GN Hearing sceglie Archiva, la gestione documentale diventa seamless

Tecnologia dei prodotti ed efficienza dei processi. Per Giulio Sartori, ICT manager di GN Hearing, il futuro è una dashboard unica per facilitare e rendere i processi sempre più a misura di business

GN è il brand d’eccellenza per il supporto audiologico e il settore audioprotesico. L’azienda è nata in Danimarca nel 1869, creando la prima connessione telegrafica tra la Cina e il resto del mondo, e si è poi sviluppata in vari paesi. La filiale italiana, che oggi conta circa 70 dipendenti e fattura oltre 23 milioni di euro, nasce nel 1986 come azienda nazionale e viene poi inglobata in GN nel 1997. Il gruppo a livello globale conta 5.500 dipendenti ed è presente in 90 paesi con 25 filiali, come spiega a Data Manager Giulio Sartori, customer care & ICT manager di GN Hearing in Italia. L’azienda si occupa di fornire prodotti per migliorare la qualità della vita di chi soffre di ipoacusia, ricorrendo anche a tecnologie di stampa 3D per la creazione delle singole componenti che poi vengono assemblate a mano, mentre il futuro sembra sempre più all’insegna della telemedicina e dell’assistenza a distanza per il monitoraggio costante dei prodotti e il supporto continuativo ai clienti.

GN Hearing si è rivolta alle soluzioni di Archiva per i servizi di document e workflow management, implementando moduli per la conservazione digitale, i processi di fatturazione elettronica verso la PA, la gestione automatica dei documenti di business in formato UBL PEPPOL e un portale di condivisione dei documenti con i clienti. «Siamo sempre stati molto attenti alle evoluzioni tecnologiche – ha dichiarato Giulio Sartori – e cerchiamo di offrire il massimo valore ai clienti grazie ai nostri prodotti, ma anche di essere all’avanguardia nei processi interni che regolano la vita dell’azienda». La collaborazione con Archiva è iniziata nel 2011, con un progetto di conservazione sostitutiva, che si è sviluppato nel corso del tempo, fino a coprire tutti i processi documentali di GN Hearing.

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PIÙ VISIBILITÀ DEI PROCESSI

Dopo la conservazione in formato digitale e la fatturazione alla PA, i passi successivi nella collaborazione tra le due realtà sono stati il modulo Smart.PEPPOL e il portale di condivisione dei documenti. «Il progetto PEPPOL (pan-european public procurement online) è un processo di procurement finalizzato a ridurre i costi e aumentare la visibilità dei processi a livello italiano ed europeo». Il portale di condivisione è invece un servizio aggiuntivo reso ai clienti, per dar loro visibilità delle fatture e altri documenti di loro interesse. Attivo da settembre, permette – grazie a un aggiornamento continuo – di avere feature complete con statistiche di accesso e reportistica, e di sviluppare anche altri servizi. «I documenti consultabili comprendono fatture e documenti di spedizione. Il portale è uno strumento molto utile che via via sostituirà anche l’invio via email e/o cartaceo».

CONTROLLO DEI COSTI

I vantaggi delle soluzioni implementate da GN Hearing sono diversi, ma tutti si riferiscono alla razionalizzazione e all’efficientamento dei processi, con importanti riflessi sui costi. «Siamo partiti dalla conservazione digitale, che significa risparmio degli spazi per l’archivio e reperibilità immediata delle informazioni. I moduli per la fatturazione PA e PEPPOL consentono di gestire in modo semplice ed economico un processo complesso. Infine, il portale di condivisione facilita l’ottenimento di informazioni per il cliente e alleggerisce i nostri processi interni. Archiva è sempre stato un partner tecnologico competente e affidabile anche in termini di compliance normativa e ci ha accompagnati in ogni fase dei progetti, dimostrando una grande flessibilità nell’erogare le soluzioni più adatte a supportare il nostro business. L’obiettivo che vogliamo raggiungere è di gestire tutto il ciclo attivo dal portale, con una dashboard centrale e un unico “pannello di controllo”, per facilitare e rendere i processi sempre più seamless» – conclude Sartori.

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