La PEC di Aruba a supporto della digitalizzazione di ARPAT, la PA senza carta

L’Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana ha il 90% dei documenti interamente digitali e con l’aiuto di Aruba ha messo a punto un regolamento interno sugli atti giudiziari via PEC quando ancora non c’era giurisprudenza a riguardo

Aruba è stata scelta da ARPAT, Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana, come partner nel proprio processo di digitalizzazione.

La volontà di ARPAT di aprirsi alla digitalizzazione nasce già nel 2003-2004 con la sensibilizzazione sul tema del protocollo informatico e della gestione documentale e l’acquisto di un software di protocollo. Oggi ARPAT ha un software proprietario, sviluppato e customizzato internamente, ed è una PA senza carta: tutti i documenti sono prodotti in originale digitale, gestiti e conservati a norma, e se è necessario averne una copia cartacea, il sistema consente di produrla in modo che sia conforme all’originale digitale (e quindi con la stessa validità giuridica).

Dal 2009, il processo di digitalizzazione si intensifica grazie all’incontro con Aruba. Dal 2009, infatti, ARPAT utilizza la PEC di Aruba, unica per tutta l’Agenzia ed integrata con il sistema di protocollo e gestione documentale. Mentre, a partire dal 2010, inizia a dotare di firma digitale il proprio organico e, su quasi 700 dipendenti, oltre 400 ne sono in possesso.

I risultati della digitalizzazione sono evidenti da subito: i documenti in arrivo, dal 2014, sono in maggioranza via PEC e raggiungono nel 2017 il 90% del totale. Considerando anche i documenti ricevuti via e-mail e fax, la quota sale al 94%. Ugualmente incoraggianti i numeri sui documenti inviati: dal 2013 il 91% dei documenti viene inviato via PEC e considerando anche e-mail e fax il dato sale nel 2017 al 94%.

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Nel 2017, quindi, solo il 6% dei flussi documentali di ARPAT è cartaceo: per lo più si tratta di documenti scambiati con i cittadini, per i quali non vige l’obbligo di trasmissione telematica come per le PA, i professionisti e le aziende.

I vantaggi della scelta di digitalizzare si possono misurare in termini di efficienza, risparmio e organizzazione; a partire da un completo controllo dei flussi documentali. La direzione, i settori che si occupano di rendicontazione, di controllo e monitoraggio attività hanno il controllo – attraverso l’accesso ad un unico sistema – di tutti i flussi documentali, e quindi dei procedimenti. Il sistema di ARPAT non gestisce solo il protocollo, che è una fase, ma tutto il fascicolo procedimentale. Siccome quest’ultimo contiene i dati del procedimento, di fatto ha il controllo sullo stato dei procedimenti in tempo reale.

Per quanto riguarda i risparmi, per alcuni anni ARPAT ha fatto un bilancio di sostenibilità che li ha quantificati con precisione. Basti un esempio: prima venivano inviate tantissime raccomandate con ricevuta di ritorno e atti giudiziari; mentre usando la PEC si è passati ad un risparmio che arriva fino a 8-9 euro per ogni singolo atto.

Per predisporre gli atti giudiziari via PEC, ARPAT si è dotata di un regolamento interno, che ha iniziato a mettere a punto quando ancora non c’era giurisprudenza in materia. Si è data un regolamento cautelativo, che tiene conto di sentenze, pareri e comportamenti di altre agenzie. Oggi notifica sanzioni amministrative in cartaceo solo al trasgressore (che è sempre una persona fisica) e solo se non è un professionista o non ha eletto domicilio presso l’azienda o il difensore o un altro domiciliatario dotato di PEC. Ma alle imprese invia tutto via PEC.  Qualche difficoltà esiste ancora per le procure, ma con tutte le altre amministrazioni pubbliche, ad esempio i Comuni o la Regione Toscana, normalmente le comunicazioni avvengono via PEC e si lavora esclusivamente in digitale.

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“Forse la nostra situazione non è lo specchio del paese ma nemmeno un caso isolato. L’anno scorso su oltre 17.000 documenti ricevuti dai Comuni, poco più di 200 erano cartacei: ovvero l’1%. Quindi non siamo soli – ha commentato Monica Caponeri, Responsabile gestione documentale e conservazione dell’Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana – La storia della digitalizzazione della gestione documentale in ARPAT è culminata con la PEC e l’incontro con Aruba ma inizia molto tempo fa. Sono infatti quasi 15 anni che lavoro in Agenzia su questo progetto per il quale mi sono battuta a lungo, perché nelle PA le competenze ci sono, ma i tempi del cambiamento sono sempre molto lunghi.”

“Aruba lavora sul tema della digitalizzazione da anni, auspicando una PA senza carta e cercando di sensibilizzare il più possibile sui vantaggi concreti che la digital transformation può portare. – ha commentato Simone Braccagni, Amministratore Delegato di Aruba PEC – Il caso di ARPAT rappresenta un esempio virtuoso in tal senso. La digitalizzazione degli atti di ARPAT, ad esempio, diminuisce i tempi di risposta in modo considerevole: questo perché le richieste di parere da altri enti possono pervenire in tempo reale e, di conseguenza, l’Agenzia può rispondere a stretto giro grazie alla posta elettronica certificata. Si tratta di una catena virtuosa, della quale siamo felici di fare parte.”