno stile di governance che, secondo logiche partecipative e collaborative tra gli attori coinvolti, sostenga questa volontà di produrre innovazione.
