La Fondazione che opera in ambito sanitario e assistenziale ha scelto la soluzione 4buyer per gestire le attività di procurement delle proprie strutture, migliorando l’efficienza e la qualità dei processi di acquisto
La Fondazione Opera San Camillo ha scelto la soluzione 4buyer di Comedata per gestire le attività di procurement. Nata nel 2008, per iniziativa dei padri Camilliani, la Fondazione gestisce circa 13 strutture tra case di cura, ambulatori, residenze di riabilitazione e per anziani non autosufficienti, comunità residenziali per malati psichici e altre patologie, nell’Italia del Nord. Ha circa mille dipendenti e altrettanti posti letto.
«Cinque anni fa, la gestione degli acquisti non era molto strutturata» – racconta Fulvio Di Vincenzo, responsabile Servizio Acquisti Centralizzati della Fondazione Opera San Camillo. «Quando è nata la Fondazione, sono state riunite varie realtà singole, con abitudini di acquisto locali. L’obiettivo è stato di mettere a fattor comune le richieste di ogni struttura, ottenendo trattative economiche più interessanti e riducendo i costi». Materiale sanitario, ristorazione, attività di pulizia, manutenzione degli edifici sono alcune tra le voci che rientrano tra le spese più ricorrenti di ogni struttura.
MONITORAGGIO DEI FORNITORI
Per migliorare le attività correlate agli acquisti, la Fondazione Opera San Camillo da oltre tre anni e mezzo si è affidata alla soluzione 4buyer in versione cloud. «Cercavamo un partner con cui sviluppare un percorso comune. Non avevamo la pretesa di una soluzione costruita totalmente sulle nostre esigenze, ma ci siamo andati vicino» – spiega Di Vincenzo. La scelta è caduta su Comedata, realtà che la Fondazione già conosceva, dopo aver valutato anche altre società le cui offerte non erano pensate appositamente per il mercato italiano.
«All’inizio del percorso che abbiamo intrapreso, la soluzione non era ancora alla versione finale, ma ci siamo fidati dell’azienda, delle sue persone e questo ha portato a un processo virtuoso per entrambe le parti» – afferma Di Vincenzo. «Molte funzionalità di cui avevamo bisogno sono state correttamente interpretate da Comedata e inserite nell’applicativo». Una delle funzioni richieste è stata quella di vendor rating, per valutare l’affidabilità di un fornitore in ogni struttura, per fare valutazioni corrette e capire se rinnovargli il contratto o se bandire una nuova gara. Il modulo di Vendor rating di Comedata consente la somministrazione di questionari di valutazione interna e la creazione dell’indice di rating più coerente per l’azienda, con l’estrazione di reportistica per analisi personalizzate.
COME FARE LE SCELTE GIUSTE
«Comedata ha analizzato il nostro processo di nascita dell’ordine e ci ha permesso di riflettere sui nostri errori» – spiega Di Vincenzo. «Per esempio, l’ordine nasceva su un file Word, per essere poi stampato e firmato dall’amministratore delegato, scansionato e inviato al fornitore. Un percorso interamente informatizzato si sta rivelando vincente». Il modulo Gare online permette la creazione e gestione di gare e indagini di mercato, utilizzando il sistema del prezzo più basso o dell’offerta economicamente più vantaggiosa, direttamente dall’applicativo, mentre il modulo Albo Fornitori e Portale è utile per la gestione dell’iscrizione all’albo, della valutazione e qualificazione dei fornitori, la gestione dello scadenzario e delle notifiche automatiche.
Tra gli sviluppi previsti per il futuro, c’è l’integrazione dell’applicativo per il controllo della qualità della manutenzione del building con 4buyer, per fare scelte migliori. Di Vincenzo auspica anche la possibilità di implementare soluzioni di intelligenza artificiale e machine learning nei processi di procurement: «Sarebbe interessante usare un sistema in grado di apprendere in autonomia, supportando le decisioni e rendendo più facile la comprensione di quando e cosa acquistare, rendendo la gestione dell’ufficio acquisti più semplice ed efficiente». Anche Comedata è sensibile a questo tema e prevede ulteriori sviluppi di 4buyer per facilitare i processi decisionali legati all’acquisto.
