WhatsApp sta diventando uno strumento importante anche dal punto di vista business. Da marzo su Android è possibile condividere file PDF tramite l’app di messaggistica ma presto questa possibilità sarà estesa anche ad altri tipi di documenti. Il fondatore dell’azienda, Jan Koum, ha dichiarato in una intervista che effettivamente questa nuova funzione è già stata sviluppata. Inoltre, lo scambio di file PDF è disponibile anche su iOS e presto lo sarà anche sulla versione web dell’app. Sebbene Koum non abbia specificato quali documenti potranno essere condivisi, è molto probabile che verrà integrato il supporto a Microsoft Office e OpenOffice.

Cliccando sulla sezione “Sfoglia altri documenti” all’interno della chat sarà quindi possibile inviare file Excel, Word e PowerPoint. Uno screenshot della beta dell’ultima versione di WhatsApp per iOS pubblicato da SmartDroid mostra la condivisione di file doc, docx, ppt, pptx, xls, xlsx e csv. E’ comunque probabile che la funzione supporterà anche altri tipi di formati per venire incontro alle esigenze delle aziende. Koum ha sottolineato che funzioni di questo tipo renderanno WhatsApp molto più efficiente delle e-mail, in quanto il mittente avrà la certezza che il documento è stato ricevuto e non è finito nella cartella dello spam.

Nel frattempo, anche Messenger si aggiorna con nuove funzioni. La chat di Facebook ora integra la condivisione di documenti salvati su Dropbox e a breve permetterà alle aziende di comunicare con gli utenti tramite chatbot.

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WhatsApp è l’app di messaggistica più utilizzata al mondo con 1 miliardo di utenti attivi mensili ma i concorrenti come Telegram cominciano a trovare il proprio spazio. La chat, che non supporterà più alcuni vecchi sistemi operativi, ha quindi iniziato un nuovo programma di beta testing della sua app per Android in cui si potrà provare in anteprima una funzione per l’invio di documenti.

Tramite WhatsApp sarà presto possibile scambiare file PDF all’interno di qualunque conversazione. Al momento questa possibilità è limitata a coloro che partecipano al programma di test ma è molto probabile che sarà disponibile a tutti con il prossimo aggiornamento dell’app. La beta consente anche di conservare sole le più recenti conversazioni e di eliminare in automatico quelle più vecchie a seconda del range di tempo prescelto (30 giorni, 6 mesi, etc.). Si vocifera inoltre che presto l’app di messaggistica introdurrà le videochiamate e i primi a usufruirne saranno gli utenti Android.

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Annotazione PDF

Iniziare a usare le nuove funzionalità PDF è semplicissimo: è sufficiente trascinare un PDF di una o più pagine all’interno di Skitch. Dopodiché, inserisci al suo interno delle forme, delle frecce e testo. Evidenzia gli elementi da modificare, usa l’Evidenziatore per attirare l’attenzione sulle sezioni importanti e aggiungi testo nei margini per fornire al tuo destinatario le istruzioni sui passi successivi. Naviga su qualsiasi parte del PDF oppure solo sulle sezioni annotate, usando la nuova barra lungo il bordo dell’app. Al termine delle operazioni puoi di nuovo condividere il documento. Qui inizia la vera magia.

Il sommario di Skitch

Si prova un gran senso di soddisfazione nel sapere che le persone con le quali si sta lavorando comprendono bene il proprio pensiero. Quando condividi un PDF di più pagine contenente annotazioni, Skitch aggiunge una nuova prima pagina al documento. Questa pagina contiene sezioni di ciascun commento presenti nel PDF. Fai clic su una sezione per passare all’annotazione. Il sommario consente al destinatario di esaminare tutti i tuoi commenti, comprenderli e agire senza dover andare oltre la prima pagina.

Come sa chiunque riceva dei commenti, risulta sempre molto utile conoscere il pensiero del lettore e quante modifiche sono presenti. Questa è la seconda parte del sommario di Skitch. Quando invii per e-mail un PDF annotato o crei un collegamento pubblico, colui che lo visiona vedrà la quantità e il tipo di annotazioni presenti nel documento.

Condivisione del PDF

Condividere un sommario non potrebbe essere più semplice. Puoi includere un sommario quando decidi di inviare per e-mail il PDF con il pulsante di condivisione. Inoltre, su Skitch per Mac puoi allegare un sommario selezionando PDF con sommario nella barra Trascinami e trascinandolo quindi in un’e-mail o in un’altra app. È facile condividere commenti ricchi e dettagliati sui documenti PDF.

Evernote Premium

L’annotazione di PDF e il sommario di Skitch sono funzionalità di Evernote Premium. Chiunque disponga di un account Evernote può usufruire di un’anteprima di 30 giorni. È facile creare un account Evernote e iniziare a usare l’annotazione di PDF.

Feedback veloce con nuovi timbri

I timbri sono un nuovissimo strumento di annotazione di Skitch 2.5 che consente di comunicare le tue idee in modo incredibilmente chiaro, con forme semplici messe in risalto. Posiziona un timbro per segnalare rapidamente che qualcosa ti piace, la odi o hai bisogno di una spiegazione più approfondita. Quando ti sembra perfetta, timbrala con un cuore Skitch per indicare che ti piace.

Dopo aver inserito ciascun timbro, puoi anche aggiungere qualche altro dettaglio ai tuoi commenti servendoti di un puntatore e di testo. Per aggiungere un puntatore a un timbro, puoi semplicemente fare clic o toccare il simbolo (+). Sarà visualizzato il puntatore e potrai spostare il punto blu per posizionarlo in qualsiasi punto sul timbro. Per aggiungere testo ai timbri è sufficiente fare clic sul simbolo “a”. Ciascun timbro dispone di testo standard, ma se desideri modificarlo non devi far altro che iniziare a digitare il tuo testo personale (fino a 16 caratteri).

Risorse facili da usare

La prima volta che apri l’app, noterai che saranno visualizzati dei nuovi strumenti nella finestra Skitch, i quali forniranno ulteriori informazioni sulle nuove funzionalità di questa versione. I suggerimenti contengono anche dei collegamenti alla nostra Guida ai prodotti, nell’eventualità in cui desideri ottenere ulteriori informazioni su queste funzionalità o su qualsiasi altra funzionalità di Skitch.

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Mozilla annuncia il rilascio di Firefox 19 in HD, disponibile per Windows, Mac, Linux e Android. Le novità riguardano la versione desktop, che permette di leggere i PDF senza plugin esterni al browser, e l’aggiunta di ulteriori smartphone Android su cui è possibile utilizzarlo.

Firefox 19 desktop

Nella sua versione per PC,  Firefox 19 permette la lettura dei PDF direttamente dal browser quindi senza l’utilizzo di plugin esterni come Reader. “Ad esempio, sarà possibile utilizzare il visualizzatore PDF per consultare il menu del vostro ristorante preferito, visualizzare e stampare i biglietti dei concerti o leggere relazioni senza dover interrompere la navigazione con click in più o download”, si legge in una nota di Mozilla, che ha condotto la prima videochat tramite browser con Google.

Firefox sempre più Android

Il connubio tra Firefox e Android diventa sempre più forte. Dopo l’aggiunta di sistemi di condivisione sui social sempre più efficienti, come l’introduzione di Facebook Messenger, il browser di Mozilla diventa disponibile per altri 15 milioni di smartphone dotati di questo OS come: LG Optimus One, T-Mobile myTouch 3G slide, HTC Wildfire S e ZTE R750. L’interfaccia e le funzionalità sono completamente personalizzabili e per Android sono disponibili anche le versioni di Firefox in cinese tradizionale e cinese semplificato.

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I fornitori di servizi di stampa sono alla ricerca costante di nuove opportunità di business e TotalFlow DocEnhancer consente loro di gestire con semplicità l’indicizzazione dei dati nei documenti e il tracciamento e di realizzare applicazioni personalizzate di direct mailing. TotalFlow DocEnhancer completa il portfolio delle soluzioni della gamma TotalFlow, grazie alla quale i professionisti della stampa possono migliorare l’efficienza, aumentare i volumi e offrire valore aggiunto ai propri clienti.

Le innovazioni tecnologiche di TotalFlow DocEnhancer sono state originariamente sviluppate per InfoPrint Process Director e utilizzate dagli stampatori transazionali e dai centri stampa aziendali su soluzioni a modulo continuo. Le caratteristiche di questa soluzione, come ad esempio la semplicità di utilizzo, la rendono ideale per gli stampatori e i centri stampa aziendali che hanno necessità di aumentale l’efficienza operativa, offrire servizi personalizzati di direct mail e di gestire documenti PDF per la stampa, il mailing e il messaging.

“I print service provider stanno guardando a nuovi modi per crescere ed espandere il business e i tradizionali processi per gestire il mailing non garantiscono la velocità, l’efficienza e la personalizzazione necessarie. TotalFlow DocEnhancer si integra con semplicità con la produzione rendendo flessibile la gestione di canali multipli di mailing per i loro clienti”, afferma Benoit Chatelard, General Manager Solutions, Production Printing Business Group di Ricoh Europe. “Supponiamo che i file PDF siano pronti per essere stampati, ma il cliente ha necessità di aggiungere un QR code all’interno del mailing oppure di apportare un cambiamento dell’ultimo minuto. Queste situazioni e molte altre possono essere facilmente gestite con TotalFlow DocEnhancer che consente agli stampatori di editare i file in maniera semplice e rapida senza dover ricomporre il file o coinvolgere il reparto grafico e senza che siano necessarie competenze tecniche. E, cosa ancora più importante, senza che questo causi dei ritardi nella produzione. Si tratta di una soluzione importante nell’ambito della suite TotalFlow”.

TotalFlow DocEnhancer sarà disponibile nell’area EMEA a partire da dicembre 2012.

TotalFlow DocEnhancer

• Apportare cambiamenti ai PDF pronti per la stampa diventa semplice e veloce

• È possibile visionare la preview di barcode aggiunti a livello di singolo documento o pagina senza stampare in modo da assicurare l’integrità dell’output per un’ampia gamma di applicazioni complesse basate su dati

• Si riducono le tempistiche di realizzazione poiché i documenti possono essere modificati senza il supporto del reparto grafico

• Separare documenti o pagine all’interno di file PDF multi-documento e multi-pagina diventa semplice

• I print service provider possono gestire i dati, come ad esempio indirizzi o informazioni sui clienti, per ampliare la capacità di fornire applicazioni personalizzate di direct mailing e altre tipologie di comunicazione

• Consente agli utenti di nascondere dati non desiderati oppure di aggiungere testi e immagini

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Il fatto che Alberto Comper, Solution digital Media di Adobe System Italia (www.abobe.it) abbia iniziato l’annuncio dei nuovi prodotti lasciando la parola a Giancarlo Vercellino, Research Manager di IDC Italia (www.idc.it) è stato un chiaro segnale di come l’azienda abbia voluto basare lo sviluppo della nuova suite avendo ben chiare quali fossero le esigenze delle aziende in tema di gestione documentale.

La ricerca è stata svolta nel mese di giugno di quest’anno su un campione di 1.200 persone in USA, UK, Francia, Germania, Australia e Giappone, tutte appartenenti ad imprese di medie dimensioni. Il campione era composto al 70 % dai così detti information worker (ovvero colletti bianchi che dedicano almeno l’80% del proprio tempo alla gestione e manipolazione dei documenti, e per il rimanente 30% da It manager. Gli information worker lavorano in media circa 45 ore alla settimana in Italia contro una media europea che si assesta al 43,5, e quindi, svolgono parte della propria attività anche fuori dall’orario di lavoro. I loro compiti si dividono sostanzialmente in due attività: produttività personale (item principali) e scenario organizzativo (collaboration).

Scopo della ricerca era mettere in evidenza alcune aree sfidanti e identificare i problemi più tipici. Ne è emerso che una parte importante delle difficoltà provengono dai task collaborativi. Infatti circa l’8,4% del tempo dell’information worker per lavori di produttività personale può essere recuperato dall’azienda, mentre la percentuale sale all’11,1% per quarto riguarda i collaboration task. Se monetizziamo il totale (19,5%) otteniamo una cifra interessante pari a circa 14.492 $ per ogni information worker.

Ecco una interessante infografica:

Vercellino si è inoltre prolungato su altri elementi coinvolti nella ricerca, come il tema della sicurezza, il ruolo prioritario dell’It manager e le sue percezioni rispetto alle attività degli information worker , la proliferazione di device e di sistemi operativi e l’utilizzo attuale di questi, nonché alcune proiezioni future sia per quanto riguarda la ricerca che per quanto concerne il mercato italiano.

La parola quindi è stata ripresa da Comper che in una frase ha sintetizzato in modo estremamente chiaro e coinciso il risultato della ricerca: in un’azienda con 1000 dipendenti, il tempo dedicato al documentale equivale al lavoro di circa 213 dipendenti. Se solo questo tempo venisse dimezzato, il risparmio sarebbe davvero consistente.

I prodotti presentati sembrano proprio muoversi in questa direzione. Innanzitutto modificare file PDF non solo diventa possibile, ma può essere fatto in modo semplice, sia agendo sugli stessi direttamente sia convertendoli in altri formati. Presentato inoltre un nuovo strumento software che permette di realizzare moduli e raccogliere dati sia on line che offline a un costo decisamente contenuto. Aumentate infine anche le funzionalità del reader per adeguarsi alla possibilità decisamente evolute di editing che presentano gli altri prodotti della famiglia.

I nuovi prodotti dovrebbero essere disponibili sul mercato italiano entro la fine del mese in corso, probabilmente intorno alla metà. Appena dopo il rilascio del prodotto sarà possibile scaricare una copia demo della durata di 30 giorni dal sito di Adobe.

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Nuance Communications, Inc., fornitore leader di soluzioni vocali e di imaging, annuncia il rilascio della nuova versione 8 dei propri prodotti di gestione documentale: PDF Converter Professional e PDF Converter Enterprise. La nuova versione delle note applicazioni Nuance è ulteriormente arricchita da funzionalità innovative che permettono di incrementare la produttività, semplificando notevolmente l’accesso la modifica e la condivisione dei documenti PDF.

Le principali fra queste novitá riguardano connessioni e servizi Cloud e l’aggiunta di  annotazioni mediante dettatura vocale.

Dragon Notes é un tool ricavato dalla applicazione completa per la dettatura Dragon NaturallySpeaking, che permette agli utenti di aggiungere annotazioni direttamente con la propria voce.

Per facilitare la creazione di documenti su base collaborativa, la nuova versione offre inoltre PDF Live, che consente a più utenti di modificare i file PDF, condividere i documenti e lo schermo, nonché avviare sessioni di chat ed effettuare chiamate vocali durante il processo di modifica.

Con la versione 8, Nuance ha introdotto un nuovo “termine di paragone” nella gestione documentale PDF, sia personale che aziendale.  PDF 8 offre connettività ottimizzata al cloud grazie alla nuova funzionalità di salvataggio e apertura dei file PDF in servizi cloud quali PaperPort Anywhere, Dropbox o Evernote, consentendo di accedere ai documenti PDF ovunque, in qualsiasi momento. La nuova versione prevede l’ampliamento di connessione a Documentum e Xerox DocuShare, servizi che permettono di accedere ai repository dei documenti più diffusi.

“Le due soluzioni PDF8, Professional ed Enterprise, sono calibrate precisamente sulle esigenze dell’utente singolo home-office e delle medio-grandi strutture aziendali, in modo che ciascuno disponga delle funzionalitá operative necessarie ad un costo molto ragionevole” commenta Giulio Moriggi, Sales Manager Italy, Nuance Communications.

“Sono stati integrati strumenti evoluti e nuove eccezionali modalità di condivisione dei file tra più utenti, oltre all’esclusiva modalitá di inserimento vocale di commenti e annotazioni basata sulla tecnologia Dragon. Tutto questo consolida i prodotti  Nuance PDF come le soluzioni piú efficienti,  flessibili e vantaggiose”.

Le soluzioni PDF in linea con le attuali esigenze e strumenti operativi

PDF 8 è una soluzione che offre funzionalità uniche quali modifica completa di file PDF, riconoscimento vocale, collaborazione online e storage cloud. Le innovazioni di Nuance sono mirate ad aumentare la produttività, favorire la collaborazione e semplificare l’utilizzo degli strumenti di condivisione, con risparmio notevole dei tempi di conversione, salvataggio e archiviazione dei documenti.

Tra le nuove funzionalità, sono incluse le seguenti:

Risparmio in termini di costi: PDF 8 rappresenta la soluzione ideale per le aziende e per gli utenti che necessitano di gestione documentale evoluta, pratica ed a costi ridotti rispetto ad altre applicazioni di pari funzionalitá.

Modifica completa dei documenti PDF: conversione dei file PDF in documenti completamente modificabili in pochi istanti, con tutte le funzionalità di modifica tipiche dei documenti Microsoft Office, inclusa la possibilità di evidenziare o aggiungere note in qualsiasi parte di un documento PDF.

Riconoscimento vocale “Dragon Notes”: per la prima volta, gli utenti possono inserire note di testo ai documenti PDF con semplice dettatura, una funzione nuova che consente di aumentare notevolmente la produttività e di lavorare in modo ergonomico e piacevole.

Collaborazione in tempo reale: PDF Live – altra funzionalità nuova – consente a più utenti di condividere e visualizzare lo stesso documento in tempo reale. Con PDF Live, le operazioni di modifica sono rapide e interattive, poiché gli utenti sono in grado di visualizzare le modifiche in diretta e scambiarsi messaggi istantanei tra loro.

Connessione cloud: l’accesso ottimizzato a più servizi cloud, tra cui PaperPort Anywhere, Evernote e Dropbox, consente di salvare i documenti in modo sicuro e di recuperarli ovunque, in qualsiasi momento.

Conformità con il formato PDF/A: PDF/A è lo standard per la conservazione digitale dei documenti elettronici a lunga scadenza, diffuso in molti settori legali e di Pubblica Amministrazione. Gli utenti possono salvare i documenti in formato PDF/A e verificarne la conformità con il relativo standard.

Ottimizzazione dei moduli: da oggi è possibile ridurre i tempi di compilazione di moduli convertendoli in formato compilabile a schermo e inviabile direttamente come allegato  e-mail. Si possono inoltre creare moduli PDF multipiattaforma aggiungendo campi di testo, caselle di controllo e pulsanti di selezione. Tra le nuove funzioni, si annoverano l’estrazione dei dati dai moduli e la relativa esportazione batch nei file .csv e .xml.

Timbri: le operazioni di creazione di timbri su alcune o tutte le pagine in un file PDF sono semplici e rapide. È sufficiente utilizzare lo strumento Snapshot, che permette di selezionare l’area destinata al timbro, creare il timbro con un solo clic e selezionare le pagine su cui apporre il timbro.

Le soluzioni Nuance PDF8 sono differenziate in:

PDF Converter Professional, licenza per singolo computer, i cui destinatari sono utenti home, professionisti e micro-impresa.

PDF Converter Enterprise, multi-licenza per medie e grandi aziende

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