880 dipendenti, 104 concessionari, 71.900 auto e 14.500 moto vendute nel 2010: questi sono i dati salienti di BMW Italia
Dare corpo a una politica evoluta delle risorse umane vuol dire anche dimostrare, ogni giorno, di saper fare bene le cose essenziali. Come quelle dell’area amministrativa, fra cui c’è la gestione delle trasferte. In BMW Italia il 60% dei collaboratori è coinvolto in trasferte in Italia e all’estero, per attività connesse alla vendita, all’assistenza, al servizio e all’interazione con la rete dei concessionari, per un totale di oltre 4.000 trasferte all’anno.
L’esigenza
«Prima dell’introduzione di GEPE Enterprise|Trasferte e Missioni in azienda, la gestione delle trasferte era attuata con un largo uso di moduli cartacei e con l’immissione manuale dei dati in sistemi che assicuravano solo i computi basilari. E in più, la liquidazione delle note spese avveniva a parte, con bonifico» dichiara il responsabile dell’amministrazione del personale in BMW Italia.
L’esigenza di innovare era dunque fortemente avvertita, dettata dalla necessità di una maggiore efficienza, di un monitoraggio efficace dei costi e di un’automazione capace d’integrare tutte le fasi del processo e, soprattutto, di integrarle con le altre applicazioni dell’area HR e gestionale.
La soluzione è stata trovata con Data Management HRM (www.datamanagementhrm.it), uno dei protagonisti nel mercato italiano dei servizi e delle soluzioni per le risorse umane che gestisce, con i suoi quasi 500 esperti, i processi amministrativi di oltre 1.500.000 dipendenti ed è leader di mercato nei settori Industria, Grande Distribuzione e Istituti di Credito, con un fatturato annuo di oltre 40 milioni di euro. «Con Data Management HRM avevamo già risposto a diverse nostre altre esigenze. Inoltre, le loro procedure già si integravano nell’ambiente SAP, l’ambiente di riferimento per BMW Italia. Il prodotto GEPE Enterprise|Trasferte e Missioni permetteva anche di realizzare facilmente un ambiente di workflow che avrebbe consentito sia di automatizzare l’intero processo, sia di decentrare le sue fasi in modo più flessibile» spiega il responsabile.
I vantaggi
Oggi, in BMW, è lo stesso dipendente che si collega al sistema via intranet, per inserire il programma di viaggio, richiedere il nulla osta alla trasferta, anticipi, biglietti, prenotazioni, compilare note di rimborso e così via, sino a ottenere, via mail, la comunicazione dell’autorizzazione alla trasferta. E questo mentre le segreterie delle singole unità operative possono controllare, nel fluire del processo, la correttezza formale dei giustificativi, così come i responsabili e gli uffici del personale possono accedere al sistema in qualsiasi momento per autorizzare le trasferte e le loro modalità, approvare le note spese e la loro liquidazione, avendo sempre un quadro chiaro e aggiornato della situazione del personale in trasferta e dei relativi costi.
«Il progetto ha migliorato notevolmente il controllo dei costi delle trasferte e delle note spese, ha reso i processi amministrativi più efficienti, liberato l’ufficio del personale da attività time-consuming e a basso valore aggiunto, migliorando la qualità dei servizi ai dipendenti. Il processo termina con il passaggio automatico dei dati ai sistemi paghe, presenze e contabilità, quest’ultimo sistema basato su SAP» precisa il responsabile.
