Il cambiamento non riguarda soltanto la sostituzione della carta con un documento digitale. L’eFIR introduce, infatti, un nuovo modello operativo, basato sulla condivisione delle informazioni in tempo reale tra tutti gli attori coinvolti nella gestione del rifiuto e sulla disponibilità immediata di dati aggiornati, affidabili e tracciabili.

Se in passato il formulario poteva essere completato con tempistiche più ampie, il nuovo modello rende il processo molto più rapido, strutturato e guidato. Le informazioni vengono precompilate a partire dalle anagrafiche già censite, riducendo le attività manuali e limitando il rischio di errori nella compilazione. Allo stesso tempo, ogni soggetto coinvolto opera all’interno di un flusso definito, supportato dall’utilizzo della firma digitale, che attribuisce al documento pieno valore giuridico e ne garantisce l’integrità.

La corretta gestione delle anagrafiche rappresenta un ulteriore elemento di valore. Una volta censiti rifiuti, operatori autorizzati, trasportatori e impianti di destinazione, diventa possibile automatizzare gran parte della compilazione del formulario e semplificare il lavoro degli utenti, assicurando al tempo stesso maggiore qualità delle informazioni e una riduzione delle possibili anomalie.

L’evoluzione verso un processo completamente digitale porta con sé anche un altro beneficio: una maggiore trasparenza lungo l’intero ciclo di gestione del rifiuto. La tracciabilità delle operazioni, la condivisione in tempo reale delle informazioni e l’integrità garantita dalla firma digitale contribuiscono a rafforzare l’affidabilità del processo e a ridurre il rischio di errori e a limitare le frodi.

Accanto agli aspetti operativi, esiste però un tema che rischia di ricevere meno attenzione, pur rappresentando un preciso obbligo normativo: la conservazione digitale dei documenti. Il formulario elettronico, una volta firmato, diventa infatti un documento informatico che deve essere conservato secondo quanto previsto dalla normativa vigente. Non tutti i provider che oggi consentono di operare sul RENTRI includono anche questo passaggio: in molti casi la soluzione permette di generare e trasmettere il documento, ma non di conservarlo a norma, lasciando alle aziende il compito di completare separatamente questo adempimento.

È proprio su questo aspetto che si inserisce l’approccio di Archiva Group. Oltre a supportare la gestione digitale dell’eFIR e l’integrazione con il RENTRI, le soluzioni Archiva consentono di gestire anche la conservazione a norma dei documenti, offrendo alle organizzazioni un unico interlocutore per l’intero ciclo di vita documentale. Un approccio che semplifica la gestione operativa, riduce la complessità organizzativa e aiuta le aziende ad affrontare i nuovi adempimenti con un processo integrato che accompagna il documento lungo tutto il suo ciclo di vita, dalla generazione alla conservazione a norma.

Articolo a cura di Andrea Gallo, Senior Solutions Engineer di Archiva Group

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Fattori come il consolidamento della nuvola, dei software SaaS e delle soluzioni avanzate per la raccolta e l’analisi dei dati, rappresentano i vettori principali che guidano oggi la crescita del documentale. In mezzo a tali macro-tendenze ve ne sono altre alle quali oramai non facciamo nemmeno più caso, perché inserite naturalmente nel flusso dell’operatività moderna. Pensiamo alla mobilità e all’assenza di limiti strutturali nell’accesso ubiquito ai file, da qualsiasi luogo e dispositivo. Certo è che un panorama del genere necessita di standard e metodologie di fruizione condivise o almeno interoperabili e con supporti multipli, per non trasformare un vantaggio in una condizione sfavorevole.

È evidente che le difficoltà di integrazione con le piattaforme interne e i problemi legati alla sicurezza siano ancora fattori che pongono forti dubbi sull’adozione della gestione documentale, soprattutto presso quei soggetti che non facilmente accettano il cambiamento. Eppure, analisi del settore (Persistent, 2018) considerano l’Europa il mercato principale per il successo della dematerializzazione su scala globale, tanto da spingersi con l’affermare che nel giro di sette anni (2025) il segmento avrà raggiunto il suo picco massimo, grazie al finance e all’healthcare.

IL DOCUMENTALE SI TRASFORMA

Nonostante la gestione elettronica sia un concetto relativamente nuovo, abbiamo già assistito a una serie di trasformazioni causate, anche in via indiretta, da tecnologie tangenti. Il cloud è tra queste, ma gli scenari che si aprono sono molteplici: blockchain, machine learning, analisi predittiva, business intelligence. La gestione documentale del 2018 non è più quella che muoveva, timorosamente, i primi passi nel mondo enterprise. Lo sa bene IDC, che ne ha seguito l’evoluzione nel corso degli anni. «Il mercato delle soluzioni documentali è complesso e oggi si articola su tre fronti: device management, print management, enterprise output management» – spiega Sergio Patano, senior research & consulting manager di IDC Italia. «Il primo fa riferimento a software preposti a installare, attivare, configurare, monitorare e controllare i device di stampa. Il print management si occupa del tracking, del monitoraggio, del reporting e della gestione delle abitudini e dei prodotti di stampa, mentre le soluzioni di enterprise output management puntano ad automatizzare la produzione, la distribuzione e la gestione degli stream dalle applicazioni desktop o enterprise verso qualunque canale di output, fisico o virtuale».

Europa, primo mercato per la #dematerializzazione grazie al finance e all’healthcare
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EVOLUZIONE DEL MERCATO

«Il mercato così composto – continua Patano – crescerà a livello europeo, passando da circa 475 milioni di euro a poco meno di 500 milioni, un aumento pari a 3,9%. La curva si manterrà abbastanza stabile anche in futuro, tanto che il tasso di crescita medio annuo (CAGR) per il periodo 2017- 2021 sarà del 3,7% portando il settore a raggiungere i 550 milioni di euro nel 2021. Per quanto riguarda la tipologia di segmenti interessati dal documentale, oltre il 90% è composto dall’enterprise output management e dal print management, che sarà quello che per le previsioni guadagnerà meglio con un +4,6% entro il triennio». Si tratta di trend che le stesse aziende riscontrano nella loro quotidianità. È il caso di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia il cui managing director Pierfrancesco Angeleri ci dice: «La gestione di un business passa oggi attraverso la digitalizzazione e penso che il rate di adozione sia, in larga parte, soddisfacente nel nostro Paese. Come soggetto attivo nel campo ci adoperiamo molto affinché la gestione documentale sia sempre più “liquida” per favorire lo sviluppo e l’ottimizzazione delle strutture produttive. Per esempio, la soluzione in SaaS ARKon agevola la collaborazione integrata e la gestione dell’informazione dei documenti. Il software concentra una moltitudine di funzionalità in un solo prodotto che permette la conservazione con un click, presenta flussi definiti e brevi, automatizza una serie di invii che prima erano manuali».

MODELLI DI ADOZIONE

Alcuni trend, come lo smart working e la mobilità, hanno accelerato l’adozione di soluzioni documentali. Il successo di tali modelli può rappresentare una molla concreta per portare al cliente un successivo grado di innovazione. Sempre Angeleri: «Sicuramente, le imprese si stanno rendendo maggiormente conto che, in quanto processo, la digitalizzazione favorisce l’approccio al cliente. Di fatto, abbiamo trasformato piattaforme interne, come appunto ARKon, in un ECMS completo, che semplifica la gestione di qualunque tipo, dall’amministrativa alla corrispondenza giornaliera, fino alle operazioni commerciali».

Per Pablo Pellegrini, business unit manager, document management, workflow & services di SB Italia, la gestione documentale evoluta è pesantemente influenzata dai nuovi trend che si stanno rapidamente diffondendo. «L’espansione della mobilità ha portato a un’accelerazione nell’adozione di soluzioni documentali sempre disponibili sia in termini di tempo che di spazio. Le app per la gestione documentale, come la nostra Docsweb Mobile, abilitano la trasformazione digitale in atto nelle aziende, mettendo a disposizione nuovi modi di gestire processi di business che nascono e si sviluppano in maniera del tutto digitale. A titolo di esempio, possiamo citare la gestione delle note spese, dei processi amministrativi come la fatturazione o, per le risorse umane, la rilevazione delle presenze, la selezione del personale e così via».

In realtà, sono molti gli spunti che offrono alla gestione documentale l’opportunità di porsi come paradigma cardine del business, e trasversale dalle PMI alla PA. Per Laura Biasin, client manager service line Oracle di Sinfo One, dopo l’accelerazione ricevuta dalla Terza Piattaforma, (mobile, cloud, social e big data/analytics), la gestione documentale riceverà un’ulteriore spinta dal GDPR e dalla fatturazione e conservazione elettronica. «Si tratta di obblighi normativi che l’IT e il business devono affrontare congiuntamente per cogliere i benefici di una trasformazione su vasta scala sia dei workflow che dei documenti. Non è un caso se in Sinfo One vediamo le soluzioni di attuazione delle norme anche in chiave di miglioramento organizzativo e produttivo».

VISIONE INTEGRATA

Ovviamente non è tutto oro quello che si vede in giro. L’esperienza di Zucchetti in materia è utile a distinguere chi mette in pratica le best practice e chi è ancora legato a schemi riduttivi, che finiscono col rinchiudere il documentale in percorsi adattivi limitati: «Negli ultimi mesi c’è stata un’accelerazione sul fronte della gestione elettronica dei documenti, ma spesso ci si ferma a uno scambio in formato digitale e non all’introduzione di sistemi che favoriscano la gestione di flussi di dati da un applicativo aziendale all’altro, nell’ottica di una reale integrazione» – afferma Giorgio Mini, vicepresidente di Zucchetti. «A volte, non si vedono immediatamente i vantaggi proprio perché manca una visione integrata dei processi. Con Infinity DMS Zucchetti abbiamo pensato proprio a una soluzione capace di “federare” tutte le applicazioni per una condivisione totale dei documenti, con la possibilità di un accesso simultaneo e un motore di ricerca interno studiato per trovare le informazioni ovunque esse siano all’interno del sistema informativo». Timori condivisi da Nicola Savino, CEO di Savino Solution quando sottolinea che è ancora forte la paura del cambiamento. «Non esiste infatti una difficoltà tecnologica o di processo, ma soltanto culturale. Per questo motivo con il Metodo Savino, abbiamo creato un framework che aiuta le aziende e le PA ad affrontare il passaggio dall’analogico al digitale, senza il dubbio di commettere errori».

#documentale Crescita stabile. Il print management in testa entro il 2021 – @IDCItaly
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COMPLESSITÀ E CAMBIAMENTO

Del resto, il retaggio e il blocco dell’evoluzione informatica hanno sempre dimostrato che chi non è pronto a cambiare marcia, difficilmente riesce a vincere le sfide poste dalle rivoluzioni portate dalla tecnica. La conferma arriva da Laura Biasin di Sinfo One: «Le complicazioni riguardano la capacità di sviluppare iniziative di successo di ridisegno dei processi documentali, vero freno allo sviluppo del business. Diventa fondamentale il supporto di partner tecnologici innovativi, competenti sulla terza piattaforma e capaci di progettare soluzioni per il business specifico dell’azienda. Sinfo One è un riferimento per la trasformazione digitale e la scelta degli investimenti tecnologici, guidati tramite assessment, proof of concept e case history nazionali e internazionali». Per Nicola Savino di Savino Solution, «non si può parlare di Industria 4.0 se prima non impariamo a gestire in digitale le informazioni e i documenti che governano i nostri sistemi». Un panorama che, secondo Giorgio Mini di Zucchetti, trarrà beneficio in modo concreto da alcune novità già in via di definizione: «La fatturazione elettronica è tra queste, ma deve essere supportata da un servizio completo in termini di gestione documentale, dalla generazione della fattura, tramite la soluzione ERP, alla trasmissione e fino alla conservazione in bit». A questo livello di dematerializzazione – «aziende, PA e professionisti avranno un forte riscontro in termini di riduzione di costi e aumento di efficienza».

RIDISEGNARE I PROCESSI

In tale ambito, non solo la normativa continentale ma anche quella italiana si è mostrata pronta ad accogliere il rinnovamento. Gran parte del merito va, come anticipato, all’obbligo di fatturazione elettronica. «Si tratta di una spinta notevole a rivedere i processi del ciclo attivo e passivo per ridisegnarli completamente in ottica digitale» – afferma Pablo Pellegrini di SB Italia. «Affrontiamo da tempo il tema, realizzando progetti dedicati che vertono su Fatturazione Semplice, un hub di interoperabilità tra le organizzazioni, un servizio accessibile anche da dispositivi mobili, che garantisce l’esecuzione e il controllo del ciclo con affidabilità e sicurezza, in pochi passi». Nel business che affronta ogni giorno, Siav ha evidenziato una maggiore sensibilizzazione alla digitalizzazione, più di quanto lo fosse nel recente passato, forse proprio per merito della più ampia conoscenza che si ha dell’Industry 4.0. «Sicuramente, è in corso una ripresa degli investimenti da parte delle organizzazioni, sia aziende private che enti pubblici, in risposta alle pressanti sfide che un’economia globalizzata pone, sotto la spinta dei grandi trend tecnologici: big data, cloud, mobile, social. C’è forte attenzione circa la trasformazione digitale e non solo. Si va oltre, considerando tutte quelle aree che permettono il recupero di competitività, come l’accesso multicanale, l’integrazione delle informazioni e la loro gestione tramite strumenti flessibili e orientati al futuro» – spiega Alfieri Voltan, presidente di Siav. E anche Sinfo One è convinta della “forza motrice” rappresentata dalla quarta rivoluzione come vantaggio per un processo di cambiamento più profondo. Per Laura Biasin di Sinfo One, la dematerializzazione si inserisce nell’era della fabbrica 4.0 proponendo soluzioni flessibili alle esigenze del business senza appesantire l’IT e abilitando offerte scalabili negli investimenti. «La fatturazione elettronica coniuga piattaforme cloud e paradigmi SaaS per terziarizzare la complessità nel core business ed è integrata ai sistemi ERP a garanzia della tracciabilità dei dati, per il presidio e la qualità dei processi».

INTEROPERABILITÀ E SICUREZZA

Il mix di competenze e bisogni messi in campo dalla Industry 4.0 focalizza l’interesse su un concetto fondamentale, quello di interoperabilità. ARXivar International ha risposto a una simile necessità con NEXT. «Gestire i flussi delle informazioni (anche quelle non tracciate) in un contesto altamente complesso e in continua evoluzione richiede uno strumento facile e flessibile» – spiega Alberto Carrai, chief sales officer. «Questo deve essere in grado di connettere persone, processi e strumenti già esistenti (portali, sistemi ERP, applicazioni CRM) con alti livelli di security a garanzia di conformità alle normative e continuità operativa. Con ARXivar NEXT, Able Tech ha voluto dar seguito a tali sfide, realizzando una piattaforma che si integra perfettamente ai più diffusi sistemi ERP e gestionali, e che mette assieme tutte le più moderne funzionalità di enterprise information management, tra cui anche gli strumenti per la collaborazione e la privacy dei dati archiviati». «Ogni volta che viene generata o acquisita un’informazione, come la richiesta di un preventivo, NEXT fa partire un processo in cui il dato comincia a circolare tra tutte le persone coinvolte. Sembra banale, ma molte aziende gestiscono flussi del genere ancora in maniera manuale, faticando a mettere insieme tutte le informazioni necessarie e perdendo tempo in ripetizioni inutili. Un caos che incide sulla capacità decisionale e sui tempi di reazione. Tramite strumenti grafici e una chat integrata, favoriamo la comunicazione tra persone e aree di business, convinti che sia il dialogo la scintilla che da vita a nuove idee e quindi all’innovazione».

#Cloud #Integrazione L’evoluzione della #GestioneDocumentale nelle #imprese e la #PA
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COMPETENZE TRASVERSALI E GDPR

Non può mancare, in una profonda panoramica circa la corretta gestione del dato, la tematica del GDPR, già toccata fugacemente in precedenza. Il regolamento europeo pone una sfida concreta alle modalità di registrazione, conservazione e cancellazione dei dati dei cittadini. In che misura questo ha comportato un ripensamento di ciò che è, davvero, la gestione documentale delle informazioni, sia presso il cliente che il fornitore di tecnologia? Per Nicola Savino di Savino Solution la gestione intelligente e digitale dei documenti dovrebbe sempre avvenire rispettando la riservatezza del dato. «Il GDPR non ha fatto altro che standardizzare la necessità. Per questo, la nostra soluzione documentale è già conforme alla normativa, visto che su di essa abbiamo puntato come fattore abilitante. Per farlo c’è stato bisogno di know-how specifici: un team di specialisti che oggi ci permette di affrontare la situazione con piena competenza». La stessa esigenza di arricchimento professionale individuata da Giorgio Mini di Zucchetti quando spiega che il GDPR presuppone competenze trasversali di tipo tecnico-informatico, organizzativo e giuridico. «In qualità di vendor di soluzioni tecnologiche offriamo le massime garanzie sul primo aspetto, mentre gli altri due sono appannaggio di consulenti specializzati in tali materie».

Scandagliato il presente, cosa c’è nel domani della gestione documentale? Quali le prove da vincere in prospettiva? Per Alfieri Voltan di Siav, i tradizionali prodotti di gestione documentale rischiano di non essere più adeguati allo scenario attuale. «Dal document management si deve decisamente passare a un concetto di enterprise information management (EIM): soluzioni IT che permettono la gestione dell’informazione con la stessa logica con la quale le organizzazioni adottano l’ERP per i propri processi». Caratteristiche peculiari di una soluzione ottimale di EIM orientata al futuro devono essere in particolare: «Il rilascio in diverse modalità, da on-premises a servizio in cloud. Una gestione efficace degli asset digitali. Una struttura flessibile, che permetta di integrarsi a qualsiasi soluzione sia gestionale che di CRM. E infine, un accesso all’informazione in logica “multicanale”, da postazione fissa a mobile, abbattendo le barriere spazio-temporali che ormai il business conosce sempre meno».

LA DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI CAMBIA LE ABITUDINI

Ma non solo, urge intraprendere una strategia di business che sia pronta a modellarsi sul cambiamento. «Le imprese devono massimizzare l’attenzione al cliente per ottenere sempre le migliori performance dall’intera azienda» – ci dice Pierfrancesco Angeleri di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia. «Sarà sempre più necessario adoperare soluzioni che non solo consentano di controllare ma anche modificare le abitudini. La digitalizzazione dei processi è proprio questo: sfruttare le opportunità per liberare risorse da dedicare al cliente, l’asset più prezioso per chiunque». Il perno della gestione documentale del futuro resta ovviamente la tecnologia, principalmente quella fondata sul cloud. «IDC prevede che proprio il cloud computing sarà uno dei principali driver per lo sviluppo di soluzioni di “print and document management” per realtà di piccole e medie dimensioni» – spiega Sergio Patano di IDC Italia. «Secondo quanto previsto dal report “FutureScape: Worldwide Imaging, Printing, and Document Solutions 2018 Predictions” rilasciato a fine 2017, oltre un terzo delle PMI sarà in grado di adottare nel corso dei prossimi anni policy strutturate per la gestione documentale, grazie all’implementazione di programmi ad hoc. E questo è la conseguenza diretta della volontà di creare standard condivisi nella gestione dei dati, attraverso reti organiche che trovano nel cloud un ottimo punto di partenza».

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Continuare a essere protagonisti del cambiamento. Al fianco dei partner disposti a seguire sino in fondo l’evoluzione del Gruppo. Allo Zucchetti Meeting 2018, appuntamento centrale nella strategia di presentazione delle nuove soluzioni ai partner, oltre che momento di condivisione di esperienze, collaborazione e formazione, il messaggio ribadito da tutti big scesi in campo non poteva essere più esplicito. A partire dallo speech di apertura di Alessandro Zucchetti, presidente del Gruppo – che ha voluto ricordare agli oltre 800 presenti al PalaCongressi di Rimini –  come quella di Zucchetti, prima azienda italiana di software, rappresenti una storia di successo puntellata da primati. «Raggiunti grazie al lavoro di persone eccezionali dentro al gruppo e presso i partner. Un’azienda al 100% italiana che reinveste totalmente gli utili in ricerca e sviluppo. Per realizzare soluzioni capaci di apportare un vero vantaggio competitivo ai nostri clienti. Un valore riconosciuto dal mercato come testimoniano gli oltre 150.000 clienti, tra aziende e professionisti, che utilizzano le soluzioni Zucchetti». «Un traguardo importante. Ma non un punto di arrivo. Anzi rappresenta un nuovo inizio» ha aggiunto Cristina Zucchetti, presidente Zucchetti.

Lo smalto di una start-up

E’ Paolo Susani, direttore commerciale del Gruppo, a illustrare i numeri di un successo inarrestabile. A partire dal fatturato che per il 2017 si attesta a 466 milioni (+ 13,7% anno su anno) con oltre 15.000 nuovi clienti dichiarati nel 2017. «Questi risultati dimostrano che dopo 40 anni non abbiamo perso lo smalto da start up. Continuiamo a crescere a doppia cifra non solo nel nostro core business (ERP, HR, soluzioni per professionisti), ma anche nelle cross application come gestione documentale, BI, CRM, ecc.» sottolinea Susani. Con il cloud saldamente a trainare l’espansione. «Due anni fa le vendite non arrivavano al 50%. Oggi abbiamo superato il 70% delle installazioni complessive».

Infinity 4.0

Una crescita che con Infinity 4.0, il nuovo pacchetto di soluzioni ideato per facilitare aziende e professionisti nel passaggio verso la trasformazione digitale, in Zucchetti si conta di bissare già dall’esercizio in corso. «Con Infinity 4.0 abbiamo compiuto un vero e proprio cambio di prospettiva in ambito ERP. Passando dalla gestione delle transazioni al governo dei processi digitali. Grazie all’introduzione di nuove funzionalità come chatbot, dashboard di controllo e di analisi, strumenti di analytics e alla semplificazione della user experience per supportare al meglio il lavoro in mobilità. Tutto ciò abbinando la massima potenza e ricchezza applicativa agli elementi di flessibilità e libertà di configurazione che da sempre caratterizzano la nostra offerta» afferma Giorgio Mini, vicepresidente Zucchetti.

Da dealer a partner 4.0

«Il merito del successo di Zucchetti in questi 40 anni è in gran parte dei nostri partner, che hanno saputo trasferire al mercato il valore delle nostre soluzioni» riconosce Mario Aschiero, direttore Vendite Canale Indiretto Zucchetti. Canale che sviluppa 72 milioni di fatturato (52 nel 2016), con un incremento anno su anno di circa il 5%. Numeri importanti. Che nella strategia del Gruppo necessitano di essere riequilibrati. «Zucchetti cresce molto di più del canale; con molti di voi – afferma Aschiero rivolgendosi ai partner – che performano ben oltre il 5%; spesso facendo meglio anche del nostro canale di vendita diretta». Una situazione disomogenea da rimettere in equilibrio. «Facendo leva – suggerisce Aschiero – sulla forza del brand e la comprovata capacità di Zucchetti di anticipare le richieste dei clienti. Mentre per quel che compete più da vicino i partner, sfruttando al meglio le competenze di prodotto, la capillarità e la vicinanza al mercato». Il tutto senza perdere di mai di vista la concorrenza – soprattutto di quella decisa ad adottare metodologie di vendita aggressive – e l’evoluzione del parco clienti. La cui risposta alle nuove esigenze – osserva Aschiero – deve prevedere l’introduzione o il rafforzamento del ruolo dell’account manager. «Una figura in grado di pianificare una serie di attività sul cliente, migliorando al contempo la condivisione e la collaborazione. Zucchetti Meeting rappresenta un nuovo inizio: oggi più che mai dovremo guidare insieme imprese e professionisti nell’inevitabile percorso di ripensamento in ottica digitale del business» sottolinea Aschiero. Senza tentennamenti. Avendo come riferimento la fine del 2019 quale termine ultimo per decidere se restare dealer o diventare partner Zucchetti 4.0.

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Al via gli Office Application Story, eventi sul territorio dedicati a clienti e partner

Ripartono gli Office Application Story, la serie di appuntamenti organizzati da Canon sul territorio in collaborazione con i propri partner. «Programmi annuali che portano all’attenzione del pubblico tematiche come la digitalizzazione dei processi in una prospettiva di sicurezza. Iniziative volte ad attualizzare il contenuto dell’offering attraverso la rete di Canon Business Center, le nostre organizzazioni più importanti sul territorio» ci dice Davide Balladore Business Development Manager Canon Italia. Si parte da Parma. Dove Canon si presenta al fianco di Copianova, rivenditore tra i top 60 in Europa. E dove ci sarà spazio anche per specifici interventi sul tema della security fatti da esperti del settore.

«Per la value proposition che proponiamo al mercato, siamo saldamente agganciati alle normative di sicurezza, fatturazione BtB, conservazione digitale dei documenti. Il nostro approccio è quello di un partner tecnologico che offre delle soluzioni e dei servizi che rispondono alle esigenze dei nostri clienti in tema di semplificazione e ottimizzazione dei flussi gestionali documentali». Interventi snelli con esempi pratici per far toccare con mano al cliente come talune applicazioni possono essere semplificate grazie alla tecnologia Canon. «Tecnologia hardware fatta d’intelligenza a bordo paragonabile a quella di uno smartphone. Device dentro ai quali ci sono delle app attraverso le quali posso scatenare dei flussi di info che non sono solamente la stampa ma anche la digitalizzazione e la scansione dei documenti» sottolinea Balladore.

Non solo. La multifunzione come starting point nel processo di digitalizzazione della carta. «Anzichè fare una scansione e ottenere un pdf statico nel quale il testo non è ricercabile, oggi offriamo la possibilità di creare dei Pdf ricercabili, protetti, in linea con la conservazione a lungo termine. Oppure di sbizzarrirci in tema di conversioni da Pdf a Word, a Powerpoint, ecc. Addirittura siamo in grado di convertire un contratto o qualsiasi altro documento cartaceo in un file waw. Questo per dare sempre dei servizi aggiuntivi al cliente» spiega Balladore.

GDPR e gestione documentale

Il tema della sicurezza e ancora di più quello della gestione dei dati sensibili sono al centro del GDPR. «La normativa pone grande attenzione alla gestione del dato personale. Per il cliente diventa perciò importante disporre di strumenti per proteggere i dati che transitano attraverso i flussi documentali. Le nostre multifunzioni dispongono di sistemi di protezione inattaccabili da virus, con la possibilità di gestire la comunicazione crittando i dati con criteri scelti direttamente dall’utente. Una volta transitati nell’hd i dati vengono completamente cancellati. Prassi di sicurezza queste solidamente agganciate alla normativa» osserva Balladore.

Per quanto riguarda la gestione del documento, il Regolamento europeo prescrive la presenza in azienda di sistemi in grado di monitorare la sicurezza in relazione al rischio. In grado cioè di rilevare un’intrusione e notificarla entro 72 ore. «La fattura, il dato personale sensibile dei clienti, il database dei clienti, grazie alla nostra piattaforma documentale sono costantemente sotto controllo grazie alla possibilità di monitorare e tracciare chi entra a gestire il dato attraverso degli audit trail. Inoltre se necessario è possibile approntare delle policy di sicurezza restrittive che abilitino solo a un dato utente ad aprire piuttosto che a stampare un certo documento». Piattaforme documentali offerte da Canon sia on premise che in modalità cloud. Il tutto avendo sempre come riferimento la semplicità di utilizzo delle applicazioni. «Oggi possiamo offrire servizi di questo tipo anche a clienti che dispongono di pochi dispositivi. Quindi la società multiservizio, l’ufficio condiviso, la piccola realtà che eroga servizi dove il tema della gestione dei dati personali è centrale possono avvalersi di tecnologie allineate al dettato legislativo» conclude Balladore.

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Gian Antonio Stella, il noto editorialista del Corriere della Sera, ha di recente osservato che, per fare un giornale, per scrivere un buon articolo, occorrono gli archivi. Ai lettori che oggi chiamano i centralini delle redazioni dei vari quotidiani italiani, chiedendo di aiuto ai centri di documentazione: “Per favore, mi passa l’archivio?” Si risponde così: “Non abbiamo l’archivio! Per scrivere non serve mica un archivio! Tanto… c’è tutto su internet!” […] Una risposta che è pura follia: “figlia dell’idea balzana di certi manager” che non capiscono che per fare un giornale – e non solo un giornale, diciamo noi, ma anche, per esempio, per condurre un’azienda – occorre la memoria. Occorrono gli archivi![…] (“Tanto c’è tutto su Internet! Non è vero, occorrono gli archivi” di Gian Antonio Stella, pubblicato su 7 – settimanale del Corriere della Sera, del 8 marzo 2018).

Quindi, davvero servono archivi, archivisti e cultura archivistica nell’epoca digitale, nel tempo di internet, nell’epoca dei social network?  Noi pensiamo proprio di sì!

1. La figura professionale dell’archivista, oggi.

Dall’organizzazione delle modalità di lavoro alla relazione con l’utenza esterna o con un pubblico, dalle attese normative in termini di trasparenza, di tutela delle informazioni personali e di accesso agli atti alla centralità giuridico-probatoria delle registrazioni di protocollo, dalla predisposizione e aggiornamento degli strumenti archivistici alla corretta formazione dei documenti e sino alla loro affidabile conservazione nel tempo: questi, elencati in ordine sparso, sono solo alcuni tra i molteplici aspetti da considerare per comprendere come la funzione inerente alla gestione dei documenti e degli archivi richieda l’attività di personale qualificato e di professionisti per essere svolta adeguatamente.

Quando diciamo personale qualificato e professionisti della gestione documentale stiamo dicendo: archivisti!

L’insieme delle norme che regolano la gestione documentale per gli Enti pubblici italiani e lo standard UNI 11536: 2014 per la professione archivistica affermano, in modi diversi, l’indispensabilità di personale specializzato per la gestione documentale in ogni Organizzazione, sia pubblica che privata.

Se ciò non è possibile, buon senso vuole che almeno ci si affidi a qualificati servizi in outsourcing per tali finalità.

È da escludere, in ogni modo e senza deroghe, che tale funzione strategica e delicata sia affidata al caso, all’improvvisazione, alla buona volontà dei dipendenti – stile fai-da-te – o a personale professionalmente e culturalmente inadeguato.

Nell’opinione pubblica – ed anche in quella di molti archivisti! – l’archivista è inteso soprattutto come un professionista al quale è affidato il compito di custodire e valorizzare la documentazione di un Soggetto produttore, documentazione che sarà perlopiù su supporti cartacei. Corollari di questa immagine: l’archivista “ricostruisce” (ordina, inventaria, ricondiziona) complessi documentari compromessi per la loro consultazione e fruizione a causa di abbandono e trascuratezza protratti nel tempo da parte dei Soggetti produttori; l’archivista, un po’ come un bibliotecario, introduce studiosi o ricercatori ai patrimoni documentari e agli strumenti per la loro consultazione.

Niente di più vero, ma anche niente di più parziale: ritenere ancora oggi che l’archivista rivesta quasi esclusivamente questo ruolo ne mortifica il complesso profilo di umanista e professionista e consolida frusti stereotipi.

Al di là di quanto previsto dall’ottimo standard UNI 11536: 2014, nella pratica quotidiana dell’“archivio in formazione”, questa figura professionale ha una preparazione solidamente edificata sulla dottrina archivistica, ma deve spaziare dalla dimensione giuridico-amministrativa a quella logico-matematica, dalla diplomatica all’informatica e alla sociologia delle organizzazioni, e oltre.

L’archivista che si occupa di documentazione corrente, il Records Manager come è chiamato nei paesi anglosassoni, assomma in sé molteplici competenze e conoscenze che, auspicabilmente, sa mettere a fattor comune con i colleghi dell’Ente presso cui lavora e, quando presente, all’interno di un servizio, ufficio, gruppo di lavoro o team multidisciplinare da lui coordinato e diretto per gli scopi e le finalità proprie della gestione documentale, che richiedono sempre un approccio inter-disciplinare.

2. Che significa “cultura archivistica diffusa”?

Accanto a questa istanza che si configura nei termini di una vera e propria “best practice”, vi è la conseguente e correlata importanza di una cultura archivistica diffusa nell’Ente.

Per gli Enti pubblici il legislatore, in tempi ormai remoti, aveva intravisto la delicatezza di questo punto e la necessità di procedere “con l’attivazione di un capillare programma di sensibilizzazione e di formazione, che in questo contesto assume un rilevante significato culturale” (Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 28 ottobre 1999 – Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni).

La sensibilizzazione e la formazione, che chiaramente il legislatore non limitava specificamente alla scienza archivistica, erano l’ultima azione da intraprendere dopo le prime tre:

• l’individuazione e la nomina tra i dirigenti e i funzionari in organico di un responsabile del protocollo informatico in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica;
• l’individuazione delle grandi aree organizzative omogenee nel cui ambito operasse un unico sistema di protocollo;
• infine, la costituzione di una specifica struttura per la gestione del protocollo informatico (il ben noto, quanto tuttora largamente assente nelle Pubbliche Amministrazioni, “Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi”).

Non avendo le PA ottemperato in molti casi a nessuno dei primi tre obblighi, non sorprende che il quarto di essi, più sottile e raffinato e inerente alla “cultura”, sia caduto nell’oblio.

Dal nostro punto di vista, lo spunto normativo è, però, importante perché dimostra come il tema di una “sensibilità” nei confronti delle tematiche inerenti alla gestione documentale – tematiche da intendersi in senso proprio come culturali, tecniche, giuridiche, etc. – fosse un obiettivo di primo piano e non un requisito accessorio demandato alla buona volontà degli interpreti.

Si può anzi sostenere che una cultura archivistica diffusa è centrale, oggi come allora, per la buona riuscita di innovazioni nella gestione documentale di un Ente sia pubblico che privato.

Non se ne sente più molto parlare, ma è forse il caso di riprendere questo argomento con forza in tempi in cui il Piano Triennale 2017-2019 per l’informatica nella Pubblica Amministrazione deroga in modo preoccupante dai principi dell’archivistica e, quindi, anche dal fronte normativo più consolidato; e le versioni del D.Lgs. 82/2005 Codice dell’Amministrazione Digitale continuano a susseguirsi a ritmi serrati, perdendo sempre più di comprensibilità, coerenza e applicabilità.

Per cultura archivistica diffusa intendiamo, propriamente, l’insieme di alcuni elementi fondamentali necessari al personale di una Organizzazione, fra cui:

• conoscenze di base della scienza archivistica: concetti e principi fondamentali; definizioni di documento, archivio, fascicolo etc.; principali strumenti archivistici; etc.
• consapevolezza della rilevanza della gestione documentale con particolare attenzione ai profili implicati generali e di settore: amministrativi e giuridici, organizzativi e procedurali, fiscali ed economici, e così via;
• conoscenze tecniche specifiche per lo svolgimento delle attività di lavoro: impiego degli strumenti archivistici e tecnologici; conoscenza delle procedure di competenza; etc.

Il raggiungimento di un livello accettabile di cultura archivistica diffusa è, in tutta evidenza, un obiettivo strategico verso cui indirizzare la cura di piani formativi adeguati e un risultato da difendere e mantenere nel tempo con appropriate modalità di aggiornamento e verifica delle conoscenze e competenze acquisite.

3. Una cara, vecchia conoscenza: l’archivistica

Attenzione: facciamo riferimento alla nozione di “cultura archivistica diffusa”, e non ad una generica cultura della o sulla gestione documentale. L’espressone “gestione documentale” ricalca quelle anglosassoni di “document management” o “records management”: forme di “gestione” che rientrano necessariamente nel dominio della scienza archivistica.

L’archivistica deve guidare ogni attività sul fronte documentale perché è la sola a seguire alcuni principi fondamentali che non si smetterà di ripetere, fra cui:

• il documento è sempre parte di una catena di altri documenti ai quali è legato da un vincolo;
• il significato e il valore di un documento sono conferiti dai diversi “contesti” – giuridico-amministrativo, di provenienza, procedurale, documentale e tecnologico– del quale è parte integrante;
• il documento e la catena di cui fa parte sono il riflesso di un’attività, il “precipitato” e la manifestazione dell’atto a partire dal quale sortiscono effetti esplicantesi su molteplici ambiti.

Da questo punto di vista, l’archivista ha sempre ben chiaro il focus sulla temporalità e sul ciclo di vita della documentazione e l’archivistica, particolarmente nell’ambito dell’archivio corrente, ha lo statuto di una scienza prima inter pares.

La prospettiva storica, che è parte del metodo archivistico come metodo scientifico, si declina nella gestione documentale corrente come sguardo prospettico sulla linea mobile dell’orizzonte degli eventi: capacità di prevedere, in qualche modo, gli esiti di una produzione documentale che professionisti di altri settori tendono a vedere unicamente secondo prospettive parcellizzate sia cronologicamente che funzionalmente, o ignorano del tutto, con i risultati che è possibile riscontare facilmente in qualsiasi Ente pubblico o privato: assenza di un controllo sulla produzione documentale; assenza di strumenti di gestione delle masse di documenti e dati; difficoltà se non impossibilità nel reperimento della documentazione e dell’informazione ricercate; elevati costi di gestione e tempi di lavoro dilatati da ridondanze procedurali; e molto altro che l’esperienza testimonia.

4. Conclusioni

Si comprende facilmente perché in una Organizzazione, sia pubblica che privata, alla figura di uno o più archivisti in organico, adeguatamente formati, competenti e capaci, debba sempre accompagnarsi una cultura archivistica diffusa fra i dipendenti. La promozione di tale cultura è in definitiva uno dei compiti propri dell’archivista di ogni organizzazione.

Non si sottolineerà mai abbastanza l’importanza di questo punto che costituisce uno dei requisiti più importanti per la migliore gestione documentale.

Solo se si afferma e si mantiene nel tempo una cultura archivistica, che si tradurrà in sensibilità condivisa per la corretta gestione documentale, è possibile ottenere quei risultati che danno atto dell’importanza dell’archivistica come moderna scienza della documentazione e dell’informazione in contesto.

Risultati anche in termini di risparmio economico: per fare solo un paio di esempi, i tempi di reperimento di informazioni e dati sono drasticamente ridotti grazie ad adeguati sistemi di classificazione e fascicolazione correttamente impiegati; gli spazi di conservazione sono razionalizzati e ottimizzati (sia in termini di metri lineari che di terabyte di memoria!) grazie a corretti e puntuali piani di conservazione della documentazione.

Inoltre, una cultura archivistica diffusa in una Organizzazione costituisce un presupposto non secondario per l’affermazione e il rispetto dei principi di democrazia, di trasparenza e di certezza degli atti dell’Organizzazione stessa sia nei confronti dei suoi utenti interni sia nei confronti di un’utenza (o clientela) esterna.

In questa prospettiva si comprende come, per esempio, la pubblicazione dell’elenco dei procedimenti amministrativi per gli Enti pubblici costituisca solo un aspetto – e diremmo l’esito e non il punto di partenza – di un fronte più ampio connesso alla centralità della gestione documentale. Lo stesso si dica per quanto riguarda l’adozione di strumenti di registrazione di protocollo a norma o rispetto alla pubblicazione degli atti rilevanti per i quali vi sono obblighi di pubblicità che, per motivi diversi che non occorre richiamare, interessano oggi sempre più anche le Organizzazioni private.

Per concludere, alle domande che ci siamo posti all’inizio possiamo rispondere in modo affermativo: nell’epoca digitale, l’archivista, o Records Manager, è il protagonista della gestione documentale e la diffusione di una cultura archivistica è un requisito indispensabile per l’efficacia e l’efficienza del sistema informativo dell’Organizzazione e del suo archivio.

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L’Information Technology sta rivoluzionando l’esercizio della professione legale e anche l’Ordine degli Avvocati di Milano – ente pubblico che supporta i 18.000 avvocati iscritti all’Albo Professionale con servizi dedicati – riconosce l’importanza strategica dell’informatizzazione. “L’innovazione tecnologica – spiega Carmelo Ferraro, Dirigente – ha un ruolo importante al nostro interno e nella gestione dei servizi per gli avvocati migliorando le metodologie di lavoro degli studi e degli uffici di cancelleria. Il processo telematico, ad esempio, ha rappresentato una vera e propria svolta in termini di efficienza, velocità nelle comunicazioni e riduzione dei costi”.

Gestione documentale più smart e integrata

Il processo telematico non è l’unico ambito su cui si concentra l’Ordine degli Avvocati per cogliere tutte le opportunità dell’innovazione IT. Un’altra area di intervento riguarda la gestione dei documenti dal momento che, nonostante la sempre maggiore digitalizzazione delle informazioni, i volumi di documenti cartacei sono ancora elevati. Grande attenzione viene quindi posta alla gestione dell’ambiente di stampa e ai processi di produzione documentale, scansione e archiviazione, tutti aspetti per i quali l’Ordine si affida a Ricoh. L’ottimizzazione riguarda sia i dipartimenti interni sia i centri servizi a disposizione degli avvocati nella sede principale e negli uffici giudiziari. “Ricoh è nostro partner da molti anni”, dice Ferraro. “Supportandoci nel rinnovamento periodico delle tecnologie, affinché siano sempre in grado di rispondere alle nostre esigenze”.

Tra le ultime novità introdotte in ambito printing vi sono dispositivi multifunzione che, oltre a produttività ed efficienza, offrono semplificazione dei workflow documentali grazie allo Smart Operation Panel. Si tratta di un pannello touch-screen molto intuitivo perché simile ad un tablet e personalizzabile con numerose app.

L’invio della corrispondenza passa dal multifunzione

Questo pannello interattivo permette all’Ordine degli Avvocati di migliorare la gestione della corrispondenza interfacciando il servizio PostaPronta di PRTGROUP direttamente con i dispositivi multifunzione. In pratica, i documenti cartacei da inviare vengono scansiti e i file, grazie ad una soluzione disponibile sul pannello, sono inviati direttamente all’applicazione sul pc per l’invio a PRTGROUP che si occupa di stampare e imbustare la corrispondenza.

“La soluzione proposta da Ricoh e PostaPronta – commenta Ferraro – elimina gli sprechi di tempo per stampare e preparare i documenti da spedire e recarsi in posta; allo stesso tempo riduce i costi grazie alla possibilità di accedere alle migliori tariffe postali. Si tratta quindi di un ulteriore passo in un’ottica di ottimizzazione e di efficienza. Con PostaPronta siamo tranquilli anche dal punto di vista della sicurezza, un aspetto che nel nostro settore non può ovviamente essere trascurato; le comunicazioni sono infatti criptate e la trasmissione via Internet avviene mediante protocollo HTTPS”.

Tecnologia, organizzazione e cultura

Le soluzioni multifunzione rappresentano quindi un importante tassello nella gestione delle informazioni, un hub da cui transitano documenti cartacei e digitali. Grazie a GlobalScan NX versione Server con sistema per la lettura dei codici a barre, questi sistemi fungono da entry point per l’immissione dei documenti scansiti nei gestionali utilizzati dall’Ordine degli Avvocati. In questo modo si semplificano l’integrazione dei documenti cartacei in flussi digitali e l’archiviazione degli stessi.

“I progetti di innovazione IT sono assolutamente necessari permettendo di migliorare il modo di lavorare degli avvocati, dei giudici e delle cancellerie. La gestione di tali progetti non è mai semplice perché l’innovazione IT implica impatti e cambiamenti organizzativi che non possono essere trascurati. La tecnologia da sola non basta, deve essere sempre affiancata da una cultura nuova e da azioni di change management e formazione”. Se si introducono nuovi sistemi ma le procedure restano invariate, tutti gli sforzi sono vani. Solo integrando tecnologia, organizzazione e cultura aziendale l’innovazione può davvero fare la differenza. “Abbiamo scelto Ricoh – conclude Ferraro – anche per la sua capacità di supportarci nella formazione degli utenti necessaria a modificare l’organizzazione e le modalità operative, nonché di fornisci assistenza tecnica di qualità in modo che i servizi documentali siano sempre disponibili”.

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Dematerializzare significa prima di tutto digitalizzare i processi. Senza richiamare alla memoria ancora una volta il modello ideato da Wang nel secolo scorso, vale però la pena ricordare da dove ha preso le mosse il grande sforzo progettuale che ha portato a una diminuzione dell’impiego della carta nelle aziende di tutto il mondo. Si tratta del tentativo, coronato da successo alcuni decenni più tardi, di ottimizzare risorse, processi e costi aziendali legati alle attività quotidiane delle aziende stesse. Anche la pubblica amministrazione, per esempio, ha ormai da tempo abbracciato il paradigma GED, della Gestione elettronica dei documenti, consigliando o in alcuni casi addirittura obbligando imprese e singoli cittadini a ricorrere alla documentazione elettronica per la redazione e la consegna agli uffici pubblici di atti e procedure relativi alla propria attività. Si veda ad esempio la Legge 244/2007 che obbliga le amministrazioni pubbliche a non pagare fatture non emesse in formato elettronico. A che punto è, in realtà, l’adozione dei processi di dematerializzazione nella vita di tutti i giorni? Ne abbiamo parlato con Sergio Patano, senior research & consulting manager di IDC Italia.

LA DEMATERIALIZZAZIONE VISTA DA IDC

Dematerializzare significa ovviamente prima di tutto spostarsi dal formato fisico a quello digitale delle informazioni. Tutto questo si lega alla famosa “Digital Transformation” che oggi è al centro delle discussioni praticamente in tutti i consessi e soprattutto quando si parla di processi ICT. Chiediamo a Sergio Patano, qual è il punto di vista di IDC su questi temi: «La digitalizzazione è un fenomeno che sta investendo le aziende già da diverse decadi. Tuttavia, la forza che sta dimostrando in questi ultimi anni è davvero impressionante». Lo evidenziano le cifre – ripetute spesso – sui trend di creazione e gestione delle informazioni nel cyberspazio. «L’universo digitale – continua Patano – è in continua e costante espansione, tanto che IDC prevede che documenti, dati e informazioni passeranno da 9 zettabyte (ZB, cioè 10 ²¹ byte, ndr) del 2015 a 44 ZB nel 2020 per arrivare a 180 ZB nel corso del 2025». Si tratta di una crescita dei volumi di informazioni trattati dai sistemi informativi che non ha precedenti nella storia dell’umanità e che oggi è generata non solo dalla mole di documenti creati nell’ambito delle organizzazioni o dalle sorgenti di dati non strutturati, tra cui i post pubblicati sui siti social o le foto e i video realizzati da privati e aziende, ma anche dalla nuova sorgente di dati legata al paradigma IoT, che sta sempre di più diventando una componente importante della nostra vita quotidiana, professionale e non. In questo caso, a produrre dati, che poi vengono tradotti in informazioni da opportuni sistemi di elaborazione, sono i sensori collocati nei punti più diversi dello spazio quotidiano, dalle automobili ai semafori, dalle macchine utensili di produzione ai sistemi di rilevamento. Questi dati devono poi essere «immagazzinati, gestiti, analizzati e resi sicuri, per far sì che non siano solo un costo per l’azienda – aggiunge Patano – ma che possano contribuire a generare valore e nuovi revenue stream». La carta «continua a sopravvivere» in vari contesti aziendali nonostante le previsioni. Ma le inefficienze prodotte dai processi documentali tradizionali e la velocità raggiunta dalle transazioni di business odierne rendono necessario abbracciare il nuovo paradigma della dematerializzazione applicato a tutti gli ambiti operativi e, perché no, strategici. Per avere un’idea di quali siano le aree maggiormente interessate da questa evoluzione, basti pensare, per esempio, alla difficoltà «che si incontra nel condividere documenti tra le varie business unit e all’esterno con clienti, partner e fornitori».

#dematerializzazione Un approccio ibrido di armonizzazione tra mondo fisico e digitale
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Non solo. «Occorre considerare anche il tempo speso dai knowledge worker per classificare, compilare, ricercare e formattare correttamente i documenti, gli errori che tali attività manuali possono comportare, i costi in termini di riduzione della produttività ma anche di archiviazione fisica dei documenti cartacei». In tutti questi casi, la dematerializzazione rappresenta sicuramente una possibile (e, anzi, auspicabile) soluzione. A questo proposito, le indagini condotte da IDC evidenziano come le aziende stiano affrontando il problema da due differenti punti di vista: il primo, che «mira alla trasformazione intelligente in digitale dei documenti cartacei, attraverso non solo gli strumenti più tradizionali, quali scanner stand-alone o stampanti multifunzione, ma anche attraverso le nuove funzionalità di print & scan di cui i device mobili (tablet e smartphone) possono essere dotati». Il secondo, che mira a «generare direttamente in digitale i documenti, frutto di una qualunque transazione informativa (sia essa la sottoscrizione di un servizio e di un contratto, l’acquisto di un prodotto e le comunicazioni tra privati e PA), attraverso l’implementazione di soluzioni di firma digitale (anche grafometrica) di form elettronici, di cattura di informazioni da portali e siti web». Tutte le soluzioni di cui abbiamo parlato hanno l’obiettivo di soddisfare le esigenze legate alla raccolta delle informazioni, ma a queste se ne aggiungono altre, prosegue Patano, che hanno a che fare con «la propensione delle aziende ad andare a investire in soluzioni di automazione dei workflow documentali e di business process management (BPM)». In effetti, guardando ai risultati dei sondaggi IDC, si scopre che le aziende che hanno già intrapreso questo percorso evolutivo hanno ottenuto numerosi vantaggi, ricavati dall’aver scelto di implementare soluzioni «legate al concetto più ampio della dematerializzazione e dell’automazione dei processi». Tra i vantaggi citati da IDC troviamo: 1) la riduzione, in misura superiore al 40%, dei documenti cartacei prodotti e circolanti entro l’azienda e dei relativi costi di stampa; 2) un risparmio di tempo speso in attività document intensive. Le analisi IDC evidenziano come in media le aziende intervistate lo abbiano quantificato in oltre tre ore settimanali; 3) la riduzione pari al 50% circa degli errori manuali; 4) un recupero molto più rapido (12%) delle informazioni; 5) una diminuzione (41%) dei costi di archiviazione; 6) un conseguente incremento di produttività, quantificabile in oltre il 40%.

La gestione documentale intercetta anche il mondo della sicurezza e della privacy, che vivono di un reciproco scambio di processi. Il miglioramento di aspetti legati al rispetto delle policy aziendali e della protezione dei dati, rappresenta – come sottolinea ancora Patano – «un tema molto caldo in Europa, soprattutto in vista del rapido avvicinarsi della scadenza, fissata al 25 maggio 2018, per l’adeguamento al GDPR, il regolamento generale sulla protezione dei dati». Secondo IDC, in sintesi, la dematerializzazione rappresenta solo una faccia della medaglia per quanto riguarda la gestione documentale nel suo complesso. Sembra che le aziende siano consapevoli di quali saranno i vantaggi portati da efficaci soluzioni di gestione dei documenti, sia in termini di produttività, riduzione dei costi e incremento della soddisfazione di clienti e degli impiegati. Infatti, molti stanno focalizzando i propri investimenti e la propria attenzione su soluzioni tecnologiche in grado di automatizzare e semplificare i processi aziendali. «È importante mettere in evidenza che tali soluzioni non possono da sole risolvere i problemi se non sono accompagnate da un processo di change management che aiuti gli utenti a comprenderne i reali benefici e che aiuti a portare miglioramenti incrementali per l’azienda» – conclude Patano.

#dematerializzazione Aumento della produttività, riduzione dei costi e incremento dell’efficienza
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ELEMENTI DI UN PROGETTO DI DEMATERIALIZZAZIONE DI SUCCESSO

Attenendoci a quanto il mercato ICT ha mostrato sinora, possiamo affermare che alcune caratteristiche facilmente rilevabili sono in grado di dimostrare quando un progetto di dematerializzazione sia in grado di centrare gli obiettivi prefissati o meno. Gli aspetti da tenere in considerazione sono, a nostro parere, essenzialmente tre. Il primo: l’aumento di efficienza riscontrato dagli utilizzatori e dal management e la conseguente riduzione dei tempi di elaborazione. Il secondo: la riduzione dei costi di gestione delle informazioni. E il terzo: l’adeguamento e il rispetto delle normative vigenti. Per quanto riguarda l’efficienza, si tratta di un parametro che è abbastanza facile valutare. Ci si può basare sulla semplice misura dei tempi necessari per creare e diffondere un documento, per esempio, una fattura esterna da fornitore. Se arriva in formato cartaceo, il documento dovrà ovviamente essere digitalizzato attraverso l’impiego di uno scanner adeguato, da scegliere in base ai volumi di documenti trattati al giorno/settimana/mese, grandezza solitamente legata alla dimensione dell’azienda in cui si opera. Anche la riduzione dei costi rappresenta una quantità misurabile, almeno con buona approssimazione, senza grosse difficoltà. Certo, in un processo documentale sono coinvolte molteplici fasi e un numero variabile di persone che devono esaminare, elaborare e archiviare i documenti in base alla tipologia e quindi i costi indiretti caricabili sul singolo documento sono a volte complessi da determinare, ma comunque spesso i risparmi sono talmente notevoli che basta una valutazione di massima. Infine, l’adeguamento normativo è forse la fase più complessa, dal momento che occorre tenere conto sia delle leggi nazionali che di quelle europee. Oggi – però – il panorama delle norme legate alla gestione dei documenti è piuttosto ben tracciato e completo per molti versi. A partire dalla legge, di cui abbiamo già parlato, che sancisce l’obbligo di ricorrere alla fatturazione elettronica nei rapporti con la PA.

Volendo fare il punto con precisione sugli aspetti normativi coinvolti, possiamo citare uno dei capisaldi della trasformazione digitale nella pubblica amministrazione, il cosiddetto Codice dell’amministrazione digitale (CAD), emanato nel 2005, che ha introdotto la dematerializzazione dei documenti della PA con l’Articolo 42: “Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71”. Uno dei primi passi nell’implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti è poi, nella PA, affrontare il problema della “protocollazione”, intesa come il processo di memorizzazione delle informazioni relative a un determinato documento all’interno del Registro di Protocollo, per certificare provenienza e data di acquisizione del documento stesso, mediante informazioni numeriche e cronologiche. Infatti, ha sempre meno senso limitare il processo di dematerializzazione alla trasformazione dei documenti dal formato cartaceo a quello elettronico. Dematerializzare significa prima di tutto digitalizzare i processi legati ai documenti. Perciò è importante considerare in che modo sia possibile trasferire sul piano virtuale gli step che si devono percorrere per ottemperare alle procedure documentali in ogni ambito, partendo da quello degli atti ufficiali e quindi della PA. L’argomento è talmente caldo e importante da essere stato incluso tra i temi dell’Agenda Digitale Italiana, in termini del suo impatto sulla riduzione della spesa pubblica.

Cloud, mobile e big data. #Dematerializzare significa prima di tutto digitalizzare i #processi
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DEMATERIALIZZARE I PROCESSI

Esaminando le attività document intensive, cioè che prevedono un importante utilizzo di documenti all’interno di un’azienda, la vendita e successiva fatturazione di un bene o di un servizio è per esempio quella che si presta immediatamente a una valutazione dal punto di vista dei processi coinvolti. Si parte dalla gestione dell’ordine da parte del cliente, che deve sempre essere supportato da un documento di offerta generato dal fornitore, contenente una descrizione precisa dei prodotti e delle quantità, con prezzi e modalità di fornitura, completato dall’accettazione formale della stessa. Seguirà poi la distinta, che deve dettagliare tutti i componenti dell’ordine: prodotti, accessori, condizioni di pagamento, trasporto e così via. A questo punto, parte il processo di evasione dell’ordine, che coinvolge fabbrica, amministrazione, logistica, risorse umane e direzione commerciale. Ogni settore aziendale svolge una parte del processo complessivo, che sia la registrazione e la contabilizzazione dell’ordine, il calcolo delle provvigioni per i funzionari commerciali coinvolti, l’applicazione di sconti previsti dall’offerta o legati al determinato cliente, la produzione e/o il prelievo dal magazzino corretto di quanto ordinato, l’aggiornamento delle giacenze di magazzino, la composizione del lotto comprensivo di accessori ed eventuali materiali di consumo, l’imballaggio, la preparazione del documento di trasporto (DDT) e, infine, la spedizione e la consegna al cliente, seguita dalla fatturazione e dall’incasso del prezzo pattuito da parte dell’amministrazione. Si comprende quindi facilmente che la semplice digitalizzazione dei documenti non può che costituire uno degli step, per quanto indispensabili, della corsa verso una reale trasformazione digitale del modo di operare odierno, qualsiasi sia il tipo di attività che si conduce e qualsiasi sia l’ambito in cui si lavora o ci si muove.

VALIDITÀ GIURIDICA DEI DOCUMENTI E DEMATERIALIZZAZIONE

Tornando per un attimo a parlare degli aspetti più legati alla pubblica amministrazione e quindi agli atti ufficiali, occorre sottolineare come l’accettazione dei documenti e dei processi digitali nelle transazioni poggi sulla loro validità e rilevanza giuridica, quindi a tutti gli effetti di legge, che essi devono necessariamente avere per sostituire a pieno titolo i processi cartacei tradizionali. Sempre prendendo in esame il decreto legislativo 7 marzo 2005. n. 82 (il già ricordato CAD), all’articolo 1, lettera p, si legge che per “documento informatico” si deve intendere “il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. In altri termini, i documenti elettronici sono a tutti gli effetti equivalenti e sostituibili a quelli cartacei, sia che siano derivati da questi ultimi tramite digitalizzazione (scanner), sia che vengano generati direttamente per via elettronica e su supporto digitale. Quindi in tutti i casi, un documento informatico, contenente le informazioni necessarie ad abilitare un processo, ha una validità completa anche dal punto di vista legale e dev’essere accettato da tutti gli attori coinvolti nel processo stesso. La gestione di tutti gli aspetti informatici e delle ottimizzazioni coinvolte fa parte di quella categoria di soluzioni software – per le imprese ben nota – e che viene identificata con il già citato acronimo BPM.

#dematerializzazione La rinascita della carta tra privacy e cybersecurity
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CONCLUSIONI

Abbiamo visto una rapida carrellata dei problemi e degli ostacoli che deve superare un progetto di digitalizzazione dei processi aziendali che partendo dalla Gestione elettronica dei documenti (GED) arrivi alla digitalizzazione e alla gestione in chiave BPM. Naturalmente, il quadro tracciato è tutt’altro che esaustivo, trattandosi di un settore in rapida e continua evoluzione sia dal punto di vista tecnologico sia normativo. Quello che rende ottimisti sul futuro è che, una volta tanto, l’Italia non è rimasta alla finestra aspettando di vedere cosa sarebbe successo nel resto del mondo e, soprattutto, in Europa, ma ha rapidamente assorbito le idee più innovative messe in campo dalle tecnologie ICT e le ha implementate in leggi e normative che possono aiutare concretamente le aziende italiane a competere con le cugine estere. In tutto questo, un forte aiuto è venuto dal fatto che nel nostro Paese operano praticamente tutte le maggiori multinazionali attive sul mercato ICT odierno, alcune anche con una forte impronta italiana ed europea. Così sono state velocemente recepite leggi come la direttiva 1999/93/EC sull’impiego della firma elettronica per autenticare i documenti e le transazioni collegate e la direttiva 2006/123/EC che crea i “point of single contact” (PSC), attivati da ogni stato membro dell’Unione Europea per facilitare le transazioni elettroniche attraverso i rispettivi confini grazie a tecnologie di identificazione, autenticazione e firma totalmente elettroniche. La questione, ancora una volta, è quanto efficaci saranno le misure prese per agevolare la collaborazione tra gli stati membri, imprese e cittadini comunitari in un campo dove il lavoro in team risulta veramente strategico per garantire il successo dei progetti futuri. Infine, vale la pena citare le direttive più recenti come la 2010/45/EU, riguardante la fatturazione elettronica e le modalità per garantirne l’autenticità e l’integrità o la 2014/55/EU, che sancisce il fatto che, entro il 27 novembre 2018, tutti gli stati membri della UE dovranno accettare e adottare la fatturazione elettronica in tutte le transazioni con le amministrazioni pubbliche (B2G). Riguardo a quel che ci aspetta per il futuro della dematerializzazione, possiamo esprimere un cauto ottimismo, basato su quello che le tecnologie ICT ci hanno portato fino a oggi e constatando che aziende e governi, per una volta, sembrano muoversi in accordo su un terreno che può rivelarsi complesso e insidioso. Del resto, lo sviluppo delle soluzioni dedicate a questo settore di mercato è stato e continua a essere notevole e costante. Citando Malcolm X, se «il futuro appartiene a coloro che si preparano ad affrontarlo», allora non ci resta che prepararci nel modo migliore.

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L’ESIGENZA

Il Gruppo Miroglio, realtà industriale italiana che opera dal 1947 nei settori del tessile e della moda, presente in 34 paesi e proprietaria di noti brand (Elena Mirò, Oltre, Motivi, Fiorella Rubino, Caractère…), ha scelto di adottare la soluzione di gestione documentale Docsweb di SB Italia.

La digitalizzazione, per il Gruppo Miroglio, è un modus-operandi consolidato: da anni gestisce infatti numerosi archivi digitali, ha attivato la conservazione sostitutiva di cedolini, fogli presenze e libri contabili, spingendosi fino alla registrazione automatica delle fatture fornitori nei sistemi contabili.

Per rendere ancora più performanti i processi documentali in essere, il management aziendale ha recentemente considerato la possibilità di rivedere la piattaforma di gestione documentale e i flussi ad essa connessa, preoccupandosi però in primis di recuperare lo “storico” presente nel precedente sistema.

“Avevamo a disposizione una soluzione non più ottimale per le nostre esigenze”, dichiara Fabrizio Puppione, Responsabile Applicativo Corporate. “Il nostro Gruppo è composto da 3 divisioni – una capogruppo e 2 sottodivisioni – e l’integrazione tra i sistemi documentali è per noi di grande importanza”.

I documenti esistenti, circa 15 milioni, provenivano per il 50% dal ciclo attivo e dai documenti di trasporto, ed erano suddivisi in 95 classi documentali, una sfida importante che SB Italia, con Docsweb, ha saputo affrontare.

LA SOLUZIONE

Miroglio ha scelto la soluzione per la gestione documentale Docsweb di SB Italia perché si è rivelata essere un sistema molto avanzato da un punto di vista tecnologico e per l’estrema personalizzazione offerta. Prendendo in carico tutti i requisiti espressi da Miroglio, SB Italia ha implementato la propria soluzione documentale, grazie alla quale è stato recuperato tutto lo storico digitalizzato negli anni ed è stata data la possibilità di intervenire direttamente nella gestione e nella modifica dei propri archivi, soddisfacendo così la richiesta del cliente di poter agire autonomamente per rispondere alle proprie esigenze evolutive.

Dopo aver migrato i documenti esistenti (operazione che, data la mole, ha richiesto un impegno di alcuni mesi), è stata formata una persona interna che, dedicando circa mezz’ora al giorno, gestisse alcuni aspetti strategici del flusso documentale.

Toccate con mano le potenzialità di Docsweb, Miroglio ha deciso di ottimizzare anche i flussi documentali tra la sede centrale e i negozi. Dallo scorso mese di marzo, infatti, anche il personale dei 700 punti vendita, distribuiti sul territorio italiano sotto diverse insegne, ha la possibilità di accedere al nuovo sistema documentale, al fine di poter inviare direttamente alla sede le distinte di versamento, la chiusura di cassa e le fatture di manutenzione. Lo scanner “parla” direttamente con l’applicazione Docsweb e tutti i documenti, in real time, vengono caricati all’interno del documentale.

Sui tablet a disposizione dei negozi è stata installata Docsweb Mobile, l’app che consente di accedere e gestire il sistema documentale anche da dispositivi mobili: in questo modo, il personale del punto vendita può evitare la scansione dei documenti e, attraverso una semplice fotografia, caricare comodamente i documenti su Docsweb.

“Questa innovazione rappresenta un vero e proprio punto di partenza per un «negozio digitale», che quindi non necessiterà più di procedure macchinose per l’invio dei documenti ma che, grazie a strumenti agili e versatili come i tablet, semplificherà di molto la quotidiana attività amministrativa dei punti vendita”,  dichiara Puppione.

Quando si è manifestata l’esigenza di garantire un’ulteriore tutela dei dati sensibili presenti nei documenti, Docsweb è stato in grado di garantire anche un doppio livello di autenticazione, che autorizza l’accesso a specifiche aree del documentale solo ad alcuni profili, proteggendo efficacemente la privacy.

Attualmente sono circa 1000 le utenze che hanno accesso, con diversi profili utente e livelli di autorizzazione, a Docsweb.

IL RISULTATO

In seguito all’intervento di SB Italia, il Gruppo Miroglio può contare ora su una piattaforma di gestione documentale performante e veloce, accessibile sia dalla sede centrale che dai punti vendita, in grado di rispondere alle reali esigenze dell’azienda. Sono circa 10.000 i documenti che, mensilmente, vengono gestiti per la conservazione sostitutiva e circa 150.000 i documenti che, mensilmente, vengono caricati sul documentale.

“Grazie a questo progetto il Gruppo Miroglio ha ora a disposizione una soluzione documentale aggiornata e tecnologicamente evoluta. Quanto implementato finora con Docsweb e la sua APP Docsweb Mobile può essere considerata la base di partenza per il coinvolgimento di tutti i processi aziendali interessati dalla gestione documentale e un passaggio importante verso l’incremento dell’efficienza”, dichiara Puppione.

“È essenziale per le aziende poter adottare soluzioni efficienti e all’avanguardia, che garantiscano un concreto vantaggio al proprio business. Le consolidate competenze maturate in ambito di gestione documentale rappresentano per i nostri clienti la certezza di affidarsi ad un partner competente con cui realizzare la trasformazione digitale, un’evoluzione ormai imprescindibile” dichiara Pablo Pellegrini, Responsabile Soluzioni di SB Italia.

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Circa 100 punti vendita, 1.400 dipendenti, 4 centri di distribuzione e un fatturato che nel 2016 si è attestato a 512 milioni di euro. Sono i numeri di Sonepar Italia, azienda leader nella distribuzione di materiale elettrico. Per offrire al mercato servizi di qualità e sempre disponibili Sonepar Italia punta all’innovazione tecnologica focalizzandosi ad esempio sul cloud e su un sito di E-commerce avanzato. Innovazione sul fronte esterno, senza però dimenticare la trasformazione costante dei processi interni per renderli più efficienti e adeguati a supportare le attività di business. È in questo contesto che si inserisce un progetto realizzato insieme a Ricoh con l’obiettivo di migliorare i flussi di lavoro, tra cui quelli relativi alla gestione documentale.

“Di Ricoh – spiega Marco Ponchina, Responsabile Infrastruttura ICT di Sonepar Italia – abbiamo apprezzato in particolare la capacità di analizzare le nostre esigenze e gli aspetti che necessitavano di un miglioramento. Questa analisi ha portato ad un rinnovamento radicale dei processi di stampa grazie all’installazione di circa 300 dispositivi che stanno cambiando il nostro modo di lavorare”.

In particolare, Sonepar Italia ha scelto Ricoh MP 305+SP, una soluzione monocromatica A4 che dispone però anche di funzionalità A3. “Questo – commenta Ponchina – è stato uno dei plus che ci ha portato a scegliere Ricoh. Analizzando i workflow ci siamo accorti che, sebbene la maggior parte dei documenti venga prodotta in A4, ve ne sono alcuni che necessitano la stampa A3 per cui era necessario garantire agli utenti la possibilità di stampare in questo formato. Ricoh MP 305+SP ha risolto il problema e ora abbiamo a disposizione una soluzione compatta, dalle dimensioni ridotte che ci consente però di stampare in A3”.

L’appetito vien mangiando (anche nell’IT)

Il miglioramento dei processi è reso possibile dallo Smart Operation Panel, un pannello touch da 10,1 pollici che cambia il modo di gestire i documenti, anche grazie alla possibilità di personalizzarlo installando app che semplificano i workflow. Per migliorare l’archiviazione dei documenti Sonepar Italia utilizza una app che, mediante un unico “click”, permette all’utente di scansionare un documento nel formato desiderato e di inviarlo a cartelle predefinite. “Si tratta solo dell’inizio” – precisa Ponchina. “Il pannello è davvero innovativo e offre numerose opportunità per ottimizzare i processi. L’appetito, come si suol dire, vien mangiando e ora stiamo valutando in che modo le app installabili potrebbero migliorare altri workflow documentali ad esempio in relazione alla fatturazione”.

Non dimentichiamo la sicurezza delle informazioni

L’introduzione della soluzione software Streamline NX permette a Sonepar Italia di conseguire importanti risultati in termini di sicurezza delle informazioni e di riduzione dei costi. Ponchina spiega: “Per ritirare le stampe, gli utenti devono autenticarsi al multifunzione mediante il proprio badge e solo dopo l’autenticazione il documento viene prodotto. Questo aumenta la sicurezza e la riservatezza dei dati ed elimina gli sprechi derivanti da documenti inviati in stampa e mai ritirati. Inoltre, la soluzione permette il monitoraggio dei volumi prodotti sensibilizzando così gli utenti ad una gestione più attenta e responsabile della stampa”.

Cosa c’è dietro l’angolo

Ricoh ha gestito il rinnovamento tecnologico in maniera rapida, senza che vi fossero impatti significativi sulle attività. “La collaborazione con Ricoh è per noi molto positiva ed è già andata oltre l’ambito del printing. Abbiamo infatti scelto questo partner anche per introdurre nuovi videoproiettori che migliorano l’efficacia dei meeting e stiamo già valutando altre tecnologie e altri servizi per cogliere ulteriori opportunità”.

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L’innovazione e l’aggiornamento tecnologico consentono alle aziende di servizi di velocizzare i processi di erogazione degli stessi, aumentando qualità ed efficacia. Di questo è convinto il CAF & Servizi Friuli Venezia Giulia S.r.l, società che all’interno della struttura sindacale della CISL fornisce assistenza fiscale a dipendenti e pensionati per dichiarazione dei redditi, 730, ISEE, modelli unici, ma anche pratiche di successione e contratti di locazione.  “Lo scorso anno – commenta Giulio Arbanassi, presidente e amministratore delegato del CAF & Servizi Friuli Venezia Giulia – abbiamo realizzato oltre 46.000 modelli 730, solo per fare un esempio. Gestiamo una mole di dati e di documenti che non può prescindere dalle tecnologie che sono infatti alla base di tutti i processi. La continuità operativa deve riguardare sia i programmi fiscali basati su piattaforme web-based sia la produzione documentale e i processi di scansione”. In questi ultimi anni il ruolo del printing nel CAF & Servizi Friuli Venezia Giulia è cambiato molto e i dispositivi non sono più semplici strumenti per la produzione di documenti, ma soluzioni “smart” che semplificano la scansione e l’archiviazione.

Parola d’ordine: razionalizzare

Il CAF & Servizi Friuli Venezia Giulia è nato nel 2013 dalla fusione di tre realtà regionali: la società di Trieste, di Gorizia e dell’Alto Friuli. L’ambiente di stampa derivante da questa fusione era molto eterogeneo per brand e modelli, con alcune soluzioni a noleggio e altre di proprietà. Si è quindi deciso di razionalizzare il parco macchine per ottenere vantaggi in termini di riduzione dei costi, innovazione tecnologica e semplificazione della gestione delle tecnologie e dei consumabili. Arbanassi spiega: “Dopo aver valutato differenti fornitori abbiamo scelto l’Agenzia Udine di Ricoh, con la quale si è subito stabilito un ottimo rapporto di collaborazione, tanto che di recente abbiamo riconfermato questo partner per una innovazione tecnologia che migliora ulteriormente la gestione dei documenti”.

Rivoluzione smart printing

Per questo nuovo progetto, che ha interessato tutte le 20 sedi, il CAF & Servizi Friuli Venezia Giulia ha scelto Ricoh MP 305+SPF, multifunzione monocromatico A4 che offre però la possibilità di stampare ed effettuare scansioni anche in A3. “Si tratta di una soluzione molto interessante e innovativa a partire dal pannello di gestione simile ad un tablet (Smart Operation Panel, n.d.r.)” – commenta Arbanassi. “Questo pannello touch ha un’interfaccia molto semplice ed intuitiva sulla quale è possibile installare app che semplificano i processi di scansione o di invio dei documenti dal momento che tutti i passaggi normalmente necessari avvengono mediante un unico click. Lo Smart Operation Panel è personalizzabile anche dal punto di vista del layout grafico, ad esempio noi vi abbiamo inserito il nostro logo. Ricoh MP 305+SPF si caratterizza per design compatto e silenziosità per cui può essere posizionato praticamente ovunque. Ci rendiamo conto sempre più dell’affidabilità e delle potenzialità di questa tecnologia che promette davvero di rendere i nostri processi più smart ed efficienti”.

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