«La nostra evoluzione ad azienda ECM-oriented è stata un’evoluzione naturale legata al fatto che viviamo in un’era digitale, in cui dati e informazioni crescono a livelli incredibili; non a caso anche il ruolo dei nostri sistemi multifunzione è cambiato, trasformandosi in un vero e proprio hub informativo che adotta intelligenza artificiale per automatizzare il più possibile funzioni e task». A parlare è Andrea Contarini, marketing director di Kyocera Document Solutions Italia, che ci illustra i riscontri positivi che arrivano dal mercato grazie alla nuova strategia dell’azienda. «Le aziende si stanno trasformando rapidamente sotto la spinta di un mondo sempre più digitale e la pressione di mercati sempre più competitivi. Razionalizzazione, semplificazione e automazione dei processi diventano leve imprescindibili per liberare risorse da investire nella business innovation e generare vantaggio competitivo». D’altra parte, dar vita a una strategia efficace implica un ripensamento dell’information management nelle aziende: «A cominciare da una delle voci di costo e inefficienza più note: la gestione dei processi documentali». Qui occorre pianificare una vera e propria trasformazione, per rispondere all’esigenza di incrementare la produttività aziendale e l’efficienza dei processi, spiega Contarini.

«Si tratta di un’esigenza che ha subito un’accelerazione dovuta all’evoluzione del luogo di lavoro verso modelli ibridi e approcci agili, dove il digitale diventa l’unica strada per agevolare l’interoperabilità fra gli uffici e il lavoro da remoto e garantire la continuità del business». Come attuare questa trasformazione nelle aziende? «Le aziende devono diventare data-driven e incrementare la collaboration, adottando soluzioni di gestione dei contenuti che permettono di strutturare e automatizzare i processi documentali». Esiste infatti una forte correlazione tra prestazioni aziendali e l’essere un’impresa data-driven, capace di massimizzare il valore dei propri dati e di utilizzarli come una risorsa concreta.

L’analisi dei dati è il punto di partenza per le aziende guidate dai dati, per gestire i processi decisionali, riducendo la possibilità di errore e migliorando l’efficacia delle scelte strategiche. Questa non va però pensata solo come un fattore tecnico, al contrario deve essere associata alla creazione di una cultura aziendale basata su insight oggettivi, stimolando un ciclo virtuoso che trasforma le informazioni in conoscenza e migliora la capacità di azione e previsione. Da qui nasce l’esigenza di rivolgersi a soluzioni di enterprise content management (ECM).

UN APPROCCIO NUOVO AL MERCATO

«L’ECM è un approccio sistematico alla gestione dei documenti per tutto il loro ciclo di vita, che rende i processi aziendali più efficienti», aggiunge Contarini. «Strutturare le informazioni in flussi automatizzati e renderle sempre accessibili e disponibili è la soluzione per aumentare la produttività». In particolare, l’ECM autentica le persone che cercano di accedere a un archivio, gestisce i controlli di accesso ai singoli file e/o cartelle e determina chi può creare, leggere, aggiornare ed eliminare i vari file. «Tutte le interazioni sono registrate e gli amministratori possono disporre dei dati per monitorare e verificare i flussi documentali. Una soluzione ECM riduce anche i tempi, i costi e la complessità associati alla gestione dei documenti, garantendo la conservazione secondo normative precise». Una serie di benefici che coinvolgono anche il business: infatti, «grazie alle informazioni strutturate, i processi vengono ottimizzati e i collaboratori possono utilizzare i dati per individuare in maniera precisa ciò che prospect e clienti richiedono e fornire risposte adeguate in tempi ridotti».

D’altro canto, proporre oggi soluzioni ECM implica anche una trasformazione organizzativa. «Si tratta di cambiare l’approccio al mercato, che fino a oggi per Kyocera Document Solutions significava vendita indiretta per circa metà del fatturato e una relazione principalmente con rivenditori di macchine per ufficio» dice Contarini. Questo è ancora oggi un approccio commerciale e di vendita basato il più delle volte sulla semplice conoscenza del numero di stampe che il cliente finale deve realizzare e dei meccanismi del noleggio. Con le soluzioni ECM è diverso: «Per vendere soluzioni documentali occorre effettuare innanzi tutto un’attività di prevendita e di analisi delle esigenze del cliente» – aggiunge Contarini. «Per questo motivo lavoriamo con i nostri partner, che solo in alcuni casi sono veri e propri system integrator, con percorsi di formazione e con visite ai clienti finali in affiancamento con nostri specialisti».

I VANTAGGI DELL’ECM

Per poter offrire in modo efficace e convincente le soluzioni ECM ai clienti finali, occorre essere in grado di spiegare i vantaggi offerti. «Vantaggi noti, ma che vale la pena sottolineare: a partire dalla pianificazione, al miglioramento dell’efficienza e dei processi, ai fini di una riduzione dei costi e di una maggiore produttività». La pandemia ha cambiato molte cose. «La necessità di lavorare in modalità ibrida o completamente remota ha chiaramente modificato i processi delle aziende, soprattutto quelli documentali. Si è affacciato il concetto di gestione documentale remota, per condividere i documenti, seguirne il processo di approvazione e gestire le problematiche di sicurezza collegate» sottolinea ancora Contarini. I processi documentali vengono utilizzati e gestiti soprattutto da reparti come le risorse umane, la logistica, il marketing e le vendite. «Noi stessi stiamo installando il nostro prodotto documentale on premise, che si chiama Kyocera Enterprise Information Manager (KEIM)», spiega Contarini. Lo step successivo all’installazione è quello di integrare il documentale con l’ERP aziendale, che, nel nostro caso, è SAP. «Quando si implementa una soluzione documentale occorre per forza entrare nei processi dell’azienda. Per questo l’analisi iniziale in prevendita è essenziale». In particolare, Kyocera Document Solutions Italia sta integrando applicazioni locali quali la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva a norma. «Un’altra esigenza che sta crescendo in questo periodo è quella di poter disporre della firma elettronica integrata» aggiunge Contarini. È legata a quest’ultima esigenza l’integrazione con DocuSign (www.docusign.com) e la firma elettronica CADES, dedicata ai contratti con la pubblica amministrazione italiana.

Un’altra opportunità esplorata in questo periodo è l’integrazione del software documentale nei sistemi multifunzione. «Integrando nel pannello operatore delle nostre multifunzione un pulsante dedicato al processo documentale – spiega Contarini – raggiungeremo un obiettivo chiave: semplificare molto il processo di vendita». Un risultato che andrà a unirsi alla facilità d’uso del nuovo software ECM, gradita sia dai clienti finali sia dai partner.

SOLUZIONI ENTERPRISE E PMI

L’offerta documentale Kyocera si articola in due prodotti: uno venduto in modalità on premise, che si chiama KEIM, Kyocera Enterprise Information Manager, «una piattaforma di content service che individua, elabora, archivia e condivide in modo sicuro le informazioni, permettendo di far convivere i mondi fisico e digitale in armonia. Non solo. Gestisce aspetti di rilevanza per le aziende, siano esse private o pubbliche, quali la conservazione sostitutiva a norma, la firma elettronica e la firma digitale».

Il secondo prodotto, disponibile da un paio di mesi, è la soluzione di content service basata su cloud, KCIM, Kyocera Cloud Information Manager. Le due soluzioni hanno target molto diversi: la prima, KEIM, è rivolta alle aziende di grandi dimensioni e comprende tutta una serie di connettori e di integrazioni, con DocuSign e CADES per esempio; la seconda invece è più orientata alle PMI. «Uno dei vantaggi di KCIM è l’utilizzo “illimitato”, in quanto legato non al numero di utenti ma allo spazio e al numero di documenti gestiti. Questo è un approccio molto semplice, che permette di integrare facilmente KCIM con la maggior parte delle piattaforme più note e utilizzate». KCIM avrà un’integrazione con DocuSign e con Office 365 e verrà venduto in abbinamento con stampanti multifunzione attraverso un canone di noleggio integrato.

L’atteggiamento degli operatori di canale sta cambiando: «Se oggi permane ancora l’abitudine di fatturare in base al numero di stampe effettuate dal cliente, vista anche una domanda fortissima di prodotti per la stampa in formato A3 e A4, quello che serve è dar vita a una generazione di veri e propri consulenti documentali» afferma il marketing director di Kyocera Document Solutions. Sicuramente bisogna affrontare un profondo cambiamento sia di approccio che di cultura».

MERCATI VERTICALI E PARTNER

Uno dei nostri obiettivi immediati è il consolidamento del brand in ambito ECM. «Ci stiamo concentrando sulla realizzazione di soluzioni verticali, partendo dall’analisi dei target all’interno delle aziende. Una volta implementata una specifica applicazione per uno specifico dipartimento aziendale, la adattiamo alle esigenze di organizzazioni con caratteristiche simili, per raggiungere nuovi clienti». C’è infine l’intenzione di unificare tutte le soluzioni cloud in un’unica piattaforma, integrando soluzioni Kyocera e di terze parti, accessibile tramite un marketplace. «Questo nuovo progetto avrà come obiettivo quello di rendere i nostri partner sempre più autonomi e preparati nel gestire il rapporto con i clienti, dalla prevendita al post vendita» conclude Contarini. In questo percorso avranno un ruolo importante i system integrator, sia quelli già attivi sia quelli che verranno coinvolti in futuro.

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Le informazioni presenti nei documenti possono essere utilizzate per rendere i processi di business più efficienti, raggiungere e coinvolgere i clienti, automatizzare i flussi e migliorare la condivisione e la collaborazione.

Perché l’ECM è importante per le aziende?

Il contenuto è strategico per la trasformazione digitale, si dice infatti “the content is king”.

Nel contenuto sono presenti informazioni sui clienti — i loro comportamenti, le loro opinioni, ma è necessario che tutto sia strutturato e accessibile per trarne vantaggio.

I documenti archiviati nei repository, le condivisioni di file e le cartelle in cloud rappresentano uno dei patrimoni dell’azienda e, precisamente quello informativo. Saper strutturare le informazioni e i processi documentali è, oggi più che mai, strategico e fondamentale per intraprendere o accelerare un percorso di trasformazione digitale.

Dato che i dati e le informazioni crescono a velocità senza precedenti, le organizzazioni stanno adottando misure concrete per tenere il contenuto sotto controllo. “Il caos del contenuto” — la mancanza di contenuti digitalizzati e l’impossibilità di accedere al contenuto giusto al momento giusto — rappresenta uno degli ostacoli più diffusi nelle aziende, una criticità da risolvere per eliminare gli sprechi, per avere un time to market veloce e, soprattutto, per fornire un servizio di livello ai propri clienti.

ECM e gestione delle informazioni

Le soluzioni ECM permettono di portare innovazione nel contesto dei processi aziendali, favoriscono la collaborazione e abbattono i silos dipartimentali. Non è un caso che le funzioni di workflow siano centrali nell’economia di questo tipo di soluzione: a seconda dell’attività aziendale e dei processi su cui si basa, è solitamente possibile ‘inserire’ i documenti in workflow predefiniti. Si pensi alla gestione del giustificativo di una nota spese inviato in forma elettronica da un dipendente in trasferta – oppure alle fatture dei fornitori e dei clienti, agli ordini, alle pratiche d’assunzione dipendenti etc. Le soluzioni ECM favoriscono la collaboration, permettendo a più persone di lavorare sugli stessi contenuti mediante creazione e/o editing, e, ovviamente, consentono l’archiviazione, garantendone sicurezza e immodificabilità, come da requisiti di legge per la conservazione sostitutiva.

Approccio data driven grazie all’ECM

Inoltre, è interessante sottolineare il valore delle soluzioni di Enterprise Content Management nell’ottica di un approccio data-driven: la disponibilità di enormi volumi di dati e informazioni in un unico sistema rende infatti più efficiente il processo decisionale, aprendo le porte all’ottimizzazione e all’automazione dei processi documentali.

VANTAGGI

I vantaggi dell’implementazione di un ECM in azienda riguardano l’ottimizzazione e la messa in sicurezza del workflow documentale e l’abbattimento dei costi relativi alla gestione dei documenti in formato cartaceo.

Nello specifico:

• Fruizione da remoto dei documenti e gestione digitale dei processi aziendali in modalità agile;
• Accessibilità multicanale (web e client) più rapida e selettiva al patrimonio informativo aziendale;
• Controllo sulla produzione, l’editing e la gestione delle versioni dei documenti;
• Rispetto delle normative relative alla privacy e condivisione documenti secondo policy e profili utente stabiliti dall’azienda;
• Abbattimento del rischio di perdita documenti;
• Riduzione dei costi relativi alla gestione e archiviazione di documenti su supporto analogico;
• Miglioramento dei flussi documentali e del servizio fornito al cliente;
• Riduzione dell’utilizzo di carta e attenzione alla sostenibilità ambientale.

APPLICAZIONI

• Dematerializzazione documenti e archiviazione > riduzione spazio fisico per gli archivi
• Indicizzazione documenti > ricerca e condivisione documenti semplice e veloce
• Strutturazione e gestione digitale della path di approvazione > tracciabilità attività e operatività ottimizzata
• Automazione processi documentali > efficienza operativa ed eliminazione errori umani
• Conservazione elettronica dei documenti fiscali > rispetto delle normative vigenti e fruibilità semplice e immediata
• Condivisione e distribuzione dei documenti in tutta sicurezza e secondo profilazione utente > collaboration aziendale > qualità servizio verso utente finale
• Gestione ciclo attivo
• Gestione ciclo passivo

A questo link ulteriori approfondimenti

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l benefici delle tecnologie di automazione per il settore  delle  Risorse Umane sono numerosi  e sfaccettati, scaricagratuitamente l’infografica cliccando qui

Qui potrai invece trovare maggiori informazioni sull’Enterprise Content Management

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L'articolo La Gestione dei documenti in cloud a misura di PMI proviene da Data Manager Online.

Attraverso questo approccio, le aziende potranno aumentare le loro performance in maniera semplice ed economica. Grazie a soluzioni come i Content Services e l’Enterprise Content Management (ECM), le imprese potranno automatizzare i flussi di lavoro, lasciando che i compiti più laboriosi e monotoni vengano eseguiti quasi istantaneamente dalla tecnologia, in modo che il personale possa focalizzarsi su attività di valore e organizzare al meglio il proprio tempo.
Queste soluzioni gettano le basi per importanti miglioramenti  in ambiti quali la riduzione dell’errore umano, la sicurezza, l’allocazione delle risorse e persino la preparazione per la crescita futura. Questo white paper descrive come ottenere tutti questi vantaggi attraverso l’implementazione di strumenti di gestione documentale nel processo di automazione del flusso di lavoro. L’obiettivo è che le aziende comprendano come la trasformazione digitale possa offrire loro nuove opportunità per la crescita.

Leggi il White Paper completo cliccando qui

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L'articolo Workflow Management: il percorso verso l’aumento della produttività proviene da Data Manager Online.

Un recente sondaggio condotto da Kyocera Document Solutions su oltre 150 organizzazioni ha riportato le seguenti osservazioni:

• Il 92% degli intervistati ha convenuto che sono necessarie nuove normative sulla protezione dei dati per migliorare la sicurezza delle informazioni

• L’80% ha dichiarato che le normative sono un’opportunità per la loro organizzazione di migliorare la propria reputazione

• L’87% ha definito le normative come un’opportunità per rivedere i sistemi di archiviazione dei dati

• Il 96%, quasi il totale degli intervistati, ha convenuto che il rispetto del GDPR rappresenta una priorità elevata.

Scarica l’approfondimento integrale qui

A questo link invece ulteriori approfondimenti

L'articolo Dati strutturati e rispetto delle normative per aumentare la competitività aziendale proviene da Data Manager Online.

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Qui invece il sito ufficiale della serie TASKalfa

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In questa scheda esaustiva, tutti i dettagli

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L'articolo Soluzioni per un’azienda a prova di futuro proviene da Data Manager Online.

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1. Aumento dell’efficienza e della produttività

La Digital Transformation consente alle organizzazioni di aumentare la produttività velocizzando il recupero, la gestione, l’archiviazione e la condivisione di documenti e informazioni, tramite l’automatizzazione di processi transazionali e di back-office. Il risparmio di tempo e il miglioramento dell’efficienza sono notevoli e misurabili.

2. Risparmio sui costi

Le tecnologie di automazione consentono alle aziende di ridurre molte delle spese di gestione e conservazione della carta, tra cui stampa, carta, spese di spedizione e costi di archiviazione.

3. Miglioramento della collaborazione

Tutti i dipendenti dell’azienda hanno accesso a un database centrale, anche se lavorano in siti dislocati geograficamente.

4. Riduzione del rischio di non conformità

Le soluzioni di ECM/BPA semplificano la conformità rafforzando la sicurezza di documenti e dati, oltre a fornire audit trail.

5. Maggiore precisione

6. Migliore esperienza dei clienti e dei dipendenti

Dare agli addetti alle vendite e ai servizi l’accesso immediato alle informazioni consente loro di offrire un servizio clienti migliore e di essere più reattivi alle esigenze dei clienti.

7. Semplificazione degli audit

Le soluzioni di ECM/BPA consentono ai revisori esterni o alle autorità di regolamentazione di accedere a record dei clienti e transazioni non modificabili e crittografati.

8. Integrazione con i sistemi aziendali

9. Rifocalizzazione sulle attività che aggiungono valore al business

L'articolo I vantaggi dell’automazione nei servizi finanziari proviene da Data Manager Online.

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1. Gestione efficiente delle informazioni tramite cartelle cliniche elettroniche

Lungo il percorso terapeutico, i pazienti entrano in contatto con diversi membri del personale. Una moderna soluzione di ECM rende disponibili e fruibili tutte le informazioni necessarie alla cura e alla gestione amministrativa dei pazienti, migliorando l’efficienza.

2. Ottimizzazione dell’ambiente di stampa

Le aziende sanitarie possono affidarsi a Kyocera Document Solutions per analizzare e progettare un ambiente di stampa che soddisfi pienamente le loro esigenze, a un costo competitivo e senza compromessi in termini di qualità o funzionalità.

3. Riduzione dei costi di produzione

BPA, ECM e strumenti di print management consentono alle aziende sanitarie di ridurre considerevolmente i costi di produzione senza alcun impatto sulla qualità.

4. Protezione dei dati riservati e stampa sicura sempre e ovunque

La sicurezza e la privacy sono fondamentali nel settore sanitario, in particolare in relazione ai dati clinici dei pazienti. La digitalizzazione aiuta le aziende sanitarie a migliorare la sicurezza dei dati, garantendo l’accesso e la stampa sicura tramite autenticazione e la condivisione solo tra i membri del personale autorizzato.

5. Miglioramento della produttività del personale

Il personale sanitario dovrebbe trascorrere più tempo possibile con i pazienti e meno tempo nello svolgimento di pratiche amministrative. Automatizzando e semplificando i processi si libera tempo prezioso per i dipendenti e si riduce il rischio di errore umano.

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