I vantaggi del documentale per aziende e PA

document management

Processi più veloci e snelli, maggiore trasparenza, vicinanza con i clienti e i cittadini e un nuovo modo per mettere al sicuro la comunicazione interna ed esterna. Così la gestione documentale sta rinnovando la conservazione e l’accesso dei dati più importanti per aziende e pubbliche amministrazioni, sfruttando i benefici del cloud e il bisogno di mobilità

Fattori come il consolidamento della nuvola, dei software SaaS e delle soluzioni avanzate per la raccolta e l’analisi dei dati, rappresentano i vettori principali che guidano oggi la crescita del documentale. In mezzo a tali macro-tendenze ve ne sono altre alle quali oramai non facciamo nemmeno più caso, perché inserite naturalmente nel flusso dell’operatività moderna. Pensiamo alla mobilità e all’assenza di limiti strutturali nell’accesso ubiquito ai file, da qualsiasi luogo e dispositivo. Certo è che un panorama del genere necessita di standard e metodologie di fruizione condivise o almeno interoperabili e con supporti multipli, per non trasformare un vantaggio in una condizione sfavorevole.

È evidente che le difficoltà di integrazione con le piattaforme interne e i problemi legati alla sicurezza siano ancora fattori che pongono forti dubbi sull’adozione della gestione documentale, soprattutto presso quei soggetti che non facilmente accettano il cambiamento. Eppure, analisi del settore (Persistent, 2018) considerano l’Europa il mercato principale per il successo della dematerializzazione su scala globale, tanto da spingersi con l’affermare che nel giro di sette anni (2025) il segmento avrà raggiunto il suo picco massimo, grazie al finance e all’healthcare.

IL DOCUMENTALE SI TRASFORMA

Nonostante la gestione elettronica sia un concetto relativamente nuovo, abbiamo già assistito a una serie di trasformazioni causate, anche in via indiretta, da tecnologie tangenti. Il cloud è tra queste, ma gli scenari che si aprono sono molteplici: blockchain, machine learning, analisi predittiva, business intelligence. La gestione documentale del 2018 non è più quella che muoveva, timorosamente, i primi passi nel mondo enterprise. Lo sa bene IDC, che ne ha seguito l’evoluzione nel corso degli anni. «Il mercato delle soluzioni documentali è complesso e oggi si articola su tre fronti: device management, print management, enterprise output management» – spiega Sergio Patano, senior research & consulting manager di IDC Italia. «Il primo fa riferimento a software preposti a installare, attivare, configurare, monitorare e controllare i device di stampa. Il print management si occupa del tracking, del monitoraggio, del reporting e della gestione delle abitudini e dei prodotti di stampa, mentre le soluzioni di enterprise output management puntano ad automatizzare la produzione, la distribuzione e la gestione degli stream dalle applicazioni desktop o enterprise verso qualunque canale di output, fisico o virtuale».

EVOLUZIONE DEL MERCATO

«Il mercato così composto – continua Patano – crescerà a livello europeo, passando da circa 475 milioni di euro a poco meno di 500 milioni, un aumento pari a 3,9%. La curva si manterrà abbastanza stabile anche in futuro, tanto che il tasso di crescita medio annuo (CAGR) per il periodo 2017- 2021 sarà del 3,7% portando il settore a raggiungere i 550 milioni di euro nel 2021. Per quanto riguarda la tipologia di segmenti interessati dal documentale, oltre il 90% è composto dall’enterprise output management e dal print management, che sarà quello che per le previsioni guadagnerà meglio con un +4,6% entro il triennio». Si tratta di trend che le stesse aziende riscontrano nella loro quotidianità. È il caso di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia il cui managing director Pierfrancesco Angeleri ci dice: «La gestione di un business passa oggi attraverso la digitalizzazione e penso che il rate di adozione sia, in larga parte, soddisfacente nel nostro Paese. Come soggetto attivo nel campo ci adoperiamo molto affinché la gestione documentale sia sempre più “liquida” per favorire lo sviluppo e l’ottimizzazione delle strutture produttive. Per esempio, la soluzione in SaaS ARKon agevola la collaborazione integrata e la gestione dell’informazione dei documenti. Il software concentra una moltitudine di funzionalità in un solo prodotto che permette la conservazione con un click, presenta flussi definiti e brevi, automatizza una serie di invii che prima erano manuali».

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MODELLI DI ADOZIONE

Alcuni trend, come lo smart working e la mobilità, hanno accelerato l’adozione di soluzioni documentali. Il successo di tali modelli può rappresentare una molla concreta per portare al cliente un successivo grado di innovazione. Sempre Angeleri: «Sicuramente, le imprese si stanno rendendo maggiormente conto che, in quanto processo, la digitalizzazione favorisce l’approccio al cliente. Di fatto, abbiamo trasformato piattaforme interne, come appunto ARKon, in un ECMS completo, che semplifica la gestione di qualunque tipo, dall’amministrativa alla corrispondenza giornaliera, fino alle operazioni commerciali».

Per Pablo Pellegrini, business unit manager, document management, workflow & services di SB Italia, la gestione documentale evoluta è pesantemente influenzata dai nuovi trend che si stanno rapidamente diffondendo. «L’espansione della mobilità ha portato a un’accelerazione nell’adozione di soluzioni documentali sempre disponibili sia in termini di tempo che di spazio. Le app per la gestione documentale, come la nostra Docsweb Mobile, abilitano la trasformazione digitale in atto nelle aziende, mettendo a disposizione nuovi modi di gestire processi di business che nascono e si sviluppano in maniera del tutto digitale. A titolo di esempio, possiamo citare la gestione delle note spese, dei processi amministrativi come la fatturazione o, per le risorse umane, la rilevazione delle presenze, la selezione del personale e così via».

In realtà, sono molti gli spunti che offrono alla gestione documentale l’opportunità di porsi come paradigma cardine del business, e trasversale dalle PMI alla PA. Per Laura Biasin, client manager service line Oracle di Sinfo One, dopo l’accelerazione ricevuta dalla Terza Piattaforma, (mobile, cloud, social e big data/analytics), la gestione documentale riceverà un’ulteriore spinta dal GDPR e dalla fatturazione e conservazione elettronica. «Si tratta di obblighi normativi che l’IT e il business devono affrontare congiuntamente per cogliere i benefici di una trasformazione su vasta scala sia dei workflow che dei documenti. Non è un caso se in Sinfo One vediamo le soluzioni di attuazione delle norme anche in chiave di miglioramento organizzativo e produttivo».

VISIONE INTEGRATA

Ovviamente non è tutto oro quello che si vede in giro. L’esperienza di Zucchetti in materia è utile a distinguere chi mette in pratica le best practice e chi è ancora legato a schemi riduttivi, che finiscono col rinchiudere il documentale in percorsi adattivi limitati: «Negli ultimi mesi c’è stata un’accelerazione sul fronte della gestione elettronica dei documenti, ma spesso ci si ferma a uno scambio in formato digitale e non all’introduzione di sistemi che favoriscano la gestione di flussi di dati da un applicativo aziendale all’altro, nell’ottica di una reale integrazione» – afferma Giorgio Mini, vicepresidente di Zucchetti. «A volte, non si vedono immediatamente i vantaggi proprio perché manca una visione integrata dei processi. Con Infinity DMS Zucchetti abbiamo pensato proprio a una soluzione capace di “federare” tutte le applicazioni per una condivisione totale dei documenti, con la possibilità di un accesso simultaneo e un motore di ricerca interno studiato per trovare le informazioni ovunque esse siano all’interno del sistema informativo». Timori condivisi da Nicola Savino, CEO di Savino Solution quando sottolinea che è ancora forte la paura del cambiamento. «Non esiste infatti una difficoltà tecnologica o di processo, ma soltanto culturale. Per questo motivo con il Metodo Savino, abbiamo creato un framework che aiuta le aziende e le PA ad affrontare il passaggio dall’analogico al digitale, senza il dubbio di commettere errori».

COMPLESSITÀ E CAMBIAMENTO

Del resto, il retaggio e il blocco dell’evoluzione informatica hanno sempre dimostrato che chi non è pronto a cambiare marcia, difficilmente riesce a vincere le sfide poste dalle rivoluzioni portate dalla tecnica. La conferma arriva da Laura Biasin di Sinfo One: «Le complicazioni riguardano la capacità di sviluppare iniziative di successo di ridisegno dei processi documentali, vero freno allo sviluppo del business. Diventa fondamentale il supporto di partner tecnologici innovativi, competenti sulla terza piattaforma e capaci di progettare soluzioni per il business specifico dell’azienda. Sinfo One è un riferimento per la trasformazione digitale e la scelta degli investimenti tecnologici, guidati tramite assessment, proof of concept e case history nazionali e internazionali». Per Nicola Savino di Savino Solution, «non si può parlare di Industria 4.0 se prima non impariamo a gestire in digitale le informazioni e i documenti che governano i nostri sistemi». Un panorama che, secondo Giorgio Mini di Zucchetti, trarrà beneficio in modo concreto da alcune novità già in via di definizione: «La fatturazione elettronica è tra queste, ma deve essere supportata da un servizio completo in termini di gestione documentale, dalla generazione della fattura, tramite la soluzione ERP, alla trasmissione e fino alla conservazione in bit». A questo livello di dematerializzazione – «aziende, PA e professionisti avranno un forte riscontro in termini di riduzione di costi e aumento di efficienza».

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RIDISEGNARE I PROCESSI

In tale ambito, non solo la normativa continentale ma anche quella italiana si è mostrata pronta ad accogliere il rinnovamento. Gran parte del merito va, come anticipato, all’obbligo di fatturazione elettronica. «Si tratta di una spinta notevole a rivedere i processi del ciclo attivo e passivo per ridisegnarli completamente in ottica digitale» – afferma Pablo Pellegrini di SB Italia. «Affrontiamo da tempo il tema, realizzando progetti dedicati che vertono su Fatturazione Semplice, un hub di interoperabilità tra le organizzazioni, un servizio accessibile anche da dispositivi mobili, che garantisce l’esecuzione e il controllo del ciclo con affidabilità e sicurezza, in pochi passi». Nel business che affronta ogni giorno, Siav ha evidenziato una maggiore sensibilizzazione alla digitalizzazione, più di quanto lo fosse nel recente passato, forse proprio per merito della più ampia conoscenza che si ha dell’Industry 4.0. «Sicuramente, è in corso una ripresa degli investimenti da parte delle organizzazioni, sia aziende private che enti pubblici, in risposta alle pressanti sfide che un’economia globalizzata pone, sotto la spinta dei grandi trend tecnologici: big data, cloud, mobile, social. C’è forte attenzione circa la trasformazione digitale e non solo. Si va oltre, considerando tutte quelle aree che permettono il recupero di competitività, come l’accesso multicanale, l’integrazione delle informazioni e la loro gestione tramite strumenti flessibili e orientati al futuro» – spiega Alfieri Voltan, presidente di Siav. E anche Sinfo One è convinta della “forza motrice” rappresentata dalla quarta rivoluzione come vantaggio per un processo di cambiamento più profondo. Per Laura Biasin di Sinfo One, la dematerializzazione si inserisce nell’era della fabbrica 4.0 proponendo soluzioni flessibili alle esigenze del business senza appesantire l’IT e abilitando offerte scalabili negli investimenti. «La fatturazione elettronica coniuga piattaforme cloud e paradigmi SaaS per terziarizzare la complessità nel core business ed è integrata ai sistemi ERP a garanzia della tracciabilità dei dati, per il presidio e la qualità dei processi».

INTEROPERABILITÀ E SICUREZZA

Il mix di competenze e bisogni messi in campo dalla Industry 4.0 focalizza l’interesse su un concetto fondamentale, quello di interoperabilità. ARXivar International ha risposto a una simile necessità con NEXT. «Gestire i flussi delle informazioni (anche quelle non tracciate) in un contesto altamente complesso e in continua evoluzione richiede uno strumento facile e flessibile» – spiega Alberto Carrai, chief sales officer. «Questo deve essere in grado di connettere persone, processi e strumenti già esistenti (portali, sistemi ERP, applicazioni CRM) con alti livelli di security a garanzia di conformità alle normative e continuità operativa. Con ARXivar NEXT, Able Tech ha voluto dar seguito a tali sfide, realizzando una piattaforma che si integra perfettamente ai più diffusi sistemi ERP e gestionali, e che mette assieme tutte le più moderne funzionalità di enterprise information management, tra cui anche gli strumenti per la collaborazione e la privacy dei dati archiviati». «Ogni volta che viene generata o acquisita un’informazione, come la richiesta di un preventivo, NEXT fa partire un processo in cui il dato comincia a circolare tra tutte le persone coinvolte. Sembra banale, ma molte aziende gestiscono flussi del genere ancora in maniera manuale, faticando a mettere insieme tutte le informazioni necessarie e perdendo tempo in ripetizioni inutili. Un caos che incide sulla capacità decisionale e sui tempi di reazione. Tramite strumenti grafici e una chat integrata, favoriamo la comunicazione tra persone e aree di business, convinti che sia il dialogo la scintilla che da vita a nuove idee e quindi all’innovazione».

COMPETENZE TRASVERSALI E GDPR

Non può mancare, in una profonda panoramica circa la corretta gestione del dato, la tematica del GDPR, già toccata fugacemente in precedenza. Il regolamento europeo pone una sfida concreta alle modalità di registrazione, conservazione e cancellazione dei dati dei cittadini. In che misura questo ha comportato un ripensamento di ciò che è, davvero, la gestione documentale delle informazioni, sia presso il cliente che il fornitore di tecnologia? Per Nicola Savino di Savino Solution la gestione intelligente e digitale dei documenti dovrebbe sempre avvenire rispettando la riservatezza del dato. «Il GDPR non ha fatto altro che standardizzare la necessità. Per questo, la nostra soluzione documentale è già conforme alla normativa, visto che su di essa abbiamo puntato come fattore abilitante. Per farlo c’è stato bisogno di know-how specifici: un team di specialisti che oggi ci permette di affrontare la situazione con piena competenza». La stessa esigenza di arricchimento professionale individuata da Giorgio Mini di Zucchetti quando spiega che il GDPR presuppone competenze trasversali di tipo tecnico-informatico, organizzativo e giuridico. «In qualità di vendor di soluzioni tecnologiche offriamo le massime garanzie sul primo aspetto, mentre gli altri due sono appannaggio di consulenti specializzati in tali materie».

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Scandagliato il presente, cosa c’è nel domani della gestione documentale? Quali le prove da vincere in prospettiva? Per Alfieri Voltan di Siav, i tradizionali prodotti di gestione documentale rischiano di non essere più adeguati allo scenario attuale. «Dal document management si deve decisamente passare a un concetto di enterprise information management (EIM): soluzioni IT che permettono la gestione dell’informazione con la stessa logica con la quale le organizzazioni adottano l’ERP per i propri processi». Caratteristiche peculiari di una soluzione ottimale di EIM orientata al futuro devono essere in particolare: «Il rilascio in diverse modalità, da on-premises a servizio in cloud. Una gestione efficace degli asset digitali. Una struttura flessibile, che permetta di integrarsi a qualsiasi soluzione sia gestionale che di CRM. E infine, un accesso all’informazione in logica “multicanale”, da postazione fissa a mobile, abbattendo le barriere spazio-temporali che ormai il business conosce sempre meno».

LA DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI CAMBIA LE ABITUDINI

Ma non solo, urge intraprendere una strategia di business che sia pronta a modellarsi sul cambiamento. «Le imprese devono massimizzare l’attenzione al cliente per ottenere sempre le migliori performance dall’intera azienda» – ci dice Pierfrancesco Angeleri di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia. «Sarà sempre più necessario adoperare soluzioni che non solo consentano di controllare ma anche modificare le abitudini. La digitalizzazione dei processi è proprio questo: sfruttare le opportunità per liberare risorse da dedicare al cliente, l’asset più prezioso per chiunque». Il perno della gestione documentale del futuro resta ovviamente la tecnologia, principalmente quella fondata sul cloud. «IDC prevede che proprio il cloud computing sarà uno dei principali driver per lo sviluppo di soluzioni di “print and document management” per realtà di piccole e medie dimensioni» – spiega Sergio Patano di IDC Italia. «Secondo quanto previsto dal report “FutureScape: Worldwide Imaging, Printing, and Document Solutions 2018 Predictions” rilasciato a fine 2017, oltre un terzo delle PMI sarà in grado di adottare nel corso dei prossimi anni policy strutturate per la gestione documentale, grazie all’implementazione di programmi ad hoc. E questo è la conseguenza diretta della volontà di creare standard condivisi nella gestione dei dati, attraverso reti organiche che trovano nel cloud un ottimo punto di partenza».