È arrivata al capolinea l’era dei processi documentali “ago e filo”

Trattamento dei dati in azienda, tolleranza zero

Ecco perché il prossimo biennio ti costringerà a dismettere ogni procedura documentale ibrida “cartaceo-digitale”, per non trovarti a fare i conti con un giudice in un gelido e buio lunedì mattina

Caro lettore, in questo articolo ti parlerò di una pratica destinata urgentemente – ahimè – al pensionamento. Leggi con attenzione cosa ho da dirti, perché riguarda i prossimi due anni della tua azienda. Sto parlando dei processi “ago e filo”: un’enorme insidia per i tuoi documenti a valenza legale e un clamoroso bug nel tuo “sistema impresa”. Una vulnerabilità sfruttabile da furbetti e lestofanti. E non sto parlando di hacker e robe simili.

Cosa sono i processi “ago e filo”?

Sono quei flussi di lavoro che fanno “dentro e fuori” dalla carta e dal digitale un numero imprecisato di volte. Come ago e filo nel cucito. Mettiamo tu abbia diversi reparti e immaginiamo – per esempio – un ordine cancelleria emesso dal magazzino. Al 99% funziona così: il magazziniere compila un modulo cartaceo o un foglio Excel.  La richiesta passa all’amministrazione, che stampa e mette tutto nella vaschetta, creando così una sorta di “to do list”. Quando arriva il “turno” della pratica, l’amministrazione invia una richiesta d’offerta al fornitore, attraverso il software di contabilità, o con l’ERP. Torna l’offerta in PDF e – con ogni probabilità – questa viene nuovamente stampata per il responsabile, che la rimette in un’altra vaschetta per firmarla successivamente.

Qui, il documento viene firmato per approvazione, scansionato dagli amministrativi e inviato come ordine al fornitore, in una “banale” email con allegato. Alla consegna, il fornitore manda la fattura elettronica. Se tanto mi dà tanto, l’amministrazione stampa la fattura XML e il PDF per infilarli in qualche faldone. “Perché solo il faldone può dimostrare al mio capo e al mondo intero che ho fatto tutte le cose”. Questo passaggio continuo da digitale a cartaceo – e viceversa – non è solo un danno economico e di produttività, ma un modus operandi che invalida l’efficacia probatoria dell’intero processo. In questo periodo “post fattura elettronica”, corri il rischio di abbassare la guardia sulla progettazione della tua impresa del prossimo biennio. Come è successo all’imprenditore protagonista (in negativo) della sentenza n. 12939 del 2017, emessa dalla Cassazione. Il PDF con cui aveva contestato il mancato pagamento di un ordine, da parte di un cliente in liquidazione, non era firmato digitalmente, né aveva marcature temporali. Nessun documento informatico ha validità, se non è firmato digitalmente. Prodotto consegnato e “ciao ciao” soldi. Causa persa.

Con il 2018 alle spalle e il clamore portato da leggi rivoluzionarie – fatturazione elettronica e GDPR in primis – cominceremo a leggere parecchie sentenze così. Puoi starne certo. Ogni volta che un processo nasce in digitale e “sconfina” nella dimensione analogica-cartacea, l’efficacia probatoria di tutto il sistema documentale è in pericolo. Immagina la stessa situazione nel processo documentale di una commessa importante. O in un ordine per la fornitura di asset sui quali aspettavi di investire da tempo, impegnando capitali, o impegnandoti con le banche. Accetteresti di effettuare operazioni del genere, senza firmare nulla? Perché – di fatto – questo è ciò che fai con i processi ago e filo. Lo so, la libertà di usare la carta, in un processo documentale “pensato in digitale”, dà sicurezza. Le generazioni contemporanee sono ancora abituate alla carta. E il taglio totale di ogni microprocedura cartacea – in un macroprocesso documentale – per molti rappresenta qualcosa di spaventoso. Anche in questo caso, la figura del dematerializzatore si rivela decisiva. Il “dematerializzatore” non è soltanto il “tecnologo” nerd che ti installa software per farti vedere i tuoi documenti su iPhone. È colui che – oltre a conoscere tecnologie e normative – “coccola” i tuoi dipendenti sconsolati, mentre guardano i faldoni svanire dagli scaffali per sempre. Per il bene della tua impresa.

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Che il digitale sia con Te!


Nicola Savino CEO di Savino Solution – www.savinosolution.com