Gruppo Miroglio migra oltre 15 milioni di documenti e compie un primo passo verso il “Negozio Digitale”, grazie alla revisione dei processi di gestione documentale
L’ESIGENZA
Il Gruppo Miroglio, realtà industriale italiana che opera dal 1947 nei settori del tessile e della moda, presente in 34 paesi e proprietaria di noti brand (Elena Mirò, Oltre, Motivi, Fiorella Rubino, Caractère…), ha scelto di adottare la soluzione di gestione documentale Docsweb di SB Italia.
La digitalizzazione, per il Gruppo Miroglio, è un modus-operandi consolidato: da anni gestisce infatti numerosi archivi digitali, ha attivato la conservazione sostitutiva di cedolini, fogli presenze e libri contabili, spingendosi fino alla registrazione automatica delle fatture fornitori nei sistemi contabili.
Per rendere ancora più performanti i processi documentali in essere, il management aziendale ha recentemente considerato la possibilità di rivedere la piattaforma di gestione documentale e i flussi ad essa connessa, preoccupandosi però in primis di recuperare lo “storico” presente nel precedente sistema.
“Avevamo a disposizione una soluzione non più ottimale per le nostre esigenze”, dichiara Fabrizio Puppione, Responsabile Applicativo Corporate. “Il nostro Gruppo è composto da 3 divisioni – una capogruppo e 2 sottodivisioni – e l’integrazione tra i sistemi documentali è per noi di grande importanza”.
I documenti esistenti, circa 15 milioni, provenivano per il 50% dal ciclo attivo e dai documenti di trasporto, ed erano suddivisi in 95 classi documentali, una sfida importante che SB Italia, con Docsweb, ha saputo affrontare.
LA SOLUZIONE
Miroglio ha scelto la soluzione per la gestione documentale Docsweb di SB Italia perché si è rivelata essere un sistema molto avanzato da un punto di vista tecnologico e per l’estrema personalizzazione offerta. Prendendo in carico tutti i requisiti espressi da Miroglio, SB Italia ha implementato la propria soluzione documentale, grazie alla quale è stato recuperato tutto lo storico digitalizzato negli anni ed è stata data la possibilità di intervenire direttamente nella gestione e nella modifica dei propri archivi, soddisfacendo così la richiesta del cliente di poter agire autonomamente per rispondere alle proprie esigenze evolutive.
Dopo aver migrato i documenti esistenti (operazione che, data la mole, ha richiesto un impegno di alcuni mesi), è stata formata una persona interna che, dedicando circa mezz’ora al giorno, gestisse alcuni aspetti strategici del flusso documentale.
Toccate con mano le potenzialità di Docsweb, Miroglio ha deciso di ottimizzare anche i flussi documentali tra la sede centrale e i negozi. Dallo scorso mese di marzo, infatti, anche il personale dei 700 punti vendita, distribuiti sul territorio italiano sotto diverse insegne, ha la possibilità di accedere al nuovo sistema documentale, al fine di poter inviare direttamente alla sede le distinte di versamento, la chiusura di cassa e le fatture di manutenzione. Lo scanner “parla” direttamente con l’applicazione Docsweb e tutti i documenti, in real time, vengono caricati all’interno del documentale.
Sui tablet a disposizione dei negozi è stata installata Docsweb Mobile, l’app che consente di accedere e gestire il sistema documentale anche da dispositivi mobili: in questo modo, il personale del punto vendita può evitare la scansione dei documenti e, attraverso una semplice fotografia, caricare comodamente i documenti su Docsweb.
“Questa innovazione rappresenta un vero e proprio punto di partenza per un «negozio digitale», che quindi non necessiterà più di procedure macchinose per l’invio dei documenti ma che, grazie a strumenti agili e versatili come i tablet, semplificherà di molto la quotidiana attività amministrativa dei punti vendita”, dichiara Puppione.
Quando si è manifestata l’esigenza di garantire un’ulteriore tutela dei dati sensibili presenti nei documenti, Docsweb è stato in grado di garantire anche un doppio livello di autenticazione, che autorizza l’accesso a specifiche aree del documentale solo ad alcuni profili, proteggendo efficacemente la privacy.
Attualmente sono circa 1000 le utenze che hanno accesso, con diversi profili utente e livelli di autorizzazione, a Docsweb.
IL RISULTATO
In seguito all’intervento di SB Italia, il Gruppo Miroglio può contare ora su una piattaforma di gestione documentale performante e veloce, accessibile sia dalla sede centrale che dai punti vendita, in grado di rispondere alle reali esigenze dell’azienda. Sono circa 10.000 i documenti che, mensilmente, vengono gestiti per la conservazione sostitutiva e circa 150.000 i documenti che, mensilmente, vengono caricati sul documentale.
“Grazie a questo progetto il Gruppo Miroglio ha ora a disposizione una soluzione documentale aggiornata e tecnologicamente evoluta. Quanto implementato finora con Docsweb e la sua APP Docsweb Mobile può essere considerata la base di partenza per il coinvolgimento di tutti i processi aziendali interessati dalla gestione documentale e un passaggio importante verso l’incremento dell’efficienza”, dichiara Puppione.
“È essenziale per le aziende poter adottare soluzioni efficienti e all’avanguardia, che garantiscano un concreto vantaggio al proprio business. Le consolidate competenze maturate in ambito di gestione documentale rappresentano per i nostri clienti la certezza di affidarsi ad un partner competente con cui realizzare la trasformazione digitale, un’evoluzione ormai imprescindibile” dichiara Pablo Pellegrini, Responsabile Soluzioni di SB Italia.
