Per le aziende di piccole dimensioni, i costi quotidiani sono fondamentali. Sia che si consideri la carta intestata o il caffè, le spese devono essere ridotte al minimo per assicurare che i bilanci aziendali restino in attivo. Certe cose sono sempre troppo importanti per essere tagliate del tutto, ma ci sono modi per far sì che i costi delle attività giornaliere rimangano sotto controllo
Con budget ristretti e risorse limitate le piccole aziende sono particolarmente sensibili alle pressioni finanziarie. Esistono tuttavia una serie di piccoli accorgimenti che possono contribuire a far sì che il costo di stampa non diventi una fonte di preoccupazione. Dell fornisce alcuni suggerimenti per tenere sotto controllo i propri costi e output di stampa (e conseguentemente ridurre anche l’impatto ambientale):
Implementare regole basate su policy di stampa
Incoraggiare i dipendenti a stampare solo ove necessario – in questo modo è possibile ottenere benefici in termini di costi e sostenibilità. Scegliere una stampante con un software di print management che aiuti a gestire centralmente le stampe, consentendo di monitorare, controllare e tenere traccia della capacità di stampa.
Occorre anche considerare come e cosa i colleghi dovrebbero stampare. Piccoli accorgimenti come per esempio l’utilizzo dell’anteprima di stampa possono aiutare – è inutile stampare qualcosa solo per rendersi conto che la formattazione è scorretta o che il documento non sta sulla pagina. Si deve valutare quando è necessario il colore o l’alta qualità e quando invece basta il bianco e nero – la modifica della configurazione di default farà sì che i colleghi dovranno scegliere intenzionalmente di stampare a colori.
Utilizzare consumabili originali
Sebbene le cartucce non originali possano sembrare la soluzione più economica nel breve periodo, ha più senso nel lungo termine utilizzare quelle corrette per la propria stampante. Usando le cartucce sbagliate si può danneggiare la macchina e perdere la garanzia. Con i prodotti originali non solo si assicura la longevità della stampante, ma si sfrutta anche tutto il potenziale della cartuccia.
Sfruttare cloud e dispositivi BYOD
Stampare direttamente dal cloud o da un tablet o uno smartphone contribuisce a velocizzare i processi di business. A sua volta questo rende più rapida l’azione di stampa, e quando il tempo è denaro, l’efficienza è un elemento imprescindibile. Occorre anche pensare se sia veramente necessario stampare qualcosa o se basti una copia digitale. Grazie a smartphone e tablet, i documenti meno importanti possono essere salvati nel cloud e visualizzati senza problemi sullo schermo quando necessario. Sono disponibili anche software di gestione documentale per rendere ancora più fluido questo processo, consentendo di condividere, creare e stampare da differenti piattaforme cloud.
Preferire la stampa laser a quella a getto di inchiostro
Se si stampano prevalentemente documenti in bianco e nero, una stampante laser può rappresentare un’opzione più conveniente di quella a getto di inchiostro. Le stampanti laser usano toner che durano più a lungo, e la resa delle pagine è nell’ordine delle migliaia piuttosto che delle centinaia.
Riciclare la carta se possibile
E-mail quotidiane, documenti per le riunioni o file non riservati che sono stati stampati per errore non devono essere gettati direttamente nel cestino. Sarebbe opportuno tenere da parte la carta che è stata stampata solo da un lato e che quindi può essere riutilizzata per altre stampe meno importanti.
